Doanh thu hoạt động kinh doanh của công ty là doanh thu từ hoạt động xây dựng công trình cầu đường, công trình khảo sát, thiết kế, giám sát các công trình, thu từ hoạt động xây lắp.
4.1.1.1 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
a. Chứng từ
Các chứng từ công ty sử dụng bao gồm: Hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu A-B, biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành và các chứng từ khác có liên quan.
b. Quy trình luân chuyển chứng từ
* Giải thích lưu đồ luân chuyển chứng từ:
Quy trình luân chuyển chứng từ ghi nhận doanh thu: Khi nhận được biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành đã ký xác nhận do giám đốc gửi xuống, kế toán công nợ lập 3 liên hóa đơn GTGT, liên thứ nhất lưu tại bộ phận, liên 2 giao cho khách hàng, liên còn lại chuyển cho kế toán tổng hợp dùng làm căn cứ ghi chứng từ ghi sổ. Kế toán tổng hợp khi nhận được hóa đơn GTGT tiến hành nhập liệu vào phần mềm để lập chứng từ ghi sổ loại tổng hợp trên phần mềm, từ chứng từ ghi sổ được nhập liệu phần mềm sẽ tự động thực hiện ghi sổ chi tiết, sổ cái. Sau khi nhập liệu để ghi sổ kế toán tổng hợp chuyển hóa đơn GTGT cho kế toán thuế, kế toán nhận được hóa đơn tiến hành kiểm tra các thông tin trên hóa đơn và nhập liệu vào phần mềm kê khai thuế. Sau đó kê khai thuế GTGT. Các hóa đơn, chứng từ được tổ chức lưu trữ theo quy định. Sổ kế toán chi tiết, sổ cái, báo cáo được in vào cuối kỳ.
* Nhận xét lưu đồ - Ưu điểm:
Từ quy trình luân chuyển trên ta có thể nhận thấy công ty có mở sổ chi tiết các tài khoản để kế toán trưởng và ban lãnh đạo công ty dễ dàng theo dõi,
43
kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế, giải quyết kịp thời những sai sót.
Các chứng từ được luân chuyển cho từng bộ phận cụ thể, phù hợp với chuyên môn của từng nhân viên giúp đảm bảo tính chính xác trong từng nghiệp vụ.
Có sự phân chia trách nhiệm giữa các nhân viên kế toán, có sự tách biệt giữa người lập hóa đơn và người ghi sổ tránh được rủi ro lập hóa đơn khống, lập hóa đơn cho những khách hàng không có thực, sai thông tin trên hóa đơn.
- Nhược điểm
Tuy nhiên, việc đối chiếu lẫn nhau giữa các hóa đơn, chứng từ và các bộ phận vẫn chưa thực sự chặt chẽ, điều này có thể dẫn đến có một số rủi ro xảy ra như: Người lập chứng từ ghi sổ có thể ghi sai thông tin số tiền trên hóa đơn, lập hóa đơn nhiều lần ảnh hưởng là ghi nhận sai doanh thu.
Rủi ro trong quá trình nhập liệu: nhập sai, thiếu thông tin trên hóa đơn, hệ thống có thể ghi nhận dữ liệu không đầy dủ, chính xác.
c. Thủ tục kiểm soát
Kế toán công nợ trước khi lập hóa đơn cần kiểm tra tính hợp lý, chính xác của các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ. Các hóa đơn phải được đánh số và lập theo thứ tự liên tục.
Quản lý kiểm soát trong quá trình nhập liệu: kiểm tra tính hợp lý, kiểm tra sự đầy đủ đảm bảo các thông tin quan trọng liên quan đến nghiệp vụ đều được nhập vào.
Kế toán tổng hợp cần so sánh đối chiếu các hóa đơn, chứng từ trước khi nhập liệu vào phần mềm. So sánh các thông tin như: ngày phát sinh, số hóa đơn, số tiền, thông tin khách hàng.
Kiểm tra phê duyệt chứng từ, đánh dấu chứng từ đã nhập liệu để tránh nhập liệu lần hai vào hệ thống. Kiểm tra sau khi nhập liệu có đảm bảo các hóa đơn, chứng từ đã được nhập đầy đủ, không bị bỏ sót.
Kiểm soát trình tự nhập liệu sao cho đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh. Chọn số hiệu tài khoản và hạch toán đúng tài khoản cho từng nghiệp vụ từ doanh mục tài khoản đã khai báo trước trên phầm mềm.
44
d. Lưu đồ lưu chuyển chứng từ ghi nhận doanh thu
Hình 4.1 Lưu đồ luân chuyển chứng từ ghi nhận doanh thu
Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp Kế toán thuế
Hóa đơn
GTGT Hóa đơn
GTGT
Nhập liệu
hóa đơn Nhập liệu
Lập chứng từ
ghi sổ Kiểm tra và
kê khai thuế
Chứng từ ghi sổ loại tổng hợp Hóa đơn GTGT Hóa đơn GTGT Sổ chi tiết Ghi sổ chi tiết, sổ
cái các tài khoản liên quan Sổ cái Kết thúc Chứng từ ghi sổ loại tổng hợp Giám đốc BB nghiệm thu khối lượng hoàn thành Bắt đầu Lập hóa đơn GTGT BB nghiệm thu khối lượng hoàn thành Hóa đơn GTGT KH Hợp đồng
45
4.1.1.2 Các nghiệp vụ phát sinh trong quý II 2014
- Ngày 04/4/2014 kế toán hạch toán doanh thu phí tư vấn lập hồ sơ yêu cầu và đánh giá hồ sơ đề xuất công trình khu huấn luyện 1-BCHQS Cần Thơ theo hóa đơn GTGT số 0001531
- Ngày 11/4/2014 kế toán hạch toán doanh thu công trình cầu Xẻo Nhút theo hóa đơn GTGT số 0001534
- Ngày 31/5/2014 kế toán hạch toán doanh thu công trình Trường bắn Chi Lăng theo hóa đơn GTGT số 0001591
- Ngày 5/6/2014 kế toán hạch toán doanh thu công trình rà mìn dự án khu dân cư chơ An Khánh theo hóa đơn GTGT số 0001595
* Chứng từ kèm theo: hóa đơn GTGT.
* Nhận xét chứng từ: hóa đơn GTGT là mẫu chứng từ bắt buộc. Công ty sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng theo mẫu số 01GTKT3/001 theo đúng quy định của Bộ tài chính. Các thông tin trên hóa đơn chưa được điền đầy đủ và rõ ràng. Chứng từ có xác nhận của công ty nhưng lại thiếu phần chữ kí xác nhận của khách hàng vào hóa đơn.
* Căn cứ chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ loại tổng hợp (phụ lục 1), sổ cái (phụ lục 2), sổ chi tiết (phụ lục 3).