- Quản lý chi phí thực hiện dự án.
a, Quản lý thời gian thực hiện dự án
Năm 2007, Công ty CP Tư vấn xây dựng Petrolimex đã được Chủđầu tư lựa chọn làm nhà thầu tư vấn Lập dự án đầu tư xây dựng cho dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót. Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, các rủi do do quản lý vĩ mô thực hiện dự án đã khiến việc triển khai dự án bị tạm dừng. Nguyên nhân chính của việc dừng triển khai dự án là do việc quản lý nhà nước về quy hoạch đô thị.
Năm 2010, dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót của Công ty Xăng dầu Phú Thọ tiếp tục được triển khai, chủđầu tưđã phải nhiều lần điều chỉnh tiến độ thực hiện dự án. Đến tháng 10/2010, bảng tiến độ kế hoạch thực hiện dự án đã được Chủđầu tư
phê duyệt.
Tiến độ thực tế đã thực hiện tính đến tháng 2/2012 được so sánh với tiến độ kế
họach mà chủđầu tư phê duyệt tháng 10/2010 như bảng 2.7.
BẢNG 2.7. SO SÁNH TIẾN ĐỘ THỰC TẾ THỰC HIỆN VỚI TIẾN ĐỘ THEO KẾ HOẠCH
Thứ tự
Tên công việc Tiến độ theo kế hoạch
Tiến độ thực tế thực hiện
1. Khảo sát ban đầu, Lập và trình duyệt báo cáo đầu tư.
Tháng 10/2010
đến tháng 2/2011
Tháng 10/2010 đến tháng 9/2011 2. Lập và phê duyệt Quy hoạch tỷ lệ
1/500. Tháng 10/2010 đến tháng 1/2011 Tháng 10/2010 đến tháng 9/2011 3. Lập dự án đầu tư xây dựng công trình, thiết kế cơ sở, trình và duyệt Dự án với các cấp lãnh đạo Tháng 2/2011 đến tháng 5/2011 Tháng 2/2011 đến tháng 01/2012 4. Đền bù giải phóng mặt bằng Tháng 6/2011 đến tháng 8/2011 Tháng 6/2011 đến tháng 01/2012 5. Khảo sát địa chất và Thiết kế bản vẽ thi công Tháng 9/2011 đến tháng 2/2011 Đang thực hiện
6. Thi công, xây dựng Tháng 1/2012
đến tháng 2/2012
Chưa thực hiện
Căn cứ vào bảng 2.7, ta có biểu đồ so sánh thời gian thực tếđã thực hiện và thời gian theo kế hoạch đối với các phần việc của dự án đã hoàn thành.
Hình 2.3 Biểu đồ so sánh thời gian thực tếđã thực hiện và thời gian theo kế hoạch
b, Quản lý chất lượng thực hiện dự án
Quản lý chất lượng thực hiện dự án là một trong những khâu rất quan trọng,
đặc biệt là với dự án đầu tư xây dựng mang tính chất sử dụng lâu dài, yếu tố an toàn
được đặt lên hàng đầu. Nhận thức được điều này, chủ đầu tư đã và sẽ thực hiện quản lý chất lượng dự án theo những nội dung sau:
- Quản lý chất lượng lập dự án đầu tư. - Quản lý chất lượng khảo sát xây dựng. - Quản lý chất lượng thiết kế xây dựng. - Quản lý chất lượng thi công xây dựng.
- Quản lý an toàn lao động và môi trường xây dựng. - Quản lý an toàn phòng chống cháy nổ. - Quản lý bảo hành công trình. - Quản lý bảo trì công trình. c, Quản lý chi phí thực hiện dự án 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Lập và phê duyệt báo cáo đầu tư
Quy hoạch tỷ lệ 1/500 Lập và phê duyệt dự án đầu tư Giải phóng mặt bằng
Thời gian theo kế hoạch (tháng) Thời gian thực tế thực hiện (tháng) Tháng
Vốn đầu tư cho dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót được lấy từ vốn tự
cân đối của Công ty Xăng dầu Phú Thọ, từ nguồn vốn tập trung của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam và vay ngân hàng. Việc quản lý vốn hay nói cách khác là quản lý chi phí thực hiện dự án trong giai đoạn hiện nay của Công ty Xăng dầu Phú Thọ theo các nội dung sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Quản lý việc lập kế hoạch vốn cho dự án đầu tư Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót, sử dụng phương pháp dự toán ngân sách từ trên xuống.
- Quản lý giá xây dựng công trình.
Hiện nay, chủ đầu tư đang sử dụng phương pháp dự toán ngân sách từ trên xuống. Quá trình lập ngân sách từ trên xuống được tóm tắt trong bảng 2.5.
BẢNG 2.8. QUÁ TRÌNH DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TỪ TRÊN XUỐNG
Thứ tự thực hiện
Cấp bậc
quản lý Nội dung chuẩn bị ngân sách ở từng cấp
1
Các nhà quản lý Tập đoàn
Chuẩn bị ngân sách dài hạn dựa trên mục tiêu của tổ chức, các chính sách và những điều kiện ràng buộc về nguồn lực
2 Các nhà quản lý Công ty
Lập ngân sách trung hạn và ngắn hạn cho bộ
phận chức năng phụ trách 3
Các nhà quản lý dự án (phòng chức năng)
Lập ngân sách hoạt động cho toàn bộ dự án và từng công việc cụ thể
Trên cơ sở chiến lược dài hạn, đồng thời dựa vào kinh nghiệm, yêu cầu nhiệm vụ và nguồn số liệu quá khứ liên quan đến dự án tương tự, các nhà quản lý Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Tập đoàn) hoạch định việc sử dụng ngân sách chung cho Công ty Xăng dầu Phú Thọ (Công ty). Các nhà quản lý ở Tập đoàn ước tính toàn bộ chi phí cũng như chi phí cho các nhóm công việc lớn của từng dự án. Sau đó các thông số này được chuyển xuống cho các nhà quản lý của Công ty. Các nhà quản lý Công ty tiếp tục tính toán chi phí cho từng công việc cụ thể liên quan. Quá trình dự tính chi phí được tiếp tục cho đến các nhà quản lý ở phòng chức năng của Công ty.
2.4 Đánh giá những kết quảđạt được và những hạn chế trong công tác Quản lý dự án đầu tưđối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót của Công ty xăng dầu Phú Thọ.
2.4.1 Đánh giá các kết quảđạt được trong công tác quản lý dự án
2.4.1.1 Quản lý tiến độ thực hiện dự án
Trong công tác quản lý dự án, chủđầu tưđã lập kế hoạch tiến độ thực hiện dự
án và điều chỉnh tiến độđể phù hợp với các thay đổi của dự án, phù hợp với diễn biến quá trình thực hiện dự án.
Đến nay, dự án đã hoàn thành giai đoạn chuẩn bị đầu tư, dự án đầu tư xây dựng đã được Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam phê duyệt. Các công việc dự án quan trọng khác đã hoàn thành bao gồm các thủ tục về đất và công tác đền bù giải phóng mặt bằng. Hoàn thành giai đoạn chuẩn bịđầu tư là một mốc quan trọng để Chủđầu tư tiếp tục triển khai dự án ở giai đoạn thực hiện đầu tư.
Trong giai đoạn thực hiên đầu tư, đơn vị tư vấn khảo sát và thiết kế hạng mục chính đã được lựa chọn theo hình thức chỉđịnh thầu, đó là Công ty CP Tư vấn xây dựng Petrolimex. Đây đồng thời cũng là đơn vị tư vấn lập dự án đầu tư xây dựng đã hoàn thành trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư của dự án. Đối với đơn vị tư
vấn này thì quá trình theo dõi dự án được thực hiện liên tục từ giai đoạn chuẩn bị đầu tưđến giai đoạn thực hiên đầu tư, kế thừa một cách tốt nhất các kết quả có được
ở giai đoạn trước của dự án.
Hiện nay Chủđầu tưđã lập bảng tiến độ tổng thể thực hiên dự án như sau:
Thứ tự Tên công việc Thời gian thưc hiện
1. Khảo sát thiết kế, thiết kế bản vẽ thi công Tháng 2/2012 đến tháng 5/2012 2. Thi công xây dựng phần kè đá, hệ thống
thoát nước và san lấp mặt bằng
Tháng 4/2012 đến tháng 6/2012 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thứ tự Tên công việc Thời gian thưc hiện 5. Thi công các hạng mục phụ trợ và các hạng mục hạ tầng kỹ thuật khác. Tháng 12/2012 đến tháng 4/2013 6. Khai thác sử dụng Tháng 5/2013 2.4.1.2 Quản lý chất lượng thực hiện dự án
Đối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót, Giám đốc của Công ty Xăng dầu Phú Thọ chỉđạo trực tiếp các Phòng chức năng quản lý dự án đảm bảo tuân thủ
các chủ trương đầu tư của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam. Trong quá trình triển khai chuẩn bị đầu tư, chủ đầu tư có cách thức trao đổi thông tin phù hợp khi có những vấn đề phát sinh để xin ý kiến chỉ đạo của Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam. Các phòng chức năng trong Công ty Xăng dầu Phú Thọ có trách nhiệm tuân thủ kế
hoạch chuẩn bị đầu tư và chuẩn bịđầy đủ các thủ tục pháp lý cho toàn bộ dự án và từng phần việc theo quy định hiện hành. Đồng thời, các phòng chức năng cũng có trách nhiệm báo cáo đánh giá kết quả thực hiện và rút kinh nghiệm cho công tác quản lý dự án, đề ra phương hướng thực hiện các công việc tiếp theo.
Công tác quản lý nhà thầu được thực hiện theo các quy định của Nhà nước về
quản lý đầu tư xây dựng cơ bản, bao gồm: - Đánh giá ban đầu,
- Theo dõi kết quả thực hiện.
Giai đoạn chuẩn bịđầu tư của dự án đươc chia làm hai giai đoạn: - Giai đoạn xây dựng ý tưởng.
- Giai đoạn phát triển ý tưởng.
Trong giai đoạn xây dựng ý tưởng, chủđầu tưđã thực hiện công tác xúc tiến
LƯU ĐỒ TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN VÀ PHÊ DUYỆT P.QLKT, BGĐ, Đơn vị tư vấn, P.QLKT P.QLKT, BGĐ P.QLKT, BGĐ P.QLKT, BGĐ, Tập đoàn P.QLKT, BGĐ P.QLKT, BGĐ P.QLKT, BGĐ, Tập đoàn Lập kế hoạch xúc tiến công tác lập dự án đầu tư
Lập tờ trình xin phê duyệt chủ trương
đầu tư
Xem xét phê duyệt
Lập báo cáo phân tích, tờ trình
Xem xét phê duyệt
Thu thập thông tin (đất đai, văn bản pháp lý,...)
Tìm kiếm các cơ hội đầu tư
Điều tra khảo sát hiện trạng (Hiện trạng đất đai, hiện trạng xã hội...)
KÝ HIỆU
Tập đoàn: Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam
P.QLKT: Phòng Quản lý kỹ thuật Công ty Xăng dầu Phú Thọ
BGĐ : Ban Giám đốc Công ty Xăng dầu Phú Thọ
CBĐT: Chuẩn bịđầu tư
UBND: Ủy ban nhân dân
Các phòng chức năng: Các phòng trong Công ty Xăng dầu Phú Thọ
Trong giai đoạn phát triển ý tưởng, chủđầu tưđã thực hiện công tác chuẩn bị đầu tư theo quy trình như hình 2.5
LƯU ĐỒ TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN VÀ PHÊ DUYỆT P.QLKT, Tập đoàn P.QLKT, Đơn vị tư vấn Tập đoàn, P.QLKT, BGĐ, UBND địa phương P.QLKT, Các sở ban ngành địa phương Các sở ban ngành địa phương P.QLKT, Tập đoàn P.QLKT, BGĐ, Tập đoàn Các phòng chức năng Hình 2.5. Quy trình chuẩn bịđầu tư
Hiện nay, chủ đầu tư đang sử dụng các phòng ban chức năng để quản lý dự
khảo sát và thu thập tài liệu(hiện trạng/quy h h ) Tiếp nhận chủ trương đầu tư Lập quy hoạch của dự án Xem xét và phân tích chủ trương đầu tư Phê duyệt Lập kế hoạch chuẩn bịđầu tư Thực hiện các thủ tục về đất đai & thủ tục pháp lý Xem xét phê duyệt Phê duyệt Thực hiện các thủ tục xin phép thực hiện dự án Phê duyệt Chuyển sang thực hiện Đầu tư (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong quá trình lập dự án đầu tư, đơn vị tư vấn đã phối hợp với chủ đầu tư
phân tích dòng chi phí dự án, công việc này có tác dụng giúp các nhà quản lý, chủ đầu tư, nhà thầu có kế hoạch chủđộng tìm kiếm đủ vốn và cung cấp theo đúng tiến
độđầu tư nhằm nâng cao hiệu quảđồng vốn.
Khái toán vốn đầu tư xây dựng công trình được lập dựa trên các căn cứ sau: - Khối lượng xây dựng và biện pháp thi công các hạng mục công trình. - Các văn bản pháp qui hiện hành về quản lý đầu tư và xây dựng
- Chào giá thiết bị của các hãng cung cấp thiết bị trong nước và nước ngoài - Dự toán thiết kế và quyết toán một số công trình kho cảng xăng dầu do Petrolimex đầu tư giai đoạn 2006-2009.
- Các chỉ tiêu tổng hợp được rút ra từ các công trình xây dựng tương tự đã
được xây dựng trong thời gian gần đây.
Kiểm soát chi phí là việc kiểm tra theo dõi tiến độ chi phí, xác định những thay đổi so với kế hoạch, trên cơ sởđó đề xuất các giải pháp để quản lý hiệu quả chi phí dự án. Đối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót, chủ đầu tư đã thực hiện kiểm soát chi phí ở những nội dung sau:
- Lập dự toán ngân sách theo phương pháp dự toán từ trên xuống.
- Kiểm soát việc thực hiện chi phí đối với những công việc đã thực hiện để
xác định mức chênh lệch so với kế hoạch.
- Thông tin cho cấp thẩm quyền về những thay đổi được phép.
2.4.2 Đánh giá những hạn chế về mô hình tổ chức quản lý dự án
Hình thức quản lý đầu tưđã được phê duyệt là: Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án. Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đã giao cho Công ty Xăng dầu Phú Thọ làm chủđầu tưđối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót.
Đối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót, các công việc quản lý được ban giám đốc giao cho các phòng chức năng của công ty mà không thành lập ra Ban quản lý dự án. Đồng thời, xét về vai trò và trách nhiệm của các thành viên tham gia quản lý dự án thì chủđầu tưđang sử dụng mô hình tổ chức quản lý dự án theo chức năng. Mô hình tổ chức quản lý dự án được mô phỏng theo hình 2.7.
Hình 2.6. Mô hình tổ chức quản lý dự án đang thực hiện
Theo mô hình tổ chức quản lý dự án như sơđồ trên thì dự án đã được đặt vào một phòng chức năng của công ty là phòng Quản lý kỹ thuật. Ngoài các thành viên trực thuộc phòng Quản lý kỹ thuật, các thành viên khác tham gia quản lý dự án
được điều động tạm thời từ các phòng chức năng liên quan, họ vẫn thuộc quyền quản lý của phòng chức năng nhưng lại đảm nhận phần việc chuyên môn của mình trong quá trình quản lý điều hành dự án.
Trong mô hình chủđầu tư trực tiếp quản lý dự án, đồng thời tổ chức quản lý dự án theo chức năng như trên, giám đốc công ty hiện đóng vai trò là chủ nhiệm dự
án, phòng Quản lý kỹ thuật đóng vai trò tổ chức thực hiện các công việc quản lý dự
án dưới sựđiều hành của giám đốc. Phó Giám đốc 2 Phó Giám đốc 1 Giám đốc: Chủ nhiệm dự án Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán – Tài chính Phòng Tổ chức hành chính Phòng Quản lý kỹ thuật: Quản lý dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót
- Trưởng phòng Quản lý kỹ thuật giữ vai trò phó chủ nhiệm dự án.
- 01 cán bộ trực thuộc phòng Quản lý kỹ thuật giữ vai trò quản lý chung công tác triển khai thực hiện dự án.
- Các thành viên khác trong công ty được giao nhiệm vụ tùy theo yêu cầu của dự án và đề xuất của phòng Quản lý kỹ thuât.
Mô hình tổ chức quản lý dự án mà chủ đầu tư đang áp dụng đối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót có một số hạn chế như sau:
- Khó đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ mà Tập đoàn xăng dầu Việt Nam giao cho chủ đầu tư của dự án là Công ty Xăng dầu Phú Thọ, đặc biệt là yêu cầu về tiến
độ thực hiện dự án.
- Dự án được đặt dưới sự quản lý của phòng Quản lý kỹ thuật nhưng phòng này thường có xu hướng quan tâm nhiều hơn đến chức năng nhiệm vụ chính của phòng mà chưa tập trung nhiều vào việc giải quyết thỏa đáng các vấn đề của dự án,
đặc biệt là các vấn đề không thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng này. Tình trang
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});