4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.1.2 Đàm phán giao dịch bằng thƣ từ
Trong tiếng Anh có nhiều loại thư từ giao dịch, thư thương mại là một loại quan trọng trong số đó. Tuy nhiên, chỉ riêng thư từ thương mại được thực hiện nhằm đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương cũng có thể chia ra làm nhiều loại riêng biệt như thư hỏi hàng, thư chào hàng hay bản báo giá, thư hoàn giá, thư chấp nhận, thư đặt hàng và thư xác nhận mua bán giữa hai bên trong hợp đồng ngoại thương. Tất nhiên, trong thực tế không phải tất cả các loại này được thực hiện hết trong một cuộc đàm phán hợp đồng ngoại thương, sẽ có loại cần dùng và có loại không cần sử dụng đến, miễn sao đạt được yêu cầu của đàm phán là hai bên đi đến thỏa thuận với nhau để ký kết hợp đồng.
Sau đây là phần trình bày chi tiết hình thức và nội dung các loại thư thương mại sử dụng để giao dịch đàm phán hợp đồng ngoại thương.
a. Hình thức thƣ thƣơng mại:
Thư thương mại thường được trình bày theo một trong hai hình thức: - Hình thức khối (Block form)
- Hình thức thụt đầu dòng (Indented form)
Hình thức khối: Trong tiếng Anh gọi là Block form, là hình thức mà các nội dung thư được trình bày theo dạng hình khối, khi xuống dòng không thụt đầu dòng và các đoạn phải cách nhau một dòng như sau:
Hình thức thụt đầu dòng: Tiếng Anh gọi là Indented form, hình thức mà các nội dung của thư được trình bày theo dạng xuống dòng phải thụt đầu dòng ở mỗi đoạn của thư như sau: 1. Letter head 2. File reference 3. Receiver‟ s address 4. Date 5. Salutation
6. The opening paragraph
……… ……… ……
7. The bidy of the letter
……… ……… …… ……… ……… ……
8. The last sentence
……… …
9. Closing 10.Signature 11.Enclosure
Trong đó:
(1)Letter head: gồm các nội như tên, địa chỉ đơn vị/ người gởi thư.
(2)File reference: là mã số hồ sơ hoặc người phụ trách hồ sơ của bên người gửi thư (3)Receiver‟s address: gồm tên, địa chỉ đơn vị/ người nhận thư
(4)Date: ngày viết thư
(5)Salutation: là từ xưng hô như “Dear Sir” hoặc “Gentlement”
1. Letter head 2. File reference
3. Receiver‟ s address
4. Date 5. Salutation
6. The opening paragraph
……… ……… ……….
7. The bidy of the letter
……… ……… ………. ……… ……… ……….
8. The last sentence
……… ……
9. Closing 10.Signature 11.Enclosure
(6)The opening paragraph: là phần mở đầu của thư, trong đó nêu lý do gởi thư, đặc biệt cần nêu số, ngày hoặc bất cứ chi tiết nào có liên hệ đã được nêu trong thư trước như “We thank for your price list sent to us on 28th November…” (Cảm ơn về bản giá quý ông đã gởi cho chúng tôi ngày 28 tháng 11…)
(7)The body of the letter: là phần nội dung chính của thư, trong đó chứ đựng toàn bộ các nội dung và điều khoản mà người gởi muốn thương lượng với người nhận. (8)The last sentence: là câu kết cuối thư, thường là “We look forward to hearing
from you as soon as possible” (Chúng tôi mong nhận được tin quý ông càng sớm càng tốt)
(9)Closing: là lời chào cuối thư như “Yours faithfully”, nếu người gởi không biết rõ người nhận; “Yours sincerely”, nếu hai bên biết rõ nhau hay đã nhiều lần giao dịch mua bán với nhau rồi.
(10) Signature: chữ ký của người gởi và ghi rõ họ tên, chức vụ của mình. (11) Enclosure: ghi những hồ sơ đính kèm theo thư
b. Nội dung và cách viết các loại thƣ thƣơng mại
THƢ HỎI HÀNG (LETTER OF ENQUIRY)
Nội dung thư: Thư hỏi hàng là thư trong đó người mua đề nghị người bán cho biết giá
cả và những thông tin có liên quan đến lô hàng nhà nhập khẩu nuốn mua.
Cách viết thư hỏi hàng:
Phần mở đầu: Có 2 trường hợp:
- Nếu người mua và người bán chưa biết nhau thì người mua nên có những câu nghi lễ để mở đầu, nêu rõ lý do gởi thư hỏi hàng đến người bán.
- Nếu người mua và người bán là khách hàng quen thuộc thì trong thư nên bỏ bớt những câu nghi lễ, trình bày ngay vấn đề người mua có yêu cầu.
Phần thân thư: Người mua nêu rõ:
- Tên và quy cách hàng muốn mua
- Đề nghị người bán cung cấp đơn giá, catalogue hoặc thiết kế sản phẩm, cung cấp các thông tin khác có liên quan đến lô hàng như: khả năng cung cấp, thời gian cung cấp, cách thức và thời hạn thanh toán.
Phần kết của thư: Người mua tỏ ý mong muốn người bán phúc đáp các yêu cầu của
thư.
Một số lưu ý khi viết thư hỏi hàng:
- Để lựa chọn được người cung cấp tốt, người mua nên gởi nhiều thư qua Email hoặc fax cho nhiều người bán. Tuy nhiên, nên tránh gởi quá nhiều dẫn đến cầu giả tạo khiến người bán có tâm lý chờ đợi hoặc phát giá cao bất lợi cho người mua.
- Trong thư người mua không nên bộc lộ rõ giá mà mình muốn mua. Nhưng để tránh phải giao dịch nhiều, trong thư hỏi hàng người mua nên nêu các thông tin để người bán phát giá cho sát như: mua nhiều hay ít? Cần giao hàng gấp hay không? Điều kiện thương mại mong muốn lựa chọn? Phương thức thanh toán?
Ví dụ công ty Generalexim JSC viết thư hỏi hàng Hạt Điều gởi cho công ty Swiss Singapore Overseas Enterprises PTE.Ltd
GENERALEXIM JSC
26 Le Quoc Hung St, Dist 4, HCM City,Viet Nam
The Sales Manager
Swiss Singapore Overseas Enterprises PTE.Ltd 3 Shenton Way, 14-01 Shenton House
Singapore
14th January, 2011 Dear Sirs,
We have read an article on Internet about your raw cashes nut.
We are interested in processing raw cashew nut into various export products, especially the raw cashew nut with bean – count 220 seeds max/kg (new year crop 2010).
Please send us price lists and samples, quoting your prices of CIF Hochiminh City port, VN if possible. We should be obliged if you would enclose more detailed information about this particular goods.
We look forward to hearing from you. Yours faithfully,
THƢ CHÀO HÀNG HAY BÁO GIÁ (OFFER)
Là loại thư mà người bán gởi tới người mua nhằm thể hiện sự mong muốn bán hàng. Có nhiều loại thư chào hàng:
Nếu xét theo sự chủ động của ngƣời bán khi viết thƣ, có hai loại thư:
Chào hàng thụ động: là loại thư mà người bán viết ra khi trước đó nhận được
thư hỏi hàng của người mua gởi tới, loại thư này còn được gọi là “thư trả lời thư hỏi hàng” (reply to enquiry)
Cách viết thư chào hàng thụ động:
Mở đầu thư: Cảm ơn khách hàng đã quan tâm gởi thư đến công ty mình Phần nội dung chính của thư:
- Nếu người bán đang sẵn có hàng hóa mà người mua quan tâm thì cung cấp ngay những thông tin: giá, khả năng cung cấp, thời hạn có thể giao hàng, điều kiện giảm giá…và gởi kèm theo catalogue, hàng mẫu (nếu có)
- Nếu người bán chưa sẵn có hàng trong thời hạn người mua mong muốn thì tỏ ý tiếc và qua thư có thể quảng cáo giới thiệu những sản phẩm khác mà công ty đang có.
Phần cuối thư: Tỏ ý mong muốn phục vụ các nhu cầu của khách hàng.
Lưu ý: Nếu người bán không có hàng mà người mua đã hỏi thì người bán cũng vẫn gởi
thư chào hàng để phúc đáp vì qua thư thể hiện sự coi trọng, mong muốn duy trì quan hệ với khách hàng, và qua thư cũng có thể giới thiệu chào bán những sản phẩm khác mình đang có.
Ví dụ: Swiss Singapore Overseas Enterprises PTE.Ltd sau khi nhận được thư hỏi hàng, gởi thư chào hàng thụ động cho Expeditors Co., Ltd.
SWISS SINGAPORE OVERSEAS ENTERPRISES PTE.LTD
3 Shenton Way, 14-01 Shenton House Singapore
The Sales Manager
EXPEDITORS CO,. LTD
71 Le Dai Hanh St, Dist 11, HCM City,Viet Nam
21 January, 2011 Dear Sir,
Thank you for your enquiry of 30 May 2012 and please find enclosed our offer for bamboo salad bowl sets No 05/VH-WM/12 and the latest catalogue.
However, we would like to note the following points:
- The price at which the goods are offered is USD 10.5 per set CIF Hamburg, Germany including packing, firm within three months, we also allow a 5% usual trade discount of FOB price for your first order. - We have the good available for immediate shipment from stock within 3
weeks from receipt of your official order for order under 2000 sets. - Payment is to be made in US Dollar by L/C at sight to be opened
through Commerzbank, Menschen 30 days prior to the shipment.
We assure you that our bamboo salad bowl sets are food safe, attractive in design, reasonable in price will be popular in the Europe.
We look forward to your early order.
Yours sincerely, Michael Hoan Sales Manager
Chào hàng chủ động: là việc người xuất khẩu chủ động chào hàng khi chưa có
thư hỏi hàng của người nhập khẩu, vì thế chào hàng chủ động không chỉ là bản báo giá mà còn là sự quảng cáo về hàng hóa của người xuất khẩu.
Có hai cách thực hiện thư chào hàng chủ động: - Mở trang Web trên mạng
- Gởi thư đến đối tượng khách hàng cụ thể
Cách viết thư chào hàng chủ động:
Phần đầu thư: giới thiệu về công ty của mình và nêu lý do gởi thư chào hàng đến
khách.
Phần chính của thư: giới thiệu về sản phẩm, tính ưu việt của sản phẩm so sánh với các
loại sản phẩm khác, khả năng cung cấp, điều kiện thanh toán, cách thức bán hàng..
Phần cuối thư: thể hiện sự mong muốn được phục vụ khách hàng
Nếu căn cứ vào sự ràng buộc trách nhiệm của ngƣời chào hàng, có các loại chào hàng như chào hàng cố định, chào hàng tự do và thư báo hàng.
Chào hàng cố định: đây là loại thư chào hàng mà người bán trong thời hạn có
hiệu lực của thư chào trách nhiệm pháp lý bán hàng cho người được chào.
Đặc điểm:
- Người bán chỉ gởi thư đến người mua xác định có quan hệ đặc biệt với mình. - Chỉ chào hàng nằm trong khả năng cung cấp.
- Trong thư phải nêu rõ thời hạn có hiệu lực của thư.
VIETNAM NATIONAL ALIMENTARY PRODUCE IMPORT EXPORT
CORPORATION (VINALIMEX)
27 – 28 Tonducthang Street, 1st District, Hochiminh City, Viet Nam
The Sales Manager Allied Agro Ltd.
Flat 3, The Terraces, 12 Queen „s Terraces, London, NW8 6DF, England
04th May, 2011 Dear Sirs,
We have heard from the Chamber of Commerce and Industry in our city that you are in the market for processed products of coffee.
We would like to introduce ourselves as exporters of processed coffee having a consoderable amount of experience in foreign trade and we interested in extending our market to include European countries. We enclose our offer and brochure with this letter. If you require further information, please let us know.
We look forward to hearing from you in the near future. Yours faithfully,
- Nếu người mua chấp nhận hoàn toàn lời chào hàng thì coi như hợp đồng ngoại thương đã được ký kết.
Ví dụ: Vinalimex chào bán hạt điều thô cho cty Allied Agro Ltd.
VIETNAM NATIONAL ALIMENTARY PRODUCE IMPORT EXPORT
CORPORATION (VINALIMEX)
27 – 28 Tonducthang Street, 1st District, Hochiminh City, Viet Nam
The Sales Manager Allied Agro Ltd.
Flat 3, The Terraces, 12 Queen„s Terraces, London, NW8 6DF, England
20th June, 2011 Dear Sirs,
The following is our quotation for raw cashew nut of various grades: 1. Commodities : Raw cashew nut (new year crop 2010)
2. Specification: as of Vietnam standard
3. Price: FOB HOCHIMINH CITY PORT, VIETNAM - Bean – count: 200 seeds max/kg USD2865/MT - Bean – count: 210 seeds max/kg USD2863/MT
- Bean – count: 220 seeds max/kg USD2860/MT - Bean – count: 230 seeds max/kg USD2855/MT
4. Quantity: we can deliver an order of 1000 MTS per each grade from stock 5. Shipment: to be effected in container 15 days after our receipt of your L/C 6. Packing: in sigle new PP bags of about 50 kgs net each
7. Payment: by an irrevocable and confirmed L/C at sight opened by an international first class bank
8. Validity of this offer: 15th July, 2011
We look forward to receiving your order as soon as possible. Yours faithfully,
Thƣ báo hàng: Là thư chào hàng chi tiết của người bán gởi cho người mua, nó
sẽ có giá trị như hợp đồng mua bán nếu người mua chấp thuận và ký tên vào thư báo hàng trong thời hạn nó còn hiệu lực. Loại thư này thường được áp dụng đối với bên mua đã có quen biết hoặc có quan hệ làm ăn lâu dài với bên bán.
Lưu ý:Trên loại thư báo hàng, thường nêu thời hạn hiệu lực của thư, nhưng người
bán không chịu trách nhiệm pháp lý phải cung cấp hàng đã chào cho người mua. Tuy nhiên, để tránh mất uy tín, người bán chỉ gởi thư báo hàng khi có khả năng chắc chắn cung cấp hàng cho người mua.
MEKO FOOD CAN THO
FOOD COMPANY OF CANTHO PROVINCE
HEAD OFFICE: 90 Ly Tu Trong St, Can Tho city Tel: 84.71.31984 – 34371 REP. OFFICE: 174/4 Le Lai St, Dist 1, HCM city Tel: 84.8.332033 – 332029 TO: M – NDIAYE
Date April 11th, 2011
PROFORMA
1. Commodity: 100PCT broken Rice of Vietnam crop 2010/2011 2. Specifications:
- Moisture: 14% max - Foreign matter: 0.5% max - Grass seed: 40 seeds/kg max - Discoloured kernel: 1% max
3. Quantity: 60,000MTS for one year from April 2011 Quantity of the first shipment: 10,000MTS
4. Price: Unit price: USD463/MT net FOB HCMC port (Incoterm 2010) Total amount: USD 27,780,000.00
This is price for the first shipment. The price of remainder will be amendment by annex of contract
5. Packing: In new single PP bags of about 50kgs net each.
6. Inspection: By SGS or Vinacontrol at the port loading as final inspection. Representative of M.LENORMAND will present at port loading.
7. Payment: By irrevocable revolving confirmed L/C at sight opened by a prime world bank.
Banque Francaise: Credit mutuel
6 place Jeanne 13100, Account No: 15137340 R.B.: 15889 – 08992 – 00015137340 – 74
L/C shall be opened by the buyer latest 20 days prior to the shipment not later than 07 days after the effective day of the contract.
Upon receipt of the buyer‟s pre-advised L/C, the seller will immediately inform to the buyer in order that both of parties will cause their banks to deposit a Peformance Bond of 2% value of each shipment.
8. Delivery: To be effected 20 days after the acceptance of the relevant L/C. 9. Validity: This proforma is valid for 15 days from the above date.
Buyer‟s acceptance FOOD COMPANY OF CANTHO PROVINCE Signed
Chào hàng tự do: Là loại chào hàng trong đó người phát hành ra nó không bị
ràng buộc trách nhiệm với lời chào hàng của mình, do vậy trong chào hàng tự do nội dung “chào hàng không cam kết” (offer without engagement) phải được ghi rõ. Cùng một lúc với cùng một lô hàng, người bán có thể chào hàng tự do cho nhiều khách hàng. Chào hàng tự do chỉ có thể trở thành hợp đồng mua bán khi đã có sự xác nhận lại của người bán.Đây là loại thư mang tính quảng cáo nhằm tăng khả năng bán hàng. Người mua không thể khiếu nại người bán nếu không mua được hàng như trong thư chào hàng.
MEKO FOOD CAN THO
FOOD COMPANY OF CANTHO PROVINCE
HEAD OFFICE: 90 Ly Tu Trong St, Can Tho city Tel: 84.71.31984 – 34371 Fax: 84.71.33066
TO: TRANSPACIFIC INTERNATIONAL INC (USA)
Date May 15th, 2011
OFFER
The following is our quotation for Vietnamese white long grain rice of various grades.
1. Commodity: 100PCT broken Rice of Vietnam crop 2010/2011 2. Specifications: As of Vietnam standard
3. Price: FOB HCMC port (Incoterm 2010)
Long grain white rice 5% brokens USD445/MT Long grain white rice 10% brokens USD437/MT Long grain white rice 20% brokens USD420/MT 4. Quantity: 10,000MTS per each grade. Total of 40,000MTS
5. Shipment: To be effected 20 days after receipt L/C in goods order in 2011. Each month per shipment.
6. Loading rate: 1,000 MTS / per day WWDSHEEIU 7. Packing: In single new PP bags of about 50 kgs net each.
8. Payment: By an irrevocable confirmed L/C at sight opened by International First Class Bank
9. Validity of this offer: July 1st , 2011 Best regards
FOOD COMPANY OF CANTHO PROVINCE Signed DIRECTOR
ĐƠN ĐẶT HÀNG (ORDER)
Sau khi nghiên cứu các thư chào hàng hoặc mẫu hàng, catalogue do người bán gởi tới hoặc sau khi tìm hiểu năng lực cung cấp hàng hóa của người bán nước ngoài, nhà nhập khẩu lập đơn hàng nhằm đề nghị bán hàng hoặc sản xuất hàng giao cho mình.
Lưu ý khi viết đơn đặt hàng: