Phần trên chúng ta đã đi tìm hiểu các điều kiện về pháp lý và chủ thể để đƣợc công nhận là ngƣời đại diện theo pháp luật của đƣơng sự. Tuy nhiên, một ngƣời sẽ đƣợc công nhận làm ngƣời đại diện theo pháp luật của đƣơng sự khi và chỉ khi họ
phải chứng minh mình có đủ các điều kiện nêu trên - nghĩa là thỏa mãn điều kiện về
hình thức. Ngƣời đại diện theo pháp luật phải cung cấp các loại giấy tờ gì để đƣợc Tòa án công nhận tham gia tố tụng với tƣ cách là ngƣời đại diện của đƣơng sự. Những tài liệu, giấy tờ cần thiết phải nộp cho Toà án để đƣợc công nhận là ngƣời đại diện của đƣơng sự, bao gồm:
+ Giấy tờ tùy thân
Các loại giấy tờ này nhằm chứng minh cá nhân làm đại diện có tƣ cách đại diện. Ví dụ nhƣ chứng minh thƣ nhân dân, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu….
+ Giấy tờ chứng minh mối quan hệ đại diện
- Đối với đại diện theo pháp luật của cá nhân:
Trong trƣờng hợp này ngƣời đại diện phải nộp các giấy tờ chứng minh mối liên hệ với ngƣời đƣợc đại diện, ví dụ nhƣ sổ hộ khẩu, giấy khai sinh của ngƣời đƣợc đại diện….Nếu đƣơng sự là ngƣời bị mất, hạn chế năng lực hành vi dân sự thì ngƣời đại diện còn phải nộp quyết định của Tòa án tuyên bố ngƣời đó bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự.
Mỗi pháp nhân khi thành lập đều xác định ngƣời đại diện theo pháp luật trong quyết định thành lập hoặc Điều lệ. Vì vậy, một ngƣời để tham gia tố tụng với tƣ cách đại diện theo pháp luật của pháp nhân phải xuất trình đƣợc các giấy tờ này, và trong các giấy tờ này xác định họ là ngƣời đại diện theo pháp luật của pháp nhân - đƣơng sự trong vụ việc dân sự đang đƣợc Toà án giải quyết.
Có thể thấy BLDS năm 2015 cũng nhƣ BLTTDS năm 2015 đã thiếu sót khi chƣa đề cập tới việc chỉ định đại diện cho đƣơng sự trong những trƣờng hợp nhƣ đƣơng sự vắng mặt không có tin tức mà không có ngƣời đại diện hoặc ngƣời đại diện thuộc trƣờng hợp không đƣợc làm đại diện.