Một trong những phương pháp riêng có của kế toán là chứng từ kế
các tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán. Vì vậy, mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong đơn vị SNCL để làm căn cứ hạch toán, đều phải
được phản ánh ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời, khách quan vào chứng từ
kế toán một cách hợp pháp, hợp lệ.
- Chứng từ kế toán là những giấy tờ hoặc vật mang tin nhằm chứng minh về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thực sự hoàn thành, mọi số liệu ghi vào sổ kế toán đều bắt buộc phải xuất phát từ chứng từ kế toán;
- Chứng từ kế toán hợp pháp là chứng từ kế toán được lập theo mẫu của chế độ kế toán, việc ghi chép trên chứng từ đúng nội dung, bản chất, mức độ
nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được pháp luật cho phép có đủ chữ ký và dấu của đơn vị;
- Chứng từ kế toán hợp lệ là chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ. Để thu nhận và cung cấp đầy đủ kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở đơn vị thì chứng từ kế toán phải phản ánh bao quát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị;
Để tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại đơn vị sự nghiệp phải căn cứ
vào hệ thống chứng từ do Nhà nước ban hành, căn cứ vào đặc điểm yêu cầu quản lý các đối tượng kế toán, nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị, để từđó xác định những chứng từ nào cần áp dụng trong đơn vị. Theo quy định có hai loại chứng từ kế toán:
+ Chứng từ kế toán bắt buộc: Là chứng từ phản ánh mối quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân đã được Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách, biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh và phương pháp lập thống nhất cho mọi loại hình, thành phần kinh tế, nhiệm vụ của đơn vị là phải tổ chức thực hiện;
+ Chứng từ kế toán hướng dẫn: Là loại chứng từ Nhà nước chỉ hướng dẫn, các chỉ tiêu cơ bản, đặc trưng, trên cơ sở đó các đơn vị lựa chọn vận dụng vào điều kiện cụ thể mà có thể thêm, bớt hoặc thay đổi mẫu biểu, tùy
thuộc vào đặc điểm tình hình, yêu cầu quản lý cụ thể của từng đơn vị để xây dựng những chứng từ nội bộ, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý của đơn vị;
- Hệ thống chứng từ kế toán Ngành BHXH đang áp dụng theo Thông tư
178/2012/TT-BTC ngày 23/10/2012 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc hướng dẫn kế toán áp dụng cho BHXH Việt Nam; Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sởđó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp. Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm bớt một số chỉ tiêu cụ thể, thích hợp với yêu cầu và nội dung phản ánh nhưng phải bảo đảm những yếu tố cơ bản của chứng từ và có sự thỏa thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính. Dù là chứng từ bắt buộc hay chứng từ hướng dẫn, nội dung của chứng từ kế toán phải có đầy đủ các yếu tố sau đây:
+ Tên chứng từ (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi...); + Số hiệu của chứng từ;
+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
+ Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ; + Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
+ Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số
và bằng chữ;
+ Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
- Trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ kế toán do kế toán trưởng, trưởng phòng tài chính kế toán, phụ trách kế toán quy định. Để đáp ứng yêu cầu quản lý kế toán, tài chính của đơn vị thì quá trình xử lý và luân chuyển chứng từ phải thực hiện qua các bước công việc cơ bản sau:
Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán tại đơn vị BHXH gồm 4 bước cơ bản sau:
Bước 1: Lập chứng từ
Kế toán căn cứ vào yêu cầu hạch toán của đơn vị và các chứng từ gốc có liên quan để viết chứng từ cho phù hợp với yêu cầu hạch toán, với nội dung của từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kỹ thuật viết chứng từ phải
đúng quy định, sau khi viết xong phải kiểm tra sơ bộ về số tiền và nội dung chứng từ viết và chứng từ gốc.
Bước 2: Kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ: Khi nhận được các chứng từ
kế toán, các bộ phận nhân viên kế toán của đơn vị thực hiện kiểm tra các nội dung, tính hợp pháp, hợp lệ của các hoạt động kinh tế ghi trong chứng từ kế
toán, đúng chế độ chính sách của Nhà nước quy định, đảm bảo rõ ràng, đầy
đủ, chính xác, trung thực, những chứng từ kế toán khi kiểm tra phát hiện không đảm bảo các nội dung trên phải báo cáo cho kế toán trưởng và thủ
trưởng đơn vị xử lý kịp thời, chỉ những chứng từ kế toán khi kiểm tra đảm bảo được các nội dung trên, không vi phạm mới sử dụng để ghi sổ kế toán.
Các chứng từ kế toán phản ánh các hoạt động kinh tế, tài chính liên quan đến tài sản mà chưa ghi đầy đủ các số liệu, các đơn vị đo lường, đơn vị
tiền tệ, kế toán cần phải tính chính xác, đúng đắn và ghi đầy đủ các đơn vị đo lường cần thiết sau đó phân loại chứng từ tổng hợp số liệu, lập định khoản kế
toán, phục vụ ghi sổ kế toán.
Bước 3: Tổ chức luân chuyển chứng từ: Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh được tổ chức luân chuyển đến các bộ phận, đơn vị, cá nhân có liên quan phục vụ việc ghi sổ kế toán các thông tin kinh tế, việc tổ
chức luân chuyển chứng từ phải tuân thủ quy định của kế toán trưởng về thứ
tự, thời gian trên cơ sở nhu cầu nhận thông tin, thời gian nhận và xử lý thông tin của bộ phận đơn vị, cá nhân do kế toán trưởng quy định.
Bước 4: Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán chứng minh cho các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh, nó thực sự hoàn thành,
chứng minh cho số liệu ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế, bởi vậy sau khi sử
dụng chứng từ kế toán cần được bảo quản và lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán, tránh gây nên hư hỏng, mất mát chứng từ kế toán, đảm bảo khi cần thiết có thể sử dụng lại chứng từ kế toán phục vụ kiểm tra, thanh tra kinh tế, trường hợp xảy ra mất mát, hư hỏng chứng từ kế toán phải kịp thời báo cáo thủ trưởng, kế toán trưởng đơn vị và các cơ quan chức năng để có biện pháp xử lý kịp thời.