4.1.2.1 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
a. Chứng từ
Chứng từ công ty sử dụng bao gồm: phiếu xuất kho, phiếu tính giá thành sản phẩm hoàn thành, phiếu nghiệm thu sản phẩm hoàn thành và các chứng từ khác có liên quan.
b. Giải thích lưu đồ luân chuyển chứng từ
Kế toán vật tư, kiêm TSCĐ khi nhận được phiếu yêu cầu nguyên vật liệu đã ký duyệt do đội thi công gửi đến tiến hành lập phiếu xuất kho thành 3 liên, gửi 2 liên cho bộ phận kho để xuất kho nguyên liệu, liên còn lại gửi cho kế toán tổng hợp.
Hàng ngày, khi kế toán tổng hợp khi nhận được phiếu xuất kho, bảng thanh toán tiền lương do kế toán lương gửi đến và bảng kê chi phí sản xuất chung do kế toán TSCĐ, công nợ gửi đến (vào cuối kỳ) sẽ tiến hành nhập liệu các chứng từ này vào phần mềm kế toán, lập chứng từ ghi sổ. Phần mềm sẽ tự động tính giá thành công trình hoàn thành dựa vào các số liệu đã nhập hàng
46
ngày và cuối kỳ. Kế toán sẽ kết chuyển ra phiếu tính giá thành công trình hoàn thành, căn cứ phiếu tính giá thành và chứng ghi sổ tổng hợp máy tính sẽ thực hiện xử lý kết chuyển các số liệu qua ghi sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản liên quan giá vốn. Các chứng từ, sổ sách được tổ chức lưu trữ theo quy định.
c. Nhận xét lưu đồ
* Ưu điểm
Các chứng từ của công ty đều được phản ánh và thực hiện nhập liệu ghi chép và mở sổ chi tiết, sổ cái theo quy định, các chứng từ được luân chuyển theo trình tự.
Các phiếu xuất kho nguyên liệu sử dụng cho thi công công trình đều dựa vào phiếu yêu cầu nguyên vật liệu đã được ký duyệt để làm căn cứ xuất kho. Tránh được tình trạng xuất kho nguyên vật liệu sử dụng không đúng mục đích, gây lãng phí.
Có sự phân chia trách nhiệm giữa các nhân viên kế toán với nhau.
Các chứng từ, sổ sách đều được tổ chức lưu trữ, bảo quản theo quy định và được in khi cần thiết.
* Nhược điểm
Do tính chất là công ty xây dựng, nên khi thực hiện xong một công trình hoặc một hạng mục của công trình mới tính giá thành và kết chuyển sang giá vốn nên hầu hết các nghiệp vụ liên quan đến giá vốn thường dồn vào cuối kỳ mới hạch toán.
Các chứng từ ghi sổ đều được lập trên phần mềm dễ dẫn đến sai sót do nhập sai hoặc nhập thiếu các hóa đơn, chứng từ.
Chưa có sự so sánh, đối chiếu giữa các chứng từ trước khi nhập liệu vào phần mềm sẽ ảnh hưởng đến các số liệu bị sai khi kết chuyển giá vốn.
* Thủ tục kiểm soát
Kiểm tra lại thông tin chứng từ, kiểm tra tính đầy đủ trong hạch toán kế toán, phản ánh đúng nghiệp vụ thực tế phát sinh, thời gian phát sinh.
Kiểm tra đối chiếu số lượng yêu cầu và thực xuất để tránh lãng phí nguyên vật liệu.
Các chứng từ nghiệp vụ phát sinh phải được nhập liệu vào máy tính theo thời gian chứng từ phát sinh để tránh thiếu sót trong nhập liệu. Phản ánh đúng từng tài khoản kế toán và nội dung kế toán.
47
Kế toán vật tư, TSCĐ Kế toán tổng hợp
A KT lương KT TSCĐ Bắt đầu Phiếu tính giá thành Phiếu yêu cầu
NVL đã ký Phiếu
xuất kho thanh toán Bảng tiền lương Bảng kê chi phí sản xuất chung Sổ chi tiết Lập phiếu xuất kho
Nhập liệu vào phần mềm Sổ cái
Chứng từ ghi sổ loại tổng hợp Phiếu tính giá thành Phiếu yêu cầu NVL đã ký Lập chứng từ ghi sổ, tính giá thành Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho Bảng thanh toán tiền lương Bảng kê chi phí sản xuất chung Phiếu tính giá thành Chứng từ ghi sổ loại tổng hợp BP kho Kết thúc A
d. Lưu đồ luân chuyển chứng từ ghi nhận giá vốn
Chứng từ ghi sổ loại tổng hợp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ghi sổ chi tiết, sổ cái
48
4.1.2.2 một số nghiệp vụ phát sinh trong quý II 2014
* Ngày 11/04 Lê Văn Bẩy thanh toán tiền mua nguyên vật liệu cầu Kênh Ranh.
- Chứng từ kèm theo: hóa đơn bán hàng, giấy đề nghị thanh toán.
- Căn cứ vào hóa đơn bán hàng lập chứng từ ghi sổ, tính giá thành sản phẩm hoàn thành. Căn cứ vào chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ loại tổng hợp (xem phụ lục 1), sổ cái (phụ lục 2), sổ chi tiết (phụ lục 3).
* Ngày 13/05 Lê Đức Thịnh tạm ứng kinh phí cầu Kênh Quận. - Chứng từ minh họa: phiếu chi số 12, giấy đề nghị tạm ứng.
- Căn cứ vào phiếu chi lập chứng từ ghi sổ, tính giá thành sản phẩm hoàn thành. Căn cứ vào chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ loại tổng hợp (xem phụ lục 1), sổ cái (phụ lục 2), sổ chi tiết (phụ lục 3).
* Ngày 31/05 Lê Văn Bẩy nhận vật tư và nhiên liệu cầu Kênh Ranh. - Chứng từ minh họa: phiếu xuất kho số 063
- Căn cứ vào phiếu xuất kho lập chứng từ ghi sổ, tính giá thành sản phẩm hoàn thành. Căn cứ vào chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ loại tổng hợp (xem phụ lục 1), sổ cái (phụ lục 2), sổ chi tiết (phụ lục 3).
Nhận xét chứng từ: phiếu chi, phiếu xuất kho, giấy đề nghị,... là mẫu chứng từ bắt buộc theo đúng quy định của Bộ tài chính. Các thông tin trên chứng từ được điền đầy đủ và rõ ràng. Tuy nhiên, một số chứng từ chưa có xác nhận đầy đủ của công ty.