Sổ kế toỏn là tổ hợp cỏc tờ sổđể ghi chộp kế toỏn ở cỏc tổ chức. Sổ kế toỏn để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh theo trật tự thời gian được gọi là sổ nhật ký, sổ kế toỏn để ghi phõn loại cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh theo trật tự thời gian được gọi là sổ nhật ký, sổ kế toỏn để phõn loại cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh được gọi là sổ tài khoản.
Tổ chức hệ thống sổ kế toỏn tổng hợp và chi tiết để xử lý thụng tin từ cỏc chứng từ kế toỏn nhằm phục vụ cho việc xỏc lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh cũng như phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soỏt từng loại tài sản, từng loại
nguồn vốn cũng như từng quỏ trỡnh hoạt động của doanh nghiệp cú ý nghĩa rất quan trọng trong việc thực hiện cỏc chức năng của kế toỏn.
Sổ sỏch kế toỏn là loại sổ chuyờn mụn dựng để ghi chộp, theo dừi cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh bằng cỏc phương phỏp riờng của kế toỏn theo nội dung kinh tế và theo trỡnh tự thời gian cú liờn quan đến Luật Kế toỏn, cỏc văn bản hướng dẫn thi hành Luật kế toỏn và chếđộ kế toỏn quy định trong Thụng tư 200/2014 /TT-BTC ngày 22 thỏng 12 năm 2014 hướng dẫn chếđộ kế toỏn ỏp dụng cho Doanh nghiệp ghi chộp sổ kế toỏn, sửa chữa sai xút, khúa sổ kế toỏn, lưu trữ và bảo quản sổ kế toỏn, xử lý vi phạm. Mỗi doanh nghiệp chỉ cú một hệ thống sổ kế toỏn cho một kỳ kế toỏn năm. Sổ kế toỏn Doanh nghiệp gồm sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết.
+ Sổ kế toỏn tổng hợp: gồm sổ Nhật ký và sổ cỏi.
Sổ Nhật ký dựng để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong từng kỳ và trong một niờn độ kế toỏn theo trỡnh tự thời gian và quan hệđối ứng cỏc tài khoản của cỏc nghiệp vụđú. Số liệu kế toỏn trờn sổ Nhật ký phản ỏnh tổng số phỏt sinh bờn Nợ và bờn Cú của tất cả cỏc tài khoản kế toỏn sử dụng.
Sổ Cỏi dựng để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong từng kỳ và trong một niờn độ kế toỏn theo cỏc tài khoản được quy định trong hệ thống tài khoản kế toỏn ỏp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu kế toỏn trờn Sổ cỏi phản ỏnh tổng hợp tỡnh hỡnh tài sản, nguồn vốn, và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ kế toỏn hoặc một niờn độ kế toỏn.
+ Sổ kế toỏn chi tiết: gồm sổ và thẻ chi tiết.
Sổ kế toỏn chi tiết dựng để ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh liờn quan đến cỏc đối tượng kế toỏn cần thiết phải theo dừi chi tiết tựy theo yờu cầu quản lý của doanh nghiệp, lĩnh đạo doanh nghiệp. Số liệu trờn sổ kế toỏn chi tiết cung cấp thụng tin chi tiết phục vụ cho cụng tỏc quản
lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phớ của nhà quản lý mà cỏc thụng tin này chưa được phản ỏnh trờn sổ Nhật ký, sổ cỏi.
Số lượng, kết cấu cỏc sổ kế toỏn chi tiết khụng quy định bắt buộc. Cỏc doanh nghiệp căn cứ vào quy định hướng dẫn của Nhà nước về sổ kế toỏn chi tiết và yờu cầu quản lý của để mở cỏc sổ kế toỏn chi tiết phự hợp.
Hệ thống sổ kế toỏn phải phự hợp với cỏc hỡnh thức kế toỏn, tựy đặc điểm, quy mụ, trỡnh độ nghiệp vụ mà kế toỏn lực chọn hỡnh thức kế toỏn phự hợp. Bộ Tài chớnh đĩ ban hành Thụng tư 200/2014 /TT-BTC ngày 22 thỏng 12 năm 2014 hướng dẫn chếđộ kế toỏn ỏp dụng cho Doanh nghiệp thỡ doanh nghiệp cú thể tổ chức hệ thống sổ kế toỏn theo 1 trong 5 hỡnh thức:
- Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung * Trỡnh tự kế toỏn
(1) Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toỏn đĩ được kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trỡnh tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh hoặc tổng hợp cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh cựng loại đĩ ghi vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cỏi theo cỏc tài khoản kế toỏn phự hợp.
(2) Cuối thỏng (cuối quý, cuối năm) khoỏ Sổ Cỏi và cỏc Sổ, Thẻ kế toỏn chi tiết. Từ cỏc Sổ, Thẻ kế toỏn chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trờn Bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phỏt sinh Nợ, số phỏt sinh Cú và số dư cuối thỏng của từng tài khoản trờn Sổ Cỏi. Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đỳng thỡ số liệu khoỏ sổ trờn Sổ Cỏi được sử dụng để lập “Bảng Cõn đối số phỏt sinh” và bỏo cỏo tài chớnh.
Về nguyờn tắc “Tổng số phỏt sinh Nợ” và “Tổng số phỏt sinh Cú” trờn Bảng Cõn đối số phỏt sinh phải bằng “Tổng số phỏt sinh Nợ” và “Tổng số phỏt sinh Cú” trờn Sổ Nhật ký chung cựng kỳ.
Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chỳ: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ hoặc cuối thỏng Đối chiếu Sơđồ 2.4. Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung - Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chứng từ * Trỡnh tự ghi sổ
(1) Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn đĩ được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào cỏc Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kờ, sổ chi tiết cú liờn quan. Đối với cỏc loại chi phớ phỏt sinh nhiều lần hoặc mang tớnh chất phõn bổ, cỏc chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phõn loại trong cỏc bảng phõn bổ, sau đú lấy số liệu kết quả của bảng phõn bổ ghi vào cỏc Bảng kờ và Nhật ký - Chứng từ cú liờn quan. Nhật ký đặc biệt Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ kế toỏn chi tiết Sổ cỏi Bảng cõn đối TK
(2) Cuối thỏng khoỏ sổ, cộng số liệu trờn cỏc Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trờn cỏc Nhật ký - Chứng từ với cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết cú liờn quan và lấy số liệu tổng cộng của cỏc Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cỏi. Đối với cỏc chứng từ cú liờn quan đến cỏc sổ kế toỏn chi tiết thỡ được ghi trực tiếp vào cỏc sổ, thẻ cú liờn quan. Cuối thỏng, cộng cỏc sổ kế toỏn chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toỏn chi tiết để lập cỏc Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản đểđối chiếu với Sổ Cỏi. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cỏi và một số chỉ tiờu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kờ và cỏc Bảng tổng hợp chi tiết được dựng để lập bỏo cỏo tài chớnh.
* Sơđồ kế toỏn
Ghi chỳ Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối thỏng Đối chiếu Sơđồ 2.5. Hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và cỏc bảng phõn bổ Nhật ký chứng từ ( 1-10 ) Sổ cỏi tài khoản
Bỏo cỏo tài chớnh
Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Bảng kờ ( 1- 11) Bảng tổng hợp chi tiết
- Hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ * Trỡnh tự ghi sổ
(1) Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đĩ được kiểm tra, được dựng làmcăn cứ ghi sổ, kế toỏn lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đú được dựng để ghi vào Sổ Cỏi. Cỏc chứng từ kế toỏn sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dựng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toỏn chi tiết cú liờn quan.
(2) Cuối thỏng, phải khoỏ sổ tớnh ra tổng số tiền của cỏc nghiệp vụ kinh tế, tài chớnh phỏt sinh trong thỏng trờn sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tớnh ra Tổng số phỏt sinh Nợ, Tổng số phỏt sinh Cú và Số dư của từng tài khoản trờn Sổ Cỏi. Căn cứ vào Sổ Cỏi lập Bảng cõn đối số phỏt sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đỳng, số liệu ghi trờn Sổ Cỏi và Bảng tổng hợp chi tiết được dựng để lập Bỏo cỏo tài chớnh. Quan hệđối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phỏt sinh Nợ và Tổng số phỏt sinh Cú của tất cả cỏc tài khoản trờn Bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phỏt sinh trờn sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Cú của cỏc tài khoản trờn Bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trờn Bảng cõn đối số phỏt sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trờn Bảng tổng hợp chi tiết.
Ưu điểm: dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu, cụng việc kế toỏn được phõn đều trong thỏng, dễ phõn cụng chia nhỏ. Hỡnh thức này thớch hợp với mọi loại hỡnh, quy mụ đơn vị sản xuất kinh doanh và hành chớnh sự nghiệp.
Nhược điểm: Ghi chộp trựng lặp, làm tăng khối lượng ghi chộp chung nờn ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu quả của cụng tỏc kế toỏn.
* Sơđồ kế toỏn Sơ đồ 2.6. Hỡnh thức kế toỏn Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ kế toỏn chi tiết theo đối tượng Sổ quỹ và sổ tài khoản Chứng từ ghi sổ Sổ cỏi Bảng tổng hợp chi tiết Sổđăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cõn đối
Bỏo cỏo tài chớnh
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối thỏng Đối chiếu, kiểm tra
- Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh * Trỡnh tự ghi sổ
(1) Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào chứng từ kế toỏn hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại đĩ được kiểm tra, được dựng làm căn cứ ghi sổ, xỏc định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Cú để nhập dữ liệu vào mỏy vi tớnh theo cỏc bảng, biểu được thiết kế sẵn trờn phần mềm kế toỏn.
Theo quy trỡnh của phần mềm kế toỏn, cỏc thụng tin được tự động nhập vào sổ kế toỏn tổng hợp (Sổ Cỏi hoặc Nhật ký- Sổ Cỏi...) và cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết liờn quan.
(2) Cuối thỏng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toỏn thực hiện cỏc thao tỏc khoỏ sổ (cộng sổ) và lập Bỏo cỏo tài chớnh. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luụn đảm bảo chớnh xỏc, trung thực theo thụng tin đĩ được nhập trong kỳ. Người làm kế toỏn cú thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toỏn với Bỏo cỏo tài chớnh sau khi đĩ in ra giấy.
Thực hiện cỏc thao tỏc để in Bỏo cỏo tài chớnh theo quy định.
Cuối thỏng, cuối quý, cuối năm sổ kế toỏn tổng hợp và sổ kế toỏn chi tiết được in ra giấy, đúng thành quyển và thực hiện cỏc thủ tục phỏp lý theo quy định về sổ kế toỏn ghi bằng tay.
* Sơđồ kế toỏn
Sơđồ 2.7. Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh
2.3.2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống bỏo cỏo kế toỏn.
Hệ thống bỏo cỏo tài chớnh ỏp dụng cho cỏc doanh nghiệp được lập với cỏc mục đớch sau:
- Tổng hợp và trỡnh bày một cỏch tổng quỏt, tồn diện tỡnh hỡnh tài sản, nguồn vốn hỡnh thành tài sản của doanh nghiệp, tỡnh hỡnh và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm tài chớnh.
- Cung cấp cỏc thụng tin kinh tế, tài chớnh chủ yếu cho việc đỏnh giỏ tỡnh hỡnh và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đỏnh giỏ tỡnh hỡnh tài chớnh đĩ qua và những dự đoỏn trong tương lai. Thụng tin của bỏo cỏo tài chớnh là căn cứ quan trọng cho việc đề ra những quyết định về quản lý, điều hành sản xuất, kinh doanh hoặc đầu tư vào doanh nghiệp của cỏc chủ doanh nghiệp,
chủ sở hữu, cỏc nhà đầu tư, cỏc chủ nợ hiện tại và tương lai của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp thụng tin phục vụ yờu cầu quản lý vĩ mụ của nhà nước.
Hệ thống Bỏo cỏo tài chớnh Doanh nghiệp theo Thụng tư 200/2014/TT- BTC và Thụng tư 133/2016/TT-BTC như sau:
Hệ thống bỏo cỏo theo thụng tư 200/2014/TT-BTC Hệ thống bỏo cỏo theo thụng tư 133/2016/TT-BTC * Đối với bỏo cỏo tài chớnh năm
Áp dụng cho DN Áp dụng cho DN vừa và nhỏ
Bảng cõn đối kế toỏn: Mẫu số B01–DN Bảng cõn đối kế toỏn: Mẫu số F01–DNN
Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02–DN Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02–DNN Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03–DN Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03–DNN (khụng bắt
buộc)
Bản thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh : Mẫu số B09–DN Bản thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh : Mẫu số B09–DNN Bỏo cỏo tỡnh hỡnh tài chớnh: Mẫu số B01a–DNN hoặc B01b- DNN
Áp dụng cho DN siờu nhỏ
Bỏo cỏo tỡnh hỡnh tài chớnh: Mẫu số B01–DNSN
Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02–DNSN Bản thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh : Mẫu số B09–DNSN
* Đối với bỏo cỏo tài chớnh giữa niờn độ
Bỏo cỏo tài chớnh giữa niờn độ dạng đầy đủ
Bảng cõn đối kế toỏn giữa niờn độ: Mẫu số B01a – DN
B02a – DN
Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ giữa niờn độ: Mẫu số B03a – DN Bản thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh chọn lọc: Mẫu số B09a – DN
Bỏo cỏo tài chớnh giữa niờn độ dạng túm lược
Bảng cõn đối kế toỏn giữa niờn độ: Mẫu số B01b – DN
Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niờn độ: Mẫu số B02b–DN
Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ giữa niờn độ: Mẫu số B03b – DN
Ngồi ra để phục vụ yờu cầu quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, cỏc doanh nghiệp cú thể lập thờm cỏc bỏo cỏo tài chi tiết khỏc.
Đầu ra của chu kỳ kế toỏn là Bỏo cỏo tài chớnh, nú là sản phẩm quan trọng nhất của tiến trỡnh kế toỏn nhằm cung cấp thụng tin về những thực thể cụ thể cho những người sử dụng...
2.3.2.6. Tổ chức cụng tỏc kiểm tra kế toỏn.
Tổ chức bộ mỏy kế toỏn là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu trong tổ chức cụng tỏc kế toỏn ở doanh nghiệp. Chất lượng của cụng tỏc kế toỏn phụ thuộc trực tiếp vào trỡnh độ, khả năng thành thạo, đạo đức nghề nghiệp, sự phõn cụng, phõn nhiệm hợp lý cỏc nhõn viờn trong bộ mỏy kế toỏn.
Kiểm tra kế toỏn nhằm đảm bảo cho cụng tỏc kế toỏn trong doanh nghiệp thực hiện đỳng chớnh sỏch, chế độ ban hành, thụng tin do kế toỏn cung cấp cú độ tin cậy cao, tổ chức cụng tỏc kế toỏn tiết kiệm và đạt hiệu quả cao.
* Nhiệm vụ của kiểm tra kế toỏn là:
- Kiểm tra tớnh chất hợp phỏp, hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh trong doanh nghiệp.
- Kiểm tra việc tớnh toỏn, ghi chộp, phản ỏnh của kế toỏn về cỏc mặt chớnh xỏc, kịp thời đầy đủ, trung thực, rừ ràng. Kiểm tra việc chấp hành cỏc chế độ, thể lệ kế toỏn và kết quả cụng tỏc của bộ mỏy kế toỏn.
- Thụng qua việc kiểm tra kế toỏn mà kiểm tra tỡnh hỡnh chấp hành ngõn sỏch, chấp hành kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, kế hoạch thu chi tài chớnh, kỷ luật nộp thu, thanh toỏn, kiểm tra việc giữ gỡn, sử dụng cỏc loại vật tư và vốn bằng tiền, phỏt hiện và ngăn ngừa cỏc hiện tượng vi phạm chớnh sỏch, chếđộ kinh tế tài chớnh.
- Qua kết quả kiểm tra kế toỏn mà đề xuất cỏc biện phỏp khắc phục những khiếm khuyết trong cụng tỏc quản lý của doanh nghiệp.
* Yờu cầu của việc kiểm tra kế toỏn:
Để thực hiện cỏc nhiệm vụ trờn, cụng việc kiểm tra kế toỏn tại doanh nghiệp cần phải đảm bỏo cỏc yờu cầu sau:
- Thận trọng, nghiờm tỳc, trung thực, khỏch quan trong quỏ trỡnh kiểm tra kế toỏn.
- Cỏc kết luận phải kiểm tra rừ ràng, chớnh xỏc, chặt chẽ trờn cơ sở đối