Theo “Từ điển tâm lý học” của Nguyễn Khắc Viện [14], giao tiếp là hoạt động phát đi thông tin của một người hay một nhóm người cho một người hay một nhóm người khác thông qua mối quan hệ tác động lẫn nhau. Còn theo tác giả Trần Thị Minh Đức trong “Tâm lý học đại cương”[5], thì giao tiếp là quá trình tiếp xúc giữa người với người nhằm mục đích nhận thức, thông qua sự trao đổi với nhau về thông tin, cảm xúc và sự ảnh hưởng, tác động qua lại lẫn nhau.
Có thể thấy, có nhiều định nghĩa khác nhau về khái niệm giao tiếp, mỗi tác giả tùy theo phương diện mình nghiên cứu mà đưa ra những nhận định riêng và làm nổi bật một khía cạnh nào đó. Tuy nhiên, phần đông tác giả đều cho rằng, giao tiếp là hoạt động trao đổi thông tin, suy nghĩ, tình cảm giữa hai hoặc nhiều người với nhau nhằm thấu hiểu và tác động lẫn nhau. Hay nói cách khác, giao tiếp hiện thực hóa và vận hành các mối quan hệ giữa người với người. Vậy nên, giao tiếp là một quá trình hai chiều, có chủ thể phát đi thông tin và có chủ thể tiếp nhận, phản hồi thông tin, đồng thời tồn tại mối liên hệ tương tác, ảnh hưởng lẫn nhau giữa các chủ thể.
Một quá trình giao tiếp được thực hiện với sự tham gia của nhiều yếu tố, chủ yếu bao gồm: chủ thể, phương tiện, nội dung, mục đích, quan hệ và môi trường giao tiếp.
Chủ thể giao tiếp chính là người tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình giao tiếp. Vì giao tiếp là quá trình hai chiều nên chủ thể giao tiếp
đồng thời cũng chính là đối tượng giao tiếp. Hai vai trò này liên tục luân phiên đổi chỗ cho nhau trong suốt quá trình giao tiếp.
Phương tiện giao tiếp gồm có tín hiệu ngôn ngữ và tín hiệu phi ngôn ngữ. Tín hiệu ngôn ngữ chính là lời nói, chữ viết, đây là phương tiện giao tiếp cơ bản, đặc trưng và quan trọng nhất của con người bởi khả năng diễn cảm, tác động và truyền đạt thông tin của nó. Tín hiệu phi ngôn ngữ bao gồm tư thế, cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt, nụ cười... Giao tiếp bằng tín hiệu phi ngôn ngữ có nguồn gốc sinh học, thuộc bản năng và bao gồm hai loại là có
chủ định và không chủ định. Giao tiếp phi ngôn ngữ không chủ định là biểu
hiện mang tính bản năng của cử chỉ, nét mặt, tư thế… xuất hiện theo phản xạ và không có sự kiểm soát của ý thức, vì vậy mà với hình thức giao tiếp này, người ta bộc lộ một cách tự nhiên và chân thật thái độ, cảm nghĩ của mình. Giao tiếp phi ngôn ngữ có chủ định là những biểu hiện của các hành vi, cử chỉ, các biểu cảm nét mặt có ý thức, có mục đích với sự cố gắng của ý chí.
Nội dung giao tiếp là thông tin, vấn đề mà chủ thể giao tiếp muốn đề cập, truyền đạt, trao đổi. Đây là yếu tố quan trọng nhất của cuộc giao tiếp. Nội dung giao tiếp chịu ảnh hưởng của hoàn cảnh, điều kiện, mục đích giao tiếp và trạng thái tâm lý, lứa tuổi, nghề nghiệp… cũng như quan hệ giữa các chủ thể tham gia giao tiếp.
Mục đích giao tiếp hay nói cách khác chính là nhu cầu mà chủ thể giao tiếp muốn đạt được khi thực hiện quá trình giao tiếp, ví dụ như nhu cầu trao đổi thông tin, nhu cầu chia sẻ tình cảm, nhu cầu tiếp xúc giải trí, nhu cầu khẳng định bản thân…
Môi trường giao tiếp bao gồm môi trường giao tiếp gia đình và môi trường giao tiếp xã hội.
Về chức năng, giao tiếp có các chức năng chính là: chức năng thông tin; chức năng điều chỉnh, điều khiển hành vi và chức năng đánh giá thái độ giao tiếp. Trong đó, chức năng thông tin bao quát cả quá trình truyền đạt và tiếp nhận thông tin, trong giao tiếp, con người trao đổi cho nhau những
thông tin nhất định. Chức năng điều chỉnh, điều khiển thể hiện ở khía cạnh tác động, ảnh hưởng qua lại của giữa các chủ thể thô qua quá trình giao tiếp. Trong quá trình giao tiếp, một người có thể gây ảnh hưởng, tác động đến người khác và ngược lại, chịu sự tác động, ảnh hưởng từ người khác. Vậy nên, trong giao tiếp, một người có thể tự điều chỉnh hành vi của mình đồng thời có thể điều chỉnh, điều khiển hành vi của người khác thông qua các cách thức như thuyết phục, ra lệnh, ám thị… Chức năng đánh giá thái độ giao tiếp: trong giao tiếp, mỗi chủ thể tự bộc lộ tư tưởng, quan điểm, thói quen, thái độ…, qua đó, các chủ thể có thể nhận thức được về nhau và đánh giá lẫn nhau. Hơn nữa, trên cơ sở so sánh với người khác và ý kiến đánh giá của người khác mà mỗi chủ thể còn có thể tự đánh giá và điều chỉnh hành vi của mình.