Như đã trình bày, BHXH tỉnh hiện nay đang vận dụng hình thức kế
toán Nhật ký chung trong kế toán. Hình thức này cơ bản là phù hợp với điều kiện áp dụng CNTT trong kế toán, đây là hình thức có cách ghi chép đơn giản và được áp dụng phổ biến ở các đơn vị SNCL có quy mô vừa và nhỏ. Tuy nhiên còn một số mẫu sổ chưa đáp ứng yêu cầu chi tiết hóa, cụ thể hóa thông tin kế
toán, chưa sửa đổi, bổ sung phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Chính vì những lý đó trên BHXH tỉnh cần bổ sung một số sổ kế toán sau:
- “Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ, dụng cụ tại nơi sử dụng” (Phụ lục 17): Sổ này dùng để ghi chép tình hình tăng, giảm TSCĐ và công cụ, dụng cụ
tại các phòng ban, bộ phận. Mỗi loại TSCĐ hoặc công cụ, dụng cụđược ghi ở
một hoặc một số trang sổ. Sổ này được dùng cho từng phòng ban, bộ phận sử
dụng trong đơn vị;
- “Sổ theo dõi nguồn kinh phí” (Phụ lục 18.1): Sổ này dùng để theo dõi tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí, được mở và theo dõi riêng cho từng loại kinh phí như kinh phí hoạt động, kinh phí dự án,...;
- “Sổ tổng hợp nguồn kinh phí” (Phụ lục 18.2): Sổ này dùng để tổng hợp tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí được cấp;
- BHXH Tỉnh cần kiến nghị BHXH Việt Nam bổ sung thêm “mục phản ánh số còn phải thu kỳ trước chuyển sang” Báo cáo tổng hợp số phải thu BHXH, BHYT, BHTN và lãi phạt do chậm đóng (Phụ lục 19) để tiện cho việc theo dõi số còn phải thu bao gồm lãi của năm trước chuyển qua.
BHXH tỉnh Hưng Yên phải thực hiện việc in sổ kế toán vào thời điểm cuối kỳ kế toán (cuối quý và cuối năm) để phát hiện những sai sót, rà soát việc thiếu chứng từ, sổ sách để kịp thời bổ sung, tránh để ứ đọng trên phần mềm vì có rất nhiều rủi ro liên quan đến phần mềm như vi rút tấn công, bị mã hóa dữ liệu và rủi ro nhất là mất dữ liệu.