Hình thức bán hàng mà Công ty áp dụng là hình thức bán hàng cá nhân nên mỗi nhân viên bán hàng phải tự lập kế hoạch bán hàng cho riêng mình để đạt được mục tiêu doanh số Công ty đã đề ra.
Trình tự bán hàng của nhân viên được mô tả như sau:
+ Bước 1: Nhân viên kinh doanh sẽ liên lạc với khách hàng bằng cách gặp
trực tiếp, gửi mail hoặc thông qua điện thoại để thông tin sản phẩm đến khách hàng khi họ có nhu cầu đặt hàng, tạo mối quan hệ với khách hàng nếu họ chưa có nhu cầu và làm các công tác Marketing cho khách hàng như giới thiệu sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi mới, thăm hỏi khách hàng, treo bạt, dán poster, pano Công ty….
+ Bước 2: Khi khách hàng có nhu cầu đặt hàng, nhân viên kinh doanh sẽ viết
đơn hàng.
+ Bước 3: Nhân viên kinh doanh sẽ chuyển đơn hàng xuống kho. Kho sẽ tiến
hành giao hàng và thu tiền trong vòng 24 tiếng đối với các khách hàng là đại lí trong khu vực Thành phố Hồ Chí Minh. Còn đối với các tỉnh, kho chỉ có nhiệm vụ xuất và giao hàng, còn việc thu hồi công nợ của các đại lý do nhân viên kinh doanh của Công ty đảm nhiệm.
+ Bước 4: Nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ thu hồi công nợ của các đại lý
ở Chi nhánh một cách kịp thời cũng như đưa ra các biện pháp xử lý công nợ còn tồn đọng và báo cáo kết quả lại với trưởng phòng kinh doanh.
Nhìn chung, Công ty đã định hướng được nhiệm vụ và những công việc cần làm của một nhân viên kinh doanh.
Các công tác hỗ trợ bán hàng:
Từ trước đến nay, Công ty đã có rất nhiều hoạt động để hỗ trợ nhân viên kinh doanh khi bán hàng như là: Tổ chức khuyến mãi, dán poster, pano……….
Tất cả hoạt động Marketing trên của Công ty nhằm mục đích quảng bá thương hiệu Công ty và tạo sư uy tín đối với khách hàng.
3.2.2 Đánh giá về công tác tổ chức việc bán hàng
Cơ cấu bán hàng của Công ty TNHH Ghi Bình là cơ cấu bán hàng theo khu vực cụ thể là trong khu vực lân cận Thành phố Hồ Chí Minh có hai Chi nhánh là Chi nhánh Thủ Đức và Chi nhánh Bình Thạnh.
Chi nhánh Thủ Đức: Tập trung phân phối bán hàng trong Quận và các Quận lân cận: Quận 9, Quận 12.
Chi nhánh Bình Thạnh: Tập trung chủ yếu phân phối trong Quận và các Quận lân cận, Tân Bình, Quận 1, Quận 3, Quận Gò Vấp, Quận 11, Quận 10.
Sơ đồ 3.1: Tổ chức bán hàng theo khu vực
(Nguồn: phòng kinh doanh Công ty TNHH Ghi Bình)
Mỗi khu vực do nhóm trưởng quản lý các nhân viên thuộc khu vực mình quản lý. Hàng tháng ngoài việc phụ trách công việc kinh doanh tại Chi nhánh được phân chia trong khu vực Thành phố Hồ Chí Minh, các nhân viên nam và nhóm trưởng nam còn đảm nhận thêm việc kinh doanh tại quầy bán hàng của Công ty và các khu vực như: Bình Dương, Dĩ an, Dak Lak,…Tất cả mọi nhân viên đều phải báo cáo tình hình kinh doanh trong ngày của mình về phòng kinh doanh gồm một bản báo cáo kế hoạch và một bản báo cáo công việc trong ngày, mẫu báo cáo do Công ty quy định, nếu là nhân viên ở khu vực xa trụ sở thì có thể gửi fax hoặc gửi mail bảng báo cáo về. Cuối tuần phòng kinh sẽ hoạch toán sổ sách gửi về ban Giám Đốc. ngoài ra, phòng kinh doanh cũng tiến hành họp sơ bộ vào mỗi buổi sáng để nhân viên báo cáo tình hình kinh doanh và những khó khăn, thuận lợi trong công việc của mình lên trưởng phòng, để trưởng phòng giải quyết và thông báo những kế hoạch kinh doanh mới. Bên cạnh đó, khi có sự thay đổi đáng kể nào đó về nhân sự của phòng kinh doanh thì Công ty sẽ tiến hành chuyển đổi khu vực của các nhân viên.
Nhìn chung, công tác tổ chức của phòng kinh doanh của Công ty là rõ ràng và dễ quản lý. Việc phân chia địa bàn và khu vực bán hàng cụ thể cho từng nhân viên giúp cho nhân viên kinh doanh có nhiều thời gian để tập trung tìm hiểu thị trường khu vực mình quản lý và hiểu được nhu cầu khách hàng do đó sẽ tạo được mối quan hệ tốt với khách hàng của mình.
3.2.3 Đánh giá về công tác tuyển dụng, đào tạo và động viêna. Đánh giá về công tác tuyển dụng a. Đánh giá về công tác tuyển dụng
vị trí công việc khác nhau cho phòng kinh doanh, như có thể tuyển chọn qua việc quảng cáo trên báo chí, trên mạng, trang web tìm việc, các trung tâm hỗ trợ việc làm, qua các trường Đại học, Cao đẳng hay qua giới thiệu của người thân và nhân viên Công ty…
Công ty TNHH Thiên Vân Phát chủ yếu sử dụng hình thức tuyển dụng qua giới thiệu người thân về nhân viên Công ty, qua các trang web tìm việc, qua báo chí.
Sơ đồ 3.2: Công tác tuyển dụng của Công ty
Quá trình tuyển dụng của Công ty nhìn chung là khá chặt chẽ và hợp lý, nhưng vẫn chưa tạo ra được cơ hội để kiểm tra khả năng xử lý tình huống của các ứng viên mà điều này là một kĩ năng rất cần thiết đối với các nhân viên kinh doanh. Trong quá trình phỏng vấn Công ty nên giả định các tình huống kinh doanh cụ thể và cho các ứng viên một khoảng thời gian ngắn nhất định để xử lý tình huống đó. Ngoài ra, Công ty cũng nên cho kiểm tra nhanh khả năng của các ứng viên bằng cách cho ứng viên làm kiểm tra nhanh bằng các bảng trắc nghiệm, giúp cho Công ty sàn lọc nhanh các ứng cử viên không đủ tiêu chuẩn, tiết kiệm thời gian và công sức.