2.1.7.1 Quản lý đối tượng được tạo hóa đơn tự in
Theo điều 6 của Thông tư 64/2013/TT-BTC có quy định; Đối tượng được tạo hóa đơn tự in như sau:
- Các doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp được tạo hóa đơn tự in kể từ khi có mã số thuế gồm:
- Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.
- Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh theo quy định của pháp luật.
- Doanh nghiệp có mức vốn điều lệ từ một (01) tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn.
Ngay từ khi nhận được các giao dịch do Sở kế hoạch đầu tư tỉnh chuyển sang cơ quan thuế; cán bộ thực hiện nhận, kiểm tra giao dịch của NNT đối chiếu với các quy định hiện hành như: Ngày hoạt động, Thông tin chủ DN; phương pháp tính thuế… thực hiện tiếp nhận hoặc từ chối theo quy định.
Phân công cán bộ theo dõi nghĩa vụ kê khai của Doanh nghiệp (NNT) từ khi thành lập, hoạt động, ngừng hoạt động; đến khi chấm dứt hoạt động (Chấm dứt hiệu lực mã số thuế) về việc: Thực hiện nghĩa vụ kê khai, nộp hồ sơ khai thuế, phát hành, sử dụng hoá đơn….
2.1.7.2 Quản lý quy trình hóa đơn tự in
Bước 1: Lập Quyết định về việc áp dụng hóa đơn tự in
Quyết định áp dụng hóa đơn tự in phải được gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi doanh nghiệp áp dụng hình thức hóa đơn tự in.
Doanh nghiệp tự in hóa đơn phải lập Quyết định về việc áp dụng hóa đơn tự in theo mẫu 5.8, phụ lục 5 ban hành kèm Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ Tài chính.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 17
Hình 2.1 Quy trình quản lý hóa đơn tự in
Nguồn: Quy trình Quản lý hoá đơn số 2423/QĐ-TCT ngày 23/11/2010 Bước 2: Khởi tạo mẫu hóa đơn
Doanh nghiệp khởi tạo các mẫu hóa đơn tự in sẽ sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo đặc thù của đơn vị mình.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 18
Hình 2.2 Khởi tạo mẫu hóa đơn trên phần mềm quản lý hóa đơn tự in
Mẫu hóa đơn tự in phải có các tiêu thức để khi lập đảm bảo đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 64:
• Tên loại hóa đơn
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
• Tên liên hóa đơn
• Số thứ tự hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 19
Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn
Doanh nghiệp trc khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ thì phải lập thông báo phát hành hóa đơn. Doanh nghiệp tự in hóa đơn phải lập Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu 3.5, phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013 của Bộ Tài chính.
Hình 2.3 Mẫu thông báo phát hành hóa đơn tự in
Trên thông báo phải ghi rõ: - Tên loại hóa đơn - Ký hiệu hóa đơn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn - Ngày bắt đầu sử dụng
- Số lương hóa đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...) - Và kèm theo các mẫu của hóa đơn đó
Thông báo phát hành hóa đơn và mẫu của các hóa đơn phải được gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi sử dụng các mẫu hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 20
Bước 4: Lập và in hóa đơn theo mẫu đã phát hành
Sau khi đã làm đầy đủ các thủ tục quyết định áp dụng hóa đơn tự in, khởi tạo hóa đơn, thông báo phát hành hóa đơn gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, các doanh nghiệp có thể lập và in mẫu hóa đơn theo đúng mẫu đã thông báo phát hành.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 21
2.1.7.3 Quản lý quy trình tiếp nhận phát hành HĐ, xác minh hoá đơn
a. Quy trình tiếp nhận phát hành hoá đơn tự in
Quy trình tiếp nhận thông báo phát hành và phản hồi từ Chi cục thuế TP Bắc Giang được mô tả qua sơđồ dưới đây:
TT Trình tự thực hiện Trách nhiệm Th ời gian Biểu mẫu a. NNT Mẫu 3.5 TT64 b. BP Ấn chỉ Trong ngày Mẫu 3.5 TT64 c. BP Ấn chỉ d. BP Ấn chỉ
Sơđồ 2.1 Quy trình tiếp nhận phát hành, sử dụng hóa đơn tự in
Theo sơ đồ 2.1, các doanh nghiệp nếu đáp ứng đủ điều kiện theo Điều 6 Thông tư 64/2013/TT-BTC. Các tổ chức kinh doanh được tự tạo hóa đơn tự in theo quy định tại Điều 6 Thông tư 64. Trước khi sử dụng hoá đơn cho việc bán hàng hoá, dịch vụ NNT phải lập Thông báo phát, gửi kèm hóa đơn mẫu.
Cán bộ Bộ phận ấn chỉ tiếp nhận Thông báo Phát hành Hóa đơn, kiểm tra sơ bộ hồ sơ, hướng dẫn Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh khi có sai sót.
Hồ sơ Thông báo phát hành hóa đơn phải có các nội dung:
Tên đơn vị phát hành hoá đơn, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa
Y.cầu
Tiếp nhận, kiểm tra
Cập nhật thông tin lên mạng Theo dõi SD Thông báo không đảm bảo đủ nội
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 22 đơn thông báo phát hành (từ số... đến số...), ngày bắt đầu sử dụng, tên và mã số thuế của doanh nghiệp in hoá đơn (đối với hoá đơn đặt in), hợp đồng đặt in (số, ngày HĐ).
+ Hoá đơn mẫu,
+ Ngày lập Thông báo phát hành,
+ Tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật + Dấu của đơn vị
+ [TB01/AC]: Mẫu Thông báo phát hành hóa đơn
Cán bộ Kiểm tra được lãnh đạo giao tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư 64/2013/TT-BTC.
Trường hợp Cán bộ kiểm tra phát hiện thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì Cán bộ kiểm tra dự thảo văn bản thông báo cho tổ chức, hộ, cá nhân biết để điều chỉnh và gửi thông báo phát hành mới. Cán bộ kiểm tra trình văn bản cho lãnh đạo Chi cục ký và cho ban hành. Thời gian: không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo phát hành hóa đơn của Khách hàng.
Nếu Hồ sơđã đảm bảo theo quy định thì cán bộ kiểm tra nhận nhập vào chương trình quản lý ấn chỉ.
b. Cập nhật thông tin lên mạng
Cán bộ Bộ phận Ấn chỉ thực hiện cập nhật các thông tin về công bố hóa đơn lên Mạng của ngành thuế.
c. Theo dõi sử dụng hóa đơn (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cán bộấn chỉ thực hiện theo dõi việc sử dụng hóa đơn của NNT
Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hoá, dịch vụ (trừđối tượng được cơ quan thuế cấp hóa đơn) có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4; quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 23
d. Quy trình tiếp nhận, gửi phiếu xác minh hoá đơn tự in
Cơ quan thuế các tiếp nhận công văn yêu cầu xác minh nguồn gốc hoá đơn của tổ chức, cá nhân, cơ quan Nhà nước gửi đến:
+ Nếu yêu cầu xác minh nội dung kinh tế của hoá đơn do người bán lập (liên 1) do người mua hoặc tổ chức, cá nhân, cơ quan Nhà nước yêu cầu,
+ Nếu yêu cầu xác minh nội dung kinh tế của hoá đơn được người mua lưu giữ (Liên 2),
Cơ quan thuế căn cứ Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra, mẫu số 01-1/GTGT; 01-2/GTGT hoặc kiểm tra trực tiếp liên lưu hoá đơn do tổ chức, cá nhân lưu giữ tại trụ sởđể kiểm tra, đối chiếu, xác định đúng, sai theo yêu cầu.
Cơ quan thuế lập văn bản trả lời yêu cầu xác minh hoá đơn trình lãnh đạo ký duyệt, chuyển Bộ phận Hành chính để chuyển cho tổ chức, cá nhân, cơ quan Nhà nước có yêu cầu.
2.1.8 Các yếu tốảnh hưởng đến công tác quản lý hóa đơn tự in
2.1.8.1 Nhóm yếu tố chủ quan
- Quy trình quản lý hóa đơn nói chung và quản lý hóa đơn tự in nói riêng của cơ quan thuế, hợp lý hay không sẽảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công tác quản lý hóa đơn, vì nó trực tiếp ảnh hưởng đến thao tác, nghiệp vụ của cán bộ thuế.
- Các công cụ hỗ trợ quản lý thuế như hệ thống phần mềm hỗ trợ kê khai thuế.
- Chính sách pháp luật là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến công tác quản lý hóa đơn tự in. Chính sách pháp luật đồng bộ, phù hợp với tình hình thực tế hiện tại về quản lý thuế và hóa đơn tự in được quy định cụ thể tại các văn bản nghị định và thông tư hướng dẫn liên quan.
- Trình độ, nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ làm công tác thanh tra, kiểm tra. Con người luôn là nhân tốt quyết định đến mọi thành bại của quản lý. Quản lý hóa đơn tự in cũng không nằm ngoài quy luật này.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 24
2.1.8.2 Nhóm yếu tố khách quan
- Tình hình kinh tế xã hội có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý hóa đơn tự in. Tình hình kinh tế xã hội phát triển, ngày càng có nhiều doanh nghiệp mới được thành lập cùng với việc đẩy mạnh cải cách hành chính, cơ chế chính sách càng thông thoáng các thủ tục hành chính ngày càng được cải tiến nhanh, gọn, tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Trước thực trạng các doanh nghiệp mới thành lập ngày càng tăng, không ít các doanh nghiệp lợi dụng kẽ hở của pháp luật, một số doanh nghiệp không tìm hiểu pháp luật hoặc cố tình vi phạm pháp luật, một bộ phận không nhỏ các doanh nghiệp mới thành lập do trình độ văn hóa thấp, nhận thức xã hội còn hạn chế, hiểu biết pháp luật còn kém nên bị các đối tượng khác lợi dụng thành lập doanh nghiệp nhằm tiếp tay cho các phần tử gian lận, trốn lậu thuế và chiếm đoạt tiền thuế gây thất thu NSNN. Đó là vấn đề nhức nhối đặt ra cho những người làm công tác quản lý thuế.
- Thói quen sử dụng tiền mặt trong thanh toán, người mua hàng không lấy hóa đơn, chứng từ khi mua hàng gây khó khăn cho công tác quản lý hóa đơn.
- Đặc điểm nền kinh tế cũng là yếu tố tác động đến công tác quản lý ấn chỉ thuế. Theo thống kê của các nhà nghiên cứu về thuế, nền kinh tế lạc hậu dẫn tới sự tuân thủ pháp luật của người nộp thuế sẽ thấp. Ý thức tuân thủ pháp luật của người nộp thuế cũng là một yếu tố tác động quan trọng đến hiệu quả công tác quản lý ấn chỉ.
2.1.9 Ưu điểm và nhược điểm của hóa đơn tự in, phần mềm hóa đơn tự in
2.1.9.1 Ưu điểm của hóa đơn tự in
Thứ nhất, doanh nghiệp chủđộng đáp ứng lượng hoá đơn cần sử dụng sát với tình hình phát triển, quy mô hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Thứ hai, việc sử dụng hoá đơn tự in đã thúc đẩy nêu cao tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm trước pháp luật, đáp ứng yêu cầu sản xuất của doanh nghiệp.
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 25 thể áp dụng được tựđộng hoá, tin học hoá trong lĩnh vực bán hàng và hạch toán kế toán của doanh nghiệp.
Thứ tư, một số doanh nghiệp còn sử dụng tính chất đặc thù của hoá đơn để làm phương tiện quảng cáo thương hiệu, ngành nghề kinh doanh, tăng hiệu quả, lợi ích kinh tế về sử dụng hoá đơn của doanh nghiệp.
Thứ năm, góp phần hạn chế vi phạm về hoá đơn. Các đơn vị sử dụng hoá đơn tự in ít vi phạm hơn so với các đơn vị sử dụng hoá đơn mua tại cơ quan thuế.
2.1.9.2 Nhược điểm của hóa đơn tự in
Thứ nhất, mỗi doanh nghiệp sử dụng hoá đơn tự in tối thiểu cũng có một mẫu hoá đơn. Một số doanh nghiệp có thể có nhiều mẫu hoá đơn dùng riêng cho từng bộ phận kinh doanh, từng mặt hàng kinh doanh (nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách…). Việc quản lý hàng trăm ngàn mẫu hoá đơn tự in cũng là đều phải tính đến khi thực hiện các thao tác quản lý, xác định mẫu thật, giả của hoá đơn tự in phục vụ cho công tác kiểm tra, tính thuế, khấu trừ thuế. Vì vậy, cùng với việc hoàn thiện chương trình quản lý hoá đơn trên mạng máy tính, cần thiết phải lập kho dữ liệu tin học để lưu trữ các thông tin về mẫu hoá đơn của các doanh nghiệp đăng ký sử dụng tại các cơ quan thuế địa phương và cũng cần công khai các thông tin này trên trang thông tin điện tử của ngành thuếđể mọi doanh nghiệp tham khảo.
Thứ hai, cũng như các hàng hoá khác, hoá đơn càng in với số lượng nhỏ thì giá thành in càng lớn. Đây cũng là một khó khăn cho các doanh nghiệp sử dụng ít hoá đơn. Trước đây, cơ quan thuế quản lý việc sử dụng hoá đơn tự in của các doanh nghiệp theo cách quản lý số lượng đặt in và đăng ký sử dụng từng đợt, từ 3 tháng đến 6 tháng. Cách quản lý này tuy tương tự như cách quản lý đối với các doanh nghiệp sử dụng hoá đơn mua từ cơ quan thuế và khá chặt chẽ nhưng cũng thêm những phiền toái cho doanh nghiệp khi phải đăng ký sử dụng nhiều lần trong năm. Để giảm chi phí in, giảm thủ tục hành chính có thể chuyển từ cách quản lý số lượng hoá đơn đăng ký sử dụng từng kỳ sang cách quản lý từng đợt (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Học viện Nông nghiệp Việt Nam – Luận văn Thạc sỹ Khoa học Kinh tế Page 26 đăng ký in hoá đơn, doanh nghiệp có thể in hoá đơn với số lượng không hạn chế và đăng ký sử dụng làm một kỳ hoặc nhiều kỳ, tuỳ theo nhu cầu của doanh nghiệp. Cơ quan thuế sẽ giám sát ký hiệu, số lượng hoá đơn theo từng hợp đồng in giữa doanh nghiệp và nhà in (quản lý 2 chiều). Bàn về vấn đề này, một số ý kiến cho rằng: doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về hoá đơn tự in của mình nên không cần quản lý mẫu, không cần quản lý số lượng in. Tuy nhiên, nếu hoá đơn vẫn là một loại chứng từ được dùng để hạch toán kế toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách mà không quản lý thì không rõ căn cứ vào đâu để xác định đúng, sai khi cần kiểm tra, tính toán?
Thứ ba, qua thống kê, tỷ lệ vi phạm các quy định về sử dụng hoá đơn tự in