TLNN là một loại hớnh tài liệu đặc biệt gồm cú ảnh chụp, phim điện ảnh, băng đĩa video và băng đĩa ghi õm. Loại tài liệu này nếu khụng cú phương tiện và chế độ bảo quản thỡch hợp thớ chỉ trong thời gian rất ngắn đó bị hư hỏng. Vớ thế ở cỏc nước trờn thế giới cú chế độ thu thập, bảo quản và sử dụng riờng đối với loại hớnh tài liệu này.
Mặc dự về lý luận và cỏc văn bản phỏp lý của Nhà nước trong lĩnh vực Lưu trữ đều đó khẳng định một số cỏc cơ quan lớn thường xuyờn sản sinh ra TLNN là cỏc cơ quan thuộc diện nộp lưu vào cỏc Trung tõm lưu trữ quốc gia, nhưng trờn thực tế, việc này vẫn chưa thực hiện được. Điều này thể hiện rừ nhất qua thực tế cụng tỏc thu thập TLNN ở cỏc TTLTQG trong suốt thời gian qua.
Do chức năng, nhiệm vụ như đó phõn tỡch trờn đõy, TTLTQG I hiện nay hầu như khụng cú TLNN ( chỉ cũn một số tấm ảnh kốm theo sút lại trong tài liệụ giấy). Theo qui định của nhà nước, TTLTQG II cú trỏch nhiệm sưu tầm, thu thập, bảo quản tài liệu của chế độ cũ; tài liệu của Mặt trận Dõn tộc
Giải phúng Miền Nam Việt Nam, Chỡnh phủ Cỏch mạng Lõm thời cộng hũa miền Nam Việt Nam đến thỏng 4-1975; tài liệu hớnh thành trong hoạt động của cỏc cơ quan, tổ chức trung ương của nước Việt Nam dõn chủ cộng hũa và Cộng hũa xó hội chủ nghĩa Việt Nam cú trụ sở đúng trờn lónh thổ từ tỉnh Bớnh Thuận trở vào phỡa Nam. Như vậy phạm vi cỏc cơ quan thuộc thẩm quyền thu thập tài liệu của TTLTQG II cũng rất rộng. Tuy nhiờn, hiện nay Trung tõm II chỉ lưu giữ được gần 104.800 ảnh (cả õm bản), Ghi õm: 597 cuộn băng gốc, 599 cuộn băng sao, 122 đĩa CD-Rom với 429 giờ phỏt, 4396 đĩa hỏt. Tuyệt đại đa số những TLNN này là do lưu trữ thuộc chế độ Việt Nam Cộng hũa để lại. Rừ ràng một TTLTQG với chức năng, nhiệm vụ được giao như vậy nhưng khối lượng TLNN mới thu được như vậy là quỏ ỡt.
- TTLTQG III: Cụng tỏc thu thập tài liệu phim, ảnh, ghi õm những năm 1995 trở về trước đó được chỳ ý và đạt được một số kết quả: đó tiếp nhận và bảo quản tốt những tài liệu phim, ảnh thuộc cỏc phụng lưu trữ của cỏc Bộ, ngành chuyển giao sang và thu trong cỏc dịp giải thể cỏc Liờn khu 3, 4, Tả Ngạn, cỏc Khu Tự trị Việt - Bắc, Tõy - Bắc và tài liệu của cỏc tỉnh Miền Nam do cỏn bộ và chiến sỹ tập kết mang ra. Từ sau khi TTLTQG III được thành lập, Phũng Lưu trữ tài liệu Phim - ảnh - Ghi õm bước đầu được củng cố. Trung tõm đó đẩy mạnh cụng tỏc sưu tầm, thu thập và ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào bảo quản và sử dụng loại hớnh tài liệu này. Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ được giao, Trung tõm đó tăng cường hướng dẫn lựa chọn tài liệu, đụn đốc việc chuẩn bị nộp lưu tài liệu ở một số bộ, ngành.
Đối với phim điện ảnh, băng hỡnh: Theo qui định của Chỡnh phủ, Viện
Phim Việt Nam được giao nhiệm vụ cụ thể là thu thập, lưu trữ, bảo quản tất cả cỏc bộ phim điện ảnh và truyền hớnh thuộc cỏc ngành, cỏc địa phương trong cả nước. Bờn cạnh đú Cục Lưu trữ Nhà nước lại chưa được Nhà nước giao nhiệm vụ cụ thể trong lĩnh vực này mà chỉ cú một số văn bản với nội dung rất chung chung. Chỡnh vớ vậy thời gian qua Trung tõm rất khú thực hiện việc thu thập tài liệu phim điện ảnh. Mặc dự cú vướng mắc về cơ chế như vậy nhưng trước đõy TTLTQG I và sau này TTLTQG III vẫn tiến hành cụng tỏc
thu thập và đó thu được 372 cuộn cuộn phim, chủ yếu là phim thời sự - tài liệu từ cỏc bộ, ban, ngành; 311cuộn băng Video.
Đối với tài liệu ảnh và ghi õm: Thời gian qua, Trung tõm III đó cú
nhiều cố gắng để thu thập khối tài liệu quan trọng nhưng rất dễ bị hủy hoại này. Hiện nay Trung tõm đó thu được 106.466 ảnh và 24.767 tấm phim; 3719 cuộn và 1080 đĩa, tương đương 10.000 giờ tài liệu ghi õm chủ yếu từ Văn phũng Quốc hội, Bộ Lao động - Thương binh và Xó hội... [41-48].
Ngoài cỏc cơ quan do đặc thự chuyờn ngành đó sản sinh ra số lượng
khỏ lớn tài liệu phim ảnh, ghi õm, như: Thụng tấn xó Việt Nam, Đài Truyền hớnh Việt Nam, Đài Tiếng núi Việt Nam; cú 9 cơ quan, tổ chức bảo quản 1 số lượng tài liệu phim ảnh, ghi õm: Văn phũng Quốc hội (9.000 tấm ảnh, 36 băng video, 1.800 cuộn băng ghi õm và 133 CD-ROM ghi õm), Bộ Quốc phũng, Bộ Ngoại giao, Bộ Văn hoỏ- Thể thao và Du lịch, Bộ Y tế, Bộ Thụng tin và Truyền thụng, Cục Quản lý tài nguyờn nước, Viện Khoa học Xó hội Việt Nam, Tập đoàn Bảo Việt...
Do thiếu những văn bản hướng dẫn cụ thể về thu thập, chỉnh lý, xỏc định giỏ trị tài liệu nghe- nhớn vào Lưu trữ quốc gia; do điều kiện kho tàng khụng đảm bảo; do trớnh độ cỏn bộ lưu trữ cũn hạn chế nờn Lưu trữ cỏc bộ ngành cũng như TTLTQG III gặp khụng ỡt khú khăn, lỳng tỳng trong cụng việc. Một số cơ quan đó thật sự quan tõm đến thu thập bảo quản tài liệu lưu trữ nghe nhớn và đó đạt được một số kết quả tốt như: Văn phũng Quốc hội, Đài Truyền hớnh Việt Nam, Đài Tiếng núi Việt Nam, Bộ Văn húa - Thụng tin... Nhiều cơ quan đó cú quy định chặt chẽ, rừ ràng và cú phương tiện bảo quản tốt như: Viện Phim Việt Nam (bảo quản phim điện ảnh), Trung tõm Tư liệu ảnh của Thụng tấn xó Việt Nam (bảo quản tài liệu ảnh), Trung tõm bảo quản băng ghi õm của Đài Tiếng núi Việt Nam, Trung tõm Tư liệu Đài truyền hớnh Việt Nam, Trung tõm Tư liệu Dầu khỡ Việt Nam…
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao, cỏc TTLTQG thực hiện thường xuyờn cụng tỏc sưu tầm, thu thập tài liệu vào lưu trữ quốc gia. Số lượng tài liệu thu thập vào cỏc TTLTQG đó từng bước được tăng lờn; bước
đầu đó thu được một số TLNN; chất lượng tài liệu nộp lưu bước đầu đó được cải thiện. Tớnh hớnh thu thập tài liệu của cỏc TTLTQG được thể hiện ở Thống kờ dưới đõy:
THỐNG Kấ TèNH HèNH THU THẬP TÀI LIỆU
TẠI CÁC TRUNG TÂM LƢU TRỮ QUỐC GIA đến 2015
(Theo bỏo cỏo của cỏc TTLTQG năm 2015 gửi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước )
STT Trung tõm Lƣu trữ
quốc gia
Số lƣợng tài liệu nghe-nhỡn đó thu thập về Trung tõm
1 TTLTQG I
2 TTLTQG II - Ảnh: 104.800 ảnh ( cả õm bản) - Ghi õm: 597 cuộn băng gốc, 599 cuộn băng sao,122 đĩa;CD-Rom với 429 giờ phỏt;
- 4396 đĩa hỏt; 184 đĩa CD Mộc bản;
3 TTLTQG III
- 106.466 ảnh và 24.767 tấm phim
- Phim điện ảnh: 372 cuộn
- Ghi õm: 3719 cuộn và 1080 đĩa (10.00 giờ); - Video: 311 cuộn;
4 Trung tõm Lưu trữ QG IV 396 đĩa CD Mộc bản
5 Tổng - Ảnh: 211.266 tấm và 96.194 tấm phim õm
bản; (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ghi õm: 4.316 cuộn, 5.601 đĩa CD với 10.429 giờ phỏt; - Phim: 377 cuốn; 421 băng Video; - Mộc bản: 580 đĩa CD;
- Đĩa hỏt: 4396.
2.4.2.2. Những thuận lợi, khú khăn, tồn tại trong việc thu thập TLNN
a) Thuận lợi
- Trong những năm qua, cụng tỏc thu thập, bổ sung núi chung và TLNN núi riờng bước đầu được quan tõm và đó thu được một số tài liệu nhất định, trong đú cú nhiều tài liệu cú giỏ trị từ Văn phũng Quốc hội, Bộ Văn húa, Bộ Lao động- Thương binh và xó hội cũng như từ nhiều cỏ nhõn, gia đớnh, dũng họ (mặc dự cỏc cỏ nhõn, gia đớnh, dũng họ khụng phải là nguồn nộp lưu bắt
buộc). Tuy nhiờn qua phõn tỡch, tổng hợp số liệu tại cỏc TTLTQG thấy rằng, khối lượng tài liệu thu thập được như vậy là quỏ ỡt so với tài liệu cần thu thập.
- Chất lượng tài liệu nộp lưu đó từng bước được cải thiện, nhớn chung tài liệu đó được bảo quản tương đối tốt, tớnh trạng vật lý tài liệu bớnh thường; tài liệu bước đầu được phõn loại.
- Một số cơ quan đó bước đầu quan tõm đến việc thu thập, chỉnh lý và nộp lưu TLNN như Văn phũng Quốc hội (gần 4.000 tấm ảnh; hơn 3.000 giờ băng ghi õm, 10 cuộn băng Video, 15 bộ sưu tập ảnh, 07 CD ảnh).
Bờn cạnh đú, phương tiện sản xuất TLNN ngày nay tương đối phổ biến, chất lượng khỏ tốt, giỏ rẻ và dễ sử dụng... Đấy là một số thuận lợi bước đầu trong cụng tỏc thu thập TLNN về Lưu trữ hiện hành của cỏc cơ quan
b) Khú khăn
- Thiếu cơ sở vật chất: Ngoài cỏc cơ quan cú chức năng sản xuất TLNN, tất cả cỏc cơ quan cũn lại khụng cú kho chuyờn dụng để bảo quản TLNN. Tại cỏc TTLTQG, với diện tỡch kho tàng cho bảo quản TLNN hiện nay, bước đầu chỉ tạm đủ để thu thập, bảo quản TLNN mới thu thập được. So với TLNN đang được bảo quản tại cỏc lưu trữ hiện hành cỏc bộ ban ngành thớ diện tỡch kho tàng như vậy khụng thể đủ để bảo quản. Cơ chế để thỏo gỡ cỏc vấn đề như bản quyền, kinh phỡ vật tư để sản xuất thờm bản lưu, kho tàng, thiết bị cũng chưa được giải quyết.
Qua số liệu bỏo cỏo, khảo sỏt tại một số cơ quan trờn thấy rằng, trừ cơ quan chuyờn sản xuất TLNN là Đài Truyền hớnh Việt Nam, Đài Tiếng núi Việt Nam, Thụng tấn xó Việt Nam, chỉ cú Bộ Văn húa – Thể thao và Du lịch – cơ quan cú tỡnh chất cụng tỏc đặc thự, thường sản sinh nhiều TLNN nờn cũn lưu giữ được khỏ nhiều TLNN; cỏc cơ quan khỏc cũn lại khụng cú nhiều TLNN trong kho lưu trữ hiện hành của mớnh. Điều đú chứng tỏ cụng tỏc thu thập TLNN khụng được thực hiện tốt và thường xuyờn.
TèNH HèNH TÀI LIỆU NGHE NHèN BẢO QUẢN Ở MỘT SỐ CƠ QUAN TRUNG ƢƠNG
( Theo bỏo cỏo thống kờ của cỏc cơ quan gửi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước năm 2015)
Loại hỡnh tài liệu Văn
phũng Quốc hội Bộ Lao động- Thƣơng binh & XH Thụng tấn xó Việt Nam Bộ Văn húa –Thể thao và Du lịch Đài Truyền hỡnh Việt Nam a. Tài liệu ghi hỡnh
-Tổng số bộ phim/đoạn phim 41 440.990 70 - Cuộn phim 1.002.129 22.000 - Tổng số cuộn băng Video 36 400 1.238.978 23.287 - Tổng số đĩa 28 28 125 2.209.596 546
b. Tài liệu ghi õm
- Tổng số cuộn băng (gốc hoặc sao thay gốc)
717
- Tổng số đĩa 242 566
c. Tài liệu ảnh
- Tổng số phim gốc
hoặc sao thay gốc) 19.076 350 16.265
- Tổng số ảnh ( gốc
hoặc sao thay gốc) 13.256 20.821 71.778
- Về thu thập, chỉnh lý TLNN ở cỏc cơ quan: Số lượng cơ quan thu thập, chỉnh lý và nộp lưu TLNN vào cỏc Trung tõm Lưu trữ quốc gia quỏ thấp. Trong số 22 bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chỡnh phủ, chỉ cú 3 cơ quan bước đầu thực hiện (chiếm mới gần 13,2%). Nếu tỡnh theo số lượng 190 cơ quan thuộc nguồn nộp lưu thớ tỉ lệ cơ quan khụng nộp TLNN lờn tới 98,43%. Nhiều cơ quan chưa thu thập, chưa chỉnh lý kịp thời TLNN, khụng bảo quản theo đỳng qui định nờn tớnh trạng vật lý đỏng bỏo động và do vậy cũng khụng cú nhiều tài liệu để nộp lưu vào cỏc TTLTQG. Tõm lý, nhận thức của một số lónh đạo những cơ quan chuyờn sản xuất TLNN thường cho rằng, nộp lưu tài liệu vào lưu trữ là nộp lưu tài liệu giấy cũn ở đõy là loại hớnh khỏc
Đặc biệt cú những Lưu trữ bộ, ngành hoàn toàn khụng quan tõm đến việc thu thập, bảo quản khối tài liệu này, cũng chỡnh vớ vậy mà phần lớn tài liệu bị hư hỏng hoàn toàn.
- Về hệ thống văn bản nghiệp vụ thu thập TLNN: Hệ thống cỏc văn bản phỏp luật về lưu trữ TLNN vẫn cũn chồng chộo như đó nờu ở trờn dẫn đến việc cỏc cơ quan lớn cú nhiều TLNN đều cú chức năng “lưu trữ quốc gia”, khụng chịu giao nộp TLNN vào lưu trữ lịch sử. Chưa cú văn bản cụ thể của nhà nước hướng dẫn nghiệp vụ thu thập, chỉnh lý, xỏc định giỏ trị TLNN để nộp vào Lưu trữ quốc gia;
- Về cỏn bộ. Ở cỏc TTLTQG chưa cú đủ cỏn bộ cú trớnh độ để giỳp Lưu trữ cỏc bộ ngành trong việc lựa chọn, xỏc định giỏ trị TLNN; Lưu trữ cỏc bộ ngành chưa được bố trỡ đủ số cỏn bộ làm cụng tỏc lưu trữ núi chung; trớnh độ cỏn bộ lưu trữ cũn hạn chế nờn Lưu trữ cỏc bộ ngành cũng như cỏc TTLTQG gặp khụng ỡt khú khăn, lỳng tỳng trong cụng việc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Những khú khăn trờn là nguyờn nhõn chỡnh gõy nờn tớnh trạng khú khăn khi thu thập TLNN về cỏc TTLTQG. Ngoài ra cũn cú nguyờn nhõn khỏc như:
- Cỏc cơ quan lớn thường xuyờn sản xuất TLNN là những cơ quan chuyờn mụn về lĩnh vực này, cú hệ thống mỏy múc, trang thiết bị đồng bộ, hiện đại cựng với đội ngũ cỏn bộ chuyờn mụn được đào tạo chuyờn sõu về cỏc loại tài liệu này, trong khi cỏc TTLTQG vẫn đang cũn trong tớnh trạng lạc hậu, yếu kộm cả về kho tàng, mỏy múc, trang thiết bị và kể cả về trớnh độ cỏn bộ. Thực trạng trờn khụng tạo được niềm tin về chuyờn mụn để cỏc cơ quan lớn cú TLNN giao nộp tài liệu.
- TLNN ở cỏc cơ quan này là sản phẩm hoạt động khụng chỉ về vật
chất mà cũn là sản phẩm tinh thần (liờn quan đến bản quyền tỏc giả của cơ quan và cỏc cỏ nhõn), đồng thời là phương tiện hoạt động của cơ quan nờn
gặp khú khắn, vướng mắc khi giao nộp “đứa con tinh thần” của mớnh cho cơ quan khỏc.
- Nếu cỏc cơ quan giao nộp bản gốc cho lưu trữ thớ bắt buộc cơ quan
phải cú một bản khỏc để làm phương tiện hoạt động. Kinh phỡ để cú bản TLNN khỏc thay thế khụng phải là nhỏ. Vớ vậy cỏc TTLTQG muốn thu được TLNN thớ phải cú cơ chế đầu tư kinh phỡ của nhà nước cho việc này.
Những khú khăn trờn cũng như nguyờn nhõn của những tồn tại đú rừ ràng cần phải được cỏc cấp cú thẩm quyền nghiờn cứu và tớm cỏch giải quyết. Từ thực trạng giao nộp TLNN trong thời gian qua, những khú khăn, bất cập trong cỏc văn bản quản lỡ nhà nước, để cú thể gúp phần làm tốt hơn cụng tỏc thu thập, nộp lưu, bảo quản và khai thỏc sử dung TLNN, cần phải tập trung quản lý TLNN. Để gúp phần xõy dựng cỏc văn bản về tập trung quản lý TLNN, bước đầu tiờn là nhất thiết phải nghiờn cứu cỏc tiờu chuẩn nguồn nộp lưu; xõy dựng, ban hành văn bản qui định nguồn nộp lưu TLNN vào cỏc TTLTQG.
Tiểu kết chƣơng 2
Qua nghiờn cứu tớnh hớnh quản lý TLNN ở cỏc TTLTQG thấy rằng cỏc trung tõm đó được giao thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ núi chung, trong đú cú tài liệu lưu trữ nghe nhớn. Hiện nay, cỏc TTLTQG đang bảo quản một số lượng khụng nhiều tài liệu lưu trữ nghe nhớn cú giỏ trị về nhiều mặt đối với đời sống xó hội. Tuy nhiờn, số lượng tài liệu này hoàn toàn chưa đỏp ứng được nhu cầu khai thỏc ngày càng tăng của xó hội.
Bước đầu đó được tạo điều kiện về nhõn lực, vật chất, kho tàng để thu thập, bảo quản TLNN. Việc tổ chức sử dụng TLNN đang gặp nhiều bất cập, số lượng độc giả nghiờn cứu TLNN hàng năm quỏ ỡt do thành phần, số lượng tài liệu quỏ ỡt; thiết bị khai thỏc tài liệu đú đó bị hư hỏng, khụng tương thỡch...
Cỏc qui định về thẩm quyền quản lý nguồn nộp lưu vẫn cũn chung chung, chưa cú cơ sở phỏp lý rừ ràng. Cỏc TTLTQG chưa được phận định cụ thể sẽ thu TLNN của cơ quan nào; cơ quan nào thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử. Qui định về thành phần TLNN cũng chưa cú mà chỉ mới đề cập một cỏch chung chung.