3.2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty
Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty
3.2.2 Chức năng của các phòng ban
- Ban Giám Đốc
Chịu trách nhiệm trước Đảng ủy và Bộ Tư Lệnh Quân khu thực hiện công việc lãnh đạo, quản lý đối với toàn bộ hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của công ty, quyết định các chiến lược kinh doanh dài hạn cũng như ngắn hạn, thực hiện mục tiêu doanh thu và lợi nhuận được Quân khu giao cho hằng năm: bảo toàn và phát triển vốn, đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên trong công ty, thực hiện các nghĩa vụ thu nộp chỉ tiêu, ngân sách thuế về Quân khu và Nhà Nước theo quy định.
-Giám Đốc
Lãnh đạo theo chế độ một thủ trưởng và điều lệ hoạt động của công ty. Chịu trách nhiệm điều hành toàn bộ hoạt động của công ty, đi sâu vào các mặt
Ban Giám Đốc Phòng Tổ chức hành chính Phòng Kế toán Phòng Kế hoạch - kỹ thuật Xí nghiệp cầu đƣờng Xí nghiệp công trình vật cản 7 Xí nghiệp khảo sát thiết kế tƣ vấn xây dựng Xí nghiệp 630
tổ chức, nhân sự, chính sách lao động, tiền lương, định hướng chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh, giám sát, kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, công tác xây dựng và phát triển đoàn thể.
Chịu trách nhiệm về các quyết định của mình trước Đảng, Nhà nước và pháp luật nước Cộng Hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
-Phó Giám Đốc
Thực hiện nhiệm vụ do Giám Đốc phân công hoặc ủy quyền và có quyền quyết định các phần việc đó.
Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc và Nhà nước về kết quả thực hiện nhiệm vụ của mình được phân công.
Tham mưu đề xuất lên Giám Đốc những kiến nghị, chiến lược kinh doanh có hiệu quả cho công ty. Cùng tập thể Ban Giám Đốc chịu trách nhiệm những quyết định quan trọng.
- Phòng tổ chức hành chính
Quản lý và phát triển nguồn nhân lực, tham mưu cho ban Giám Đốc trong việc bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ công nhân viên (cán bộ quản lý, cán bộ khoa học kỹ thuật, thợ lành nghề, nhân viên…) trong từng đơn vị sản xuất cũng như các phòng ban trong công ty. Theo dõi, đào tạo, tuyển chọn bổ sung đội ngũ cán bộ kế cận để duy trì và ổn định cũng như phát triển nguồn nhân lực phục vụ cho chiến lược sản xuất kinh doanh của công ty.
Là cơ quan giúp ban Giám Đốc trong việc thực hiện đúng và kịp thời các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước về chính sách cán bộ như xét nâng lương, đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật và chính sách xã hội khác.
Chịu trách nhiệm tổ chức các hoạt động của Đảng và các tổ chức quần chúng trong công ty, đại diện và bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho người lao động khi quyền lợi công dân bị xâm phạm…
- Phòng kế toán
Là cơ quan giúp Giám Đốc trong việc quản lý tài chính doanh nghiệp theo đúng các chế độ chính sách tài chính do Nhà nước quy định.
Khai thác và sử dụng nguồn vốn từng công trình, cân đối kịp thời nguồn thu, chi đảm bảo doanh thu và lợi nhuận.
Thực hiện kịp thời việc cân đối kế toán, báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh định kỳ trong toàn bộ công ty; chấn chỉnh, giúp các đơn vị trong công
tác ghi chép sổ sách kế toán đúng quy định, khoa học. Đề xuất kịp thời tháo gỡ các khó khăn cho các đơn vị về công tác tài chính.
Duyệt quyết toán hàng tháng cho các xí nghiệp, các đội sản xuất trực thuộc theo quy định
Thực hiện chế độ báo cáo tài chính định kỳ theo quy định cũng như các báo cáo nhanh để giúp Giám Đốc ra các quyết định kịp thời chỉ đạo điều hành sản xuất một cách có hiệu quả.
Thực hiện đúng các nghĩa vụ thuế đối với nhà nước, các khoản phải nộp khác cho ngân sách Quân khu, đảm bảo ngân sách lành mạnh.
- Phòng kế hoạch kỹ thuật
Là cơ quan tham mưu cho Giám Đốc trong việc lập chiến lược kinh doanh, kế hoạch sản xuất kinh doanh hằng năm cũng như trong từng giai đoạn, từng ngành nghề một cách có hiệu quả nhất.
Kiểm tra theo dõi tình hình sản xuất kinh doanh đối với các đơn vị sản xuất, các xí nghiệp, các đội. Nắm cụ thể tình hình thực hiện kế hoạch hàng tháng, hàng quý; chất lượng sản phẩm, chất lượng các công trình, định mức sản xuất chung của các đơn vị. Đề xuất kịp thời, tháo gỡ các khó khăn nảy sinh trong quá trình sản xuất.
- Quan hệ với khách hàng trong và ngoài quân đội để tiêu thụ sản phẩm, tìm kiếm liên hệ các công trình xây dựng, tham gia và lập hồ sơ đấu thầu công trình xây dựng, công trình giao thông…để đảm bảo đủ việc làm cho các đơn vị.
Tham mưu cho Giám Đốc về kế hoạch đầu tư phát triển, mở rộng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, giữ vững thị trường mục tiêu và phát triển tăng thị trường kinh doanh trong từng năm.
-Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ về nghiệp vụ cho Đảng ủy, Ban
Giám Đốc và phòng kinh tế Quân khu.
-Tham mưu và giúp Giám Đốc điều hành chỉ đạo về công tác kỹ thuật,
chất lượng kỹ thuật về các công trình xây dựng, chất lượng các sản phẩm vật liệu xây dựng.
-Duyệt các giải pháp, thanh toán, giám sát kỹ thuật tiến độ thi công cụ
thể cho từng đội xây dựng, từng công trình.
-Kiểm tra theo dõi chất lượng công trình, ngăn ngừa và xử lý kịp thời
theo nghị định 25/CP của chính phủ về quản lý và đầu tư trong xây dựng cơ bản.
-Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác kỹ thuật hàng tháng, quý,
năm. Theo dõi quản lý số lượng, lý lịch trang thiết bị kỹ thuật, tài sản cố định của công ty. Kịp thời đề xuất bảo trì sửa chữa trang thiết bị kỹ thuật để đảm bảo sự hoạt động bình thường các phương tiện, trang thiết bị.
-Nghiên cứu đề tài, sáng kiến, cải tiến kỹ thuật để áp dụng trong sản
xuất.
-Lập kế hoạch đầu tư mua sắm trang thiết bị mới để nâng cao chất lượng
sản phẩm, hạ giá thành, tăng sức cạnh tranh ngoài thị trường.
3.2.3 Các đơn vị trực thuộc
-Xí nghiệp cầu đường
-Xí nghiệp công trình vật cản 7
-Xí nghiệp khảo sát thiết kế và tư vấn xây dựng
-Xí nghiệp 630
3.3 ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
Kể từ khi thành lập cho đến nay Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên 621 đã không ngừng phát triển mở rộng mạng lưới kinh doanh của mình trên nhiều lĩnh vực như: Xây dựng công trình giao thông (cầu đường) thủy lợi, dân dụng, khai thác đá cát…Công ty được Bộ Quốc Phòng phong tặng là Doanh Nghiệp Nhà Nước hạng nhất theo quyết định số 943/QĐ cấp ngày 23/05/2000. Công ty có mặt bằng, nhà xưởng, kho bãi rộng thuận lợi cho cả đường bộ và đường thủy đáp ứng được nhu cầu mở rộng sản xuất trong nhiều năm tới. Mặt khác, công ty còn có đội ngũ công nhân viên giàu kinh nghiệm, chuyên môn cao là yếu tố thuận lợi giúp cho công ty ngày càng phát triển hơn.
Kế toán thanh toán, tiền lƣơng,
thuế Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ- Công nợ Kế toán Xí nghiệp cầu đƣờng Kế toán Xí nghiệp công trình vật cản 7 Kế toán Xí nghiệp khảo sát thiết kế tƣ vấn xây dựng Kế toán Xí nghiệp 630 3.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
3.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán trong công ty
3.4.1.1 Sơ đồ bộ máy kế toán trong công ty
Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán trong công ty
3.4.1.2 Nhiệm vụ, chức năng các bộ phận kế toán
a. Kế toán trƣởng
- Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán theo quy định của luật kế toán Việt Nam.
- Kế toán trưởng chịu sự lãnh đạo của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, trường hợp có đơn vị cấp trên thì đồng thời phải chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của kế toán trưởng cấp trên về chuyên môn và nghiệp vụ.
- Giúp cho Giám Đốc làm việc chung về tài chính, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thông tin kinh tế của công ty.
- Phân tích kết quả sản xuất, tình hình sản xuất. - Tính toán, quyết toán các khoản ngân sách.
- Nhận định chính xác kịp thời các kết quả, các khó khăn trong sản xuất để báo cáo cho Giám Đốc.
- Tổ chức kiểm tra kế toán thường xuyên và kịp thời. - Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.
Kế toán trƣởng
b. Kế toán tổng hợp
- Có nhiệm vụ thu nhận các tài liệu, các thông tin kế toán để tiến hành đối chiếu, kiểm tra các số liệu kế toán. Ghi sổ kế toán.
- Lập các chứng từ thu, chi qua các tài khoản ở ngân hàng. - Lập các loại báo cáo theo quy định.
- Kế toán thanh toán, tiền lương, thuế
- Có nhiệm vụ chấm công, tính lương và các khoản trích theo lương của cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Lập bảng tổng hợp và phân bổ tiền lương, các khoản trích theo lương. - Quyết toán chi phí các đơn vị, thanh toán chỉ tiêu nội bộ.
- Lập các chứng từ thu, chi qua các tài khoản ở ngân hàng
- Thực hiện các công tác kế toán liên quan đến chế độ nộp, kê khai, báo cáo thuế.
- Kế toán TSCĐ-Công nợ kiêm kế toán vật tư
- Ghi chép kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết tài sản cố định.
- Theo dõi hạch toán các nghiệp vụ tài sản cố định sử dụng ở đơn vị. - Lập bảng tính khấu hao tài sản cố định.
- Lập các báo cáo kế toán nội bộ về tình hình tăng giảm tài sản cố định. - Theo dõi công nợ, nợ phải thu và phải trả công ty.
- Theo dõi tình hình xuất, nhập, tồn vật tư. Đề ra các biện pháp tiết kiệm vật tư dùng vào thi công, khắc phục và hạn chế trường hợp hao hụt, mất mát.
c. Thủ quỹ
- Có trách nhiệm theo dõi thu, chi tiền mặt ở công ty. - Bảo đảm an toàn quỹ tiền mặt.
d. Kế toán các xí nghiệp
- Theo dõi hoạt động thu chi, thực hiện công tác ở đơn vị cơ sở, hàng tháng lập báo cáo quyết toán chi phí và các báo cáo liên quan về công ty theo quy định.
- Có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa tại xí nghiệp.
- Lập chứng từ gốc về việc thu chi tại các xí nghiệp theo đúng chế độ Nhà nước quy định.
3.4.2 Hình thức kế toán công ty áp dụng
Công ty áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong từng giai đoạn, các sổ công ty sử dụng ở hình thức này là: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết, sổ cái, các bảng tổng hợp chi tiết, bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính.
Hình 3.3 Sơ đồ hình thức chứng từ ghi sổ Ghi chú:
Ghi hàng ngày (hoặc định kỳ)
Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ)
Đối chiếu kiểm tra
Trình tự ghi chép kế toán trong hình thức chứng từ ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế
Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh
toánsau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tồng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng Tổng hợp chi tiết.
3.4.3 Hệ thống tài khoản, chuẩn mực và chế độ kế toán công ty áp dụng dụng
-Công ty hiện đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định
số 15/2006QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính.
-Niên độ kế toán: Năm tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và
kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
-Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam (VNĐ).
-Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp Việt Nam được ban
hành theo Quyết đinh số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài chính và các Thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và chế độ kế toán của Bộ Tài chính.
-Công ty áp dụng các báo cáo tài chính : Bảng cân đối kế toán, báo cáo
kết quả hoạt động kinh doanh, bảng thuyết minh báo cáo tài chính và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
3.4.4 Các chính sách công ty áp dụng
-Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền: Phương pháp
chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán.
-Nguyên tắc hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường
xuyên.
-Xuất kho theo giá bình quân liên hoàn.
-Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định hữu hình: theo giá mua thực tế +
các chi phí khác trước khi đưa tài sản cố định hữu hình vào hoạt động – các khoản thu được khi chạy thử, phế liệu thu hồi.
-Phương pháp khấu hao áp dụng: khấu hao theo đường thẳng, tỉ lệ khấu
hao áp dụng theo quy định của bộ tài chính theo thông tư 45/2013/TT-BTC ngày 25 tháng 04 năm 2013.
3.4.5 Tổ chức trang bị các phƣơng tiện công nghệ phục vụ công tác kế toán kế toán
Hiện nay công ty đang sử dụng bộ phần mếm kế toán Việt Nam phiên bản 10.3 (cập nhật tháng 06/2013) đã giúp cho công tác kế toán nhanh chóng và chính xác hơn, giảm bớt số lượng ghi chép sổ sách kế toán, thông tin được cập nhật thường xuyên và quyết toán báo cáo thuận tiện hơn khi các sổ sách được in ra khi có yêu cầu.
Hàng ngày các đội trưởng tiến hành tập hợp các chi phí thực hiện cho công trình, các chứng từ, bảng kê, hóa đơn..gửi về cho phòng kế toán thống kê và nhập liệu vào máy, kèm theo các chứng từ ghi sổ là các hóa đơn, chứng từ có liên quan để kế toán kiểm tra đối chiếu.
3.5 TỔNG QUAN HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY