4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.1.1 Đàm phán trực tiếp
a. Giai đoạn chuẩn bị đàm phán
Trong giai đoạn chuẩn bị đàm phán hợp đồng ngoại thương thông thường các nhà kinh doanh cần thực hiện năm công việc cụ thể như sau: nghiên cứu thông tin, lập phương án đàm phán, tổ chức đoàn đàm phán, chuẩn bị thời gian, địa điểm.
Việc nghiên cứu thông tin: có thể bao gồm các bước sau:
- Những nội dung thông tin cần nắm và các biện pháp làm thế nào để thu thập thông tin. Các thông tin phải được ghi chép lại đầy đủ trong suốt quá trình thu thập, theo các biểu mẫu để dễ dàng tổng hợp sau đó.
- Dựa trên các thông tin đã ghi chép được, nhà kinh doanh sẽ tiến hành phân tích, đánh giá độ chính xác, nếu cần đôi khi phải thực hiện kiểm tra các thông tin xem có độ tin cậy hay không?
- Cuối cùng, nhà kinh doanh sẽ đưa ra các nhận xét, dự báo kết luận làm cơ sổ cho việc lập phương án đàm phán tiếp theo sau đó.
Việc lập phương án đàm phán:
Công việc này rất đa dạng tùy vào đối tượng và mục tiêu đàm phán. Tuy nhiên, một phương án được xem là có chuẩn bị tốt phải bao gồm các nội dung sau:
- Mục tiêu đàm phán cần đạt được (có dự trù trước phương án xấu nhất có thể chấp nhận được).
- Phương thức đàm phán sẽ tiến hành. - Đối tượng đàm phán sẽ tiếp xúc.
- Những nội dung chi tiết (về mẫu mã, về giá cả, hay về thời gian giao hàng….) cần bàn bạc thống nhất giữa các bên đàm phán để tiến tới ký kết hợp đồng ngoại thương.
- Đưa ra những biện pháp khắc phục các khó khăn nếu có. Tổ chức đoàn đàm phán:
Là công việc đặc biệt quan trọng trong khâu chuẩn bị đàm phán, không thể xem nhẹ và thường bao gồm các nội dung:
- Thành phần của một đoàn đàm phán hợp đồng ngoại thương phải hội đủ chuyên gia ở ba lĩnh vực: pháp luật, kỹ thuật, và thương mại. Trong đó, chuyên gia về thương mại giữ vị trí quan trọng nên thường được phân công làm trưởng đoàn. Nếu thiếu một trong ba loại chuyên gia kể trên thì hợp đồng ngoại thương được ký kết khó bảo đảm được tính khả thi, tính pháp lý và có hiệu quả cao. Tuy nhiên, tổ chức một đoàn đàm phán với đầy đủ các thành phần như vậy là một việc làm khá khó khăn trong thực tế đối với tình hình của Việt Nam hiện nay do thiếu chuyên gia về pháp luật hoặc chuyên gia về kỹ thuật. Để khắc phục tình trạng đó, nhà kinh doanh có thể thuê chuyên gia bên ngoài, nhưng về lâu dài thì công ty nên có chính sách đào tạo, tuyển dụng nhằm đáp ứng yêu cầu ngay khi cần.
- Tổ chức cho các thành viên trong đoàn đàm phán tiếp cận với hồ sơ, nội dung đàm phán cũng như được gặp gỡ, thông hiểu và bổ sung kiến thức cho nhau, xung quanh vấn đề đàm phán sắp tới. Nếu không, sẽ khó tránh khỏi sự bất đồng quan điểm, không thống nhất với nhau trong cách nhìn nhận đánh giá vấn đề, dẫn đến tình trạng lực của đoàn đàm phán không đủ mạnh để bảo vệ các lợi ích phía mình, nhất là trước các đối tác không có thiện chí.
Chuẩn bị địa điểm đàm phán
Tùy theo tầm quan trọng của hợp đồng, giá trị lớn hay nhỏ, đối tác thân quen hay lạ, họ thuộc quốc gia nào: Âu hay Á, Châu Mỹ hay Châu Phi…mà tìm địa điểm đàm phán thích hợp làm cho cả hai bên đều cảm thấy thoải mái, tiện nghi. Thực tế, có những buổi đàm phán diễn ra trong không khí trang nghiêm, tại trụ sở làm việc của công ty, có mặt các quan chức của cả đôi bên như đối với các hợp đồng giá trị lớn, quan trọng, nhưng cũng có những cuộc đàm phán diễn ra trong quang cảnh ăn uống để tạo không khí thân mật.
- Các múi giờ trên thế giới rất khác nhau, nên cố gắng bố trí thời gian đàm phán ở thời điểm thuận tiện tránh sự mệt mỏi cho các bên.
- Nên có lịch đàm phán gởi trước cho bên đối tác. Trong lịch nên chuẩn bị cả ngày đàm phán dự phòng nếu kết quả của các ngày đàm phán trước chưa đi đến sự nhất trí.
b. Tiến hành đàm phán thử:
Sau khi đã có sự chuẩn bị, nên gặp gỡ hoặc trao đổi quan thư từ, điện thoại để thử đàm phán nhằm thăm dò thái độ, quan điểm của bên đối tác, có dịp hiểu thêm về bên đối tác thì khả năng trong đàm phán thật sẽ càng chắc chắn hơn. Chỉ có như thế, các nhà kinh doanh mới có điều kiện đánh giá lại toàn bộ thông tin đã thu thập được, kịp thời điều chỉnh lại phương án đàm phán cho thích hợp.
c. Thực hiện tiếp xúc đàm phán:
Tạo không khí hữu nghị và tin cậy sẽ giúp cho cuộc đàm phán diễn ra thuận lợi và dễ dàng thành công, muốn như vậy, nhà kinh doanh cần phải:
- Làm cho phía đối tác tin cậy bằng việc thể hiện thành ý hợp tác của mình đối với họ như biết xem trọng lợi ích chung của cả hai bên.
- Tôn trọng phong tục, tập quán, thói quen, sở thích và tư tưởng của bên đối tác như không bao giờ cười vô nghĩa có thể làm cho người khác hiểu lầm hay khó chịu, khi làm việc với các phái đoàn châu Âu, nên đặc biệt quan tâm một cách lịch sự đến các thành viên nữ trong đoàn.
- Tuyệt đối tránh, không bao giờ tranh cãi những vấn đề liên quan đến chính trị, tôn giáo, đạo đức, lối sống, chủng tộc khi đàm phán.
- Lịch thiệp đối với những sai trái của đối phương nếu những sai trái đó là vô tình, do thiếu hiểu biết của họ đối với phong tục tập quán của ta.
- Hạn chế trao đổi riêng, mang tính chất nội bộ trong khi đàm phán, vì như vậy là tỏ ra sơ hở, thiếu chuẩn bị, thiếu tính nhất quán trong các thành viên của đoàn, vừa không được lịch sự trước mặt đoàn đàm phán bên đối tác, lại có thể bị họ nắm trước ý định của mình, từ đó gây khó khăn cho mình nếu họ không có ý tốt trong đàm phán.
Đưa ra những đề nghị phù hợp với tình hình đàm phán và có thể chấp nhận được đối với bên đối tác. Muốn vậy, các nhà kinh doanh cần phải:
- Nhạy bén đánh giá tình hình diễn biến của cuộc đàm phán để quyết định nên ở mức độ nào là vừa phải
- Vận dụng những khả năng thương lượng, thuyết phục mà mình đã tích lũy được trong quá trình công tác, đồng thời phát triển những kinh nghiệm thương lượng đã được thế giới công nhận.
- Phải biết nhượng bộ vào lúc nào, ở mức độ nào nhằm đảm bảo vừa có lợi cho ta đồng thời cũng thỏa mãn được phía đối phương.
- Phải làm hết sức mình để đạt được những điều khoản trong hợp đồng mà mình đã đề ra.
- Chú ý khi quyết định chiến lược kinh doanh ở nước ngoài, đặc biệt ở những nước mà kỷ cương xã hội còn lỏng lẻo, nhà kinh doanh nên làm theo những điều mình thấy tiện lợi hơn là những điều cảm thấy đúng hoặc sai.
d. Những công việc cần làm sau khi đàm phán
- Nên có một cuộc họp lại trong đoàn phía mình sau khi đàm phán để đánh giá việc thực hiện phương án đàm phán đạt kết quả ra sao, đúc kết lại những gì đã được thỏa thuận với bên đối tác, rút kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau.
- Có thể xác nhận lại với bên đối tác những điều còn chưa rõ khi đàm phán (nếu có) để đạt được sự thống nhất hoàn toàn về tất cả những điều khoản của hợp đồng trước khi đi đến ký kết.
- Chuẩn bị soạn thảo văn bản hợp đồng ngoại thương.
e. Ký kết hợp đồng ngoại thƣơng
- Tránh quy định dùng tập quán thương mại địa phương để giải quyết các tranh chấp xảy ra sau này.
- Tránh đưa vào hợp đồng những điều khoản trái với luật hiện hành của nước người bán, của nước người mua, và trái với thông lệ quốc tế…
- Tránh dùng từ ngữ mập mờ, có thể được suy diễn bằng nhiều cách để diễn đạt nội dung của hợp đồng. Ngôn ngữ sử dụng là ngôn ngữ cả hai bên thông thạo.
- Nếu hợp đồng do bên đối tác soạn thảo, phải kiểm tra thật kỹ càng trước khi ký kết. - Những người tham gia ký kết hợp đồng phải là người đại diện hợp pháp cho mỗi
bên, người khác ký phải có giấy ủy quyền hợp lệ.