D lac oun cer As la ^e ger, Rrn tln ing_Un lt;a Aa Loog
TẠQ CẤU TRÚC SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG DẶC BÍỆT
Cấu trúc của các số n hật ký đặc biệt phụ thuộc vào mục đích của số n hật ký và thơng tin mà bạn dự định ghi chép trong đĩ. Hình 4.1 minh họa một ví dụ về một số nhcật ký bán hàng đặc biệt.
Chú ý nhừng thành phần chính sau đây của số nhật ký bán hàng; ♦ Mồi tài khốn cĩ một tên khách hàng khác (ví dụ, Fred Howell, Ellen
Jackson, v.v...). Những tài khốn này được tĩm tắt trong sổ cái các
khốn phải thu đế Bell Books cĩ thế theo dõi liệu một khách hàng nợ tiền trên một tài khoản hay khơng (và nếu cĩ thì bao nhiêu).
Mỗi tài khoản khách hàng trong số nhật ký bán hàng là một khoản riêng lé p h á i th u - m ộ t t à i khoản tà i s ả n - do đĩ lượng giao dịch được ghi chép trong số nhật ký bán hàng dưới dạng một bên nợ. (Hãy nhớ lại rằng các tài khốn tài sản và tài khoản chi phí ghi chép các khoản tăng dưới dạng các bên nỢ).
M ộ t sơ n h ậ t k ý b á n h à n g thường chứa m ộ t s ố g ia o d ịch v à m ộ t k h á c h h à n g cụ t h ế thườ ng x u ấ t h iệ n n h iề u lầ n . V í dụ, h ì n h 4 . 1 cho t h ấ y F r e d H o w e ll đ á m u a h à n g h a i lần tro n g t h á n g S á u . N h ư n g b ả n t h â n số n h ậ t k ý k h ơ n g tĩ m t ắ t tà i k h o ả n củ a nĩ. C á c b ả n t ĩ m t ắ t t à i
khoản khách hàng được tìm thấy trong số cái các khoản phải thụ Khơng giống như sổ n hật ký chung, sồ n h ật ký bán hàng đặc biệt khơng cĩ cột Credit. Lý do là các lượng bên cĩ bù trừ được tích lũy trong tài khoản bán hàng của số cái tổng hợp.
C á c ơ c h e c k t r o n g c ộ t D được m in h h ọ a t r o n g h ì n h 4 . 1 ch o t h ấ y r ằ n g m ộ t g ia o d ịc h cụ t h ế đ ã được p o st từ số’ n h ậ t k ý b á n h à n g s a n g
tài khoản bán hàng trong số cái tống hợp.
Chương 4 Tĩm tắt các giao dịch: Từ các sổ nhật ký đến bản cân đối
Date AccoiBđ^đ^eđ ị ^ K &3/20n Ịĩfewá[Rređ.... I «201 ✓ Ị '32(Ĩổ7 <ựỹ2Õn .. f ^ 954.S7 r 622 ^ miaonJau&.ỉam «^0/20iĩ Htrodí I 'm i ^ 6/25/2011 .. p ....igs V 6Ị28/20ĨĨ;AnđơJ]Swa1 I , ; ..-... .... Ị-... ị 1 SalBsJouraal/^lWC
Hình 4.1: sổ nhật ký bán hàng đặc biệt cho Bell Books ghi chép các lẩn mua chịu từ các khách hàng của nĩ.
Tìm và sử dụng các ký hiệu đặc biệt
Bạn cĩ thế hiển thị nhiều ký tự đặc biệt trong Excel bằng việc chọn một íbnt cụ thể. Những ký tự này cĩ thế đại diện cho tồn bộ mục nhập ơ hay chỉ một phần của mục nhập. Ví dụ, đế hiển thị các ơ check trong
Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsoft Excel 2010
hình 4.1, các ơ được định dạng sử dụng font Windings. Khi một ơ đưực định dạng bằng font này, việc nhập cơng thức =CHAR(252) sẽ làm cho Excel hiển thị một dấu kiêm.
Đế tìm một ký hiệu (Symbol) cụ thể, bạn cĩ thế nhập một chuỗi sơ từ 0 đến 255 trong các ơ, chẳng hạn như A1:A256 của một worksheet. Đế làm như vậy, click tab Home, chọn Fill từ nhĩm Editing, và click Series. Trong các phiên bản trước Excel 2007, sử dụng Edit, Fill, Series. Với các sơ 0 đến 255 trong cột A, nhập cơng thức sau dây trong Bl;
=CHAR(A1)
Sau đĩ, sao chép và dán từ BI vào dày B2:B256. Chọn B1:B256, click tab Home, vả chọn Symbol từ hộp xố xuịng Font trong nhĩm Pont. Trong các phiên bản trước Excel 2007, chọn Pormat, Cells.
Sau đĩ, sử dụng tab Pont, gán cho dãy một font, chẳng hạn như Symbol. Nhìn qua dãy B1;B256 đế xem nĩ cĩ chứa ký hiệu mà bạn muốn hay khơng. Khi bạn tìm thấy nĩ, sử dụng tơ hỢp của giá trị, hàm CHAR và font đế hiến thị ký hiệụ Bạn cĩ thế gán các font khác nhau vào những ký tự khác nhau trong một mục nhập text bằng việc bật sáng ký tự trong hộp cơng thức và tiếp tục chính xác như bạn thường làm đê định dạng một ơ đầy đủ.
Một phương pháp khác là click tab Insert của Ribbon và chọn Sym bol từ menu Text. Chọn một font, chẳng hạn như Wingdings và cuộn xuống cho đến khi bạn tìm thấy ký hiệu mà bạn đang tìm. Click nĩ và sau đĩ click Insert. Nếu bạn sử dụng Excel 2002 hoặc 2003, bắt đầu bằng việc chọn Symbol từ menu Insert.
TẠO CẤU TRÚC SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG ĐẶC BIỆT
Mục đích của số nhật ký mua hàng đặc biệt khác với sơ nhật ký bán hàng đặc biệt và nĩ được tạo cấu trúc hơi khác. Hình 4.2 minh họa sổ n h ật ký mua hàng đặc biệt của Bell Book.
=^M<PJCrgdttsCash|
Hình 4.2: sổ nhật ký mua hàng đặc biệt cho Bell Book ghi chép các lẩn mua hàng từ các nhà cung cấp của nĩ.
AccoodtcreAed ;ỈBVfiice đaỉe: í Qrết
60^11 ;
Vì c á c m ụ c đ íc h th e o dõi, số n h ậ t k ý b á n h à n g sử d ụ n g s ố h ĩ a đơn t r o n g cộ t c. T r á i lạ i, sơ n h ậ t k ý m u a h à n g sử d ụ n g n g à y t h á n g c ủ a h ĩ a đơn củ a n h à c u n g c ấ p . Đ iề u n à y g iú p B e ll B o o k s th e o dõi k h o ả n g th ờ i g ia n m à m ộ t h ĩ a đơn p h ả i t r a đã chưa t h a n h t o á n . D ĩ n h i ê n , n ế u b ạ n m u ố n , b ạ n c ũ n g cĩ t h ế t h ể h i ệ n sơ h ĩ a đơn c ủ a n h à c u n g c â p t r o n g số n h ậ t k ý m u a h à n g . L à m n hư v ậ y sẽ g iú p b ạ n giữ ch o c á c g h i c h é p c ủ a b ạ n đưực c h í n h x á c n ế u b ạ n cĩ m ộ t n h à c u n g c ấ p m à cĩ lẽ gởi cho b ạ n n h iề u h ĩ a đơn g h i c ù n g n g à y .
M ộ t sự k h á c b iệ t k h á c g iừ a số n h ậ t k v b á n h à n g v à s ổ n h ậ t k ý m u a h à n g là số n h ậ t k ý m u a h à n g t h ế h iệ n lưựng m u a h à n g dưới d ạ n g m ộ t l)ên cĩ t r o n g k h i sơ n h ậ t k ý b á n h à n g th ế h i ệ n lượng c ủ a m ộ t l ẳ n b á n h à n g dưới d ạ n g m ộ t b ê n nợ. C á c lầ n m u a h à n g được p o s t s a n g c á c k h o ầ n p h ả i t r á , m ộ t t à i k h o a n nỢ g h i c h é p c á c l ầ n m u a k h ơ n g b ằ n g t iề n m ặ t c ù a c ơ n g t y , do đĩ v i ệ c t ă n g s ố dư c u a nĩ được g h i c h é p dưới d ạ n g m ộ t b è n cĩ. C á c l ầ n b á n h à n g được p o st s a n g c á c k h o ả n p h ả i th u , m ộ t t à i k h o á n t à i s ả n g h i c h é p c á c l ầ n b á n h à n g k h ơ n g b ằ n g t i ề n m ặ t c ủ a c ơ n g ty , do đĩ c á c l ầ n t ă n g s ố dư được g h i c h é p dưới d ạ n g c á c b ê n nợ.
L ầ n n ữ a k h ơ n g cĩ cộ t b ê n nợ (debit) t r o n g số' n h ậ t k ý m u a h à n g bởi vì t ấ t cả b ú t t o á n t r o n g sồ n h ậ t k ý n à y l à các l ầ n m u a h à n g k h ơ n g t iề n m ặ t . l iú t to á n b ê n nợ bù trừ được tìm t h ấ y tro n g số cá i c á c k h o ả n p h ả i t r ả .
ĨẠO CẤU TRÚC SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN MẶT
H a i số n h ậ t k ý đ ặ c b i ệ t cĩ t ê n là t à i k h o ả n S a l e s ( b á n h à n g ) v à t à i k h o á n P u r c h a s e s (m u a h à n g ) c h o t ấ t cả g ia o d ịc h k h ơ n g t i ề n m ặ t ciia H ell B o o k s . vẫn c ầ n l ậ p t à i k h o ả n ch o c á c g ia o d ịc h th u t i ề n m ặ t v à t h a n h t o á n t i ề n m ặ t . H ìn h 4 .3 m in h h ọ a n h ậ t k ý th u t i ề n m ặ t đ ậ c b iệ t .
Chương 4. Tĩm tắt các giao dịch: Từ các sổ nhật ký đến bản cân đốl
«SUM(aUD«t>ltsCnhị
Hình 4.3: Thơng thường, một tài khoản tiền mặt thường được ghi vào bên nợ cho cắc khoản thanh tốn tiền mặt. tnỉĩDu '<wwbii Ậ7>ịoĩi ' MW01I |fri2/20n |đ(i^n Aàtii 'Kctiị ntes ’&ầeof3rỊỊlS»« ':hania:iiátA 6nỊ lá mĩ Rc^uỉn ÌBaiAÌim CxA Anont I 52^ . 00 t Ì ịÌ4'» 1 32« «7 1 IMỌỌOO s.. ^ 57' s' m u Ị 17^43 i 'iỊồbọoổ CMbcr Acc«M» McmMẵ Axooem Httxs Rcvliie s 4,ooo cq lfiÌCHUW K«ccMÌe 326,w ^.57 223 16 Srics ị ịÌA}
suãàsiể l iaBÌio ti»jboiHÌ
AcOBMtt
Amtm
ị S2flOữ.OO
s 24,000.00
ị VỊM» ị»
M ộ t g i a o d ịc h t r o n g s ổ n h ậ t k ý thu t iề n m ặ t th ư ờ n g được p o s t s a n g t à i k h o ả n s ổ c á i t iề n m ặ t . T ố n g ( $ 8 4 , 9 7 4 . 1 0 ) c ủ a t ấ t c ả g ia o d ịc h r i ê n g
Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010
lẻ xuất hiện trong cột c của hình 4.3 được post sang tài khoản tiền mặt trong số cái tồng hợp. Ví dụ, chủ sở hữu của Bell Books đầu tư thêm $52,000 vào cơng ty vào ngày 1 tháng Sáu (xem ơ C5 của hình 4.3). Khoản đầu tư này dưới dạng tiền m ặt và sau đĩ được post - như lả một phần của tổng các khoần thu tiền m ặt trong cột c - dưới dạng một bèn nỢ ở đâỵ Nĩ cũng xuất hiện dưởi dạng một bên nợ trong tài khốn tiền m ặt của số cái tổng hợp.
Chú ý rằng vào ngày 12 tháng Sáu, Bell Books đà bán tầng thứ bu của tịa nhà của nĩ cho một cơng ty khác với giá $24,000. (Nĩ là một tịa nhà nhỏ). Bell Books nhận được $18,000 trong $24,000 bằng tiền mặt và đã chấp nhận một phiêu nọ' phải thu từ người mua cho $6,000 cịn lạị (Xem các ơ C9 và E9 của hình 4.3). $6000 cĩ lẽ đã được nhập vào sổ nhật ký chung thay vì vào sổ n hật ký thu tiền mặt. Tuy nhiên th ậ t tiện lợi khi giữ hai phần của giao dịch lại với nhau sao cho bạn cĩ thê thấy tồn bộ giao dịch ỏ' một nơị
Giao dịch này minh họa mục đích của các cột cĩ tiêu đề là Other Accounts (các tài khoản khác) được thể hiện trong các cột D và E của vvorksheet trong hình 4.3. Cột D chứa tên của tài khoản số cái nơi giao dịch sẽ được post, và cột E chứa lượng bên nợ mà sẽ được post ở đĩ.
Hình 4.3 cũng minh họa phần Credits của số nhật ký thu tiền mặt cĩ một cấu trúc tương tự như phần Debits của nĩ. Hai tài khốn số cái chính được ghi vào bên cĩ khi các giao dịch được post từ số nhật ký thu tiền mặt; các khoản phải thu (cột I) và doanh sơ (cột J).
Ví dụ, Bell Books đã nhận một tờ séc vào ngày 8 tháng Sáu từ Fred Hovvell đế thanh tốn cho một hĩa đơn ghi ngày 3 tháng Sáụ Giao dịch được thể hiện trong 8 của sổ nhật ký thu tiền mặt trong hình 4.4 như sau: 1. Một bút tốn cho lượng của tờ séc dược ghi trong ơ C8 biểu thị rang
tài khoản số cái tổng hợp Cash sẽ được ghi vào bên nợ là $326.67. 2. Một bút tốn cho thấy tài khoản sẽ được ghi vào bên cĩ được ghi trong
ơ G8: tài khoản của Fred Howell sẽ được ghi vào bên cĩ là $326.67. Đĩ là một khoản phải thu, do đĩ một tài sản, việc giảm số dư của nĩ do thanh tốn được ghi chép dưới dạng một bên cĩ ỏ’ bước kế tiếp.
3. Một bút tốn được ghi trong ơ 18 thể hiện lượng của tờ séc biểu thị rằng tài khoản số cái cĩ tên là Accounts Receivable sẽ được ghi vào bên cĩ là $326.67.
4. Khi sơ tiền $326.67 thực sự được post sang các khoản phải thu, một ơ check được nhập trong ơ H8 đế' biếu thị rằng việc post đã được thưc hiên.
Việc gửi $326.67 dưới dạng một bên nỢ sang Cash và dưới dạng một bên cĩ sang các khoản phải thu cho thấy rằng lượng tiền này được di chuyển vào Cash từ các khoản phải thu vào lúc khoản thanh tốn được nhận.
Nhập doanh sơ' ỉrong sế cái tiền mặt và sổ cái bán hàng
Một ví dụ khác, khi một khách hàng trả $76,68 bằng tấm séc vào ngày 6 tháng Sáu (xem hàng 6 trong hình 4.3), số tiền đĩ được nhập vào ơ C6 đế cho thấy rằng tài khoản cĩ tên là Cash sẽ được ghi vào bên nợ là $76.68. Cùng một số liệu được nhập vào ơ J6 để cho thấy tài khoản cĩ tên là Sales sẽ được ghi vào bên cĩ là $76.68.
Lý do đế nhập lượng doanh số $76.68 trong cả tài khoản sổ cái tiền mặt và số cái bán hàng là do một khái niệm mà sách này đã giả định rằng nhưng chưa được làm rõ ràng; bút tốn kép. Mọi giao dịch thương mại phải được nhập dưới dạng cả một bên nợ và một bên cĩ, và các bên nợ và bên cĩ phải được ghi trong những tài khoản khác nhaụ Phương pháp bút tốn kép cĩ những lợi ích khác nhau, một trong số đĩ là tổng của tấ t cả các bút tốn bên nợ trong sổ cái nên bằng với tổng của tấ t cả bút tốn bên cĩ. Nếu hai tổng khơng bằng nhau, bạn biết rằng các tài khoản của doanh nghiệp khơng cân đối và một lỗi đă xảy ra ở một nơi nào đĩ.
Ví dụ xem xét giao dịch được minh họa trong hàng 13 của hình 4.3. Vào ngày 29 tháng Sáu, Bell Books đã vay ngân hàng $13,000. Nhằm trao đổi để lấy các chứng từ cho vay, ngân hàng đã ghi một tấm séc cho Bell Books vởi giá trị $13,000 và cơng ty đă gởi nĩ vào một tài khoản séc. Do đĩ tài sản tiền m ặt của Beỉl Books đã tăng $13,000. Nhưng b ất thình lình cơng ty đã khơng trở nên giàu hơn $13,000 do gởi vào ngân hàng một tấm séc. Cuối cùng nĩ sẽ cần thanh tốn lại khoản vaỵ Do đĩ các khoản nợ của cơng ty cũng đã tăng lên $13,000 được cung cấp tài liệu bằng việc tăng tài khoản cĩ tên là Notes Payable lên $13,000. Dĩ nhiên, ảnh hưđng thực là giá trị tài sản của cơng ty vẫn khơng đổi bởi vì các khoản vay khơng phải là lợi nhuận. Trái lại khi Bell Books bán một cuốn sách bằng tiền m ặt cho một khách hàng, bốn sự kiện xảy ra:
1. Tài khoản tiền m ặt của nĩ (một tài khoản tài sản) được ghi vào bên nợ. 2. Tài khoản bán hàng của nĩ (một tài khoản thu nhập) được ghi vào
bên cĩ.
3. Kết quả tài khoản kho hàng của nĩ (một tài khoản tài sản) được ghi vào bên cĩ.
4. Cuối cùng chi phí của hàng h ĩ a được bán của nĩ (một tài khoản thu nhập) đưỢc ghi vào bên nợ.
Chương 4. Tĩm tắt các giao dịch: Từ các sổ nhật ký đến bản cân đối
Nếu lượng liên quan trong 1 và 2 lớn hơn lượng liên quan tr-ong 3 và 4, cơng ty kiếm được lăị Mua thấp và bán caọ
Sau cùng, chú ý rằng cột H trong phần Credits của số n h ật ký thu tiền m ặt biếu thị bằng một ơ check việc thu tiền đã được post hay khơng. Các bút tốn duy n hât trong số nhật ký này từng được dánh (lấu là được post là những khoản thanh tốn cho các khoản phải thụ Lý do là các khoản phải thu duy trì thơng tin chi tiết về những tài khốn cụ thế (ví dụ, tài khoản của Fred HoweIl, tài khoản của Ellen Jackson,...). Do đĩ, khi nĩ thu tiền trong một tài khoản khách hàng cụ thể, Bell Books post số tiền đĩ sang tài khoản đĩ.
Trái lại, cơng ty cĩ thể post một tổng số tiền cho doanh số tiền mặt sang tài khoản bán hàng của số cái tống hợp. Trong tài khoản đĩ khơng cĩ lý do nào để duy trì thơng tin về ai đã mua một mĩn hàng từ Bell Books bằng tiền m ặt.
TẠO CẤU TRÚC SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN MẶT
Số n hật ký bán hàng và số nhật ký mua hàng thu thập thơng tin về những giao dịch khơng tiền mặt, và sổ n hật ký thu tiền m ặt thu thập thơng tin về tiền m ặt được trả cho cơng tỵ
Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010
OÌ5 =SUẳíl(CPJCredttsCt5h)
Qra&s OdAs
1 ■ ! Olbcr Aocooiti Arromtt PlMilUMCS Oứta
1 CMh
Amaấ
AtBoaDl
p d e AtnonỂ Aoooaat AmoiA Dtkềế ✓ Anamá