Việc phân kinh phí của Đề tài NCKH là hết sức quan trọng, đặc biệt là phải tính đến các vấn đề lạm phát dẫn đến trượt giá khi mua các thiết bị, vật tư.
- Để thực hiện tốt vấn đề Dự toán kinh phí cho Đề tài, ban Đề tài phải phân tích, bóc tách một cách chi tiết các hạng mục của Đề tài, chi tiết đến từng vật tư, thiết bị cần thiết cho Đề tài.
+ Đối với các khoản kinh phí phục vụ cho việc hội nghị, hội thảo chuyên đề, các khoản công tác phí, kinh phí chi cho việc thuê khoán chuyên gia... đã có các văn bản, thông tư, nghịđịnh quy định rõ.
+ Đối với kinh phí thực hiện mua sắm vật tư thiết bị thì phải tra các tài liệu đã được cập nhật và lưu trữ tại thư viện, hoặc phải tìm nguồn tài liệu trên các trang mạng của nhà cung cấp hay trực tiếp khảo sát trên thị trường. Khi đã có được tài liệu về giá cả các loại vật tư, thiết bị cần thiết, ban Đề tài cần phải điều tra thêm về thông tin giá cả của vật tư, thiết bị ở thời điểm cần mua có biến động như thế nào, và khi xây dựng dự toán kinh phí cần phải tính đến giá cả tại thời điểm mua hàng, tuy nhiên giá cả tại thời điểm mua hàng là không thể xác định chính xác được, do đó đòi hỏi khi xây dựng dự toán kinh phí cho Đề tài, ban Đề tài cần phải đưa một hệ số dự trữ kinh phí
Hoµng Thä Linh Th¹c SÜ Qu¶n TrÞ Kinh Doanh vào để số liệu dự toán đảm bảo được phần nào khi thị trường có sự biến động về giá cả.
- Để tránh sự biến động về giá cả của các vật tư, thiết bị tăng cao so với dự toán. Sau khi được phê duyệt, ban Đề tài cần chủ động bắt tay ngay vào việc nhập các thiết bị chính, quan trọng và đắt tiền cho Đề tài, còn các vật tư nhỏ lẻ có thể mua sau.
- Kinh phí thực hiện Đề tài do cấp trên giải ngân theo từng đợt trong năm, Vì thếđểđảm bảo kinh phí cho việc thực hiện Đề tài được thông suốt, Viện cần chủ động ứng kinh phí cho các CNĐT khi cần thiết, kinh phí ứng này được lấy từ nguồn kinh phí bảo đảm hay từ nguồn kinh phí của các Đề tài nhiệm vụ khác mà chưa dùng đến.
- Đối với những Đề tài có phát sinh về kinh phí, CNĐT cần phải nắm rõ được vấn đề phát sinh và phải có kế hoạch sớm làm báo cáo chi tiết trình lên cấp trên để xem xét hỗ trợ thêm kinh phí, tránh tình trạng không có kế hoạch trước, đến khi làm báo cáo và chờ cấp trên hỗ trợ rất mất thời gian, gây ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện Đề tài.
- Viện nên báo cáo cấp trên xem xét quá trình giải ngân kinh phí cho các Đề tài, không nên giải ngân theo các đợt. Đối với các Đề tài NCKH phải giải ngân theo các hạng mục và tiến độ của đề tài, có như thế Đề tài mới đảm bảo được kinh phí để thực hiện.