4.2.1.1 Chứng từ liờn quan
Bảng chấm cụng: dựng để thể hiện tỡnh hỡnh làm việc của mỗi nhõn viờn trong Cụng ty (ngày nghỉ, ngày đi học, hội hợp, cụng tỏc…) làm căn cứ để
Bảng lương nhõn viờn: xỏc định mức lương, bậc lương của từng nhõn viờn, hệ số lương để tớnh chớnh xỏc phần lương chớnh, lương phụ, cỏc thu nhập và trớch theo lương.
Phiếu xỏc nhận sản phẩm hoặc cụng việc hoàn thành: là căn cứ xỏc nhõn kết quả cụng việc của từng bộ phận, cỏ nhõn.
Phiếu chi: căn cứ để ghi vào chứng từ ghi sổ, sổ thẻ kế toỏn chi tiết về cỏc khoản chi phớ cho cụng tỏc kế toỏn tiền lương, thu nhập.
Phiếu tạm ứng: bảng kờ khai cỏc khoản đó tạm ứng cho người lao động.
4.2.1.2 Sổ sỏch liờn quan
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: tổng hợp húa cỏc nghiệp vụ phỏt sinh theo đỳng trỡnh tự thời gian.
- Sổ Cỏi: tổng hợp tất cả cỏc nghiệp vụ kế toỏn phỏt sinh theo tài khoản kế toỏn ỏp dụng trong doanh nhiệp.
- Sổ kế toỏn chi tiết: phản ỏnh từng nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh về tiền lương, cỏc khoản trớch theo lương và thu nhập.
- Chứng từ ghi sổ: làm căn cứ ghi sổ kế toỏn.
4.2.2 Tài khoản sử dụng
Cụng ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toỏn ỏp dụng cho cỏc Cụng ty, đơn vị được ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 thỏng 3 năm 2006. Cụ thể cỏc tài khoản sau:
TK 334 - phải trả người lao động. - TK 3341 - tiền lương.
+ TK 33411 - tiền lương chớnh. + TK 33412 - tiền ăn ca.
+ TK 33413 - tiền thưởng, trỏch nhiệm.
TK 111 - tiền mặt.
Hỡnh 4.1 Lưu đồ luõn chuyển chứng từ tiền lương (Nguồn: Phũng tài chớnh kế toỏn Đoàn 30 Cần Thơ)
Cỏc Phũng Ban Nhõn Viờn Kế Toỏn Thủ Quỹ
NV Lập bảng chấm cụng 2 Bảng chấm cụng 1 Bảng chấm cụng 2 Lập bảng thanh toỏn lương 2 Bảng thanh toỏn lương 1 Kiểm tra, ký duyệt 2 Bảng thanh toỏn lương được duyệt 1 Lập phiếu chi Bắt đầu 2 Phiếu chi 1 Lờn sổ sỏch
Phiếu chi Bảng thanh
toỏn lương được duyệt A Kiểm tra đối chiếu chi tiền NV A 2 Chứng từ gốc 1
4.2.3 Lưu đồ luõn chuyển chứng từ
Quy trỡnh lưu chuyển chứng từ tại khỏch sạn Đoàn 30 Cần Thơ
Mỗi phũng ban, tổ sẽ cú 1 hoặc 2 nhõn viờn được ủy nhiệm việc chấm cụng lao động riờng mỗi ngày (cú sự giỏm sỏt của trưởng phũng), đến cuối thỏng bảng chấm cụng sẽ chuyển đến kế toỏn. Kế toỏn dựa vào bảng chấm cụng trờn sẽ tiến hành kiểm tra tớnh hợp lý lập bảng thanh toỏn lương, 2 bảng thanh toỏn lương được ký duyệt ( kế toỏn trưởng và giỏm đốc) sẽ chuyển 1 bảng cho thủ quỷ, 1 bảng thanh toỏn lương cũn lại làm căn cứ lập phiếu chi. Tại kế toỏn 1 liờn phiếu chi sẽ giữ lại cựng với bảng thanh toỏn lương lờn cỏc sổ sỏch liờn quan. Thủ quỹ căn cứ vào bảng thanh toỏn lương và phiếu chi kiểm tra, đối chiếu và tiến hành chi tiền lương nhõn viờn.
- Một số ưu nhược điểm trong quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ tiền lương + Ưu điểm: quỏ trỡnh luõn chuyển chứng từ khỏ đơn giản, gọn nhẹ và nhanh chúng, tiện lợi trong quỏ trỡnh thanh toỏn tiền lương nhõn viờn khi cần thiết, chứng từ đơn giản chủ yếu là bảng chấm cụng, bảng thanh toỏn lương và phiếu chi tiền. Ngoài ra, việc chấm cụng trực tiếp tại từng bộ phận (cú sự giỏm sỏt trưởng bộ phận) rất tiện lợi về mặt thời gian, cỏch theo dừi, kiểm tra khi cần thiết, mặt khỏc Đoàn 30 Cần Thơ cú sự nhạy bộn khi cú 2 người ủy quyền chấm cụng (trỏnh trường hợp 1 người ủy quyền nhỉ phộp).
+ Nhược điểm: bờn cạnh những ưu điểm trờn của lưu đồ luõn chuyển tiền lương vẫn cũn một số mặt hạn chế, chẳng hạn như việc chấm cụng riờng từng bộ phận khú trỏnh khỏi việc gian lận, sai sút trong thỏng (số ngày lao động, lý do nghỉ), thủ quỹ chỉ chi tiền dưa vào bảng thanh toỏn lương từ kế toỏn nhưng khụng căn cứ thờm vào bảng chấm cụng nờn cú thể sai sút (kế toỏn tớnh sai tiền lương nhõn viờn) sẽ khú phỏt hiện ra dẫn đến thiệt thũi CNV, bờn cạnh đú việc chấm cụng giao cho nhõn viờn sẽ ảnh hưởng đến cụng việc nhõn viờn đú trong quỏ trỡnh làm việc và làm doanh nghiệp phải tốn thờm chi phớ chấm cụng (mỗi phũng) trong khi vẫn tớnh lương bỡnh thường đối với kế toỏn.
4.2.3 Một số nghiệp vụ phỏt sinh 6 thỏng đầu năm 2014
(1) Ngày 3/1/2014 căn cứ vào bảng danh sỏch tạm ứng lương từ trưởng phũng kỹ thuật kế toỏn lập phiếu tạm ứng lương cho bộ phận kỹ thuật.
(2) Ngày 7/1/2014 thủ quỹ căn cứ phiếu tạm ứng ngày 3/1 chi 5.250.000 đồng tiền mặt tạm ứng lương nhõn viờn.
(3) Ngày 18/1/2014 chi tiền mặt hổ trợ cụng tỏc cho trưởng phũng kinh doanh 3.000.000 triệu đồng theo lệnh phú giỏm đốc. Đớnh kốm phiếu chi.
(4) Ngày 31/1/2014 thanh toỏn lương cho 1 số bộ phận nhõn viờn, cú kốm theo bảng chấm cụng (phụ lục 1).
(5) Ngày 6/2/2014 chi 400.000 đồng tiền mặt đền bự việc làm hư hại đồ khỏch hàng của Phan Tỳ Tài bộ phận bảo vệ. Chi phớ trờn sẽ trừ vào lương.
(6) Căn cứ phiếu tạm ứng, ngày 24/2/2014 tạm ứng lương cho Trần Hoàng Lộc bộ phận bảo vờ 1.000.000 triệu đồng.
(7) Ngày 28/2/2014 thanh toỏn lương cho bộ phận bảo vệ (phụ lục 2). (8) Ngày 5/3/2014 chi tiền mặt 500.000 đồng cho nhõn viờn đi cụng tỏc, kốm theo phiếu chi.
(9) Ngày 31/3/2014 tiến hành thanh toỏn lương thỏng 3 cho nhõn viờn (phụ lục 3).
(10) Căn cứ phiếu tạm ứng ngày 2 thỏng 4 năm 2014 chi tiền mặt tạm ứng trừ vào lương cho nhõn viờn bộ phận kỹ thuật Trần Văn Phỳ 1.700.000 đồng. (phụ lục 4).
(11) Ngày 29/4/2014 thanh toỏn lương CNV (phụ lục 4).
(12) Thanh toỏn tiền cụng cho bộ phận dịch vụ trong việc tổng vệ sinh phũng vào ngày 4/5/2014 tổng số tiền 3.450.000 đồng (phụ lục 5).
(13) Ngày 10/5/2014 tạm ứng lương cụng tỏc cho nhõn viờn bộ phận kinh doanh lưu trỳ Nguyễn Thanh Tõm bằng tiền mặt 2.000.000 đồng (phụ lục 4).
(14) Ngày 31/5/2014 thanh toỏn lương cho bộ phận kinh doanh lưu trỳ (phụ lục 5).
(15) Ngày 13/6/2014 tạm ứng trước lương Lờ Anh Thư 1.800.000 đồng và Nguyễn Hồng Ánh 2.000.000 đồng bộ phận tài chớnh kế toỏn (phụ lục 6).
(16) Ngày 30/6/2014 thanh toỏn lương bộ phận kế toỏn tài chớnh (phụ lục 6).
Thực hiện ghi sổ chi tiết (phụ lục 8)
Quy trỡnh tiến hành ghi sổ chi tiết liờn quan đến tiền lương của cỏc nghiệp vụ phỏt sinh trong 6 thỏng đầu năm 2014 là: NV1 căn cứ vào cỏc chứng từ gốc (phụ lục 1) như phiếu tạm ứng số 0001, phiếu chi PC00089, phiếu chi PC000185, kết hợp với bảng thanh toỏn lương (BTL08. BTL12, BTL18, BTL21, BTL29, BTL34) cuối quý kế toỏn tiến hành lờn chứng từ ghi sổ (CTGS01, CTGS02, CTGS06, CTGS07). Từ chứng từ ghi sổ và cỏc chứng từ gốc kế toỏn tiến hành lờn cỏc sổ chi tiết về tiền lương (phụ lục 8) như sổ chi tiết tiền lương chớnh, sổ chi tiết tiền lương ăn ca, sổ chi tiết tiền phụ cấp, trỏch nhiệm, thưởng. Tương tự đú NV2 căn cứ vào chứng từ gốc như phiếu chi
PC000325, phiếu tạm ứng số 000382, NV4 căn cứ vào phiếu tạm ứng số 000532, phiếu chi PC000819, NV5 dựa vào phiếu chi PC000850, phiếu tạm ứng số 000594 và cỏch lờn sổ chi tiết tương tự NV1.
Thực hiện ghi sổ tổng hợp (phụ lục 10)
Quy trỡnh tiến hành lờn sổ tổng hợp liờn quan đến tiền lương: cuối mỗi quý căn cứ từ chứng từ ghi sổ (CTGS01, CTGS02, CTGS03, CTGS04, CTGS05, CTGS06, CTGS07, CTGS08, CTGS09, CTGS10) kế toỏn tiến hành lờn sổ Đăng ký. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ (CTGS01, CTGS02, CTGS0) lờn Sổ Cỏi tài khoản 334 (phụ lục 10). Định kỳ kế toỏn tiến hành đối chiếu số liệu cỏc sổ với nhau đối chiếu sổ chi tiết (phụ lục 8) với Sổ Cỏi (phụ lục 10) và đối chiếu Sổ Cỏi (phụ lục 10) với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (phụ lục 10).
Nhận xột:
- Về chứng từ: Cụng ty sử dụng khỏ đầy đủ theo quyết định 15 năm 2006 nhưng vẫn cũn một số sai phạm về quy định chứng từ như: chứng từ thiếu chữ ký.
- Về sổ sỏch: cỏc sổ sỏch sử dụng khỏ đầy đủ, tuy một số mẩu sổ khụng hoàn toàn giống với hỡnh thức chứng từ ghi sổ nhưng phự hợp với đặc điểm kinh doanh Cụng ty. Thời gian lờn sổ khỏ dài (cuối quý).
4.3 KẾ TOÁN CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG 4.3.1 Chứng từ, sổ sỏch 4.3.1 Chứng từ, sổ sỏch
Phiếu nghĩ dưỡng bảo hiểm xó hội: phiếu tớnh phần BHXH được hưởng trong thời gian nghĩ dưỡng.
Bảng chấm cụng: dựng để thể hiện tỡnh hỡnh làm việc của mỗi nhõn viờn trong Cụng ty (ngày nghỉ, ngày đi học, hội hợp, cụng tỏc…) làm căn cứ để tớnh lương cho nhõn viờn.
Bảng kờ trớch nộp cỏc khoản theo lương: dựng để xỏc định số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN mà đơn vị và người lao động phải nộp trong Cụng ty.
4.3.2 Tài khoản sử dụng
Việc trớch, lập cỏc khoản trớch theo lương được ỏp dụng theo cỏc luật BHXH (2014), luật BHYT (2014), Bộ luật Lao động (2012) dựa trờn hệ thống tài khoản kế toỏn theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Điển hỡnh là:
- TK 338 - phải trả, phải nộp khỏc. + TK 3382 - kinh phớ cụng đoàn.
+ TK 3383 - bảo hiểm xó hội. + TK 3384 - bảo hiểm y tế.
+ TK 3389 - bảo hiểm thất nghiệp.
4.3.3 Lưu đồ luõn chuyển chứng từ
Bắt đầu
Cỏc phũng ban Nhõn viờn kế toỏn Thủ quỹ
Bảng chấm cụng Lập bảng chấm cụng NV Bảng kờ trớch nộp cỏc khoản theo lương Bảng kờ trớch nộp cỏc khoản theo lương Bảng chấm cụng Bảng chấm cụng Lập bảng kờ trớch nộp cỏc khoản theo lương Kiểm tra, ký duyệt Bảng kờ trớch nộp cỏc khoản theo lương
đươc duyệt Bảng kờ trớch nộp cỏc khoản theo lương
đươc duyệt Lập phiếu chi Phiếu chi Phiếu chi Phiếu chi Lờn sổ sỏch cú liờn quan A A Bảng kờ trớch nộp cỏc khoản theo lương đươc duyệt Kiểm tra đối chiếu, chi tiền Phiếu chi Nhà nước Kốm tiền
Hỡnh 4.2 Lưu đồ luõn chuyển chứng từ kế toỏn cỏc khoản trớch theo lương (Nguồn: Phũng tài chớnh kế toỏn Đoàn 30 Cần Thơ)
Từ hỡnh 4.2 trờn thấy được quỏ trỡnh chứng từ luõn chuyển khi trớch theo lương nhanh chúng và đơn giản, chủ yếu là bảng chấm cụng được lập và theo dừi từ nhõn viờn tại cỏc bộ phận chuyển đến kế toỏn, sau đú kế toỏn kiểm tra xem xột và lập bảng kờ trớch nộp cỏc khoản trớch theo lương theo đỳng tỷ lệ quy định, căn cứ vào đú lập cỏc sổ sỏch chi tiết cỏc tài khoản trớch theo lương và cuối thỏng kế toỏn lờn sổ tổng hợp cỏc khoản trớch và 1 bảng kờ trớch nộp cỏc khoản theo lương và 1 phiếu chi chuyển đến thủ quỹ tiến hành đối chiếu nộp tiền cỏc khoản trớch cho nhà nước.
+ Nhược điểm quy trỡnh luõn chuyển: khú khăn xảy ra là do quy trỡnh quỏ đơn giản dể xảy ra sai sút, thất thoỏt tài sản trong quỏ trỡnh trớch nộp thừa hoặc thiếu, việc trớch nộp cỏc khoản trớch khụng chỉ dựa vào bảng kờ trớch nộp cỏc khoản trớch theo lương mà cần đối chiếu với bảng thanh toỏn lương để giảm trường hợp sai sút, dể dàng phỏt hiện khi số liệu khụng trựng khớp. Ngoại ra, tuy là thủ quỹ dựa vào phiếu chi và bảng kờ trớch nộp cỏc khoản trớch theo lương nhưng thực chất chỉ dựa vào 1 chứng từ vỡ phiếu chi được lập dựa vào bảng kờ trớch nộp cỏc khoản trớch theo lương, do đú nếu kế toỏn xảy ra sai xút khi tớnh cỏc khoản trớch theo lương sẽ khụng phỏt hiện được.
4.3.4 Nghiệp vụ phỏt sinh
(1) Ngày 31/1/2014 trớch và nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo lương thỏng 1 (phụ lục 1, phụ lục 7).
(2) Ngày 28/2/2014 tiến hành trớch và nộp BHXH, BHYT, BHTN theo lương thỏng 2 (phụ lục 2, phụ lục 7).
(3) Ngày 31/3/2014 tiến hành trớch và nộp BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ theo lương thỏng 3 (phụ lục 3, phụ lục 7).
(4) Ngày 29/4/2014 trớch và nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo lương thỏng 4 (phụ lục 4, phụ lục 7).
(5) Ngày 31/5/2014 trớch và nộp BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo lương thỏng 5 (phụ lục 5, phụ lục 7).
(6) Ngày 30/6/2014 trớch và nộp BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ thỏng 6 (phụ lục 6, phụ lục 7).
Thực hiện ghi sổ chi tiết (phụ lục 9)
Quy trỡnh kế toỏn tiến hành lờn cỏc sổ chi tiết cỏc khoản trớch theo lương như sau: cuối mỗi quý kế toỏn căn cứ vào cỏc bảng thanh toỏn lương (phụ lục 1, 2, 3, 4, 5, 6) và bảng kờ trớch nộp cỏc khoản trớch theo lương (phụ lục 7) tiến hành lờn chứng từ ghi sổ (phụ lục 10) sau đú căn cứ vào chứng từ ghi sổ (CTGS03, CTGS04, CTGS05, CTGS08, CTGS09, CTGS10) tiến hành lờn cỏc sổ chi tiết BHXH, sổ BHYT, sổ chi tiết BHTN, sổ chi tiết KPCĐ (phụ lục 9).
Thực hiện ghi sổ tổng hợp (phụ lục 10)
Cuối mỗi quý kế toỏn tiến hành lờn cỏc sổ tổng hợp: căn cứ vào chứng từ ghi sổ (CTGS03, CTGS04, CTGS05, CTGS08, CTGS09, CTGS10) kế toỏn lờn Sổ Cỏi tài khoản 338 (phụ lục 10) và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (phụ lục 10). Đối chiếu giữa Sổ Cỏi và cỏc sổ chi tiết (phụ lục 9), giữa sổ cỏi và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Nhận xột
Về chứng từ: chứng từ sử dụng hạch toỏn cỏc khoản trớch theo lương theo đỳng mẫu quyết định 15 ban hành năm 2006 của Bộ tài chớnh.
Về sổ sỏch: sổ sỏch liờn quan cỏc khoản trớch theo lương gọn nhẹ, đơn giản nhưng đỳng theo quy định Nhà nước.
Về cỏch lờn sổ: kế toỏn tiến hành lờn sổ đỳng theo quy định hỡnh thức chứng từ ghi sổ.
4.4 KẾ TOÁN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN
Khỏch sạn ỏp dụng luật Thuế TNCN (2014) để tớnh thuế TNCN cỏc nhõn viờn lao động. Do mức lương Cụng ty cũn khỏ thấp, hầu hết lương thỏng đội ngũ lao động đều khụng quỏ 9.000.000 đồng. Khi tiến hành tớnh thuế khụng đủ số giảm trừ gia cảnh 9.000.000 nờn doanh nghiệp khụng tớnh thuế TNCN (bộ phận tài chớnh kế toỏn).
4.5 PHÂN TÍCH TèNH HèNH TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN THU NHẬP NHẬP
4.5.1 Phõn tớch tỡnh hỡnh kế hoạch quỹ lương
Bảng 4.5: Tỡnh hỡnh quỹ lương thực tế và kế hoạch của khỏch sạn Đoàn 30 Cần Thơ từ năm 2011 đến năm 2013.
Đơn vị tớnh: triệu đồng Năm Kế hoạch Thực tế Tỷ lệ thực tế so với kế hoạch (%) 2011 3.420 3.528 103,16 2012 3.660 3.912 106,88 2013 4.110 4.259 103,63
(Nguồn: Phũng kế toỏn tài chớnh Đoàn 30 Cần Thơ)
Qua bảng số liệu trờn thấy được tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch tiền lương của khỏch sạn khỏ tốt. Điển hỡnh như năm 2011 kế hoạch tiền lương đề ra cho 100 nhõn viờn là 2,85 triệu đồng/người/thỏng với tổng tiền lương kế hoạch là 3.420 triệu đồng nhưng tiền lương thực tế là 3.528 triệu đồng tăng 3,16% so với kế hoạch. Năm 2012, với 100 nhõn viờn nhưng kế hoạch lương đề ra 3.660 triệu đồng tăng lờn 3,05 triệu đồng/người/thỏng, tuy nhiờn quỹ lương thực tế lại vượt kế hoạch lờn đến 3.912 triệu đồng tăng 6,88%. Mặc dự số lượng nhõn viờn khụng đổi giữa năm 2011 và năm 2012 là 100 nhõn viờn nhưng do mức
năm 2011 là 830.000 đồng, năm 2012 lương cơ bản 1.050.000 đồng) nờn quỹ lương cú chiều hướng tăng qua 2 năm trờn. Do chỉ cú sự biến động về mức lương nờn quỹ tiền lương tăng nhưng vẫn kiểm soỏt được. Năm 2013 kế hoạch đặt ra là 4.110 triệu đồng với 98 nhõn viờn mức lương trung bỡnh là 3,49 triệu đồng/người/thỏng, nhưng vỡ mức lương cơ bản tăng lờn 1.150.000 đồng nờn quỹ lương thực tế tăng lờn 4.259 triệu đồng vượt 3,63%. Nhỡn chung quỹ lương thực tế đều cao hơn quỹ tiền lương kế hoạch từ năm 2011 đến năm 2013.
Dựa vào bảng 4.6 dưới đõy tỡnh hỡnh quỹ lương thực tế 6 thỏng đầu năm 2013 tăng 1,17% so với kế hoạch vỡ quỹ lương kế hoạch là 2.052 triệu đồng (3,5 triệu đồng/ người trong thỏng) nhưng thực tế quỹ lương là 2.076 triệu đồng (nguyờn nhõn thay đổi quỹ lương là do tuy số lao động giảm nhưng mức lương cơ bản tăng dẫn đến quỹ lương vượt kế hoạch). Ngược lại tỡnh hỡnh quỹ lương 6 thỏng đầu năm 2013 thỡ quỹ lương 6 thỏng đầu năm 2014 cú xu hướng giảm, khi kế hoạch quỹ lương 2.243 triệu đồng với 101 nhõn viờn trung bỡnh 3,7 triệu đồng/người/thỏng nhưng tiền lương thực tế chỉ 2.121 triệu đồng giảm 5,44% (do khỏch sạn dự trự số lượng lao động chớnh xỏc hơn). Nhỡn chung tuy tỷ lệ lương thực tế so với kế hoạch 6 thỏng đầu năm 2013 (101,17%) cao hơn 6 thỏng đầu năm 2014 (94,56%) nhưng ngược lại quỹ lương thực tế 6 thỏng đầu năm 2014 lớn hơn 45 triệu đồng (do số lao động năm 2014 nhiều hơn năm