Quy trình cho vay phải đảm bảo đƣợc các nguyên tắc hạn chế rủi ro ở mọi khâu trong ngân hàng.
Quy trình cho vay đang đƣợc áp dụng tại Ngân hàng đƣợc xây dựng khá khoa học và chặt chẽ. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện từ khâu tiếp nhận hồ sơ, thẩm định hồ sơ, quyết định cho vay và kiểm tra sử dụng vốn, thu hồi vốn sau khi cho vay vẫn còn lỏng lẻo. Để quy trình này đạt đƣợc hiệu quả thì cần phải thực hiện chặt chẽ ở các giai đoạn sau:
- Giai đoạn kiểm tra hồ sơ thông tin khách hàng.
Việc kiểm tra các thông tin liên quan đến hồ sơ pháp lý, năng lực tài chính, năng lực quản lý, uy tín tín dụng chủ yếu dựa trên hai nguồn thông tin là từ khách hàng và cán bộ Ngân hàng tự thu thập thông tin. Cán bộ tín dụng cần phải khai thác triệt để tất cả các nguồn thông tin để có đƣợc nhận định chính xác về khách hàng vay.
Vì nguồn thông tin do chính khách hàng cung cấp có thể tính chính xác không cao, đặc biệt trong trƣờng hợp khách hàng cố ý làm sai nên để tránh gặp phải rủi ro thông tin, ngân hàng cần có sự kết hợp với một số cơ quan ban ngành có đủ chức năng để đối chiếu thông tin do khách hàng cung cấp (ví dụ: cơ quan thuế, Phòng đăng ký kinh doanh, uỷ ban huyện, xã...) và áp dụng phƣơng pháp phỏng vấn trực tiếp chủ doanh nghiệp, khách hàng vay và một số đối tƣợng có liên quan, đồng thời sử dụng triệt để nguồn thông tin từ trung tâm thông tin tín dụng của Ngân hàng Nhà nƣớc (CIC) để nắm bắt tính xác thực của thông tin.
- Giai đoạn thẩm định phƣơng án vay vốn và khả năng trả nợ.
Khi thẩm định phƣơng án vay vốn, nhân viên tín dụng cần xem xét tính xác thực của phần vốn tự có của khách hàng tham gia vào phƣơng án, dự án xin vay. Yêu cầu khách hàng chứng minh nguồn cụ thể của vốn tự có này vì đây là một vấn đề rất quan trọng ảnh hƣởng đến việc thực hiện phƣơng án, dự án. Vì nếu vốn tự có tham gia vào càng lớn thì doanh nghiệp sử dụng vốn sẽ hiệu quả hơn, họ sẽ thận trọng hơn trong việc đầu tƣ vào kế hoạch kinh doanh sắp tới. Để dự án mang lại hiệu quả và có nguồn trả nợ cho ngân hàng thì:
+ Tỷ lệ vốn tự có/vốn vay > 1
+ Lãi ròng sau thuế và khấu hao > Tổng nợ đến hạn phải trả
Ngoài ra, khi thẩm định phƣơng án vay vốn, nhân viên tín dụng cần phải đánh giá năng lực tài chính, khả năng sản xuất kinh doanh của khách hàng vay để xem xét hiệu quả vốn tín dụng. Quá trình này phải kết hợp với nguyên nhân khách hàng vay, đánh giá đƣợc các phƣơng diện: rủi ro do ngành, rủi ro do kinh doanh, ... và nên đƣợc thực hiện dựa trên các chỉ tiêu nhƣ: khả năng sinh lời, khả năng khai thác và sử dụng tài sản, tình hình sử dụng nguồn vốn và khả năng thanh toán.
Khi đánh giá khả năng trả nợ của khách hàng vay vốn, nhân viên tín dụng cần phải nắm rõ nguồn trả nợ chính, tức là khả năng sinh lời của phƣơng án xin vay và các nguồn thu khác mà khách hàng cam kết trả nợ cho ngân hàng khi nguồn trả nợ chính có sự cố, đồng thời xem xét kèm theo những rủi ro tiềm tàng có thể mà bƣớc đầu tín dụng chƣa thẩm định đƣợc nhằm điều chỉnh thời hạn cho vay và thu hồi nợ hợp lý. Có thể nói trong bất kỳ trƣờng hợp nào thì nguồn vốn tự có phải đƣợc coi là nguồn lý tƣởng để trả nợ. Nhân viên tín dụng phải cố gắng tránh quan điểm cho vay hoàn toàn dựa vào tài sản đảm bảo trực tiếp hoặc của bên thứ ba bảo lãnh vì khi xử lý tài sản thế chấp để thu hồi nợ vay thì quá trình này diễn ra lâu dài, mất nhiều thời gian và thiệt thòi luôn nghiêng về phía ngƣời
cho vay. Đồng thời, ngân hàng nên yêu cầu doanh nghiệp vay phải có số liệu báo cáo hàng tháng, hàng quý về tình hình hoạt động kinh doanh với những nguồn vốn vay của ngân hàng trong thời hạn đang vay vốn nhằm phát hiện những thay đổi có chiều hƣớng xấu của doanh nghiệp để có biện pháp xử lý kịp thời.
Ngoài ra, ngân hàng cũng có thể tăng cƣờng thuê đội ngũ thẩm định chuyên nghiệp trong những phƣơng án xin vay lớn, mang tính kỹ thuật sâu để có thể phân tích chính xác tính khả thi trƣớc khi quyết định cho vay.
- Giai đoạn quyết định cho vay
Trƣớc khi cán bộ tín dụng đề xuất cho vay và lãnh đạo ngân hàng quyết định cho vay thì cần phải tập hợp một số thông tin về thị trƣờng, chính sách kinh tế, ... để có cái nhìn hệ thống về rủi ro có thể xảy ra trong một bối cảnh cụ thể trƣớc khi ra quyết định. Việc ra quyết định cho vay cần phải có sự kiểm tra kỹ lƣỡng thay vì kiểm tra sơ sài và quyết định theo đề nghị của cán bộ tín dụng thì hiệu quả phòng ngừa rủi ro sẽ cao hơn.
- Giai đoạn kiểm tra sử dụng vốn sau khi cho vay
Từng cán bộ tín dụng phải kết hợp với cán bộ kiểm tra và lãnh đạo phụ trách tín dụng tiến hành kiểm tra thƣờng xuyên việc sử dụng vốn vay, tình hình sản xuất kinh doanh của khách hàng vay. Đặc biệt với những món vay có dấu hiệu rủi ro cao, đang bị nợ quá hạn, nợ xấu tại Ngân hàng càng phải nâng cao việc kiểm tra, nhằm đƣa ra những biện pháp kịp thời để xử lý . Vì vậy, giai đoạn này mang ý nghĩa rất quan trọng trong việc phòng ngừa rủi ro và giảm thiểu rủi ro trƣớc khi nó xảy ra, gây tổn thất cho Ngân hàng.
Tuy nhiên, hiện nay công tác này vẫn còn đƣợc thực hiện một cách đối phó cho đủ thủ tục quy định nên hiệu quả kiểm tra không cao. Các vấn đề cần phải xem xét sau khi cho vay:
+ Nắm vững và theo dõi sát sao tình hình sử dụng vốn vay của khách hàng xem việc sử dụng vốn vay có đúng mục đích hay không. Nêu rõ nguyên nhân gây ra sai lệch.
+ Mô tả thực tế sử dụng vốn vay so với các chứng từ đã xuất trình hoặc dự kiến ban đầu.
+ Ngân hàng phải quản lý đƣợc nguồn doanh thu của khách hàng. Trong hợp đồng tín dụng phải thoả thuận đƣợc với khách hàng việc chuyển doanh thu và sử dụng các dịch vụ tại Ngân hàng, qua đó vừa kiểm soát đƣợc nguồn trả nợ, vừa tăng thêm phí dịch vụ thu đƣợc.
+ So sánh thực tế dự án so với dự kiến ban đầu: tình hình các yếu tố đầu vào, thị trƣờng tiêu thụ, tình hình cơ sở vật chất, sự hiện hữu và tình trạng của tài sản thế chấp/cầm cố tại thời điểm kiểm tra.
+ Những thay đổi trong hoạt động kinh doanh, bộ máy quản lý, tình hình tài chính của khách hàng (khách hàng doanh nghiệp) hoặc sự thay đổi về tình trạng gia đình và nguồn thu nhập (khách hàng cá nhân). Đánh giá ảnh hƣởng của các thay đổi này đến khả năng trả nợ.
Việc kiểm tra tình hình sử dụng vốn sau khi cho vay cần phải đƣợc thực hiện một cách nghiêm ngặt và cán bộ tín dụng cần phải thực hiện tốt giai đoạn này trong quy trình để có thể cảm nhận đƣợc môi trƣờng, hiệu quả công việc của doanh nghiệp. Nếu có các dấu hiệu bất thƣờng nào của khách hàng ảnh hƣởng đến khả năng thanh toán khoản vay thì cán bộ tín dụng phải có trách nhiệm báo cáo kịp thời cho lãnh đạo để có hƣớng giải quyết kịp thời và thích hợp.
Ngoài việc trực tiếp kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay, nên có một cơ chế kiểm tra chéo trong giai đoạn này để đảm bảo tính khách quan trong kiểm tra. Ngân hàng nên thành lập một bộ phận kiểm tra chuyên biệt cho những món vay lớn, có tầm quan trọng đặc biệt để nhận diện rủi ro ngay từ khi mới phát sinh.
Đặc thù các khoản vay của chi nhánh chủ yếu là nhỏ lẻ mà số lƣợng các khoản vay rất lớn nên cán bộ tín dụng khó có thể bao quát từ khâu tiếp thị, cho vay và quản lý tất cả các khoản vay. Do vậy, thành lập một bộ phận chuyên trách quản lý các khoản vay sau khi đã giải ngân sẽ giúp đảm bảo cho NH có đƣợc những khoản tín dụng an toàn và giảm tải công việc cho cán bộ tín dụng.
Ngoài ra, khi có sự thay đổi về nhân sự trong việc chuyển giao hồ sơ từ cán bộ tín dụng này sang cán bộ tín dụng khác thì cần phải quy định cụ thể trách nhiệm bàn giao, nội dung bàn giao và quan trọng nhất là trách nhiệm của cán bộ tín dụng cho vay, trách nhiệm của cán bộ quản lý khoản vay phải đƣợc phân định cụ thể.
Ngân hàng cần thƣờng xuyên xem xét lại quy trình theo định kỳ, đảm bảo mọi công việc đƣợc xử lý một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời và đúng thẩm quyền. Tuân thủ Quy định về các tỷ lệ đảm bảo an toàn trong hoạt động của các TCTD, ban hành theo Quyết định số 457; Thông tƣ 02/2013/TT-NHNN ngày 21/01/2013 và thông tƣ 09 ngày 18/03/2014, quy định về phân loại nợ, trích lập và sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro trong hoạt động ngân hàng của các TCTD; và các chỉ thị của NHNN về nâng cao chất lƣợng tín dụng, tăng cƣờng các biện pháp phòng ngừa rủi ro trong hoạt động ngân hàng.