Cỏc phần hành kế toỏn lập chứng từ kế toỏn trước khi lũn chuyển chứng từ kế toỏn cho Trưởng phũng, kế toỏn cỏc phần hành chịu trỏch nhiệm kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp phỏp của cỏc phần hành kế toỏn mỡnh phụ trỏch.
Trưởng phũng kế toỏn kiểm tra tớnh rừ ràng, trung thực, đầy đủ của cỏc chỉ tiờu, kiểm tra tớnh hợp lệ, hợp phỏp của chứng từ; kiểm tra tớnh chớnh xỏc của số liệu; duyệt chứng từ kế toỏn.
Quy trỡnh lũn chuyển chứng từ thanh toỏn tiền mặt tại Cụng ty cổ phần đầu tư năng lượng Trường Thịnh. (4) (6) (3) (5) (2) (1) Ghi chỳ:
(1) Căn cứ hồ sơ thanh toỏn bộ phận/người thanh toỏn lập Đề nghị thanh toỏn gửi Kế toỏn thanh toỏn.
(2) Kế toỏn thanh toỏn xem xột, lập Phiếu chi + hồ sơ thanh toỏn trỡnh Kế
toỏn trưởng duyệt.
(3) Trỡnh Phiếu chi + hồ sơ thanh toỏn cho Tổng giỏm đốc duyệt. (4) Thủ quỹ chi tiền và tớch vào ụ đĩ thanh toỏn trờn phần mềm kế toỏn. (5) Liờn 2 của Phiếu chi chuyển cho kế toỏn tiền mặt lưu.
(6) Liờn 1 + hồ sơ thanh toỏn Thủ quỹ lưu.
Sơ đồ 3.3. Quy trỡnh lũn chuyển chứng từ thanh toỏn tiền mặt tại CTCP đầu tư năng lượng Trường Thịnh. Lưu Liờn 1 + hồ sơ thanh toỏn Đề nghị thanh toỏn + hồ sơ thanh toỏn KT Thanh toỏn lập phiếu chi Kế toỏn trưởng Thủ trưởng đơn vị Thủ quỹ chi tiền Kế toỏn tiền mặt lưu Liờn 2
Túm lại, nền kinh tế ngày càng phỏt triển, cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong doanh nghiệp ngày càng nhiều, đa dạng phong phỳ về số lượng nờn cỏc chứng từ kế toỏn sử dụng ngày càng lớn với nhiều loại khỏc nhau. Vỡ vậy cần đặc biệt quan tõm tới cụng tỏc kiểm tra, giỏm sỏt đối với việc thu nhận thụng tin kế toỏn ban đầu nhằm nõng cao chất lượng thụng tin kế toỏn.
3.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn tại cụng ty.
Cụng ty hiện nay đang ỏp dụng hệ thống tài khoản kế toỏn theo Thụng tư 200/2014 /TT-BTC ngày 22 thỏng 12 năm 2014 hướng dẫn chế độ kế toỏn ỏp dụng cho Doanh nghiệp (Theo Phụ lục 2 – Danh mục hệ thống tài khoản kế toỏn sử dụng). Cỏc tài khoản loại 1 đến loại 9 được sử dụng và xỏc định cỏc tài khoản cấp I, cấp II vào cụng việc kế toỏn của mỡnh. Ngồi ra, Cụng ty cũng mở một số tài khoản cấp III, cấp IV cho một số tài khoản chi tiết như:
TK 112: Tiền gửi ngõn hàng
TK 1121: Tiền VND gửi ngõn hàng.
TK 11211: Tiền VND gửi NH Vietcombank tỉnh Kon Tum. TK 11212: Tiền VND gửi NH An Bỡnh - CN Gia Lai…. TK 331: Phải trả cho người bỏn TK 3311: Phải trả cho người bỏn – HĐ SXKD TK 331101: Phải trả cho người bỏn A. TK 331102: Phải trả cho người bỏn B…. TK 3312: Phải trả cho người bỏn – HĐĐầu tư TK 331201: Phải trả cho người bỏn X. TK 331202: Phải trả cho người bỏn Y….
Qua khảo sỏt thực tế tại đơn vị thỡ hệ thống tài khoản kế toỏn tại Cụng đang theo dừi khỏ chi tiết, rừ ràng. Doanh thu, chi phớ thỡ kế toỏn đang theo dừi riờng phần doanh thu, chi phớ chi tiết cho từng nhà mỏy riờng và doanh thu, chi phớ cho cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh khỏc riờng, phần chi phớ dung cho
hoạt động đầu tư được theo dừi riờng và chi tiết cho từng đối tượng. Điều này kế toỏn phải theo dừi chi tiết được vỡ:
+ Phần lợi nhuận của cỏc nhà mỏy được hưởng ưu đĩi đầu tư khỏc nhau về mức thuế suất, thời gian hưởng ưu đĩi và khỏc với hoạt sản xuất kinh doanh khỏc.
+ Phần chi phớ dựng cho hoạt động đầu tư cần được theo dừi riờng và chi tiết cho từng đối tượng nhằm mục đớch sau này Quyết toỏn vốn đầu tư được dễ dàng và thủ tục hồn thuế cũng thuận lợi.
* Căn cứ ghi chộp: Trờn cơ sở cỏc chứng từ kế toỏn đĩ thu nhận và hạch toỏn ban đầu, phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế tài chớnh phỏt sinh đĩ thực sự hồn thành; từng nhõn viờn kế toỏn theo sự phõn cụng, phõn nhiệm của kế toỏn trưởng cụng ty tiến hành ghi sổ kế toỏn.
* Phương phỏp ghi chộp: Tại cụng ty khi ghi chộp cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh đều tũn thủ theo đỳng nội dung, kết cấu được hướng dẫn tại Thụng tư 200/2014 /TT-BTC ngày 22 thỏng 12 năm 2014 hướng dẫn chếđộ kế toỏn ỏp dụng cho Doanh nghiệp đối với cỏc tài khoản kế toỏn cấp I, cấp II.
3.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toỏn tại cụng ty.
Cụng ty đĩ ỏp dụng hỡnh thức sổ kế toỏn Nhật ký chung theo Thụng tư 200/2014 /TT-BTC ngày 22 thỏng 12 năm 2014 của Bộ tài chớnh hướng dẫn chế độ kế toỏn ỏp dụng cho Doanh nghiệp. Để phự hợp với đặc thự kinh doanh của cụng ty, tiết kiệm chi phớ và thời gian Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh, trong đú phần mềm kế toỏn được ỏp dụng là Fast Accounting. Qua khảo sỏt thực tế tại đơn vị thỡ cỏc sổ sỏch kế toỏn được in trực tiếp từ trờn phần mềm kế toỏn cuối kỳ về cơ bản đỏp ứng được yờu cầu cụng việc và thụng tin cần cung cấp (8/8 phiếu) phự hợp với cỏc quy định của Cụng ty và chế độ kế toỏn hiện hành.
Sơđồ 3.4. Hỡnh thức kế toỏn trờn mỏy vi tớnh tại DN
Hỡnh 3.7. Giao diện phần mềm kế toỏn trờn mỏy vi tớnh tại DN
Tại Cụng ty cổ phần đầu tư năng lượng Trường Thịnh ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn Nhật ký chung và thực hiện phần lớn cỏc cụng việc ghi sổ, xử lý số liệu trờn phần mềm kế toỏn Fast Accouting.
3.2.4.2. Trỡnh tự hạch toỏn kế toỏn theo hỡnh thức Nhật ký chung trờn mỏy tớnh.
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toỏn đĩ được kiểm tra kế toỏn cập nhật cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh vào Phần mềm kế toỏn theo trỡnh tự thời gian. Phần mềm kế toỏn tự Tổng hợp, phõn loại, hệ thống húa thụng tin theo cỏc chương trỡnh đĩ cài sẵn vào cỏc tài khoản, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và hệ thống BCTC. Kế toỏn cú thể kết xuất số liệu ở bất kỳ thời điểm nào.
- Cuối thỏng (cuối quý) kế toỏn kiểm tra thụng tin thực hiện đĩ được cập nhật vào Sổ chi tiết và sổ cỏi Tài khoản liờn quan chưa, sau đú kế toỏn Tổng hợp hạch toỏn cỏc nghiệp vụ cuối thỏng như cỏc bỳt toỏn phõn bổ (nếu khụng khai tự động), cỏc nghiệp vụ cũn thiếu xút của kỳ trước chưa hạch toỏn bổ sung, cỏc nghiệp vụ phỏt sinh thường xuyờn nhưng chưa cú chứng từ như tiền thuờ Văn phũng, cỏc khoản phải thu thường xuyờn theo thỏng … Sau đú, thực hiện cỏc nghiệp vụ kết chuyển chi phớ và xỏc định kết quả kinh doanh trong thỏng (Doanh nghiệp khụng kờ khai tự động). Sau đú kế toỏn thực hiện kết xuất ra excel để kiểm tra, đối chiếu lại lần cuối nếu đảm bảo khớp đỳng thỡ số liệu thỡ thực hiện in BCTC.
- Cuối 6 thỏng, cuối năm thực hiện như cuối thỏng, sau khi đối chiếu khớp số liệu thỡ Kế toỏn trưởng tiến hành Khúa sổ kế toỏn.
Hỡnh 3.8. Giao diện thực hiện khúa sổ kế toỏn.
(Nguồn CT Trường Thịnh)
Về hệ thống Sổ kế toỏn, BCTC: trờn phần mềm kế toỏn đĩ thiết kế sẵn cỏc loại sổ phục vụ cụng tỏc in sổ, BCTC. Cuối 6 thỏng, cuối năm Cụng ty thực hiện việc in ra giấy, đúng thành quyển, thành tập để trỡnh ký cỏc cấp theo đỳng quy định về Sổ kế toỏn rồi đưa vào lưu trữ bản cứng. Sau đú, kế toỏn tiến hành kết xuất hết cỏc sổ, BCTC ra excel để lưu trữ bàn mềm.
Hỡnh 3.9. Giao diện thực hiện in cỏc sổ kế toỏn.
(Nguồn CT Trường Thịnh)
Ngồi ra, cỏc dữ liệu kế toỏn trờn phần mềm mỏy tớnh cũng được sao lưu và lưu trữ cẩn thận để trỏnh việc bị lỗi phần mềm hoặc virut thỡ cú thể khụi phục lại được.
3.2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống Bỏo cỏo tài chớnh.
Hệ thống Bỏo cỏo tài chớnh của Cụng ty được lập và trỡnh bày trờn cơ sở tũn thủ Thụng tư 200/2014 /TT-BTC ngày 22 thỏng 12 năm 2014 của Bộ tài chớnh hướng dẫn chế độ kế toỏn ỏp dụng cho Doanh nghiệp và Thụng tư 202/2014/TT-BTC ngày 22 thỏng 12 năm 2014 hướng dẫn phương phỏp lập và trỡnh bày Bỏo cỏo tài chớnh hợp nhất.
Qua khảo sỏt tại đơn vị Bỏo cỏo tài chớnh của Cụng ty được lập theo Quý (8/8 phiếu) đũi hỏi cụng tỏc kế toỏn rất nhiều, một số ý kiến cũn cho rằng Bỏo cỏo tài chớnh của Cụng ty chưa cung cấp đầy đủ hết cỏc thụng tin về tỡnh hỡnh tài chớnh, kế toỏn tại Cụng ty (2/8 phiếu) nờn cần bổ sung thờm cỏc Bỏo cỏo bộ phận, Bỏo cỏo quản trị
nhằm giỳp cho Ban lĩnh đạo nhỡn nhận được đầy đủ hơn về hoạt động tài chớnh kế toỏn của Cụng ty.
3.2.5.1. Quy định lập và kiểm tra Bỏo cỏo tài chớnh tại Cụng ty:
Bỏo cỏo tài chớnh của Cụng ty do Kế toỏn Tổng hợp Cụng ty lập sau đú chuyển cho Kế toỏn trưởng Cụng ty kiểm tra trước khi trỡnh ký lờn Ban Tổng giỏm đốc rồi sau đú được chuyển cơ quan quản lý Nhà nước và cỏc cơ quan khỏc cú liờn quan theo quy định.
Bỏo cỏo tài chớnh Hợp nhất của Cụng ty do Kế toỏn Trưởng Cụng ty lập, kiểm tra và trỡnh ký lờn Ban Tổng giỏm đốc rồi sau đú được chuyển cơ quan quản lý Nhà nước và cỏc cơ quan khỏc cú liờn quan theo quy định.
3.2.5.2. Quy trỡnh lập Bỏo cỏo tài chớnh:
Bước 1: Thực hiện ghi chộp sổ sỏch kế toỏn.
+ Kế toỏn cỏc phần hành tiền hành thu thập, xử lý thụng tin trờn cỏc chứng từ và nhập chớnh xỏc vào phần mềm.
+ Kế toỏn tổng hợp kiểm tra số liệu cỏc tài khoản cụng nợ và tài sản để chốt số liệu làm căn cứ lập BCTC.
Bước 2: Lập Bỏo cỏo tài chớnh
+ Kế toỏn tổng hợp kết chuyển số dư cuối kỳ cỏc tài khoản doanh thu, chi phớ và xỏc định kết quả kinh doanh.
+ Kế toỏn trưởng căn cứ vào số liệu kế toỏn đĩ lập trờn phần mềm để kiểm tra.
+ Kế toỏn tổng hợp kết xuất số liệu ra file excel để lập Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ theo phương phỏp giỏn tiếp trỡnh Kế toỏn trưởng kiểm tra.
+ Kế toỏn tổng hợp hồn chỉnh thuyết minh Bỏo cỏo tài chớnh theo thụng tư 200/TT-BTC.
Bước 3: Hồn thiện Bỏo cỏo tài chớnh.
+ Kế toỏn tổng hợp tiến hành in Bỏo cỏo tài chớnh và sổ sỏch liờn quan trỡnh Kế toỏn trưởng ký, trỡnh Tổng giỏm đốc duyệt. Sau khi Bỏo cỏo tài chớnh
đĩ hồn thiện đầy đủ cỏc chữ ký sẽ cung cấp cho cỏc bờn liờn quan theo quy định.
3.2.5.3. Nộp bỏo cỏo tài chớnh
BCTC quý: Cụng ty phải nộp cho UBCK, Sở GDCK và phải cụng bố trờn website cụng ty trong vũng 20 ngày kể từ ngày kết thỳc quý.
BCTC soỏt xột bỏn niờn: Cụng ty phải nộp cho UBCK, Sở GDCK và cụng bố trờn website cụng ty trong thời hạn 5 ngày kể từ ngày tổ chức kiểm toỏn ký bỏo cỏo soỏt xột nhưng khụng vượt quỏ 45 ngày kể từ ngày kết thỳc 6 thỏng đầu năm tài chớnh.
BCTC kiểm toỏn năm: Cụng ty phải nộp cho Cơ quan thuế, Cơ quan thống kờ, UBCK, Sở GDCK và cụng bố trờn website cụng ty trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày tổ chức kiểm toỏn ký bỏo cỏo kiểm toỏn nhưng khụng vượt quỏ 90 ngày kể từ ngày kết thỳc năm tài chớnh.
3.2.6. Tổ chức kiểm tra cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty.
Cụng tỏc kiểm tra kế toỏn là cụng việc quan trọng nhằm đảm bảo cho cụng tỏc tài chớnh kế toỏn được đi vào nề nếp, ngăn ngừa được những sai phạm, gian lận, qua đú thực hiện đỳng cỏc quy định của Luật kế toỏn và chếđộ kế toỏn hiện hành. Qua khảo sỏt thực tế tại đơn vị việc kiểm tra cụng tỏc kế toỏn được thực hiện như sau:
+ Kế toỏn trưởng kiểm tra: trực tiếp kiểm tra cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong quỏ trỡnh ký phờ duyệt cỏc chứng từ thanh toỏn, cỏc chứng từ kế toỏn.
+ Tổng giỏm đốc kiểm tra: do tin tưởng nhiều vào đội ngũ kế toỏn Cụng ty nờn Tổng giỏm đốc chỉ tiến hành kiểm tra trong quỏ trỡnh duyệt chứng từ thanh toỏn, chứng từ kế toỏn hàng ngày.
+ Ban kiểm soỏt cụng ty tiến hành kiểm tra: Định kỳ Ban kiểm soỏt Cụng ty tiến hành cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt tồn bộ cỏc hoạt động của Doanh nghiệp, trong đú khõu kiểm tra cụng tỏc kế toỏn luụn là cốt lừi của cỏc đợt kiểm
tra. Tuy nhiờn, cỏc đợt kiểm tra của Ban kiểm soỏt thường xem xột trờn Bỏo cỏo kiểm toỏn của Cụng ty, từđú lập thành biờn bản và yờu cầu Phũng kế toỏn tiến hành sửa chữa, khắc phục cỏc sai phạm (nếu cú) trong cụng tỏc kế toỏn.
* Nội dung của tổ chức cụng tỏc kiểm tra.
+ Kiểm tra tớnh hợp lý, hợp lệ của chứng từ kế toỏn, việc ghi chộp, phản ỏnh trờn tài khoản, sổ và bỏo cỏo tài chớnh đĩ đảm bảo thực hiện đỳng chế độ, chớnh sỏch quản lý tài sản, nguồn vốn hay chưa?
+ Kiểm tra số liệu giữa bảng cõn đối phỏt sinh cỏc tài khoản đối chiếu với sổ chi tiết cỏc tài khoản, sổ tổng hợp cỏc tài khoản?
+ Kiểm tra tớnh tũn thủ quy trỡnh thanh toỏn, quy chế chi tiờu nội bộ, quy chế quản lý tài chớnh ...
3.2.7. Ứng dụng Cụng nghệ thụng tin trong tổ chức Cụng tỏc kế toỏn.
Cụng ty sử dụng phần mềm kế toỏn Fast Accouting để hỗ trợ cho cụng tỏc kế toỏn, đõy là phần mềm khỏ bổ biến, dễ sử dụng. Tồn bộ cụng tỏc kế toỏn được cụng nghệ húa, thực hiện trờn phần mềm kế toỏn. Kế toỏn trưởng là người nắm quyền kiểm soỏt (quyền admin) và phõn quyền cho cỏc kế toỏn viờn theo cỏc phần hành kế toỏn. Cỏc kế toỏn viờn Cụng ty hiện nay đều sử dụng thành thạo phần mềm kế toỏn Fast Accouting, nhõn viờn kế toỏn phụ trỏch phần hành nào cú trỏch nhiệm nhập, xuất và xử lý dữ liệu liờn quan tới phần hành đú.
Phần mềm kế toỏn Fast Accouting cập nhật đầy đủ cỏc thay đổi của chế độ kế toỏn, hệ thống tài khoản, sổ kế toỏn và cỏc bỏo cỏo được thiết kế đầy đủ theo quy định. Định kỳ cụng ty nõng cấp phiờn bản phần mềm của nhà cung cấp nhằm tăng cường khả năng xử lý số liệu và yờu cầu của người sử dụng. Định kỳ hàng thỏng Kế toỏn trưởng tiến hành sao lưu dữ liệu phần mềm ra thư mục riờng để đảm bảo tồn vẹn số liệu kế toỏn, trường hợp mỏy bị virus lạ hoặc bị hư hỏng do cỏc lý do khỏch quan như chập điện … thỡ vẫn cú thể khụi phục dễ dàng, hằng năm cụng ty bảo trỡ hệ thống nhằm đảm bảo an tồn dữ liệu kế toỏn.
Hàng năm cụng ty cũng tổ chức cho nhõn viờn tham gia cỏc khúa học nhằm nõng cao trỡnh độ sử dụng phần mềm kế toỏn, làm chủ cỏc thiết bị phục vụ cho cụng việc kế toỏn của Phũng.
Sản phẩm cuối cựng của cụng tỏc tài chớnh kế toỏn là Bỏo cỏo tài chớnh, tuy nhiờn qua khảo sỏt thực tế tại đơn vị phần mềm kế toỏn Fast Accouting chưa đỏp ứng hết được yờu cầu cụng việc (8/8 phiếu), cụ thể là Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh hiện nay kế toỏn Cụng ty phải thực hiện bằng excel và word bờn ngồi phần mềm.
Hỡnh 3.11. Giao diện thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh kết xuất từ phần mềm.
(Nguồn CT Trường Thịnh)
Ưu điểm:
- Giao diện dể sử dụng, sổ sỏch chứng từ kế toỏn cập nhật và bỏm sỏt chếđộ kế toỏn hiện hành. Fast cú một hệ thống bỏo cỏo đa dạng, người dựng cú thể yờn tõm về yờu cầu quản lý của mỡnh.