L ỜI CẢM ƠN
4.2.1.1. Nhà cung cấp nguyên liệu chính
Bảng 4.1 Nhà cung cấp nguyên liệu
STT Tên nhà cung cấp (1) Địa chỉ (2) Ghi chú (3) 1 Công ty TNHH TM – DV Hòa Hợp Bắc Giang
Mức ưu tiên tùy thời điểm
mua
2 Công tu CP Giống cây trồng Hà
Bắc Bắc Giang
Mức ưu tiên tùy thời điểm
mua
3 Công ty TNHH Cường Lập Hà Nội Mức ưu tiên tùy thời điểm
mua
4 Công ty TNHH TM Thanh Hà Hà Nội Mức ưu tiên tùy thời điểm
mua 5 Công ty TNHH TM Đầu tư và
Phát triển kỹ thuật Hà Nội
Mức ưu tiên tùy thời điểm
mua 6 Công ty TNHH MTV Viện
KTKT thuốc lá Hà Nội Ưu tiên 1
7 Công ty Cổ phần Ngân Sơn Hà Nội Ưu tiên 1
8 Công ty Cổ phần DV – TM
Đồng Tâm Hà Nội
Mức ưu tiên tùy thời điểm
mua
9 DNTN Tâm Thức Gia Lai Mức ưu tiên tùy thời điểm
mua 10 Công ty TNHH Thuốc lá Hữu
Nghị Tây Ninh
Mức ưu tiên tùy thời điểm
mua
11 DNTN Song Tỷ Tây Ninh Mức ưu tiên tùy thời điểm
mua
12 Công ty TNHH Hưng Hiệp Phát Tây Ninh Mức ưu tiên tùy thời điểm
mua 13 DNTN Thương mại Sao Mai
Tây Ninh Tây Ninh
Mức ưu tiên tùy thời điểm
mua 14 Công ty Cổ phần Hòa Việt Đồng Nai Ưu tiên 1
15 DNTN Minh Thuận Phát TP.HCM Mức ưu tiên tùy thời điểm
mua 16 Công ty TNHH Vương Gia
Minh TP.HCM
Mức ưu tiên tùy thời điểm
mua
17 Công ty TNHH Sơn Hy TP.HCM Mức ưu tiên tùy thời điểm
18 Chi nhánh Công ty TNHH MTV
Viện KTKT thuốc lá TP.HCM
Mức ưu tiên tùy thời điểm
mua 19 Công ty TNHH MTV Thuốc lá
Bến Tre Bến Tre Ưu tiên 1
20
Công ty HH xuất nhập khẩu Đồng Nguyên Bằng Trường,
Quảng Tây, Trung Quốc
Trung Quốc Mức ưu tiên tùy thời điểm
mua 21 Công ty Master Lkoyd LTD Hồng Kông Ưu tiên 1
22 Công ty Premium Tabacco India
PVT.LTD. India
Mức ưu tiên tùy thời điểm
mua 23 Công ty Alliance One
International Singapore Pte Ltd. Singapore
Mức ưu tiên tùy thời điểm
mua
24 Công ty Tribac Asia Pte Ltd Singapore Mức ưu tiên tùy thời điểm
mua
Nguyên liệu chính để sản xuất thuốc lá là: lá thuốc lá chưa tách cọng hoặc đã tách cọng, cọng thuốc lá trương nở hoặc chưa trương nở, thuốc lá tấm hoặc thuốc lá
sợi… 4.2.1.2. Nhà cung cấp phụ liệu Bảng 4.2 Nhà cung cấp phụ liệu STT Nhà cung cấp (1) Địa chỉ (2) Mặt hàng cung cấp (3) 1 Công ty TNHH BB Giấy
nhôm New Toyo TP.HCM Giấy nhôm và giấy lưỡi gà
2 Xí nghiệp SX – KD bao bì
Cần Thơ Cần Thơ Thùng carton
3 Công ty TNHH Thành Đạt Cần Thơ Các loại hóa chất
4 Công ty cổ phần Cát Lợi TP.HCM Các loại giấy sáp, nhãn bao gói, nhãn tút, các sản phẩm cây đầu lọc
5 Công ty TNHH TM – DV An
Huy TP.HCM Bóng kính và keo gián
Xuyên thuốc lá
7 Công ty TNHH TM – DV
Nghi Phong TP.HCM Các loại chỉ xé
8 Công ty TNHH SM Alupack Đồng Nai Sản phẩm nhôm giấy
9 Công ty TNHH SX – TM
Việt Nhân TP.HCM Các loại quẹt ga, áo đi mưa
10 Công ty TNHH SX & TM
Duy Đạt Bổn TP.HCM Các loại keo dán
11 Công ty TNHH Vina ToYo TP.HCM Thùng carton
12 Công ty CP TM và Đầu tư
Vinataba TP.HCM Cây đầu lọc 132 mm
13 Công ty Cổ phần Giấy Viễn
Đông TP.HCM
Các sản phẩm bao bì nhãn, tút, sản
phẩm lưỡi gà
14 Công ty TNHH SX TM DV
Tài Trang Cân Thơ Băng keo
15 Công ty TNHH TM Huynh
Long TP.HCM
Mực in, dung môi, nước rửa cho phân xưởng
16 Công ty TNHH Ấn Hồng TP.HCM Mực in, dung môi, nước rửa cho phân xưởng
17 Công ty Xuất Nhập khẩu
thuốc lá TP.HCM Các loại giấy vấn, bóng kính
18 Công ty PT.Bukit Muria Jaya Indonesia Sản phẩm giấy quấn và giấy sáp
Phụ liệu: các loại hàng hóa khác không có nguồn gốc từ cây thuốc lá, dùng
để sản xuất thuốc lá điếu như: giấy quấn, giấy sáp, đầu lọc, giấy nhôm, các loại bao
4.2.2. Quy trình thu mua nguyên liệu
Nguyên liệu mua vào phải đạt yêu cầu về chất lượng và số lượng, quy cách, chủng loại và phù hợp với yêu cầu, mục đích sử dụng.
Căn cứ vào kế hoạch thu mua nguyên – phụ liệu đã được phê duyệt, phòng KH – KD phối hợp với phòng Kế toán thực hiện việc mua hàng theo các bước sau:
Hình 4.2 Sơ đồ quy trình thu mua nguyên liệu
4.2.2.1. Lựa chọn nhà cung cấp
Hình 4.3 Quy trình chọn nhà cung cấp
Giải thích quy trình:
Căn cứ vào kế hoạch, nhu cầu mua nguyên liệu đã được duyệt và theo thứ tự ưu tiên đã được duyệt; đơn vị phân công mua kết hợp với phòng kinh KH – KD, phòng kế toán liên hệ với nhà cung cấp để soạn thảo hợp đồng và trình lên tổng giám đốc ký. Phòng KH – KD, Kế toán lựa chọn nhà cung cấp Phòng KH – KD mua hàng Phòng CN – KCS kiểm tra chất lượng hàng hóa dịch vụ Thủ tục nhập hàng và thanh toán Xác định nhu cầu Soạn thảo hợp đồng
Lấy thông tin
từ nhà cung cấp
Đánh giá nhà
cung cấp
Chọn nhà cung cấp
Thường xuyên theo dõi, đánh giá, xem xét các nhà cung cấp để đảm bảo các
nhà cung cấp luôn đáp ứng được các yêu cầu của công ty. Bên cạnh đó tìm kiếm
thêm những nhà cung cấp mới có ưu thế hơn nhà cung cấp đã được phê duyệt.
Công ty đề nghị các nhà cung cấp có khả năng gửi những thông số kỹ thuật,
quy cách của sản phẩm, mẫu chào hàng, chào giá…
Khi nhận được thông tin từ nhà cung cấp, mẫu chào hàng các đơn vị được
phân công mua hàng tiến hành kiểm tra chất lượng của mẫu chào hàng, để tiến hành
đánh giá nhà cung cấp.
Sau khi có phiếu đánh giá nhà cung cấp, đơn vị được phân công mua hàng trình lên tổng giám đốc để chọn nhà cung cấp.
4.2.2.2. Mua hàng
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, nhu cầu sử dụng phòng Kế hoạch – Kinh doanh (KH – KD) lập các đơn hàng gửi cho nhà cung cấp.
Đối với nguyên phụ liệu trong danh mục hàng hóa nhập khẩu: bên cạnh thực
hiện các bước mua hàng nêu trên việc mua hàng hóa phải tuân theo quyết định số 59/2002/QĐ –BCN, ngày 31/12/2002 của Bộ Trưởng Bộ Công Nghiệp về việc ban hành định mức về thuốc lá nguyên liệu và giấy cuốn để sản xuất thuốc lá điếu và
công văn số 209/TLVN-KT, ngày 27/03/2006 của Tổng Công Ty Thuốc lá Việt
Nam về việc hướng dẫn thủ tục xin phê duyệt nhập nguyên liệu phục vụ sản xuất điếu.
4.2.2.3. Kiểm tra số lượng, chất lượng
Tất cả các nguyên – phụ liệu mua vào đều phải được kiểm tra số lượng, chất lượng, khả năng sử dụng.
Nguyên – phụ liệu đạt yêu cầu mới được đưa vào sử dụng. Các nguyên phụ
liệu không đạt yêu cầu sẽ được xử lý theo sự phê duyệt của tổng giám đốc hoặc người tổng giám đốc ủy quyền.
Căn cứ vào hóa đơn/phiếu giao hàng của nhà cung cấp, đối chiếu với đơn đặt hàng, người được phân công nhận hàng kiểm tra số lượng hàng hóa theo phiếu giao
hàng và lập phiếu nhận hàng sau đó tiến hành kiểm tra và nhận hàng, song song đó
lập phiếu yêu cầu kiểm tra hàng hóa và gửi về phòng Công Nghệ (CN) - KCS.
Phòng CN – KCS tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa, ghi kết quả.
4.2.2.4. Thủ tục nhập kho và thanh toán
Hàng hóa đạt chất lượng mới được nhập kho.
Hồ sơ nhập kho:
Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng hoặc phiếu yêu cầu mua hàng.
Hóa đơn hợp lệ.
Biên bản kiểm tra hàng hóa.
Thanh toán: hàng hóa sau khi được hoàn chỉnh thủ tục nhập kho nêu trên mới được thanh toán.
4.3. Kế hoạch sản xuất
4.3.1. Lập kế hoạch sản xuất năm
Cơ sở lập kế hoạch sản xuất năm:
Kế hoạch định hướng phát triển của tổng giám đốc công ty.
Tình hình sản xuất kinh doanh dựa vào báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh năm.
Quy định mức tồn kho.
Năng lực sản xuất của thiết bị dựa trên báo cáo công suất thiết bị cuối năm
của ban quản lý xưởng
Các yếu tố khác được kiểm soát.
Trình tự và nội dung lập kế hoạch sản xuất năm: vào cuối năm các đơn vị phải tiến
hành các công việc sau:
Phòng kế hoạch – kinh doanh lập các qui định mức tồn kho thành phẩm trình lên tổng giám đốc phê duyệt.
Ban quản lý xưởng phải đánh giá thiết bị và lập biểu chuyển cho phòng KH – KD.
Bộ phận thị trường phòng KH – KD phải lập dự kiến mức tiêu thụ năm
chuyển cho lãnh đạo.
Phòng KH – KD lập kế hoạch sảm xuất năm trình tổng giám đốc phê duyệt.
Bảng 4.3 Kế hoạch sản xuất năm 2013 ĐVT: 1.000.000 bao
STT Tên sản phẩm Sản lượng 2012 % tăng trưởng (KH/sản lượng) KH 2013 Chia ra các quý Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 1 GOLDEL EAGLE 80,093 5% 84 21 21 21 21 2 ICEL 20,123 15% 23 5,75 5,75 5,75 5,75 3 NEW ICEL 5,568 25% 7 1,75 1,75 1,75 1,75 4 MARLBORO CÁC LOẠI 118,795 39% 165 42,25 42,25 42,25 42,25 Tổng cộng 224,58 279 69,75 69,75 69,75 69,75
Kế hoạch sản xuất năm của công ty được chia đều ra 4 quí. Và trong mỗi quý
thì kế hoạch sản xuất được chia đều trong 3 tháng.
4.3.2. Lập kế hoạch sản xuất tháng và kế hoạch tác nghiệp
Cơ sở để lập kế hoạch sản xuất tháng:
Kế hoạch sản xuất năm đã được Tổng giám đốc phê duyệt.
Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất của tháng trước.
Qui định mức tồn kho thành phẩm.
Dự kiến sản lượng tiêu thụ tháng của bộ phận thị trường.
Trình tự và nội dung lập kế hoạch sản xuất
Vào cuối mỗi tháng bộ phận thị trường lập biểu dự kiến mức tiêu thụ tháng sau chuyển cho phòng KH – KD.
Phòng KH – KD lập kế hoạch sản xuất tháng từ ngày 25 tháng trước đến trước ngày 01 tháng sau.
Căn cứ tình hình sản xuất thực tế, phòng KH – KD có kế hoạch tác nghiệp
theo từng đợt sản xuất thông qua phiếu hạn cấp phát vật tư.
4.3.3. Triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất
Kế hoạch sản xuất năm được thông báo tại cuộc hop giao ban đầu năm. Kế
hoạch sản xuất tháng được thông báo qua email ngay khi tổng giám đốc phê duyệt.
Phòng kế hoạch – kinh doanh chịu trách nhiệm theo dõi, điều hành sản xuất theo
kế hoạch đã được tổng giám đốc duyệt bằng phiếu hạn mức cấp phát vật tư.
Trưởng các đơn vị có trách nhiệm phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên trong bộ phận thi hành kế hoạch sản xuất, nội dung cụ thể như:
Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện sản xuất.
Tiến hành sản xuất đúng thời gian, đúng khối lượng công việc.
4.3.4. Kiểm tra và báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất
Cán bộ điều hành sản xuất có trách nhiệm:
Kiểm tra, giám sát và báo cáo quá trình thực hiện sản xuất cho trưởng phòng kinh doanh.
Chủ động giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện kế hoạch
sản xuất và báo cáo cho người có trách nhiệm trong trường hợp không tự giải
quyết được.
Trong quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất theo từng đợt, nhân viên thống kê của
4.4. Tồn trữ
4.4.1. Quy định mức tồn kho thành phẩm năm 2013
Bảng 4.4 Quy định mức tồn kho Đơn vị tính: bao
STT Tên sản phẩm Mức tồn
kho tối thiểu
Mức tồn kho tối đa
1 Thuốc lá bao Golden Eagle 1.700.000 3.500.000 2 Thuốc lá bao Icel 500.000 1.000.000 3 Thuốc lá ( new) Icel 150.000 300.000
4 Thuốc lá bao Marlboro các
loại 3.200.000 8.000.000
Tổng cộng 5.550.000 12.800.000
Quy định mức tồn kho tối thiểu được tính đủ tiêu thụ cho một tuần, tồn kho
tối đa đủ tiêu thụ trong 2 tuần đối với các sản phẩm liên doanh và 3 tuần đối với các
sản phẩm Marlboro (dựa trên kế hoạch sản xuất năm 2013).
Để phù hợp với sự biến động của sản xuất và tình hình tiêu thụ thực tế, thời điểm điều chỉnh giá bán, mức tồn kho có thể dao động tăng hoặc giảm 20%.
4.5. Quy trình bán hàng Hình 4.4 Sơ đồ quy trình bán hàng Hình 4.4 Sơ đồ quy trình bán hàng P.KH – KD nhận đơn đặt hàng P.KH – KD lập chứng từ đơn đặt hàng P.KT lập chứng từ xuất bán hàng hóa P.KH – KD tổ chức vận chuyển
giao hàng theo chứng từ hóa đơn
Nhà phân phối ký
Khâu nhận đơn hàng: phòng KH – KD nhận đơn hàng từ nhà phân phối thông qua: Điện thoại, Fax hoặc đơn đặt hàng chính thức.
Khâu xuất hóa đơn bán hàng: người nhận hàng thồn báo cho người chịu trách
nhiệm làm phiếu đề nghị xuất hàng hóa kèm với đơn đặt hàng của nhà phân phối.
Thủ tục bán hàng hóa được chuyển cho phòng kế toán để kiểm tra công nợ (nếu có).
Nếu công nợ của nhà phân phối nằm trong hạn mức cho phép (hạn mức công nợ đã
được Tổng Giám Đốc xét duyệt) thì phòng kế toán tiến hành xuất hóa đơn bán hàng và đồng thời thông báo cho phòng KH – KD để chuẩn bị phương tiện vận tải cho
khách.
Khâu xuất kho: chứng từ đã được được cấp có thẩm quyền xét duyệt thì phải
chuyển về cho thủ kho và tiến hành xuất hàng hóa, bốc xếp lên phương tiện vận
chuyển giao hàng đến nhà phân phối. Tại kho công ty: Thủ kho hoặc người chịu
trách nhiệm giao hàng sẽ lập phiếu giao nhận hàng hóa đồng thời ghi vào sổ xuất
thành phẩm và giao cho người nhận, người vận chuyển hoặc người áp tải hàng hoặc
tài xế phải ký nhận vào 2 biểu mẫu này. Khi hàng hóa đến kho của nhà phân phối: sau khi người đại diện nhà phân phối kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa sẽ
4.6. Phân phối
Bảng 4.5 Danh sách các nhà phân phối
Tên sản phẩm Nhà phân phối Lượng tiêu thụ năm
2012 (bao) Icel Phúc Lợi 4.800.000 Quốc Vinh 450.000 Thùy Linh 6.913.500 Ba Phấn 20.000 Hạnh Lợi 3.062.500 Linh Mỹ 965.000 Phương Ánh 1.080.000 Phúc Như 7.500 Cẩm Hòa 185.000 Kim Hường 12.500 Bến Thành 102.500 Kiều Hùng 2.497.500 Hoàng Sơn 27.500 Tổng 20.123.500 Golden Eagle Hoàng Đạo 78.940.000 Bến Thành 177.500 Kiều Hùng 130.000 Thùy Linh 8.500 Hạnh Lợi 132.500 Phúc Lợi 300.000 Linh Mỹ 295.000 Kim Hường 110.000 Tổng 80.093.500
( New) Icel Hoàng Đạo 5.568.500
Tổng 5.568.500
Marlboro Xuất khẩu 118.795.400
Tổng 118.795.400
Hiện tại công ty chưa có thể trực tiếp phân phối hàng đến tận tay khách hàng mà phải trãi qua nhà phân phối, đại lý bán lẻ. Các hoạt động phân phối gần như phải
4.7. Sản lượng tiêu thụ năm 2011 – 2012
Bảng 4.6 Sản lượng tiêu thụ năm 2011
Tháng
Tên sản phẩm
Tổng
Ecel Golden Eagle New Icel Marlboro
Tháng 1 1,910,500 6.101.000 555.000 2.654.500 11.221.000 Tháng 2 1,325,000 4.420.000 245.000 3.969.500 9.959.500 Tháng 3 2,984,000 7.789.500 844.000 5.624.500 17.242.000 Tháng 4 865,000 4.130.000 310.000 4.603.500 9.908.500 Tháng 5 1,355,000 5.760.000 420.000 4.906.000 12.441.000 Tháng 6 1,512,500 6.132.500 540.000 5.434.500 13.619.500 Tháng 7 1,705,000 5.549.500 382.500 5.527.000 13.164.000 Tháng 8 1,605,000 6.757.000 655.000 6.072.500 15.089.500 Tháng 9 1,522,500 6.270.000 515.000 5.824.750 14.132.250 Tháng 10 1,985,000 6.513.500 530.000 6.086.500 15.115.000 Tháng 11 1,428,500 6.522.500 560.000 6.608.500 15.119.500 Tháng 12 1,810,000 8.017.500 555.000 7.160.500 17.543.000 Tổng 20,008,000 73.963.000 6.111.500 64.472.250 164.554.750
Bảng 4.7 Sản lượng tiêu thụ năm 2012 Đơn vị tính: bao
Tháng
Tên sản phẩm
Tổng
Icel Golden Eagle New Icel Marlboro
1 1.607.500 5.384.500 457.500 7.856.000 15.305.500 2 1.930.000 5.882.500 490.000 8.333.500 16.636.000 3 1.710.000 7.167.500 470.000 8.814.000 18.161.500 4 2.110.000 6.515.000 615.000 9.680.500 18.920.500 5 2.536.500 7.722.000 710.500 10.138.000 21.107.000 6 1.576.000 7.954.500 491.500 11.572.000 21.594.000 7 625.000 4.355.000 295.000 9.293.500 14.568.500 8 1.262.500 6.173.500 400.000 9.215.500 17.051.500