2. ỉ 6.1 To chức bộ máy kế toán tại Công ty cố phần Xuất Nhập khấu rau quả I Hà Nộ
2.2. Đặc điểm hoạt động kỉnh doanh xuất khẩu hàng hoá tại công ty
36 Xin giấy phép xuất khâu Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Bảng 2: Sơ đồ xuất khấu hàng hoá áp dụng tại công ty
® Ký hợp đồng xuất khẩu hàng hoá
Các phòng nghiệp vụ dựa trên kêt quả tìm hiêu thị trường, khách hàng nước ngoài đồng thời dựa vào mối quan hệ với khách hàng cũng như đối tác nước ngoài đổ lập kế hoạch kinh doanh trong kỳ.Sau đó các phòng lập phương án xuất khẩu hàng hoá trình lên Ban giám đốc, Kê toán trưởng ký duyệt. Phương án kinh doanh hàng xuất khẩu trong kỳ bao gồm
- Thông tin về loại mặt hàng xuất khẩu - Thông tin vê khách hàng nước ngoài - Thông tin về nhà cung cấp trong nước - Tong giá trị hợp đồng
- Số lượng hàng xuất khẩu
- Danh mục chi phí, giá vốn ,giá bán, lợi nhuận của lô hang xuất khẩu - Phương tiện thanh toán và phương thức giao hàng
- Cam kết trách nhiệm của phòng nghiệp vụ trong công tác ghi nhận, quản lý hàng ho á, thu và nộp tiền
Sau khi xem xét tính khả thi của phương án kinh doanh Giám đốc và kế toán trưởng phải phê duyệt, ký và đóng dấu.
37
Sau khi xem xét kĩ lưỡng phương án kinh doanh, nghiên cứu nhu cầu của khách hàng các phòng nghiệp vụ tìm kiếm nguồn hàng, kí kết hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu với người bán trong nước.Hàng hoá mua về có thể nhập kho hoặc xuất thăng nhưng phô biên là giao thăng đê đảm bảo vôn, tránh tình trạng lưu kho và giảm chi phí.
Một số hàng xuất khẩu do công ty sản xuất ® Xin giấy phép xuất khâu
® Chuẩn bị mặt hàng đã kí kết trong hợp đồng, theo đúng số lượng chất lượng quy cách....
® Kiêm tra hàng xuât khâu
Đây là khâu cuối cùng để xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài đổ tránh tình trạng hàng sai quy cách phẩm chất ...giảm tối đa các chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài
❖ Xuất hàng và gửi chứng tù’ cho khách hàng.
Sau khi kí kết xong hợp đồng Công ty tiến hành giao hàng và gửi toàn bộ chứng từ cho khách hàng . Cán bộ phòng kinh doanh trực tiếp liên hệ với khách hàng để đảm bảo việc thực hiện họp đồng cả hai bên theo đúng thời hạn và những quy định đã ghi trong hợp đồng. Khi hàng được giao cho nước ngoài nhân viên phòng nghiệp vụ đồng thời phải giao cho khách hàng bộ chứng từ bao gồm: Hoá đơn thương mại( Comercial Invoice ), vận đon ( Bill of Lading - B/L), Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certiffícate of quantity), giấy chúng nhận chất lượng ( Certifficate of quality), phiếu đóng gói (Parking List), chúng từ bảo hiếm (Insurance certiffícate) và tiến hành điền đầy đủ vào tờ khai hải quan để xuất khẩu hàng hoá theo đúng quy định
❖ Làm thủ tục thanh toán
Khi bên mua là khách hàng nước ngoài đã nhận được hàng và kiểm nhận hàng hoá phù họp với tiêu chuẩn, quy cách đã quy định trong họp đồng khách hàng tiến hành thanh toán cho nhà cung cấp là Công ty. Phương thức thanh toán , thời gian thanh toán đã được quy định cụ thể trong hợp đồng ngoại
❖ Khiếu nại
Sau khi hoàn tất họp đồng xuất khấu hàng hoá thì hai bên tiến hành thanh thanh lý hợp đồng và kết thúc nghiệp vụ. nội dung bản thanh lý bao gồm
38 - Trị giá lô hàng
- Các khoản chi phí tính cho mồi bên - Khoản tiền bên mua trả cho bên bán
- Hợp đồng được thức hiện theo thoả thuận của hai bên
Khi kết thúc họp đồng nếu hai bên có khiếu nại tranh chấp sẽ được tiến hành giả quyết theo thoả thuận
Tuy nhiên tuỳ nghiệp vụ cụ thê mà trình tự này có the thay đôi