Việc định biên nhân sự chịu ảnh hƣởng cuả cả các yếu tố bên trong và bên ngoài môi trƣờng làm việc của một cơ quan, tổ chức. Việc xây dựng các kế hoạch liên quan đến việc định biên nhân sự dù có kỹ lƣỡng đến đâu vẫn có thể bị ảnh hƣởng bởi các yếu tố bên trong và bên ngoài bất cứ lúc nào, vì vậy các kế hoạch này phải mang tính dự trù và linh hoạt cao để có khả năng ứng biến với các ảnh hƣởng.
Có thể hình dung tổng thể các yếu tố này qua hình vẽ 1.1.
Hình 1.1: Các yếu tố ảnh hƣởng đến việc định biên nhân sự
Nguồn từ Website www.leoisaas.com
Các yếu tố bên trong liên quan rất lớn đến nguồn nhân lực của tổ chức, và cách thức mà ngƣời lao động thực hiện công việc theo yêu cầu mà cơ quan, tổ chức giao cho. Ở một mức độ nào đó, các yếu tố nội bộ có thể kiểm soát và thay đổi đƣợc thông qua quá trình lập kế hoạch và quản lý.
Các yếu tố bên ngoài là rất khó hoặc không thể kiểm soát đƣợc. Lấy ví dụ các nhà quản lý không thể kiểm soát đƣợc các đối thủ cạnh tranh, hoặc các thay đổi
của hệ thống pháp luật, hoặc các điều kiện kinh tế xã hội nói chung. Tuy nhiên việc định biên có thể có các biện pháp ứng phó, hoặc kiểm soát các yếu tố này.
1.3.1. Các yếu tố bên trong
Chính sách nội bộ của tổ chức sẽ tác động trực tiếp việc tuyển dụng và quản lý lực lƣợng lao động. Khi lập kế hoạch nguồn nhân lực cần xem xét các yếu tố bên trong để đảm bảo rằng tổ chức có thể tuyển dụng đƣợc các nhân viên tài năng vào đúng thời điểm, qua đó giúp công ty duy trì đƣợc năng suất lao động. Nếu không làm tốt việc dự đoán các yếu tổ ảnh hƣởng bên trong cơ quan tổ chức sẽ rất khó thích ứng đƣợc với ảnh hƣờng từ các yếu tố bên ngoài.
Sứ mệnh: Sứ mệnh của tổ chức bao gồm mục đích, giá trị và tầm nhìn. Các
tổ chức nên đặt ra một hƣớng đi chính thông qua việc thiết lập các mục tiêu và mục đích rõ ràng. Sau đó, khi bộ phận nhân sự tiến hành tuyển dụng nhân viên vào các vị trí phù hợp, họ có chính sách tuyển dụng, phỏng vấn thích hợp.
Nguồn nhân lực: Các kiến thức, kinh nghiệm và năng lực của lực lƣợng lao
động của một tổ chức là một trong số các yếu tố quyết định sự thành công. Vì lý do này, các tổ chức đặc biệt chú ý đến việc tuyển dụng nhân viên và tổ chức các khóa đào tạo nhân viên để xây dựng năng lực của tổ chức. Tuy nhiên những việc này thƣờng bị giới hạn bởi khả năng tài chính của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, việc đào tạo cán bộ là một yếu tố quan trọng để đạt đƣợc việc quản lý tốt, và thậm chí cả trong những hoàn cảnh khó khăn về tài chính vẫn có thể xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp.
Văn hóa công sở: Văn hóa công sở trong tổ chức là một yếu tố rất quan trọng
ảnh hƣởng đến thành công của tổ chức.Thái độ và khả năng của nhân viên đối với việc sẵn sàng thực hiện các công việc đƣợc giao cũng nhƣ sẵn sàng học hỏi từ các đồng nghiệp có ảnh hƣởng rất lớn. Thái độ tiêu cực của nhân viên có thể ảnh hƣởng nghiêm trọng đến khả năng thực hiện chiến lƣợc phát triển của cơ quan, tổ chức mặc dù đã đƣợc lập kế hoạch trƣớc. Thái độ tích cực của nhân viên không chỉ làm nhiệm vụ quản lý dễ dàng hơn mà còn đƣợc khách hàng và bạn hàng đánh giá cao.
Cơ cấu tổ chức: Các tổ chức có thể bị cản trở bởi cơ cấu tổ chức và các hình thức quản lý của họ. Cơ cấu tổ chức là cách phân chia công việc để thực hiện các
nhiệm vụ của tổ chức. Khi một tổ chức hoạt động trong một môi trƣờng cạnh tranh, cơ cấu tổ chức có thể giúp hoặc cản trở khả năng của tổ chức để phản ứng với thay đổi. Ví dụ, khi các cơ cấu tổ chức có nhiều cấp quản lý, ra quyết định có thể đƣợc làm chậm những thông tin đƣợc đƣa lên và xuống từ các cấp quản lý.
Quản lý: Năng lực của đội ngũ quản lý và phong cách lãnh đạo nhân viên
của các nhà quản lý cũng là yếu tố tác động lớn đến tinh thần của nhân viên và văn hóa của tổ chức. Nếu có sợ quan tâm và xem xét đến ý kiến của ngƣời lao động trƣớc khi đƣa ra quyết định thì chắc chắn rằng, mặc dù các nhà quản lý và ngƣời lao động có quan điểm khác nhau, nhƣng họ sẽ có cách để dung hòa lợi ích để đạt đƣợc các mục tiêu chung .
Trang thiết bị làm việc: Môi trƣờng nội bộ của tổ chức có thể đƣợc trang bị hoặc cắt giảm các trang thiết bị cần thiết. Tính sẵn có của các thiết bị cần thiết có thể tác động đáng kể đến môi trƣờng nội bộ. Nhân viên có thể bị cản trở khi thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao do thiếu trang thiết bị hoặc các trang thiết bị cũ kỹ lạc hậu.
Tiềm lực tài chính: Tiềm lực tài chính là một yếu tố quan trọng ảnh hƣởng
lớn nhất đến môi trƣờng nội bộ của tổ chức. Mặc dù có thể xây dựng đƣợc các yếu tố tốt khác, nhƣng lại việc thực hiện sẽ rất khó khăn nếu thiếu tiền để thực hiện các công việc đã đề ra trong kế hoạch chiến lƣợc. Đồng thời nếu tài chính của cơ quan tổ chức ảnh hƣởng đến tinh thần của ngƣời lao động thì cần quản lý tài chính một cách cẩn thận.
Lập kế hoạch nhân sự phải thực hiện trong ngân sách cho phép để tối đa hóa lợi nhuận.
1.3.2. Các yếu tố bên ngoài
Hình 1.2 mô tả có yếu tố quan trọng bên ngoài ảnh hƣởng đến việc định biên của cơ quan, tổ chức. Đây là các yếu tố mà cơ quan không thể kiếm soát mà chỉ có thể thích nghi. Vấn đề cốt lõi ở đây là phải thích nghi nhanh nhất với các yếu tố bên ngoài, và điều này phụ thuộc vào sự nhận ra sớm các ảnh hƣởng này. Một vài yếu tố bên ngoài nhƣ điều kiện kinh tế có thể thu thập từ các nguồn thông tin hàng ngày nhƣ qua các phƣơng tiện truyền thông, và đòi hỏi nhà quản lý phải nắm bắt đƣợc để
xây dựng kế hoạch chiến lƣợc. Tuy nhiên cũng có một số yếu tố bên ngoài rất khó xác định, đặc biệt là các yếu tốc có tốc độ thay đổi rất chậm hoặc khó nhận biết.
Hình 1.2: Các yếu tố ảnh hƣởng bên ngoài của viê ̣c đi ̣nh biên nhân sƣ̣
Nguồn từ Website www.leoisaac.com
Điều kiện kinh tế: Việc dự trù nguồn tiền cần thiết để trả lƣơng, phục vụ đào tạo và mua sắm thiết bị là mối quan tâm trƣớc nhất trong quy hoạch nguồn nhân lực. Tuy nhiên, các yếu tố kinh tế bên ngoài cũng đóng một vai trò quan trọng không kém, đặc biệt là điều kiện kinh tế của đất nƣớc. Ví dụ, việc tăng giảm lãi suất cho vay, tình trạng thất nghiệp,... do tình hình suy thoái kinh tế sẽ dẫn đến việc ngƣời dân luôn có xu hƣớng lựa chọn kỹ các thứ muốn mua hoặc dịch vụ sử dụng. Họ sẽ cắt giảm chi tiêu cho các loại hàng hóa hoặc dịch vụ không quá thiết yếu, làm cho một số công ty sản xuất các mặt hàng xa xỉ hoặc các dịch vụ cao cấp, sẽ sụt giảm doanh thu, thậm chí phải sa thải một số nhân viên. Điều này sẽ tác động ngƣợc lại làm cho nền kinh tế địa phƣơng khó khăn hơn. Xây dựng các yếu tố kinh tế ảnh hƣởng đến định biên nhân sự sẽ giúp dự tính số lƣợng nhân sự công ty cần và số lƣơng phải trả. Tổ chức Công nghệ Thị trƣờng Truyền thông Khí hậu Luật pháp Chính trị Kinh tế Địa lý
Thị trường: Lợi thế trong việc cạnh tranh trong kinh doanh là một yếu tố liên tục thay đổi trong môi trƣờng kinh doanh. Không chỉ là việc xuất hiện thêm các đối thủ cạnh tranh mới, các đối thủ này sẽ thƣờng xuyên thay đổi chiến lƣợc marketing, các dòng sản phẩm và giá cả. Thƣờng thì những thay đổi này không đƣợc báo trƣớc và các nhà quản lý tổ chức cần phải cảnh giác với các đối thủ cạnh tranh.
Công nghệ: Thay đổi công nghệ nhanh chóng trong vòng 50 năm qua là một
yếu tố bên ngoài gây sức ép rất lớn lên các doanh nghiệp hoặc tổ chức. Nếu tổ chức không thích ứng đủ nhanh để thay đổi công nghệ, họ có nguy cơ mất thị phần. Công nghệ mới mang lại các yêu cầu kỹ năng mới, do đó cơ quan, tổ chức luôn luôn cần phải quan tâm đến yêu cầu về trình độ của nhân viên và nhu cầu đào tạo khi lập kế hoạch nguồn nhân lực. Để có các sản phẩm và dịch vụ cũng mới cần tuyển dụng các lao động có tay nghề cao hoặc đào tạo nhân viên hiện có để đáp ứng nhu cầu của cơ quan, tổ chức. Một công việc trƣớc đây cần 2-4 lao động nhƣng nhờ áp dụng công nghệ tiên tiến có thể cắt giảm xuống còn 1 lao động. Ngƣời lập kế hoạch phải có kiến thức về các thiết bị mới, các kỹ năng và trình độ cần thiết của nguồn nhân lực để có thể xây dựng kế hoạch nhân sự, lƣơng, thƣởng môt cách phù hợp.
Môi trường, khí hậu: Biến đổi khí hậu là một mối đe dọa tiềm ẩn do tốc độ
thay đổi của nó chỉ có thể đƣợc nhận biết nếu xem xét trên cơ sở từng thập kỷ. Biến đổi khí hậu không ảnh hƣởng đều trên tất cả các quốc gia và tất cả các doanh nghiệp. Các yếu tố môi trƣờng theo nghĩa hẹp hơn là bao gồm khu vực cơ quan, tổ chức mình đang nằm trong đó và mối quan hệ để tìm kiếm nhân viên thích hợp đáp ứng yêu cầu hoặc các yếu tố thay đổi về môi trƣờng làm cho việc tuyển dụng nhân viên nhiều hơn hoặc ít hơn. Một ví dụ đơn giản của các yếu tố môi trƣờng ảnh hƣởng đến việc lập kế hoạch nguồn nhân lực là việc xem xét nhƣ thế nào nhân viên của cơ quan, tổ chức có thể làm việc một cách an toàn trong thời tiết khắc nghiệt; kế hoạch nhân sự có thể phải tính đến các khả năng thông tin liên lạc để công việc hoạt động thông suốt trong các điều kiện đó.
Luật pháp: Luật lao động là quan trọng nhất trong hệ thống pháp lý có ảnh
Luật môi trƣờng, Luật Bảo hiểm Y tế, Luật bảo vệ quyền lợi ngƣời tiêu dùng,… Thuế cũng là một trong những thay đổi ảnh hƣởng lớn đến việc định biên nhân sự, đặc biệt là các khoản thuế liên quan đến ngƣời lao động nhƣ thuế thu nhập cá nhân. Trong hầu hết các trƣờng hợp, cần khá nhiều thời gian để thực hiện những thay đổi về chính sách, pháp luật và việc thay đổi các chính sách luật lại cần một khoảng thời gian để có hiệu lực. Cần cập nhật các chính sách pháp luật mới, thậm chí thuê riêng một luật sƣ nếu cần thiết.
Các quy định của Chính phủ cũng ảnh hƣởng đến tất cả các quá trình làm việc của bộ phận nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, bồi thƣờng, chấm dứt hợp đồng,…. Nếu không tuân thủ các quy định của chính phủ, cơ quan, tổ chức có thể bị phạt và nặng hơn nữa là có thể bị rút giấy phép kinh doanh, hoạt động.
Phương tiện truyền thông: Các phƣơng tiện truyền thông đang trải qua những thay đổi nhanh chóng và đáng kể mà nguyên nhân sâu xa từ việc thay đổi công nghệ và sự gia tăng của Internet. Trƣớc đây việc tuyển dụng chỉ đƣợc đăng trên báo chí nhƣng hiện nay hoàn toàn có thể thực hiện trực tiếp trên internet hoặc thông qua các công ty tuyển dụng trực tuyến.
Chính trị: Các yếu tố này bao gồm các quan điểm của các lãnh đạo địa phƣơng, các chính sách của Nhà nƣớc, thâm chí là quan điểm lãnh đạo của các chủ tịch các công ty cực lớn chi phối thị trƣờng. Các yếu tố chính trị ảnh hƣởng đến nguồn kinh phí đầu tƣ, lƣợng thuế phải nộp, mức lƣơng tối thiểu, cách thức kiểm soát thị trƣờng, số lƣợng và chất lƣợng nguồn nhân lực có thể tuyển dụng. Khi lập kế hoạch, cần phải xem xét tới các yếu này dựa trên các khảo sát và dự báo cẩn thận. Ví dụ, cần quan tâm tới các ƣu đãi của chính phủ trong các năm tới đối với các nghành nghề nào, các thị trƣờng nào, các doanh nghiệp nào,….
Xã hội: Một số yếu tố xã hội có thể ảnh hƣởng đến việc lập kế hoạch nhân
sự của cơ quan, tổ chức, và cần phải tính đến, đặc biệt là đối với các công ty đa quốc gia. Nếu trong cơ quan, tổ chức có một số các nhân viên thuộc tôn giáo hoặc đất nƣớc khác nhau, cần xây dựng các cách thức phù hợp. Ngoài ra, việc thay đổi cơ cấu dân số trong xã hội cũng là yếu tố ảnh hƣởng rất lớn đến định biên nhân sự. Sự
thay đổi đó bao gồm tỷ lệ ngày càng tăng của ngƣời cao tuổi , sự gia tăng số lƣợng các gia đình mà cả 2 vợ chồng đều đi làm, độ tuổi kết hôn ngày càng tăng, tình trạng đa dạng sắc tộc,…Những thay đổi này sẽ tác động đáng kể đến nguồn nhân lực sẵn sàng để tuyển dụng.
1.4. Nguyên tắc định biên trong đơn vi ̣ nhà nƣớc
Tổ chƣ́c nhà nƣớc là nhƣ̃ng tổ chƣ́c có tính chất đă ̣c biê ̣t hơn so với các tổ chƣ́c khác. Việc định biên trong đơn vị nhà nƣớc phải tuân theo các nguyên tắc cụ thể.
Tuân thủ các quy định của pháp luật về cán bộ, công chức và quy định của các cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam: Đi ̣nh biên trong
đơn vị nhà nƣớc do pháp luật quy định và chỉ đƣợc thực hi ện theo đúng quy đi ̣nh đó. Mọi sự vi phạm bổ sung , thêm bớt đều vi pha ̣m phá p luâ ̣t và đó là đi ̣nh biên không hơ ̣p pháp. Nguyên tắc này áp du ̣ng cho mo ̣i tổ chƣ́c hành chính nhà nƣớc .
Trong các tổ chƣ́c quản lý nhà nƣớc , mô ̣t số đi ̣nh biên đã đƣợc luâ ̣t quy đi ̣nh . Đi ̣nh biên ở tƣ̀ng bô ̣ phâ ̣n đƣợc quyết đi ̣nh trong văn bán pháp quy.
Trong đơn vị nhà nƣớc, định biên là quyết đi ̣nh của cơ quan có thẩm quyền về số lƣơ ̣ng và cơ cấu cán bô ̣, công chƣ́c theo loa ̣i công chƣ́c , ngạch công chức cho tƣ̀ng loa ̣i cơ quan nhà nƣớc , khác với các tổ c hƣ́c tƣ trong hê ̣ thống cơ quan nhà nƣớc, là quyết định pháp luật đòi hỏi phải đƣợc chấp hành nghiêm túc . Thông qua đi ̣nh biên mà nhà nƣớc quản lý chă ̣t chẽ và thống nhất nguồn lƣ̣c , quyết định và quản lý nguồn nhân sách , tiền lƣơng và các hoạt động quản lý của bộ máy công sở , điều đó có ý nghĩa to lớn nhất đói với viê ̣c chi tiêu có hiê ̣u quả , tiết kiệm chi phí quản lý nhà nƣớc nâng cao hiệu quả chống lãng phí , quan liêu tham nhũng loa ̣i bỏ nhƣ̃ng cán bô ̣ tha hóa biến chất dƣới mo ̣i hình thƣ́c.
Bảo đảm thống nhất, đồng bộ giữa tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức: Việc tuyển dụng yêu cầu phải chọn đƣợc ngƣời phù hợp nhất với tiêu chuẩn và
yêu cầu năng lực cụ thể của vị trí công việc mà ngƣời đó đảm nhiệm chứ không phải chọn đƣợc ngƣời có bằng cấp phù hợp với tiêu chẩn của ngạch, bậc. Vì vậy, khi xây dựng các tiêu chuẩn cho mỗi vị trí công việc phải đồng thời chú trọng đến việc xác định môn thi, nội dung thi, hình thức thi tuyển sao cho bảo đảm sẽ chọn đƣợc ngƣời phù hợp
nhất với từng vị trí việc làm. Quá trình thi tuyển cũng cần đảm bảo các yêu cầu công khai, minh bạch, khách quan, công bằng, công tâm, cạnh tranh lành mạnh…
Năng lực thực thi công vụ của công chức đƣợc đề cao trong nền công vụ việc