- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toỏn đĩ được kiểm tra kế toỏn cập nhật cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh vào Phần mềm kế toỏn theo trỡnh tự thời gian. Phần mềm kế toỏn tự Tổng hợp, phõn loại, hệ thống húa thụng tin theo cỏc chương trỡnh đĩ cài sẵn vào cỏc tài khoản, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và hệ thống BCTC. Kế toỏn cú thể kết xuất số liệu ở bất kỳ thời điểm nào.
- Cuối thỏng (cuối quý) kế toỏn kiểm tra thụng tin thực hiện đĩ được cập nhật vào Sổ chi tiết và sổ cỏi Tài khoản liờn quan chưa, sau đú kế toỏn Tổng hợp hạch toỏn cỏc nghiệp vụ cuối thỏng như cỏc bỳt toỏn phõn bổ (nếu khụng khai tự động), cỏc nghiệp vụ cũn thiếu xút của kỳ trước chưa hạch toỏn bổ sung, cỏc nghiệp vụ phỏt sinh thường xuyờn nhưng chưa cú chứng từ như tiền thuờ Văn phũng, cỏc khoản phải thu thường xuyờn theo thỏng … Sau đú, thực hiện cỏc nghiệp vụ kết chuyển chi phớ và xỏc định kết quả kinh doanh trong thỏng (Doanh nghiệp khụng kờ khai tự động). Sau đú kế toỏn thực hiện kết xuất ra excel để kiểm tra, đối chiếu lại lần cuối nếu đảm bảo khớp đỳng thỡ số liệu thỡ thực hiện in BCTC.
- Cuối 6 thỏng, cuối năm thực hiện như cuối thỏng, sau khi đối chiếu khớp số liệu thỡ Kế toỏn trưởng tiến hành Khúa sổ kế toỏn.
Hỡnh 3.8. Giao diện thực hiện khúa sổ kế toỏn.
(Nguồn CT Trường Thịnh)
Về hệ thống Sổ kế toỏn, BCTC: trờn phần mềm kế toỏn đĩ thiết kế sẵn cỏc loại sổ phục vụ cụng tỏc in sổ, BCTC. Cuối 6 thỏng, cuối năm Cụng ty thực hiện việc in ra giấy, đúng thành quyển, thành tập để trỡnh ký cỏc cấp theo đỳng quy định về Sổ kế toỏn rồi đưa vào lưu trữ bản cứng. Sau đú, kế toỏn tiến hành kết xuất hết cỏc sổ, BCTC ra excel để lưu trữ bàn mềm.
Hỡnh 3.9. Giao diện thực hiện in cỏc sổ kế toỏn.
(Nguồn CT Trường Thịnh)
Ngồi ra, cỏc dữ liệu kế toỏn trờn phần mềm mỏy tớnh cũng được sao lưu và lưu trữ cẩn thận để trỏnh việc bị lỗi phần mềm hoặc virut thỡ cú thể khụi phục lại được.
3.2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống Bỏo cỏo tài chớnh.
Hệ thống Bỏo cỏo tài chớnh của Cụng ty được lập và trỡnh bày trờn cơ sở tũn thủ Thụng tư 200/2014 /TT-BTC ngày 22 thỏng 12 năm 2014 của Bộ tài chớnh hướng dẫn chế độ kế toỏn ỏp dụng cho Doanh nghiệp và Thụng tư 202/2014/TT-BTC ngày 22 thỏng 12 năm 2014 hướng dẫn phương phỏp lập và trỡnh bày Bỏo cỏo tài chớnh hợp nhất.
Qua khảo sỏt tại đơn vị Bỏo cỏo tài chớnh của Cụng ty được lập theo Quý (8/8 phiếu) đũi hỏi cụng tỏc kế toỏn rất nhiều, một số ý kiến cũn cho rằng Bỏo cỏo tài chớnh của Cụng ty chưa cung cấp đầy đủ hết cỏc thụng tin về tỡnh hỡnh tài chớnh, kế toỏn tại Cụng ty (2/8 phiếu) nờn cần bổ sung thờm cỏc Bỏo cỏo bộ phận, Bỏo cỏo quản trị
nhằm giỳp cho Ban lĩnh đạo nhỡn nhận được đầy đủ hơn về hoạt động tài chớnh kế toỏn của Cụng ty.
3.2.5.1. Quy định lập và kiểm tra Bỏo cỏo tài chớnh tại Cụng ty:
Bỏo cỏo tài chớnh của Cụng ty do Kế toỏn Tổng hợp Cụng ty lập sau đú chuyển cho Kế toỏn trưởng Cụng ty kiểm tra trước khi trỡnh ký lờn Ban Tổng giỏm đốc rồi sau đú được chuyển cơ quan quản lý Nhà nước và cỏc cơ quan khỏc cú liờn quan theo quy định.
Bỏo cỏo tài chớnh Hợp nhất của Cụng ty do Kế toỏn Trưởng Cụng ty lập, kiểm tra và trỡnh ký lờn Ban Tổng giỏm đốc rồi sau đú được chuyển cơ quan quản lý Nhà nước và cỏc cơ quan khỏc cú liờn quan theo quy định.
3.2.5.2. Quy trỡnh lập Bỏo cỏo tài chớnh:
Bước 1: Thực hiện ghi chộp sổ sỏch kế toỏn.
+ Kế toỏn cỏc phần hành tiền hành thu thập, xử lý thụng tin trờn cỏc chứng từ và nhập chớnh xỏc vào phần mềm.
+ Kế toỏn tổng hợp kiểm tra số liệu cỏc tài khoản cụng nợ và tài sản để chốt số liệu làm căn cứ lập BCTC.
Bước 2: Lập Bỏo cỏo tài chớnh
+ Kế toỏn tổng hợp kết chuyển số dư cuối kỳ cỏc tài khoản doanh thu, chi phớ và xỏc định kết quả kinh doanh.
+ Kế toỏn trưởng căn cứ vào số liệu kế toỏn đĩ lập trờn phần mềm để kiểm tra.
+ Kế toỏn tổng hợp kết xuất số liệu ra file excel để lập Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ theo phương phỏp giỏn tiếp trỡnh Kế toỏn trưởng kiểm tra.
+ Kế toỏn tổng hợp hồn chỉnh thuyết minh Bỏo cỏo tài chớnh theo thụng tư 200/TT-BTC.
Bước 3: Hồn thiện Bỏo cỏo tài chớnh.
+ Kế toỏn tổng hợp tiến hành in Bỏo cỏo tài chớnh và sổ sỏch liờn quan trỡnh Kế toỏn trưởng ký, trỡnh Tổng giỏm đốc duyệt. Sau khi Bỏo cỏo tài chớnh
đĩ hồn thiện đầy đủ cỏc chữ ký sẽ cung cấp cho cỏc bờn liờn quan theo quy định.
3.2.5.3. Nộp bỏo cỏo tài chớnh
BCTC quý: Cụng ty phải nộp cho UBCK, Sở GDCK và phải cụng bố trờn website cụng ty trong vũng 20 ngày kể từ ngày kết thỳc quý.
BCTC soỏt xột bỏn niờn: Cụng ty phải nộp cho UBCK, Sở GDCK và cụng bố trờn website cụng ty trong thời hạn 5 ngày kể từ ngày tổ chức kiểm toỏn ký bỏo cỏo soỏt xột nhưng khụng vượt quỏ 45 ngày kể từ ngày kết thỳc 6 thỏng đầu năm tài chớnh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
BCTC kiểm toỏn năm: Cụng ty phải nộp cho Cơ quan thuế, Cơ quan thống kờ, UBCK, Sở GDCK và cụng bố trờn website cụng ty trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày tổ chức kiểm toỏn ký bỏo cỏo kiểm toỏn nhưng khụng vượt quỏ 90 ngày kể từ ngày kết thỳc năm tài chớnh.
3.2.6. Tổ chức kiểm tra cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty.
Cụng tỏc kiểm tra kế toỏn là cụng việc quan trọng nhằm đảm bảo cho cụng tỏc tài chớnh kế toỏn được đi vào nề nếp, ngăn ngừa được những sai phạm, gian lận, qua đú thực hiện đỳng cỏc quy định của Luật kế toỏn và chếđộ kế toỏn hiện hành. Qua khảo sỏt thực tế tại đơn vị việc kiểm tra cụng tỏc kế toỏn được thực hiện như sau:
+ Kế toỏn trưởng kiểm tra: trực tiếp kiểm tra cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong quỏ trỡnh ký phờ duyệt cỏc chứng từ thanh toỏn, cỏc chứng từ kế toỏn.
+ Tổng giỏm đốc kiểm tra: do tin tưởng nhiều vào đội ngũ kế toỏn Cụng ty nờn Tổng giỏm đốc chỉ tiến hành kiểm tra trong quỏ trỡnh duyệt chứng từ thanh toỏn, chứng từ kế toỏn hàng ngày.
+ Ban kiểm soỏt cụng ty tiến hành kiểm tra: Định kỳ Ban kiểm soỏt Cụng ty tiến hành cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt tồn bộ cỏc hoạt động của Doanh nghiệp, trong đú khõu kiểm tra cụng tỏc kế toỏn luụn là cốt lừi của cỏc đợt kiểm
tra. Tuy nhiờn, cỏc đợt kiểm tra của Ban kiểm soỏt thường xem xột trờn Bỏo cỏo kiểm toỏn của Cụng ty, từđú lập thành biờn bản và yờu cầu Phũng kế toỏn tiến hành sửa chữa, khắc phục cỏc sai phạm (nếu cú) trong cụng tỏc kế toỏn.
* Nội dung của tổ chức cụng tỏc kiểm tra.
+ Kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ của chứng từ kế toỏn, việc ghi chộp, phản ỏnh trờn tài khoản, sổ và bỏo cỏo tài chớnh đĩ đảm bảo thực hiện đỳng chế độ, chớnh sỏch quản lý tài sản, nguồn vốn hay chưa?
+ Kiểm tra số liệu giữa bảng cõn đối phỏt sinh cỏc tài khoản đối chiếu với sổ chi tiết cỏc tài khoản, sổ tổng hợp cỏc tài khoản?
+ Kiểm tra tớnh tũn thủ quy trỡnh thanh toỏn, quy chế chi tiờu nội bộ, quy chế quản lý tài chớnh ...
3.2.7. Ứng dụng Cụng nghệ thụng tin trong tổ chức Cụng tỏc kế toỏn.
Cụng ty sử dụng phần mềm kế toỏn Fast Accouting để hỗ trợ cho cụng tỏc kế toỏn, đõy là phần mềm khỏ bổ biến, dễ sử dụng. Tồn bộ cụng tỏc kế toỏn được cụng nghệ húa, thực hiện trờn phần mềm kế toỏn. Kế toỏn trưởng là người nắm quyền kiểm soỏt (quyền admin) và phõn quyền cho cỏc kế toỏn viờn theo cỏc phần hành kế toỏn. Cỏc kế toỏn viờn Cụng ty hiện nay đều sử dụng thành thạo phần mềm kế toỏn Fast Accouting, nhõn viờn kế toỏn phụ trỏch phần hành nào cú trỏch nhiệm nhập, xuất và xử lý dữ liệu liờn quan tới phần hành đú.
Phần mềm kế toỏn Fast Accouting cập nhật đầy đủ cỏc thay đổi của chế độ kế toỏn, hệ thống tài khoản, sổ kế toỏn và cỏc bỏo cỏo được thiết kế đầy đủ theo quy định. Định kỳ cụng ty nõng cấp phiờn bản phần mềm của nhà cung cấp nhằm tăng cường khả năng xử lý số liệu và yờu cầu của người sử dụng. Định kỳ hàng thỏng Kế toỏn trưởng tiến hành sao lưu dữ liệu phần mềm ra thư mục riờng để đảm bảo tồn vẹn số liệu kế toỏn, trường hợp mỏy bị virus lạ hoặc bị hư hỏng do cỏc lý do khỏch quan như chập điện … thỡ vẫn cú thể khụi phục dễ dàng, hằng năm cụng ty bảo trỡ hệ thống nhằm đảm bảo an tồn dữ liệu kế toỏn.
Hàng năm cụng ty cũng tổ chức cho nhõn viờn tham gia cỏc khúa học nhằm nõng cao trỡnh độ sử dụng phần mềm kế toỏn, làm chủ cỏc thiết bị phục vụ cho cụng việc kế toỏn của Phũng.
Sản phẩm cuối cựng của cụng tỏc tài chớnh kế toỏn là Bỏo cỏo tài chớnh, tuy nhiờn qua khảo sỏt thực tế tại đơn vị phần mềm kế toỏn Fast Accouting chưa đỏp ứng hết được yờu cầu cụng việc (8/8 phiếu), cụ thể là Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh hiện nay kế toỏn Cụng ty phải thực hiện bằng excel và word bờn ngồi phần mềm.
Hỡnh 3.11. Giao diện thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh kết xuất từ phần mềm.
(Nguồn CT Trường Thịnh)
Ưu điểm:
- Giao diện dể sử dụng, sổ sỏch chứng từ kế toỏn cập nhật và bỏm sỏt chếđộ kế toỏn hiện hành. Fast cú một hệ thống bỏo cỏo đa dạng, người dựng cú thể yờn tõm về yờu cầu quản lý của mỡnh.
- Tốc độ xử lý rất nhanh.
- Cho phộp kết xuất bỏo cỏo ra Excel với mẫu biểu sắp xếp đẹp.
- Sử dụng làm việc mọi lỳc, mọi nơi trờn mọi thiết bị Khụng cần cài đặt phần mềm trờn mỏy chủ hay cỏc phần mềm hỗ trợ khỏc.
- Dễ dàng truy xuất thụng tin, đảm bảo tớnh chớnh xỏc
Nhược điểm:
- Phần mềm cú lỗi rất lớn là khụng kết xuất được lưu chuyển tiền tệ theo phương phỏp giỏn tiếp, bản thuyết minh Bỏo cỏo tài chớnh nờn hiện nay kế toỏn phải tự làm bằng excel và word bờn ngồi phần mềm.
- Tớnh bảo mật chưa cao, trong khi thao tỏc thường xảy ra lỗi nhỏ (khụng đỏng kể).
- Dung lượng lớn, người dựng khú phõn biệt được data.
3.3. Đỏnh giỏ thực trạng tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty.
3.3.1. Những thành tựu đạt được. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty là sản xuất, truyền tải và phõn phối điện, do đú về cơ bản cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh tại cụng ty là đơn giản. Cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lý của cụng ty phự hợp với xu hướng phỏt triển chung của ngành.
3.3.1.1. Về tổ chức cụng tỏc kế toỏn
+ Việc chấp hành chế độ kế toỏn tại cụng ty được thực hiện khỏ tốt, đĩ thực sự coi trọng vai trũ của kế toỏn trong cụng tỏc quản lý kinh doanh. Việc vận dụng hệ thống chứng từ kế toỏn, hệ thống tài khoản kế toỏn tại cụng ty, hệ thống sổ kế toỏn và hệ thống bỏo cỏo tài chớnh được chấp hành theo chếđộ kế toỏn cỏc tổ chức tớn dụng. Khi cú sự thay đổi, bổ sung chế độ kế toỏn bằng cỏc văn bản, thụng tư hướng dẫn đều cập nhật và vận dụng một cỏch kịp thời.
3.3.1.2. Về tổ chức bộ mỏy kế toỏn trong Cụng ty.
Ban lĩnh đạo Cụng ty cũng đĩ ứng dụng phần mềm kế toỏn vào việc tổ chức bộ mỏy kế toỏn.
Về nguồn nhõn lực: đảm bảo đỏp ứng nhu cầu cụng việc, việc phõn cụng phõn nhiệm rừ ràng đĩ nõng cao tớnh chuyờn mụn húa và tinh thần trỏch nhiệm trong cụng việc. Việc phõn cụng cụng việc rất rừ ràng cho cỏc nhõn viờn trong Phũng kế toỏn giỳp cho việc lũn chuyển cỏc loại chứng từ rừ ràng, gọn nhẹ, trỏnh được nhiều sai xút. Ngồi ra, Cụng ty cũng thường xuyờn cử nhõn viờn đi học cỏc lớp nghiệp vụ thuế, nghiệp vụ kế toỏn ngắn hạn tại địa phương giỳp cho CBCNV nõng cao được nghiệp vụ chuyờn mụn mà mỡnh đảm nhiệm.
3.3.1.3. Về tổ chức chứng từ kế toỏn trong Cụng ty.
Cụng ty cổ phần đầu tư năng lượng Trường Thịnh đĩ tổ chức chứng từ phự hợp với quy mụ sản xuất của Cụng ty, phự hợp với cỏc quy định hiện hành.
Xõy dựng quy trỡnh lũn chuyển chứng từ được ỏp dụng chung cho cả cụng ty và Cụng ty Con, từ khõu lập chứng từ, kiểm tra chứng từ, phõn loại, sắp xếp chứng từ, bảo quản chứng từđến lũn chuyển chứng từ là khỏ rừ ràng, phự hợp với yờu cầu quản lý và khối lượng cụng việc kế toỏn phỏt sinh của Cụng ty giai đoạn hiện tại.
3.3.1.4. Về tổ chức vận dụng cỏc tài khoản kế toỏn tại Cụng ty.
Trờn cơ sở Thụng tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 thỏng 12 năm 2014 hướng dẫn chếđộ kế toỏn ỏp dụng cho Doanh nghiệp kế toỏn cụng ty đĩ mở cỏc tài khoản cấp 2 để thuận cho việc theo dừi, hạch toỏn là phự hợp với hoạt động của cụng ty.
3.3.1.5. Về tổ chức sổ kế toỏn tại Cụng ty.
Cụng ty cổ phần đầu tư năng lượng Trường Thịnh lựa chọn hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung trờn phần mềm kế toỏn, đõy là hỡnh thức kế toỏn phự hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mụ của Cụng ty.
Mẫu sổ được thiết kế sẵn trờn phần mềm nờn giảm thiểu được sai sút và nhõn lực rất nhiều trong cụng tỏc ghi sổ, hệ thống sổ sỏch in ra từ phần mềm nờn sạch sẽ, gọn gang.
Cỏc tài liệu kế toỏn được lưu trữđầy đủ, hệ thống.
3.3.1.6. Về tổ chức vận dụng hệ thống Bỏo cỏo tài chớnh.
Cụng ty cổ phần đầu tư năng lượng Trường Thịnh niờm yết trờn sàn chứng khoỏn Thành phố Hồ Chớ Minh (Hose) nờn ỏp dụng đầy đủ cỏc loại bỏo cỏo tài chớnh Quý, 6 thỏng, năm theo quy định của Nhà nước.
Cỏc BCTC của Cụng ty được lập rất đầy đủ, đỳng thời hạn quy định và phự hợp với chếđộ kế toỏn hiện hành.
3.3.2. Một số hạn chế và nguyờn nhõn chủ yếu.
3.3.2.1. Những hạn chế cũn tồn tại.
Bờn cạnh những ưu điểm đĩ trỡnh bày ở trờn, việc tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty cổ phần đầu tư năng lượng Trường Thịnh vẫn cũn tồn tại một
số vấn đề cần hồn thiện hơn nữa nhằm phỏt huy vai trũ và hiệu quả của cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty. Để đưa ra giải phỏp hữu hiệu giỳp Cụng ty tổ chức tốt cụng tỏc tổ chức kế toỏn, luận văn đề cập đến những điểm tồn tại chung nhất trong cụng tỏc tổ chức kế toỏn của đơn vị. Do đú, tỏc giả muốn nờu bật được tớnh tất yếu phải hồn thiện tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty cổ phần đầu tư năng lượng Trường Thịnh trong tương lai.
- Về mụ hỡnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Cụng ty cổ phần đầu tư năng lượng Trường Thịnh tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo mụ hỡnh tập trung tại Văn phũng Đà Nẵng, trong khi đú tất cả cỏc nhà mỏy của Cụng ty lại nằm ở tỉnh Quảng Nam và tỉnh Kon Tum làm cho việc thực hiện cỏc cụng tỏc liờn quan đến kế toỏn cú thể chậm vỡ phải gửi hồ sơ chứng từ về Phũng kế toỏn mất nhiều thời gian.
Việc phõn cụng cụng việc theo chuyờn mụn húa tức là kế toỏn trưởng cụng ty con thỡ làm cỏc cụng việc tương đương như kế toỏn tổng hợp ở Cụng ty