Hệ thống chứng từ giữ vai trò quan trọng trong việc giám sát, kiểm tra kiểm soát, đôn đốc cá nhân và tập thể trong đơn vị thực hiện các quyết định trong quản lý, chấp hành chế độ kế toán và các chế độ chính sách khác của Nhà nước. Hệ thống chứng từ nhằm đảm bảo cho việc phản ánh các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh hợp lệ, hợp pháp.
Vì vậy, cần phải hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán và ghi chép ban
đầu tại các đơn vị:
- Về kiểm tra chứng từ kế toán: Tăng cường việc thực hiện kiểm tra chứng từ trong khâu lập chứng từ ban đầu về tính đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố của một chứng từ theo quy định của chếđộ kế toán, chữ ký của các bên liên quan, số liệu trên chứng từ kế toán đã phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, có sự rà soát của Kế toán trưởng và lãnh đạo BHXH tỉnh qua
đó hạn chế các sai sót có thể xảy ra trong các công đoạn từ tiếp nhận chứng từ
gốc, tính toán định lượng, ghi chép. Đảm bảo các thông tin trên chứng từ được chính xác đúng theo chếđộ của Nhà nước và quy định của Ngành. Các chứng từ phải được phân loại theo thời điểm phát sinh, nội dung nghiệp vụ
kinh tế.
* Định hướng sử dụng chứng từ kế toán trong Thông tư 102/2018/TT- BTC quy định:
1. Chứng từ kế toán bắt buộc
Chứng từ kế toán được phân loại và quy định cụ thể thành 2 loại: chứng từ thuộc loại bắt buộc gồm 04 chứng từ đó là Phiếu thu, Phiếu chi, giấy đề
nghị thanh toán tạm ứng, biên lai thu tiền. Các chứng từ này phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ bắt buộc theo quy định của Bộ Tài chính. Trong quá trình thực hiện, không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ bắt buộc.
2. Chứng từ kế toán hướng dẫn
Các đơn vị trong ngành BHXH sử dụng chứng từ hướng dẫn theo các quy định như sau:
- Gồm 30 chứng từ kế toán quy định tại Thông tư số 102/2018/TT-BTC (phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh về thu, chi quỹ BHXH, BHTN, BHYT), như: Giấy thanh toán thù lao cho tổ chức làm đại lý thu, Giấy thanh toán kinh phí hỗ trợ cho UBND cấp xã thực hiện lập danh sách người tham gia BHYT, Bảng tổng hợp số phải thu BHXH, BHYT, BHTN, Danh sách giải quyết hưởng chếđộ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe, Danh sách chi trợ cấp thất nghiệp…. cụ thể như:
+ Chứng từ về chỉ tiêu lao động tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương, các khoản trích nộp theo lương, Bảng thanh toán phụ cấp, Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm, Giấy báo làm thêm giờ, Bảng thanh toán tiền phép hàng năm...
+ Chứng từ về chỉ tiêu vật tư: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho,Biên bản kiểm kê nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa….
+ Chứng từ về chỉ tiêu tiền tệ: Giấy đề nghị tạm ứng, Bảng kê chi tiền cho người tham dự hội nghị, hội thảo, tập huấn.
+ Chứng từ về chỉ tiêu tài sản cốđịnh: Biên bản giao nhận tài sản, Biên bản thanh lý tài sản, Biên bản đánh giá lại tài sản……
+ Chứng từ về về chỉ tiêu khác: Chứng từđiều chỉnh.
(Mẫu chứng từ hướng dẫn nêu trên đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy
định tại Điều 16 Luật Kế toán, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của ngành BHXH)