ĐỊNH NGUỒN VÀ THÀNH PHẦN TÀI LIỆU NGHE NHèN
Ở nhiều nước, song song với cụng tỏc lưu trữ tài liệu giấy, cụng tỏc lưu trữ TLNN đó được hớnh thành từ lõu và khụng ngừng phỏt triển. Là loại tài liệu với những chất liệu mang tin đặc thự so với tài liệu giấy nờn TLNN luụn thu hỳt nhiều cụng trớnh nghiờn cứu thể hiện dưới cỏc dạng đề tài nghiờn cứu khoa học, bài viết, tham luận tại cỏc hội nghị, hội thảo; sỏch giỏo khoa, giỏo trớnh giảng dạy; cỏc văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, cỏc tiờu chuẩn quốc gia, quốc tế... Nghiờn cứu tư liệu ở một số nước cho thấy những nội dung chỡnh mà cỏc nhà nghiờn cứu thường tập trung vào là: cỏc định nghĩa, khỏi niệm, thành phần, đặc điểm của TLNN; vai trũ, ý nghĩa của chỳng trong thế giới thụng tin hiện nay, cỏc tiờu chuẩn xỏc định giỏ trị và lựa chọn bổ sung vào lưu trữ nhà nước. Đặc biệt, vấn đề mà cỏc nước quan tõm nhất là sự hớnh thành của tài liệu, phương phỏp, kỹ thuật bảo quản và chế độ sử dụng v.v...
Hầu hết lưu trữ cỏc nước xỏc định rằng, thành phần chỡnh của TLNN bao gồm: tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi õm, ghi hớnh. Cú một số nước, vỡ dụ như Lưu trữ Canada, ngoài cỏc loại tài liệu kể trờn, thuộc nhúm tài liệu “nhớn” cũn cú cỏc loại tranh vẽ nghệ thuật. [49].
- Ở ễxtrõylia, trong giỏo trớnh“Gỡn giữ tài liệu lưu trữ”(năm 1999), cỏc loại TLNN được đưa vào một chương gọi là “Quản lý tài liệu ở dạng đặc biệt
cựng với tài liệu bản vẽ, bản đồ, tài liệu điện tử”. Xỏc định giỏ trị của TLNN,
cỏc nhà lưu trữ ễxtrõylia khẳng định rằng giỏ trị của chỳng chỉ được xỏc định trong một tổng thể cựng với cỏc tài liệu khỏc đi kốm, vỡ dụ hồ sơ về sự ra đời một bộ phim, một cuốn băng ghi õm hay lời thuyết minh cho ảnh...[50].
- Lưu trữ Canađa: Trong chương trớnh hướng dẫn toàn diện việc quản lý thụng tin và tài liệu trong hệ thống cỏc cơ quan chỡnh phủ đó ban hành Bản
Hướng dẫn quản lý TLNN ở cỏc cơ quan liờn bang Canađa (năm 1993). Với
tờn gọi như trờn, ngoài phần mục xỏc định cỏc loại TLNN, nội dung chỡnh của bản hướng dẫn tập trung vào hướng dẫn cụ thể cỏch sắp xếp, tổ chức, bảo quản và sử dụng TLNN. Theo hướng dẫn này thớ, “TLNN là một văn bản cú chứa thụng tin của chỡnh phủ dưới dạng những hớnh ảnh động và/ hoặc cú cả õm thanh. Bất cứ một phim, ảnh, băng video, băng cassette hay đĩa CD nào được tạo ra hay thu thập như là một phần cụng việc của chỡnh phủ đều được coi là một tài liệu, và phải được quản lý tốt theo cỏc phương phỏp quản lý thụng tin tài liệu. Điều quan trọng phải ghi nhớ là những tài liệu nghe nhớn được tạo ra hay thu thập trong quỏ trớnh làm việc của chỡnh phủ đều thuộc quyền sở hữu của chỡnh phủ Canađa, và tuyệt đối khụng thuộc quyền sở hữu của bất kỳ một cỏ nhõn hay viờn chức chỡnh phủ nào” [49,10]. Đối với tài liệu ảnh, Lưu trữ Canađa soạn thảo riờng Hướng dẫn quản lý tài liệu ảnh trong hệ thống cơ quan chỡnh phủ Canađa [49]. Núi chung cỏc hướng dẫn trờn đều tập trung vào cỏc nguồn TLNN và ảnh sản sinh trong sự hoạt động của cỏc cơ quan chỡnh phủ và đều được điều chỉnh bởi luật phỏp hiện hành về quyền sở hữu hay bản quyền. Sự gia tăng cỏc loại hớnh TLNN trong thời đại cụng nghệ mới đú và đang buộc ngành lưu trữ cỏc nước phải đầu tư nghiờn cứu và tớm ra cỏc giải phỏp hữu hiệu nhất để đỏp ứng cỏc nhu cầu thu thập và bảo quản nguồn di sản văn húa sống động này. Qua nghiờn cứu cú thể thấy rằng, ở đại
bộ phận cỏc nước, mặc dầu cú nhiều cụng trớnh nghiờn cứu, bài viết về lưu trữ nghe nhớn, nhưng chủ yếu đi sõu vào hướng dẫn thực tế, ỡt cú cỏc nước đi sõu vào nghiờn cứu lý luận, đặc biệt là vấn đề xỏc định nguồn và thành phần tài liệu đưa vào lưu trữ.
Khỏc với cỏc nước, lưu trữ Liờn Xụ trước đõy và Liờn bang Nga hiện nay luụn được trang bị một hệ thống cơ sở lý luận đầy đủ nhất. Cựng với những loại hớnh tài liệu bằng giấy khỏc, lưu trữ tài liệu ảnh, phim điện ảnh và ghi õm, ghi hớnh đú được hớnh thành và khụng ngừng phỏt triển từ những năm đầu của nhà nước xụ viết cho đến nay là Liờn bang Nga. Ngoài những văn bản mang tỡnh phỏp lý, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ mang tỡnh chỉ đạo chung, cũn cú nhiều cụng trớnh liờn quan đến cụng tỏc lưu trữ TLNN.
Một trong những cụng trớnh sớm nhất là Giỏo trớnh đại học:“Lưu trữ
tài liệu phim, ảnh, ghi õm” của tỏc giả Kudin do Trường Đại học Lưu trữ và
Lịch sử Matxcơva cho ra đời năm 1960. Giỏo trớnh đó trớnh bày những vấn đề cơ bản của lý luận và thực tiễn cụng tỏc của cỏc Viện lưu trữ phim, ảnh và ghi õm, trong đú bao gồm cỏc vấn đề như khỏi niệm và đặc điểm, phương phỏp chế tỏc, thu thập và bổ sung, xỏc định gỡa trị, biờn mục, thống kờ, tra cứu và sử dụng từng thể loại TLNN. Giỏo trớnh chủ yếu đưa ra những chỉ dẫn chi tiết, ỡt đề cập đến cỏc tiờu chuẩn lý luận xỏc định nguồn cũng như thành phần TLNN nộp vào lưu trữ nhà nước [24]. Trong những năm tiếp theo, cỏc nhà lưu trữ học Liờn Xụ đó nghiờn cứu về cỏc vấn đề xỏc định giỏ trị tài liệu nghe nhớn; thu thập tài liệu ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi õm, tiờu chuẩn cỏc nguồn bổ sung thường xuyờn và khụng thường xuyờn …vào Viện Lưu trữ Phim điện ảnh, ảnh, ghi õm Liờn Xụ [73].
Năm 2004, Viện Nghiờn cứu khoa học lưu trữ và văn kiện học đó soạn thảo Hướng dẫn nghiệp vụ Lựa chọn tài liệu nghe nhỡn vào bảo quản vĩnh viễn. Bản hướng dẫn đú đưa ra cỏc cơ sở phỏp lý, nguyờn tắc, tiờu chuẩn và
phương phỏp lựa chọn TLNN; tổ chức và phương phỏp tiến hành xỏc định giỏ trị TLNN. Đõy là bản hướng dẫn nghiệp vụ mẫu để xỏc định thời hạn bảo quản TLNN và sử dụng cho việc soạn thảo cỏc giỏo trớnh nghiệp vụ khỏc về xỏc định giỏ trị và bổ sung tài liệu vào lưu trữ. Bản hướng dẫn được sử dụng cho cỏc viện lưu trữ nhà nước ở Trung ương, địa phương cũng như cỏc tổ chức lưu trữ cú cỏc hớnh thức sở hữu khỏc nhau.
Trong phần mở đầu, Bản hướng dẫn đú phõn tỡch cỏc nguyờn nhõn chỡnh dẫn đến giảm sỳt số lượng TLNN bổ sung vào lưu trữ nhà nước Nga hiện nay như: do hệ thống chỡnh trị thay đổi, tư nhõn húa, hàng loạt cỏc cơ quan chuyờn mụn chuyển đổi từ sở hữu chung sang sở hữu riờng; hàng loạt cỏc cơ quan chuyờn mụn bị giải thể, nhiều TLNN bị hủy để tỏi sử dụng, cụng nghệ kỹ thuật số với cỏc loại tài liệu điện tử mới v.v... Xuất phỏt từ thực tế đú, Bản hướng dẫn phõn tỡch cơ sở nền tảng phỏp lý và nghiệp vụ bổ sung TLNN, làm rừ hơn cỏc tiờu chuẩn để tiến hành lựa chọn TLNN vào bảo quản nhà nước. Bản hướng dẫn quy định việc lựa chọn TLNN vào lưu trữ nhà nước cần được tiến hành trờn cơ sở hệ thống luật phỏp của nước Nga, trong đú cú: cỏc cơ sở luật phỏp Liờn bang Nga về Phụng Lưu trữ Liờn bang Nga và cỏc viện lưu trữ (năm 1993); Điều lệ về Phụng Lưu trữ Liờn bang Nga, Luật về Bản quyền (1993), Luật về Một bản bắt buộc (1994), Luật về Cỏc phương tiện Thụng tin đại chỳng (1998), cỏc văn bản dưới luật, hệ thống cỏc tiờu chuẩn quốc gia. Từ hệ thống phỏp luật đú cú thể rỳt ra những nội dung chỉ đạo chỡnh là: Mọi văn bản phỏp lý về cụng cụng lưu trữ núi chung đều cú thể ỏp dụng cho TLNN; TLNN cú thời hạn bảo quản vĩnh viễn là một bộ phận khụng thể tỏch rời của Phụng Lưu trữ Liờn bang Nga; TLNN thuộc thành phần Phụng Lưu trữ Liờn bang Nga khụng phụ thuộc vào xuất xứ, chất liệu mang tin, nơi bảo quản, hớnh thức sở hữu được bảo quản ở cỏc cơ quan, tổ chức đều là nguồn nộp lưu và chuyển giao vào lưu trữ nhà nước; TLNN được sản sinh hay đang được lưu giữ ở cỏc cơ quan hay cỏ nhõn (là nguồn nộp lưu) khụng
quỏ 3 năm kể từ ngày sản sinh, sau đú cần được đưa vào lưu trữ; TLNN được sản sinh hay đang được lưu giữ ở cỏc cơ quan, tổ chức phi chỡnh phủ và cỏc cỏ nhõn, sau khi xỏc định giỏ trị cú thể chuyển giao vào lưu trữ trờn cơ sở thỏa thuận với Lưu trữ liờn bang Nga về chuyển giao quyền sở hữu cho nhà nước hoặc là ở dạng ký gửi.
Nội dung chỡnh của Bản hướng dẫn tập trung vào lý giải 4 vấn đề chỡnh: Nguồn bổ sung TLNN vào lưu trữ nhà nước; tiờu chuẩn và phương phỏp đỏnh giỏ và lựa chọn TLNN vào bảo quản vĩnh viễn; phương phỏp lựa chọn TLNN vào bảo quản vĩnh viễn và bảng kờ mẫu thành phần TLNN
Thứ nhất, nguồn bổ sung TLNN vào lưu trữ nhà nước là cỏc thực thể cú
tư cỏch phỏp nhõn hay cỏ nhõn cụ thể cú tài liệu thuộc diện đưa vào bảo quản trong lưu trữ. Căn cứ theo Điều 29 của Luật Cụng dõn LB Nga, cỏc tổ chức, cỏ nhõn là chủ sở hữu của của TLNN cú quyền sở hữu, sử dụng tài liệu của mớnh và cú quyền chuyển giao quyền sở hữu đú cho người khỏc. Nguồn bổ sung TLNN cú thể là cỏc tổ chức nhà nước cú TLNN liờn quan đến cỏc cơ quan lưu trữ liờn bang Nga thuộc diện đưa vào thành phần Phụng Lưu trữ Liờn bang Nga. Trong trường hợp này, hớnh thức sở hữu nhà nước đối với tài liệu khụng thay đổi. Nguồn bổ sung vào lưu trữ nhà nước cú thể là cỏc tổ chức phi chỡnh phủ và cỏ nhõn cú TLNN thuộc thành phần Phụng Lưu trữ Liờn bang Nga trờn cơ sở thỏa thuận với Lưu trữ Liờn bang với điều kiện chuyển hớnh thức sở hữu từ tư nhõn sang nhà nước. Cỏc tổ chức phi chỡnh phủ bảo quản TLNN cú giỏ trị của cỏc cơ quan tiền bối (là cơ quan nhà nước trước đú) thớ căn cứ theo luật hiện hành, là nguồn bổ sung vào lưu trữ đến thời điểm chuyển giao tài liệu vào lưu trữ.
Thứ hai, về cỏc tiờu chuẩn xỏc định cỏc cơ quan, tổ chức và cỏ nhõn là
nguồn bổ sung TLNN vào lưu trữ nhà nước, Bản hướng dẫn đưa ra cỏc tiờu chuẩn như: chức năng nhiệm vụ của cơ quan và sự lặp lại thụng tin tài liệu
đang bảo quản trong lưu trữ, ý nghĩa của cỏ nhõn cú tài liệu. Tiờu chuẩn chức năng nhiệm vụ của cơ quan đũi hỏi phải xỏc định chức năng nhiệm vụ của cơ quan tổ chức như một thực thể sản sinh ra tài liệu. Thuộc nhúm này bao gồm cỏc loại cơ quan, tổ chức thuộc bộ mỏy chỡnh quyền và quản lý nhà nước, cỏc cơ quan tổ chức chuyờn mụn và khụng chuyờn; cỏc tổ chức xó hội. Đối với cỏc cỏ nhõn là nguồn bổ sung cú thể đú là những người mà hoạt động nghề nghiệp liờn quan đến sự hớnh thành, lưu chuyển hoặc là nghiờn cứu tài liệu như: tỏc giả, người thực hiện (biểu diễn), người thừa kế, cỏc nhà sưu tập, người cú quan hệ họ hàng thõn cận, quan hệ đồng nghiệp với cỏc nhõn vật nổi tiếng hoặc cú vai trũ như một nhõn chứng của cỏc sự kiện cú ý nghĩa quốc gia và xó hội, ý nghĩa thụng tin tài liệu của cỏ nhõn...
Sau khi đưa ra cỏc tiờu chuẩn xỏc định nguồn bổ sung, Bản hướng dẫn đề xuất và giải thỡch cỏc nhúm tiờu chuẩn, phương phỏp đỏnh giỏ và lựa chọn TLNN vào lưu trữ nhà nước. Ngoài 3 nhúm tiờu chuẩn xỏc định giỏ trị tài liệu đặc trưng chung cho cỏc loại hớnh tài liệu là: xuất xứ, nội dung và đặc điểm bờn ngoài cũn cú cỏc tiờu chuẩn đặc thự đối với TLNN như: đặc điểm nhận biết nội dung thụng tin, sự độc lập thụng tin tài liệu khụng phụ thuộc vào một cơ quan hay tổ chức chuyờn mụn nhất định tạo ra tài liệu, tỡnh hệ thống của tài liệu, sự hiện diện của cỏc tài liệu khỏc đi kốm, sự thừa nhận của xó hội đối với giỏ trị của tài liệu.
Đề cập vấn đề lựa chọn TLNN vào bảo quản thường xuyờn, bản hướng dẫn phõn tỡch hệ thống cỏc tiờu chuẩn chung và tiờu chuẩn đặc thự trong việc xỏc định giỏ trị TLNN, phương phỏp lựa chọn và cỏch xõy dựng cỏc loại bảng kờ cỏc sự kiện, hiện tượng cựng với thành phần tài liệu cụ thể cần nhà nước bảo quản và thủ tục thu nhận tài liệu. Như vậy, sau gần 20 năm, với bản hướng dẫn này, lưu trữ TLNN của Liờn bang Nga lại được trang bị một cụng cụ mới để khụng ngừng đỏp ứng với hoàn cảnh mới của lịch sử. Cuối cựng
Dưới thời cỏc nước XHCN, lưu trữ tài liệu phim, ảnh, ghi õm thường được cỏc nước XHCN quan tõm và hợp tỏc nghiờn cứu. Điển hớnh là năm 1981, Lưu trữ cỏc nước CHDC Đức, Hungari, Ba Lan, Tiệp Khắc và Liờn Xụ đó phối hợp nghiờn cứu Những cơ sở khoa học lựa chọn tài liệu phim điện ảnh, ảnh và ghi õm vào bảo quản và sử dụng trong lưu trữ nhà nước và trờn
cơ sở đú, năm 1983 đó ban hành Những cơ sở phương phỏp luận xỏc định giỏ
trị tài liệu phim điện ảnh, ảnh và ghi õm. Sự phỏt triển của cụng tỏc lưu trữ
TLNN ở cỏc nước đú dẫn tới hớnh thành nhiều tổ chức quốc tế. Một trong những tổ chức đú là Hiệp hội quốc tế Lưu trữ Nghe nhớn (IASA) thành lập năm 1969 tại Hà Lan với chức năng như một diễn đàn hợp tỏc quốc tế giữa cỏc viện lưu trữ ghi õm và nghe nhớn cỏc nước. IASA cung cấp và trao đổi mọi thụng tin về cỏc lĩnh vực lưu trữ nghe nhớn như thu thập, bảo quản, sử dụng, nghiờn cứu và bản quyền tỏc giả v.v...Năm 2000, Tổ chức quốc tế - Hội đồng Phối hợp Hội Lưu trữ nghe nhớn (CCAAA) được thành lập thuộc Tổ chức Giỏo dục, Khoa học và Văn hoỏ của Liờn Hiệp Quốc (UNESCO), trong đú cú Hiệp hội Lưu trữ nghe nhớn là một thành viờn. Tổ chức này đại diện cho quyền lợi của cỏc tổ chức nghề nghiệp chuyờn về lưu trữ nghe nhớn, bao gồm phim điện ảnh, phỏt thanh truyền hớnh và cỏc loại TLNN khỏc. Hiện nay, thuộc UNESCO cú 6 tổ chức thành viờn đại diện cho cỏc tổ chức loại hớnh TLNN như: AMIA - Hiệp hội Lưu trữ hớnh ảnh động; IASA - Hiệp hội Quốc tế Lưu trữ Ghi õm và nghe nhớn; ICA - Hội đồng Lưu trữ Quốc tế; FIAF - Liờn đoàn Lưu trữ Phim điện ảnh quốc tế; FIAT - Liờn đoàn Lưu trữ Truyền hớnh quốc tế và SEAPAVAA - Hiệp hội Lưu trữ nghe nhớn Đụng Nam Á – Thỏi Bớnh Dương. CCAAA (Hội đồng Phối hợp Hội Lưu trữ nghe nhớn) lập ra cương lĩnh chung cho 6 tổ chức thành viờn chia sẻ hợp tỏc trong những vấn đề liờn quan đến nghề nghiệp của những người làm cụng tỏc lưu trữ nghe nhớn, trong đú trọng tõm là đảm bảo việc bảo quản và sự tồn tại của tài liệu hớnh ảnh và õm thanh động phục vụ cho cỏc thế hệ hiện tại và tương lai. Điển hớnh
là trong năm 1988, UNESCO cựng với Hiệp hội Lưu trữ Phim quốc tế đú nghiờn cứu, và phỏt hành bản Hướng dẫn giữ gỡn và bảo quản hỡnh ảnh động. Bản Hướng dẫn này là cụng cụ đầu tiờn thừa nhận tỡnh chất văn húa của việc bảo quản hớnh ảnh động. Những năm qua, lĩnh vực lưu trữ nghe nhớn đó trải qua những biến đổi lớn về cụng nghệ và cấu trỳc, trong đú nổi bật là cỏc phương tiện truyền tin kỹ thuật số, do đú vấn đề bảo vệ di sản hớnh ảnh động càng được quan tõm. Xuất phỏt từ những biến đổi lớn đú, Hiệp hội Lưu trữ Nghe nhớn quốc tế đó soạn thảo và đề xuất nhiều loại văn bản mang tỡnh phỏp (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});