Cựng với sự phỏt triển của khoa học kỹ thuật và đời sống vật chất cũng như tinh thần ngày một nõng cao, TLNN được hớnh thành nờn ngày càng nhiều và cú mặt ở hầu khắp cỏc cơ quan, tổ chức và cỏ nhõn. Song để xỏc định được đõu là nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyờn và đõu là nguồn bổ sung khụng thường xuyờn thớ đú là việc khụng dễ dàng. Để giải quyết vấn đề này, trước hết phải xuất phỏt từ khỏi niệm nguồn nộp lưu và những đặc điểm của TLNN so với tài liệu giấy và cỏc loại hớnh tài liệu khỏc. Như khỏi niệm đó được phõn tỡch và thống nhất: Nguồn nộp lưu tài liệu nghe nhỡn là cỏc cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn chuyển giao trực tiếp tài liệu của mỡnh vào bảo quản trong cỏc lưu trữ theo qui định của phỏp luật.
Cơ quan, tổ chức hoạt động độc lập cú nghĩa là cơ quan, tổ chức đú phải cú tư cỏch phỏp nhõn, cú con dấu, tài khoản, văn thư và tổ chức biờn chế riờng. Theo khỏi niệm như trờn, cú thể núi nguồn nộp lưu TLNN trong thực tế cũng như cỏc nguồn nộp lưu tài liệu giấy. Vớ cỏc cơ quan cú tài liệu giấy mang ý nghĩa như trờn cũng đồng thời cú thể cú TLNN cần bảo quản nhà nước. Song vấn đề ở đõy là cơ quan nào cú TLNN là chủ yếu để nộp lưu
thường xuyờn vào lưu trữ lịch sử? Để giải quyết vấn đề này trước hết cần hiểu rừ những đặc điểm của TLNN so với tài liệu giấy.
Đặc điểm rừ nhất của TLNN so với tài liệu giấy là nú ghi chộp và làm tỏi hiện lại sự kiện, hiện tượng bằng hỡnh ảnh và (hoặc) õm thanh trực quan.
Nú khụng đi sõu phõn tỡch nội dung bờn trong của sự kiện như tài liệu chữ viết, mà làm sống lại một khoảnh khắc, hay một thời điểm của sự kiện đỳng như nú đang diễn ra. Hớnh ảnh “nhớn thấy”, õm thanh “nghe thấy” được như thế, chủ yếu phản ỏnh hớnh thức bề ngoài của một hoạt động nào đú, và thụng qua hớnh thức đú, bản chất của những hoạt động ấy được thể hiện. Vỡ dụ: khi xem một đoạn phim về buổi ký hiệp định giữa ta với nước ngoài, chỳng ta chỉ thấy được khung cảnh của buổi lễ và nghe giới thiệu túm tắt về nội dung của hiệp định. Nếu muốn nghiờn cứu về xuất xứ, nội dung, ý nghĩa…. của hiệp định thớ phải nghiờn cứu tài liệu giấy. Song những hớnh ảnh và õm thanh mà chỳng ta nhớn thấy, nghe thấy được thớ tài liệu chữ viết lại khụng thể thay thế.
Chỡnh từ đặc điểm cú thể ghi chộp và tỏi hiện sự kiện bằng hớnh ảnh và õm thanh của TLNN mà dẫn đến nhận xột quan trọng là: ở những cơ quan cú
chức năng thụng tin tuyờn truyền thỡ TLNN được dựng là phương tiện (hay cụng cụ) chớnh để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Điều này sẽ
liờn quan đến một loạt cỏc vấn đề khi xỏc định nguồn nộp lưu như: Sự hớnh thành TLNN ở cơ quan đú nhiều hay ỡt? Cơ quan đú cú phải là cơ quan chuyờn mụn về sản xuất TLNN hay khụng? Phạm vi đề tài mà TLNN ở cơ quan đú phản ỏnh rộng hay hẹp? Chuyờn đề gớ? Chất lượng kỹ thuật của TLNN? Giỏ trị nghệ thuật của những TLNN được sản sinh?...
Nếu như một cơ quan cú chức năng quản lý nhà nước về một ngành hay lĩnh vực nào đú thớ nhiệm vụ chỡnh của cơ quan sẽ là xõy dựng ban hành văn bản, quản lý chỉ đạo thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra, tổng kết… Để thực hiện những nhiệm vụ núi trờn thớ văn bản tài liệu giấy đúng vai trũ chủ yếu để
ghi chộp, truyền đạt cỏc thụng tin quản lý bằng ngụn ngữ chữ viết. TLNN ở những cơ quan đú cũng cú thể được hớnh thành, nhưng chỉ đúng vai trũ bổ trợ, thứ yếu, bổ sung cho tài liệu giấy trong một số trường hợp như: quản lý nhõn sự, thi đua, tổng kết, hợp tỏc quốc tế, tuyờn truyền giỏo dục truyền thống… được hớnh thành khụng phải thường xuyờn ở một đơn vị hay bộ phận mà chỉ đúng vai trũ thứ yếu trong cơ quan.
Nếu như một cơ quan cú chức năng sự nghiệp về một lĩnh vực chuyờn mụn như sản xuất, kinh doanh, đào tạo, nghiờn cứu, dịch vụ…. thớ nhiệm vụ chỡnh cũng là cỏc hoạt động trực tiếp để tạo ra cỏc sản phẩm cú chất lượng cao hoặc doanh thu lớn. Để thực hiện nhiệm vụ đú thớ phương tiện truyền đạt chủ yếu là văn bản tài liệu bằng giấy (chữ viết). TLNN cũng cú nhưng chỉ được coi là thứ yếu giống như ở cỏc cơ quan quản lý nhà nước và chỉ mang tỡnh chất tuyờn truyền, lưu niệm.
Trong khi đú, ở cỏc cơ quan thụng tấn, bỏo chỡ (đặc biệt là cỏc bỏo hớnh, bỏo núi), cỏc hóng phim, trung tõm sản xuất chương trớnh nghe nhớn… với nhiệm vụ thụng tin tuyờn truyền tới quảng đại quần chỳng thớ TLNN là phương tiện, cụng cụ hoạt động chỡnh, chủ yếu. Ở cỏc cơ quan này, TLNN được sản xuất ra hàng ngày với số lượng lớn, phản ỏnh cỏc thụng tin quan trọng nhất thuộc phạm vi đề tài mà nhiệm vụ cơ quan được giao. Tựy theo vị trỡ, chức năng nhiệm vụ của cơ quan trong hệ thống cỏc cơ quan thụng tấn, bỏo chỡ, cũng như trong hệ thống cỏc cơ quan của ngành chuyờn mụn mà TLNN được sản sinh với số lượng lớn, phạm vi đề tài, chất lượng nội dung, kỹ thuật và nghệ thuật cũng khỏc nhau. Song so với tài liệu giấy thớ TLNN ở những cơ quan này vẫn là chủ yếu, mang tỡnh chuyờn mụn cao và là nguồn bổ sung thường xuyờn TLNN vào bảo quản nhà nước.
Cú thể núi, do đặc điểm dựng hớnh ảnh và õm thanh để ghi chộp, tỏi hiện thực tế một cỏch sinh động nờn TLNN thường được sản sinh ở những cơ
quan hay đơn vị cú chức năng thụng tin, tuyờn truyền, giỏo dục truyền thống và đõy chỡnh là nguồn nộp lưu chủ yếu và thường xuyờn tài TLNN vào lưu trữ lịch sử cỏc cấp.
Đặc điểm thứ hai của TLNN là chỳng khụng phản ỏnh trực tiếp cỏc hoạt động của người chụp hay cơ quan, mà đối tượng phản ỏnh phụ thuộc vào phạm vi đề tài mà tỏc giả hoặc cơ quan được giao nhiệm vụ. Những cơ
quan chuyờn mụn đầu ngành về thụng tấn, bỏo hớnh, bỏo núi hay hóng phim tài liệu khoa học ở trung ương cú phạm vi đề tài phản ỏnh là tất cả cỏc lĩnh vực chỡnh trị, kinh tế, văn húa, xó hội trong cả nước. Trong khi ở địa phương cũng cú Đài phỏt thanh, Đài truyền hớnh tỉnh để phản ỏnh tất cả cỏc lĩnh vực chỡnh trị, kinh tế, văn húa - xó hội, nhưng chỉ trong phạm vi tỉnh. Cỏc bỏo khỏc ở trung ương như Lao động, Tiền phong, Thể thao… thớ cú phạm vi đề tài hẹp hơn để phục vụ cho cỏc đối tượng nhất định theo chức năng nhiệm vụ được giao. Cũn ở cỏc cơ quan quản lý nhà nước hay cơ quan sự nghiệp chuyờn mụn khỏc thớ cỏc bộ phận cú sản xuất TLNN thường chỉ phỏn ỏnh cỏc hoạt động của cơ quan hay cỏc đối tượng thuộc phạm vi quản lý với nội dung đề tài rất hẹp.
Tuy nhiờn, giữa cỏc cơ quan núi trờn, TLNN khụng cú khỏi niệm “trựng” hay “bị bao hàm” như với tài liệu giấy. Mặc dự cú khi tất cả cỏc cơ quan cựng ghi lại một sự kiện, nhưng kết quả là cỏc TLNN đều phản ỏnh sự kiện đú với cỏc gúc nhớn khỏc nhau, quan điểm khỏc nhau, kỹ thuật và nghệ thuật thể hiện khỏc nhau. Do vậy, khi xỏc định nguồn nộp lưu TLNN vào lưu trữ lịch sử cần cú sự phõn loại cỏc nhúm cơ quan chuyờn mụn và khụng chuyờn mụn để cú cỏch đỏnh giỏ, lựa chọn TLNN cho phự hợp. Với cỏc cơ quan chuyờn mụn cần ỏp dụng tổng hợp cỏc tiờu chuẩn xỏc định giỏ trị tài liệu để lựa chọn TLNN, đặc biệt là tiờu chuẩn về kỹ thuật và nghệ thuật. Nhưng với cỏc cơ quan khụng phải là chuyờn mụn cần lưu ý đến tỡnh độc đỏo của đề tài (đối tượng) phản ỏnh vớ những sự kiện mà đó cú ở cơ quan chuyờn mụn thớ
cũng thường cú ở cơ quan khụng chuyờn mụn; nhưng những sự kiện được phản ỏnh ở cơ quan khụng chuyờn mụn thớ chưa chắc đó cú ở cơ quan chuyờn mụn. Vỡ dụ khi cú một sự kiện lớn ở một cơ quan thớ thường mời cỏc bỏo, đài đến để quay phim, ghi hớnh nhằm thụng tin tuyờn truyền về sự kiện đú. Nhưng cú những sự kiện khi đang diễn ra tưởng như bớnh thường, may mắn được người trong cơ quan ghi lại, sau đú sự kiện lại trở nờn quan trọng thớ những TLNN mà cơ quan ghi được trở nờn rất cú giỏ trị [ 41- 43].
Túm lại, những đặc điểm núi trờn của TLNN giỳp xỏc định được cơ quan nào là cơ quan chuyờn mụn về sản xuất và lưu giữ TLNN để làm phương tiện hoạt động chỡnh của mớnh. Đú là cỏc cơ quan dựng TLNN để thực hiện chức năng thụng tin tuyờn truyền, hoặc nghiờn cứu về hớnh ảnh, õm thanh. Những cơ quan này sẽ là nguồn bổ sung thường xuyờn TLNN vào lưu trữ lịch sử cỏc cấp. Những đặc điểm này liờn quan tới việc xõy dựng danh mục thành phần TLNN cũng như lựa chọn tài liệu để nộp lưu vào cỏc Lưu trữ lịch sử.
Bờn cạnh đú, TLNN cú đặc thự là được ghi trờn cỏc vật mang tin rất dễ bị tỏc động bởi yếu tố mụi trường như nhiệt độ, độ ẩm và cỏc điều kiện vật lý khỏc do đú rất dễ bị hủy hoại so với tài liệu giấy. Một số loại hớnh TLNN chỉ khai thỏc được khi cú thiết bị chuyờn dụng.
Những đặc điểm, đặc thự trờn của TLNN cú ảnh hưởng và gõy khú khăn cho việc xỏc định thành phần TLNN:
- Khú khăn thứ nhất: Thành phần tài liệu nghe nhớn bị thiếu nhiều ngay cả ở cỏc Trung tõm Lưu trữ quốc gia cũng như ở cỏc cơ quan lớn chuyờn sản xuất tài liệu nghe nhớn như Đài THVN, Đài TNVN, TTXVN. Do việc thiếu thành phần tài liệu nờn quỏ trớnh khảo sỏt để xõy dựng danh mục gặp khú khăn.
- Khú khăn thứ hai: Do tài liệu nghe nhớn phải cú tài liệu giấy kốm theo
giấy kốm theo thường khụng đủ hoặc thuyết minh sơ sài, thiếu nội dung cần thiết nờn việc xỏc định thành phần TLNN cũng gặp khú khăn.
- Khú khăn thứ ba: Một số tài liệu nghe nhớn muốn xỏc định nội dung
phải mở băng, đĩa để nghe (như băng đĩa ghi õm trước đõy), điều này vừa làm tốn thời gian vừa dễ làm nản lũng cỏn bộ nghiệp vụ.