B ảng 8: ảng biến động nguồn nhân lực của chi nhánh HàN ội
2.3.2.1. Sự phối hợp giữa các phòng ban chưa thực sự linh hoạt và gắn
Chi nhánh Hà Nội có 4 phòng ban: Phòng HC –KT, phòng kỹ thuật,
phòng kinh doanh, phòng kế hoạch dự án. Các phòng ban trong công ty đều thực
hiện các chức năng, nhiệm vụ riêng của mình nhằm giúp doanh nghiệp đạt được
mục tiêu chiến lược đã đề ra. Phòng KH –DA tham mưu giúp giám đốc quản lý
công tác kế hoạch bán hàng và dịch vụ kỹ thuật sau bán hàng…; phòng kinh doanh trực tiếp tiếp xúc với thị trường: làm công tác dự báo sự thay đổi của thị trường,công tác bán hàng cho từng quý và từng năm; nghiên cứu, tham mưu giúp công ty đưa ra những sản phẩm mới phù hợp với thị trường người tiêu dùng Việt Nam; Phòng chịu trách nhiệm phụ trách công tác kỹ thuật : Vận hành máy móc dịch vụ sau bán hàng, thiết kế và lắp đặt các hệ thống tự động, hệ thống
hoạt động đồng bộ nhiều biến tần theo yêu cầu của khách hàng; tiến hành bảo trì, sửa chữa các loại máy móc thiết bị đo lường, biến tần, bộ nguồn, UPS của tất cả
các nhãn hiệu khác trên thế giới quy; . Phòng HC-KT có chức năng và nhiệm vụ là tham mưu giúp giám đốc công ty tổ chức công tác thống kê nguồn ngân sách,
công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của công ty để đưa ra những
quyết định đúng đắn trong từng giai đoạn kế hoạch. Các phòng chịu sự quản lý từ ban giám đốc. Ban giám đốc căn cứ vào số liệu từ phòng HC-KT đưa ra, căn cứ
vào hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp đạt được trong các năm, các quý trước nhằm đưa ra một chiến lược cụ thể cho cả một giai đoạn dài( chiến lược) và kế hoạch cụ thể cho các quý, năm tiếp theo và giao chỉ tiêu cho các phòng ban một cách cụ thể. Các phòng ban chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về hoạt động của phòng mình.
Giữa các phòng ban trong công ty có mối liên hệ với nhau nhằm tạo ra
một chủ thể thống nhất: Phòng HC-KT luôn cập nhập một cách đầy đủ và chính xác về tình hình tài chính của công ty trong thời gian qua như về nguồn vốn kinh
doanh mà công ty hiện có, về lợi nhuận, về công tác tiền lương, thưởng của
chính xác( kế hoạch bán hàng( số lượng bán trong từng quý, từng năm, chủng
loại sản phẩm, về công tác nghiên cứu sản phẩm mới ; về vấn đề có nên đưa ra
thị trường sản phẩm mới không), kế hoạch nguồn nhân sự( doanh nghiệp có nên tuyển mộ thêm nguồn lao động không?( cầu nhân sự) , công tác đào tạo nguồn
nhân sự…).Ngân sách là nguồn cung cấp tài chính của mọi hoạt động của doanh
nghiệp. Trong ngắn hạn,các nhà lập kế hoạch phải tìm cách sao cho kế hoạch
chiến lược hoạt động trong khuôn khổ ngân sách cho phép. Ngân sách tăng hay
giảm đều có tác động trực tiếp đến công tác marketing và nhu cầu nhân sự. Khi
kế hoạch được lập một cách chính xác giúp cho phòng kinh doanh xúc tiến công
tác bán hàng và dự báo bán hàng trong các quý sau phù hợp, củng cố vị trí của
doanh nghiệp trên thị trường( hiện tại doanh nghiệp chiếm 14% thị phần cả nước) tăng thêm lợi nhuận của công ty từ đó tìm kiếm và mở rộng thị trường hơn nữa .
Công tác bán hàng tốt kéo theo đó là dịch vụ chăm sóc khách hàng được thuận
lợi ( kỹ thuật dịch vụ sau bán hàng).Dịch vụ sau bán hàng là rất quan trọng nó
nhằm củng cố chặt chẽ hơn nữa mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng, tạo uy tín với khách hàng( với các doanh nghiệp thì vấn đề uy tín là cực kỳ quan
trọng) từ đó tìm kiếm và xác định một cách chính xác các khách hàng lớn và có quan hệ mật thiết với doanh nghiệp. Những khách hàng lớn này sẽ thường xuyên
đặt hàng của doanh nghiệp từ đó sẽ giúp doanh nghiệp xác định một cách chính xác hơn mức dự trữ và cung ứng sản phẩm nhằm tránh tình trạng cháy kho hay dư thừa.
Tuy nhiên, sự gắn kết giữa các phòng ban chưa thực sự tốt và linh hoạt.
Nhân viên trong các phòng ban hoạt động độc lập là chủ yếu, ít có sự hoạt động
theo nhóm ( trong cùng một nhóm hay có sự trao đổi phối hợp giữa các nhóm của
phòng ban khác với nhau ). Kế hoạch bán hàng chưa thực sự tốt ( các giải pháp
bảo đảm nguồn hàng cho cho doanh nghiệp và khách hàng là chưa thực sự hiệu
quả, hiện tượng cháy kho vẫn xảy ra đối với doanh nghiệp. Chính điều đó khiến
uy tín của doanh nghiệp giảm sút, một lượng không nhỏ khách hàng chuyển sang
ký hợp đồng mua bán hàng hoá với công ty khác. Chính điều đó ảnh hưởng đến
doanh thu của chi nhánh . Một trong những nguyên nhân dẫn đến hiện tượng này là do sự phối hợp giữa phòng kinh doanh và phòng KH – DA không được tốt.