Quy trình này giúp cho việc thanh toán trong nội bộ Ban quản lý dự án Công ty Xăng dầu Phú Thọ được nhanh chóng, kịp thời với bộ chứng từ thanh toán đầy
đủ, đúng quy định. Lưu đồ quá trình thanh toán trong nội bộ Ban quản lý dự án
TT LƯU ĐỒ THỰC HIỆN 1 Người đề nghị thanh toán, tạm ứng. 2 Phụ trách bộ phận đề nghị thanh toán, tạm ứng. 3 LĐB, BGĐ 4 Bộ phận KT - TC 5 Bộ phận KT - TC 6 LĐB, BGĐ 7 Bộ phận KT – TC, Bộ phận Tổng hợp Ký duyệt
Thực hiện thanh toán và lưu hồ sơ Lập Phiếu chi tiền
Kiểm tra, xác nhận Ký duyệt Kiểm tra bộ chứng từ Lập hồ sơ thanh toán
Đưa ra quy trình thanh toán cho nhà thầu giúp cho Ban quản lý dự án của Công ty Xăng dầu Phú Thọ thực hiện tốt công việc này. Lưu đồ quá trình thanh toán cho các nhà thầu thiết kế, thi công được thể hiện như trong hình 3.6, các nhà thầu khác cũng thực hiện thanh toán tương tự.
TT LƯU ĐỒ THỰC HIỆN 1 Bộ phận QLTK (Bộ phận QLTC) 2 Nhà thầu, Bộ phận QLTK (Bộ phận QLTC) 3 Bộ phận KT-TC, Bộ phận QLTK (Bộ phận QLTC) 4 LĐB 5 LĐB 6 BGĐ 7 Bộ phận KT-TC, Bộ phận Tổng hợp
Hình 3.6. Quy trình thanh toán cho nhà thầu
Kiểm tra điều kiện tạm ứng, thanh toán thiết kế (thi công)
Chuyển BGĐ
Thực hiện thanh quyết toán và lưu hồ sơ
Phê duyệt hồ sơ thanh
toán
Phê duyệt thanh toán Kiểm tra hồ sơ tạm ứng, thanh toán
Lập hồ sơ tạm ứng, thanh toán
Như trình bày ở mục 3.2.2 thì hiện nay công tác tổ chức dữ liệu dự án chưa tốt, thiếu khoa học và khó tra cứu, chủ đầu tư chưa có những giải pháp hiệu quả
trong trao đổi thông tin. Để hoàn thiện lĩnh vực quản lý thông tin thì tác gỉa đưa ra các giải pháp về tổ chức dữ liệu dự án và trao đổi thông tin.
3.5.1 Tổ chức dữ liệu dự án
Các thành viên quản lý dự án cần phải dễ dàng tiếp cận những thông tin quan trọng của dự án, mọi số liệu về dự án đều phải được cập nhật và ghi nhận một cách hiệu quả. Trong suốt quá trình thực hiện dự án, sẽ có rất nhiều dữ liệu phát sinh. Mỗi mẩu thông tin đều đều có một giá trị sử dụng nào đó, cần phải nhận biết thông tin nào cần hay không cần lưu trữ.
Đối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót đang thực hiện thì nên tổ chức dữ liệu thành ba nhóm thông tin :
- Các hoạt động đã hoàn tất.
- Các hoạt động đang được tiến hành. - Các hoạt động chờđược bắt đầu
Việc quản lý dữ liệu dự án cần thực hiện những nội dung sau :
- Lập danh mục thông tin rõ ràng để dễ dàng tra cứu. Danh mục này nên
đươc đưa vào thư mục mà các thành viên quản lý dự án có thể tra cứu khi cần thiết. - Ghi lại những sai sót và bài học kinh nghiệm để làm tài liệu tham khảo sau này.
- Kiểm tra xem dữ liệu có được cập nhật đều đặn không. Tuy nhiên, cũng cần hạn chế việc tích lũy những thông tin không cần thiết bởi vì việc này có thể gây cản trở cho việc quản lý và sử dụng thông tin hiệu quả.
- Chỉ định người chuyên trách quản lý dữ liệu, có thể gọi là điều phối viên thông tin. Đây là cán bộ chịu trách nhiệm cập nhật thông tin, thu thập dữ liệu, tổ
chức và báo cáo thông tin khi cần thiết. Điều phối viên thông tin là cán bộ thực hiện nhiện nhiệm vụ hành chính thuộc bộ phận Tổng hợp của Ban quản lý dự án.
cách dễ dàng và thuận lợi khi cần thiết. Ngoài ra, nên khuyến khích việc trao đổi thông tin hai chiều bằng cách lắng nghe và đề nghị có thông tin phản hồi.
Một giải pháp trong trao đổi thông tin là sử dụng công nghệ thông tin. Nên tận dụng tối đa công nghệ mới để cải thiện việc trao đổi thông tin. Thư điện tử là một công cụ rất hữu ích giúp tiết kiệm thời gian khi được sử dụng đúng cách. Trong
đó cũng cần chú ý đến yếu tố tương thích phần mềm, nếu truyền một file dữ liệu qua đường thưđiện tử mà người nhận không có phần mền tương tựđể đọc file dữ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
liệu đó thì xem như việc trao đổi thông tin là không đạt kết quả và gây lãng phí thời gian. Đối với Ban quản lý dự án của Công ty xăng dầu Phú Thọ như mô hình tổ
chức quản lý dự án điều chỉnh thì nên sử dụng phần mềm Microsoft Office Outlook
để gửi thưđiện tử, quản lý và trao đổi thông tin.
3.6 Nhóm giải pháp quản lý nhân lực
Quản lý nhân lực là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quảđến đâu.
Hiện nay, chủđầu tư chưa thực hiện công tác lập kế hoạch nhân lực, chưa có
đủ nhân lực để thực hiện tốt các công việc quản lý dự án. Để hoàn thiện công tác quản lý nhân lưc cho dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót của Công ty Xăng dầu Phú Thọ thì tác giảđưa ra các giải pháp về lập kế hoạch nhân lực và quy trình tuyển dụng nhân sự.
3.6.1 Lập kế hoạch nhân lực
Trước hết cần ước tính nguồn nhân lực và các nguồn lực khác liên quan trong công tác quản lý dự án. Tính khả thi của bản kế hoạch nhân lực phụ thuộc vào việc so sánh chi phí ước tính các nguồn lực đó và các lợi ích kỳ vọng.
Nhân lực
Những nguồn lực khác
Tài chính
Công tác quản lý dự án cần bao nhiêu người
Xác định mức độ chuyên môn cần thiết Họ cần những kỹ năng nào Đánh gía xem ai sẽ chịu trách nhiệm với từng hoạt động của dự án Tính toán mỗi hoạt động cần các trang thiết bị, phương tiện gì? Xem xét các trang thiết bị,
phương tiện phục vụ công viêc
Xem xét việc sử dụng các hệ thống hiện có
Xem xét về nhu cầu về sử
dụng công nghệ thông tin
Xem xét chi phí phí của tất cả các nguồn lực
Ước tính chi phí các nguồn lực cho toàn bộ dự án
Kiểm tra nguồn ngân sách
đã được duyệt Kiểm tra xem các nguồn tài
chính đã đầy đủ và đã sẵn sàng cho dự án chưa?
nguồn lực ít hơn. Trong trường hợp này thì cần tìm kiếm những thỏa hiệp không làm ảnh hưởng đến mục tiêu chung của dự án. Ví dụ, có thể tuyển một người có kỹ
năng giỏi làm việc bán thời gian và giành phần công việc còn lại cho những người ít kinh nghiêm hơn nhưng vẫn có khả năng đảm nhận công việc.
Một số lưu ý trong công tác lập kế hoạch nhân lực: - Lập danh sách những người có thể giúp đỡ cho dự án.
- Xác định rõ vai trò của những nhân vật then chốt đối với dự án: Lãnh đạo Tập đoàn, chủ nhiệm dự án, những thành viên chủ chốt quản lý dự án, các chuyên gia kỹ thuật, khách hàng, những người hữu quan.
- Áp dụng các kỹ năng sống để xây dựng mối quan hệ tốt giữa những thành viên quản lý dự án.
- Đảm bảo những công việc quan trọng của dự án được giải quyết bởi những người thực sự tin tưởng và phù hợp về chuyên môn, kinh nghiệm, tính cách ....
3.6.2 Quy trình tuyển dụng nhân sự (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi mô hình tổ chức quản lý dự án được điều chỉnh như trình bày ở mục 3.1 của luận văn thì Công ty Xăng dầu Phú Thọ sử dụng mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án. Ngoài việc điều chuyển cán bộ từ các phòng chức năng sang Ban quản lý dự án thì Công ty cũng cần tuyển dụng thêm các cán bộ làm việc ở các bộ
phận chuyên môn. Quá trình tuyển dụng nhân sự cần tuân theo một quy trình nhất
định, lưu đồ quá trình trong công tác tuyển dụng được tác giả trình bày như trong hình 3.8.
THỨ TỰ LƯU ĐỒ QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN 1 LĐB, BGĐ 2 LĐB, BGĐ 3 Bộ phận Tổng hợp, LĐB 4 Bộ phận Tổng hợp 5 Bộ phận Tổng hợp, LĐB
6 BGĐ và phân công của
BGĐ
7 BGĐ, LĐB và phân
công của LĐB
8 Bộ phận Tổng hợp,
LĐB, BGĐ Thông báo tuyển dụng,
Tiếp nhận và ký hợp đồng chính thức Thử việc Tiếp nhận và K.Tra hồ sơ Phỏng vấn Loại Loại Loại Kiểm tra kế hoạch tuyển dụng Lập kế hoạch tuyển dụng Định biên về nhân sự
3.7 Nhóm giải pháp quản lý hoạt đông cung ứng và mua bán
Hoạt động cung ứng và mua bán là các công việc cần thiết để chủđầu tư có
được hàng hóa và dịch vụ từ bên ngoài thực hiện. Bao gồm các công tác đấu thầu, lựa chọn nguồn cung cấp hàng hóa và dịch vụ, thực hiện các thủ tục pháp lý và thủ
tục hành chính, quản lý hợp đồng và kết thúc hợp đồng.
Hiện nay, chủ đầu tư chưa thực hiện tốt các công tác lựa chon nhà thầu và quản lý quá trình thực hiện hợp đồng. Để hoàn thiện công tác quản lý hoạt động cung ứng và mua bán đối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót thì tác giảđưa ra các giải pháp về quy trình lựa chon nhà thầu cung cấp hàng hóa và thi công xây lắp, quy trình quản lý thực hiện hợp đồng. Đối với các quy trình này thì trong luận văn trình bày sơ lược về các lưu đồ quá trình trong công tác lựa chọn nhà thầu và thực hiện hợp đồng.
3.7.1 Quy trình lựa chon nhà thầu cung cấp hàng hóa và thi công xây lắp
Quy trình lựa chọn nhà thầu gói thầu mua sắm hàng hóa và thi công xây lắp thống nhất quy định, nội dung thủ tục đấu thầu từ khâu chuẩn bị kế hoạch đấu thầu, tổ chức đấu thầu, xét thầu, ... đến quyết định kết quảđấu thầu, đồng thời kèm theo biện pháp để đảm bảo chất lượng công tác lựa chọn nhà thầu. Quy trình thực hiện phù hợp với mô hình tổ chức quản lý dự án điều chỉnh như đã trình bày ở mục 3.1 của luận văn. Lưu đồ quá trình trong công tác tuyển dụng được tác giả trình bày như
THÚ TỰ LƯU ĐỒ QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN 1 Bộ phận Tổng hợp, LĐB 2 Bộ phận Tổng hợp 3 Bộ phận Tổng hợp, LĐB 4 Bộ phận Tổng hợp 5 Bộ phận Tổng hợp, TCG, LĐB 6 TCG 7 TCG 8 Tổ trưởng TCG 9 Bộ phận Tổng hợp, LĐB 10 Bộ phận Tổng hợp,
Đăng báo đấu thầu, trang điện tử (Nếu là đấu thầu rộng rãi)
Tiếp nhận đăng ký của các nhà thầu
Lập Báo cáo và Tờ trình lên BGĐxin phê duyệt danh sách ngắn (nếu là đấu thầu hạn chế) và Quyết định thành lập TCG, lập kế
hoạch triển khai công việc của TCG Phát hành HSMT/HSYC và tiếp nhận
HSDT/HSĐX. Mở
HSDT/HSĐX/HSDST/HSQT
Lưu giữ, TCG đánh giá Hồ sơ theo chế độ "Mật"
Tổng hợp các báo cáo đánh giá
Xem xét báo cáo tổng hợp
ầ
Thẩm tra, trình duyệt, lập Báo cáo đánh giá HSDT/HSĐX (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tờ trình xin phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu lên BGĐ
LĐB : Lãnh đạo Ban quản lý dự án Công ty Xăng dầu Phú Thọ
TCG : Tổ chuyên gia phân tích đánh giá Hồ sơ dự thầu, đề xuất, sơ tuyển ... HSMT/HSDT : Hồ sơ mời thầu/ Hồ sơ dự thầu HSYC/HSĐX : Hồ sơ yêu cầu/ Hồ sơđề xuất HSDST: Hồ sơ dự sơ tuyển HSQT : Hồ sơ quan tâm Bộ phận Tổng hợp : Bộ phận Tổng hợp Ban quản lý dự án 3.7.2 Quy trình quản lý thực hiện hợp đồng
Quy trình quản lý thực hiện hợp đồng nhằm quy định và đưa ra các thủ tục thống nhất, phối hợp thường xuyên giữa các bộ phận và cá nhân thuộc Ban quản lý dự án của Công ty Xăng dầu Phú Thọ trong quá trình quản lý thực hiện hợp đồng triển khai dự án. Đồng thời quy trình giúp cho việc tổng hợp tình hình thực hiện hợp
đồng theo định kỳ hoặc đột xuất, đề xuất biện pháp xử lý đối với các vi phạm hợp
đồng. Quy trình thực hiện phù hợp với mô hình tổ chức quản lý dự án điều chỉnh như đã trình bày ở mục 3.1 của luận văn. Lưu đồ quá trình trong công tác quản lý thực hiện hợp đồng được tác giả trình bày như trong hình 3.10.
THỨ TỰ LƯU ĐỒ THỰC HIỆN
1 Ban quản lý dự án
2 Nhà thầu, Ban quản
lý dự án
3 Nhà thầu, Ban quản
lý dự án 4 Các bộ phận chuyên môn 5 Các bộ phận chuyên môn, LĐB 6 Nhà thầu, Các bộ phận chuyên môn 7 Các bộ phận chuyên môn, LĐB 8 Các bộ phận chuyên môn, LĐB 9 Các bộ phận chuyên môn, LĐB 10 Các bộ phận chuyên môn, LĐB 11 Các bộ phận chuyên môn, LĐB, BGĐ Hình 3.10. Quy trình quản lý thực hiện hợp đồng 3.8 Nhóm giải pháp quản lý rủi ro dự án
Hiện nay, chủđầu tư chưa quan tâm và chưa có các chương trình quản lý rủi
Thông báo kênh trao đổi thông tin
Họp giao ban định kỳ
Kiểm tra thực hiện Hợp đồng
Phân công nhiệm vụ quản lý thực hiện Hợp đồng
Nhắc nhở Nhà thầu Khắc phục, phòng ngừa
Cập nhật thông tin HĐ Kiểm tra kết quả
thực hiện Xử phạt Nhà thầu
Nghiệm thu, bàn giao Thanh lý, kết thúc
Quản lý rủi ro là quá trình liên tục, được thực hiện trong tất cả các giai đoạn của chu kỳ dự án, kể từ khi mới hình thành cho đến khi kết thúc dự án. Dự án thường có rủi ro cao trong giai đoạn đầu hình thành. Trong suốt vòng đời dự án, nhiều khâu công việc cũng có mức độ rủi ro rất cao nên cần thiết phải phân chia thành nhiều giai đoạn để xem xét, phân tích rủi ro, trên cơ sở đó lựa chọn các giải pháp phù hợp nhằm giảm bớt và loại trừ rủi ro.
Xác định rủi ro là quá trình phân tích đánh giá, nhận dạng lĩnh vực rủi ro, các loại rủi ro tiềm tàng ảnh hưởng đến dự án. Nhận diện rủi ro không phải công việc chỉ diễn ra một lần mà đây là một quá trình thực hiện thường xuyên trong suốt vòng
đời dự án. Những căn cứ chính để xác định rủi ro là:
- Xuất phát từ bản chất sản phẩm dự án. Sản phẩm công nghệ chuẩn hóa ít bị
rủi ro hơn sản phẩm cần sự cải tiến đổi mới. Những rủi ro ảnh hưởng đến sản phẩm thường được lượng hóa qua các thông tin liên quan đến tiến độ và chi phí.
- Phân tích chu kỳ dự án.
- Căn cứ vào sơđồ phân tách công việc, lịch trình thực hiện dự án. - Phân tích chi phí đầu tư, nguồn vốn đầu tư.
- Căn cứ vào thiết bị, nguyên vật liệu cho dự án.
- Thông tin lịch sử các dự án tương tự về tình hình bán hàng, nhóm quản lý dự án. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót, một số nguyên nhân rủi ro có thể xảy ra như sau:
- Quản lý vĩ mô dự án: Cơ chế chính sách, thay đổi chính sách của nhà nước nói chung và ởđịa phương nơi đặt dự án nói riêng. Các quản lý nhà nước về kinh tế
như quản lý giá xăng dầu, quản lý tỷ giá và nguồn cung ngoại tệ. Các tác động này có thể làm chậm các thủ tục hành chính hay phải điều chỉnh phương án thiết kế, ...
- Tổ chức dự án: Tác động quyền lực của các nhà lãnh đạo cấp cao đến bộ
máy quản lý dự án.
- Nguồn quỹ và tài chính: Có sự thay đổi chính sách tài chính, thay đổi sự
cấu kết giữa các nhà tài chính ở Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam và Công ty Xăng dầu Phú Thọ. Các tác động này có thể gây khó khăn về quản lý chi phí hay thiếu vốn