Chương II đã nêu khái quát về Công ty Xăng dầu Phú Thọ và dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót. Nội dung chính của chương II là phân tích và đánh giá công tác quản lý dự án đầu tưđối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót. Trong đó, tác giả đã nêu lên những vấn đề bất ổn về mô hình tổ chức quản lý dự án mà chủ đầu tưđang áp dụng đối với dự án này. Đồng thời, cũng đã chỉ ra những hạn chếđối với các lĩnh vực quản lý dự án mà chủđầu tưđã thực hiện và một số lĩnh vực khác chủđầu tư chưa thực hiện hoặc có ít sự quan tâm.
Trong giai đoạn hiện nay khi dự án đã chuyển sang giai đoạn thực hiện đầu tư thì việc điều chỉnh, hoàn thiện mô hình tổ chức quản lý dự án là rất cần thiết. Bên cạnh đó thì việc quản lý các lĩnh vực của dự án cần được quan tâm đầy đủ hơn cũng như cần có các giải pháp phù hợp hơn đối với các lĩnh vực quản lý dự án mà chủ đầu tưđang thực hiện.
Do đó, đối với chương III của luận văn thì tác giả sẽ dựa vào cơ sở lý luận trình bày ở chương I và những nghiên cứu ở chương II để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án đầu tưđối với dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót của Công ty Xăng dầu Phú Thọ. Các nhóm giải pháp được đưa ra tập trung vào những nội dung sau:
• Mô hình tổ chức quản lý dự án. • Quản lý tiến độ thực hiện dự án.
• Quản lý chất lượng thực hiện dự án. • Quản lý chi phí thực hiện dự án. • Quản lý thông tin. • Quản lý nhân lực. • Quản lý hoạt động cung ứng và mua bán. • Quản lý rủi ro dự án.
CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯĐỐI VỚI DỰ ÁN MỞ RỘNG KHO XĂNG DẦU BẾN GÓT CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU PHÚ THỌ
3.1 Giải pháp về mô hình tổ chức quản lý dự án
3.1.1 Lựa chọn mô hình tổ chức quản lý dự án phù hợp.
Trong mục 2.4.2 tác giảđã trình bày về mô hình tổ chức quản lý dự án mà chủ đầu tưđang thực hiện là :
- Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án mà trong đó Công ty Xăng dầu Phú Thọ sử dụng các phòng chức năng để quản lý dự án, không thành lập Ban quản lý dự án.
- Xét về vai trò và trách nhiệm của các thành viên tham gia quản lý dự án thì chủđầu tưđang sử dụng mô hình tổ chức quản lý dự án theo chức năng.
Mô hình tổ chức này tồn tại nhiều hạn chế, dựa vào những căn cứ để lựa chọn mô hình tổ chức quản lý dự án nhưđã trình bày ở mục 1.3.2 thì tác giả đưa ra giải pháp điều chỉnh mô hình tổ chức quản lý dự án như sau :
- Hình thức chủđầu tư trực tiếp quản lý dự án nhưng thành lập ra Ban quản lý dự án để quản lý việc thực hiện các công việc dự án theo sựủy quyền.
- Thay cho mô hình chức quản lý dự án theo chức năng là mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án.
3.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý dự án.
Mô hình tổ chức quản lý dự án sau khi điều chỉnh được mô phỏng như sơđồ
Hình 3.1. Mô hình tổ chức quản lý dự án điều chỉnh
Theo mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án như trên thì các thành viên ban quản lý dự án tách hoàn toàn khỏi phòng chức năng chuyên môn, chuyên thực hiện quản lý điều hành dự án theo yêu cầu được giao. Mô hình này áp dụng có hiệu quả trong trường hợp có một số dự án tương tự nhau được thực hiện hoặc trong trường hợp thực hiện những công việc mang tính đồng nhất, yêu cầu cụ thể cao, đòi hỏi quản lý tỉ mỉ, chi tiết, phù hợp với các dự án đầu tư xây dựng của Công ty Xăng dầu Phú Thọ.
Hiện nay, ngoài dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót thì Công ty Xăng dầu Phó Giám đốc 2 Phó Giám đốc 1 Giám đốc công ty Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán – Tài chính Phòng Tổ chức hành chính Ban Quản lý dự án Bộ phận Tổng hợp Phòng Quản lý kỹ thuật Bộ phận Quản lý thiết kế Bộ phận Quản lý chất lượng và tiến độ Bộ phận Quản lý thi công Bộ phận Kế toán – Tài chính
Theo như mô hình tổ chức quản lý dự án điều chỉnh được trình bày ở mục 3.1 của luận văn thì nhiệm vụ của lãnh đạo và các bộ phận được phân công thực hiện dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót như sau:
- Giám đốc công ty: Vì dự án Mở rộng kho xăng dầu Bến Gót được xác định là dự án trọng điểm của Chủđầu tư nên Giám đốc giữ vai trò là Chủ nhiệm dự án.
- Phụ trách Ban quản lý dự án (Trưởng Ban quản lý dự án): Giữ vai trò Phó chủ nhiệm dự án.
- Bộ phận Tổng hợp:
+ Thực hiện nhiệm vụ hành chính: Theo dõi công việc, tổng hợp kết quả thực hiện công việc của các bộ phận trong Ban quản lý dự án để báo cáo lãnh đạo; tổ
chức soạn thảo, phiên dịch, in ấn các loại giấy tờ và biểu mẫu dùng trong giao dịch nội bộ, giao dịch với bên ngoài; quản lý, lưu trữ hồ sơ tài liệu và các công văn đi, công văn đến, phiếu giao việc.
+ Thực hiện nhiệm vụ chuyên môn kỹ thuật: Chủ trì công tác lập kế hoạch
đấu thầu, đề xuất hình thức đấu thầu, đề xuất cơ cấu các thành viên và nhiệm vụ
mỗi thành viên trong hội đồng thầu, chủ trì công tác lập hồ sơ mời thầu, tổ chức mời thầu và tiếp nhận hồ sơ dự thầu, báo cáo kết quả xét thầu.
- Bộ phận Quản lý thiết kế:
+ Quản lý và tham gia các hoạt động thiết kế quy hoạch, kiến trúc, kỹ thuật của các dự án.
+ Lập kế hoạch, tổ chức điều phối và giám sát việc thực hiện các công tác thiết kế đối với các bên liên quan như Tư vấn thiết kế, tư vấn thẩm tra, trình duyệt,... (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Trực tiếp thực hiện công tác thiết kế, lập dự toán các hạng mục công trình, công trình theo sự chỉđạo của lãnh đạo.
+ Quản lý, kiểm tra chất lượng hồ sơ thiết kế nhằm đáp ứng quy chuẩn, tiêu chuẩn, quy định xây dựng hiện hành của các cơ quan chức năng. Phối hợp với các bên liên quan kiểm tra xác nhận trước khi trình người có thẩm quyền phê duyệt hồ
sơ bản vẽ thi công.
+ Chủ trì tiếp nhận, chịu trách nhiệm sử lý các thông tin và yêu cầu liên quan
+ Tham mưu giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý chi phí đầu tư
xây dựng trong quá trình thực hiện dự án.
+ Quản lý và kiểm tra dự toán do đơn vị tư vấn thiết kế thực hiện. Theo dõi cập nhật thống kê thông báo giá, giá cả thị trường của các vật tư, thiết bị trong xây dựng để phục vụ công tác đấu thầu và quản lý chi phí của các gói thầu.
+ Tìm kiếm, đề xuất và tham gia vào quá trình lựa chọn các nhà thầu tư vấn thiết kế, tư vấn thẩm tra.
- Bộ phận Quản lý chất lượng và tiến độ:
+ Quản lý chung về chất lượng và tiến độ thực hiện dự án, lập tiến độ tổng thể cho dự án.
+ Kiểm tra, giám sát công tác lập bảng tiến độ cũng như việc tuân thủ tiến độ
của nhà thầu và các bên liên quan. Đề xuất các biện pháp đẩy nhanh tiến độ và là
đầu mối báo cáo về tiến độ của dự án.
+ Xây dựng quy trình, quy định và hướng dẫn thực hiện công tác quản lý chất lượng của dự án.
+ Kiểm tra đánh giá đột xuất tình hình chất lượng thực hiện dự án, chất lượng thi công xây dựng.
+ Tham gia nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình, nghiệm thu giai đoạn thi công xây dựng theo sự phân công của lãnh đạo.
- Bộ phận quản lý thi công:
+ Quản lý trực tiếp quá trình thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị.
+ Đại diên chủđầu tưđể trao đổi và làm việc với chính quyền địa phương về
các vấn đề liên quan đến thi công xây dựng.
+ Kiểm tra, giám sát và đôn đốc các nhà thầu thi công, lắp đặt thiết bị, tư vấn giám sát thực hiện công việc theo đúng quy trình quản lý chất lượng, đúng thiết kế, tiến độ và biện pháp thi công được duyệt.
+ Báo cáo định kỳ về tiến độ thi công, tình hình cung cấp nhân lực và vật tư
thiết bị của nhà thầu cho lãnh đạo và các bộ phận khác của Ban quản lý dự án. + Trực tiếp sử lý, phê duyệt các vấn đề phát sinh trên công trường trong thẩm quyền cho phép. Trong trường hợp vượt quá thẩm quyền thì xin ý kiến lãnh đạo hoặc chuyển về các phòng ban chuyên môn của Ban quản lý dự án, có kèm theo ý kiến của bộ phân mình về nội dung công việc cần giải quyết.
+ Kiểm tra và ký xác nhận hồ sơđề nghị thanh quyết toán, hồ sơ hoàn công về các yêu cầu chất lượng và số lượng, tính pháp lý của hồ sơ, sự tuân thủ của nhà thầu đối với các quy định trong văn bản, hợp đồng đã ký.
+ Đề xuất các biện pháp đảm bảo chất lương thi công và đẩy nhanh tiến độ
thi công của dự án.
+ Tham gia vào quá trình đấu thầu lựa chọn nhà thầu thi công, lắp đặt thiết bị, tư vấn giám sát theo sự phân công của lãnh đạo.
- Bộ phận kế toán – Tài chính:
+ Quản lý tài chính, kế toán cho Ban quản lý dự án. Tư vấn cho lãnh đạo về
lĩnh vực tài chính. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Thực hiện toàn bộ công việc kế toán của Ban quản lý dự án như: Kế toán tiền mặt, kế toán tài sản cố định, kế toán chi phí, kế toán giá thành, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương,...
+ Quản lý hệ thống sổ sách, chứng từ kế toán của dự án.
+ Tính toán, cân đối tài chính cho Ban quản lý dự án nhằm đảm an toàn về
mặt tài chính trong hoạt động của dự án.
+ Kiểm tra, đánh giá và trình duyệt các hồ sơ đề nghị tạm ứng, thanh quyết toán của các nhà thầu.
+ Xây dựng các quy trình liên quan đến việc thanh quyết toán, quản lý chi phí thực hiện dự án.
+ Tham gia vào quá trình đấu thầu lựa chọn các nhà thầu theo sự phân công của lãnh đạo.
Ngoài các nhiệm vụ chính theo sự phân công như trên thì các bộ phận trong Ban quản lý dự án còn thực hiện nhiệm vụ chung trong công tác quản lý dự án:
Thông báo, cung cấp thông tin, phối hợp với các bộ phận khác và cá nhân liên quan
để thực hiện nhiệm vụ chung của Ban quản lý dự án.
Với mô hình tổ chức quản lý dự án điều chỉnh thì Công ty Xăng dầu Phú Thọ
có thể thực hiện tốt công tác tổ chức đấu thầu, phê duyệt hồ sơ thiết kế, nhiệm vụ được giao đối với từng cán bộ chuyên trách cũng được rõ ràng hơn, việc báo cáo và xem xét giải quyết các công việc phát sinh có thể được thực hiện một cách nhanh nhất.
3.2 Nhóm giải pháp quản lý tiến độ thực hiện dự án
Qua phân tích ở mục 2.4.2 của luận văn thì công tác tư vấn thiết kế thực hiện chậm và có nhiều sai sót, công tác giám sát tiến độ thực hiện của nhà thầu chưa được chặt chẽ, chủđầu tư chưa áp dụng phương pháp phân tích hiện đại trong việc tính toán thời gian thực hiện từng hạng mục công trình và thời gian thực hiện toàn bộ dự án
Các giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý tiến độ thực hiện dự án được tác giả đưa ra là : Áp dụng phương pháp phân tích hiện đại để quản lý tiến trình thực hiện dự án ; giám sát chặt chẽ tiến độ thực hiện của nhà thầu ; công tác lựa chọn các nhà tư vấn.
3.2.1 Áp dụng phương pháp phân tích hiện đại để quản lý tiến trình thực hiện dự án
Đối với dự án Kho xăng dầu Bến Gót thì cần sử dụng phương pháp sơ đồ
Gant để quản lý tiến trình thực hiện dự án, đồng thời bổ sung các kí hiệu trên sơđồ
Gant trong quá trình giám sát tiến độ thực hiện. Nội dung của phương pháp này như
sau :
(1) Phân tích chi tiết các hoạt động của dự án. (2) Sắp xếp hợp lý trình tự thực hiện các hoạt động. (3) Xác định khoảng thời gian thực hiện từng hoạt động.
Các công việc trên nên sử dụng phần mềm Microsoft project để hỗ trợ thực hiện, giúp cho công tác lập sơđồ Gant được nhanh chóng và dễđiều chỉnh. Để giám sát tiến trình thực hiện dự án thì cần bổ sung vào sơ đồ Gant các kí hiệu về những nội dung sau: - Hoạt động đã thực hiện. - Thực hiện chậm trễ so với kế hoạch. - Thời điểm cần giám sát hoạt động. - Kết thúc hoạt động quan trọng. - Kết quả quan trọng cần đạt.
- Báo cáo tài chính quan trọng cần làm.
Phương pháp trên giúp cho nhà quản lý dự án biết được nhiệm vụ cụ thể từng hoạt động, thứ tự thực hiện, thời gian thực hiện, thời điểm bắt đầu và kết thúc từng hoạt động, biết được tổng thời gian cần thiết thực hiện dự án. Đồng thời giúp cho các thành viên quản lý dự án biết được trạng thái động về tiến trình thực hiện dự án khi sử dụng thêm các ký hiệu trong kiểm tra giám sát các hoạt động.
3.2.2 Giám sát chặt chẽ tiến độ thực hiện của nhà thầu
Như đã trình bày trong mục 3.1 của luận văn thì tác giảđã đưa ra giải pháp về mô hình tổ chức quản lý dự án. Công tác quản lý tiến độ thực hiện theo mô hình này vì thế cũng thuận lợi hơn nhiều. Trước đây, chế độ báo cáo, lập tờ trình phải thực hiện từ phòng chức năng của công ty lên ban lãnh đạo công ty rồi mới gửi lên Tập đoàn để xem xét và phê duyệt, quá trình chờ đợi việc xem xét của Tập đoàn thường ảnh hưởng đến tiến độ của dự án. Quá trình này giờđây đã được rút ngắn đi rất nhiều khi dự án được triển khai thực theo mô hình tổ chức quản lý dự án điều chỉnh. Công ty xăng dầu Phú thọ đã có đủ năng lực để tổ chức đấu thầu, phê duyệt hồ sơ thiết kế thay cho công việc của Tập đoàn trước đây.
Ban quản lý dự án phải đảm nhận vai trò Đại diện chủđầu tư nên sẽ gặp khó khăn trong việc tổ chức nhân sự giám sát tiến độ thi công của nhà thầu. Vì thế để
công tác giám sát được chặt chẽ và thường xuyên hơn, ban quản lý dự án cần thực hiện một số giải pháp là :
- Đối với các nhà thầu được lựa chọn, thực hiện nghiêm túc những cam kết quy định mức thưởng và phạt vi phạm hợp đồng về tiến độ thi công.
- Luôn luôn cập nhật các công việc dự án đang thực hiện và chuẩn bị thực hiện để lường trước các khó khăn có thể phát sinh như thời tiết không thuận lợi, thiếu mặt bằng tổ chức thi công, thiếu điện nước phục vụ thi công,...Từ đó có thể (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});