a. Lập kế hoạch bán hàng cho phòng kinh doanh
Đầu năm, dựa vào các cơ sở như kế quả bán hàng của năm trước, tỉ lệ phát triển ngành, dự báo xu hướng tiêu thụ, tình hình cạnh tranh, thị phần hiện tại và nguồn nội lực của Công ty và sức bán của từng loại sản phẩm, trưởng phòng kinh doanh sẽ đưa ra chỉ tiêu bán hàng cho năm sau. Từ chỉ tiêu cả năm, dựa vào tình hình thời tiết, cung cầu thị trường, đặc điểm của từng quý và sức bán của từng loại sản phẩm, trưởng phòng sẽ tiếp tục phân bổ cho từng quý và cuối cùng phân bổ cho từng tháng củng dựa vào thời tiết và sức mua của từng loại sản phẩm.
Figure 1
Bảng 3.3: Mục tiêu doanh số bán hàng năm 2011
Doanh thu mỗi tháng sẽ được phân bổ cho các nhân viên, dựa vào sự khác nhau của từng khu vực như khác nhau về sức tiêu thụ của khách hàng, số lượng khách hàng, đặc điểm thời tiết, sự phát triển kinh tế của mổi khu vực và khả năng tiêu thụ của từng loại sản phẩm ở mỗi khu vực mà chỉ tiêu doanh số bán hàng của mỗi nhân viên cũng khác nhau. Sự phân bổ như vậy là khá hợp lý, vì mỗi nhân viên bán hàng kinh donah trên các khu vực khác nhau thì khả năng doanh số đạt được củng phải khác nhau. Nhìn chung, việc lập chỉ tiêu về doanh số bán hàng củ Công
ty là chặt chẽ và cụ thể, đã lập được chỉ tiêu cho từng tháng, tuy nhiên việc lập kế hoạch doanh số của Công ty chủ yếu còn dựa vào phương pháp định tính và theo kinh nghiệm của trưởng phòng kinh doanh.
Ngoài việc lập chỉ tiêu về doanh số, Công ty cũng đã xây dựng được quy trình hàng cụ thể để hướng dẫn các nhân viên bán hàng thực hiện công việc bán hàng được mang tính thống nhất.
Đối với các đại lí, nhà phân phối ở khu vực lân cận Thành phố Hồ CHÍ MINH:
+ Bước 1: Chính đại lý sẽ fax đơn hàng hoặc gọi điện thoại đặt hàng gửi về phòng kinh doanh hoặc nhân viên kinh doanh của Công ty lấy đơn hàng và liên lạc về phòng kinh doanh.
+ Bước 2: Trưởng phòng kinh doanh sẽ kiểm tra tình hình công nợ của đại lý đó, nếu đã hợp lý (công nợ tốt) sẽ cho xuất hóa đơn đỏ được thiết kế đặt trưng theo logo của Công ty.
+ Bước 3: Bộ phận hành chính sẽ chuyển hóa đơn về kho. Nhân viên sẽ kiểm tra hóa đơn và lấy hàng trong kho hàng. Thanh toán tiền hàng sẽ thanh toán trước ngay sau khi giao hàng để tránh nhầm lẩn và mất mát. Đối với đơn hàng lớn thì thanh toán bằng cách chuyển tiền qua tài khoản ngân hàng, đơn hàng nhỏ lẻ thì thu tiền trực tiếp.
+ Bước 4: Kho được chỉ định xuất và giao hàng cho đại lý. Nhân viên kinh doanh của Công ty có nhiệm vụ chăm sóc khách hàng và thu hồi công nợ.
Đối với Cửa hàng, Tạp hóa,… ở Thành phố Hồ Chí Minh:
+ Bước 1: Nhân viên kinh doanh của Công ty sẽ trực tiếp lấy đơn hàng của các cửa hàng, tạp hóa…
+ Bước 2: Nhân viên sẽ chuyển đơn hàng qua kho.
+ Bước 3: Kho có nhiệm vụ bán hàng, xuất hàng và thu tiền. Đối với bán hàng trực tiếp tại quầy hàng của Công ty:
Khách hàng mua sản phẩm dùng ngay nhận tiền và giao hàng. Với các bước như trên, quy trình bán hàng của phòng kinh doanh là tương đối tốt. Nếu các phòng
ban của Công ty và bộ phận giao hàng của kho phối hợp chặt chẽ với nhau thì sẽ tạo thành một thể thống nhất, phục vụ khách hàng một cách chuyên nghiệp và nhanh chóng nhất.