Vào cuơi kỳ hạn, một cơng ty thường phải làm một bán đêm hàng tồn kho cuối kỳ. Sau đĩ cơng ty sử dụng một trong những phương pháp đánh giá được mơ tả ở chương tiếp theo và giá trị vừa cĩ được sử dụng trong phần tài sản hiện hành của bản cân đối (xem hình 2.6).
Hình 2.6 cĩ bảy phần được biểu thị bằng các đường viền đậm nét của chúng. Những phần này cĩ thế được duy trì trong các vvorksheet cùa Excel riêng biệt, nhưng đế bảo tồn khoảng trống, chúng được minh họa ở đây trên một sheet.
Phần đầu được ghi nhãn là Inventory thể hiện sơ lượng tồn kho đầu kỳ ($21,820) và số dư cuối kỳ ($25,760). Bên dưới một hệ thống kiểm ké định kỳ (xem chương 3 đế biết chi tiết), khơng cĩ những thay đối đối với tài khoản kho hàng trong suốt kỳ hạn; các đợt mua sắm được ghi chép trong tài khốn riêng của chúng và COGS cĩ thế’ được tính ở cuối kỳ. Một bút tốn kết số bàng với giá trị tồn kho đầu kỳ được ghi trong cột Credit của tài khoản được thề hiện như nĩ xuất hiện trong số cái trong ơ D4 và trong sồ n hật ký trong ơ H3.‘ Lượng này cũng được ghi dưới dạng một bên nỢ trong tài khoản tĩm tắ t thu nhập của số nhật ký chung (ơ G2). Một bản kiểm kê hàng tồn kho được tiến hành và giá trị vừa cĩ được được ghi dưới dạng một bên nợ (25,760 trong ơ C5) đế thiết lập hàng tồn kho đầu kỳ cho kỳ hạn kế tiếp. Hàng tồn kho cuối kỳ cũng được ghi vào bên cĩ trong bản tĩm tắ t thu nhập của số n hật ký trong ơ H7.
Do đĩ, sự chênh lệch giữa hàng tồn kho đầu kỳ và hàng tồn kho cuối kỳ nhập tài khoản tĩm tắ t thu nhập dưới dạng sự kết hợp của giá trị đầu kỳ, một bên nợ và giá trị cuối kỳ, một bên cĩ. Nếu tài sản kho hàng tăng trong suơ"t kỳ hạn, tài sản tĩm tắ t thu nhập sẽ lớn hơn. Dĩ nhiên điều ngược lại cũng đúng.
Các lần mua hàng trong hàng tồn kho trong suốt kỳ hạn cũng được kết số bằng một bút tốn bên cĩ trong số cái (ơ D ll) và được chuyến sang bản tĩm tắ t thu nhập cĩ một bút tốn bên cĩ (ơ H ll)
KẾT SỔ TÀI KHOẢN THU NHẬP VÀ TÀI KHOẲN CHI PHÍ•
Trước đĩ chương này đề cập rằng vào cuối kỳ kế tốn, tài khoản thu nhập và tài khoản chi phí cĩ số dư là khơng, nhưng tài khốn tài sản và tài khoản nợ, chẳng hạn như tài khoản kho hàng thì khơng cĩ số dư bàng khơng. Ví dụ, tài khoản bán hàng được cho sơ dư là khơng cuối một kỳ hạn, và do đĩ đầu kỳ kế tiếp.'Sơ dư cuối kỳ của nĩ được ghi hai lần lúc kết sổ: một lần dưới dạng một bên nỢ ghi trên tài khoản số cái
Chương 2. Cân đối kế tốn: Các tài sản hiện hành
đế kết sổ nĩ và một lần dưới dạng một bên cĩ ghi trong tài khoản tĩm tắ t thu nhập. Bên nợ trong bán tĩm tắ t thu nhập bắt đầu tiến trình di chuyến thu nhập ra khỏi tài khoản số cái của nĩ và đưa vào bản cân đốị Trong hình 2.6, cơng thức được sử dụng trong ơ D7 để tính doanh số là một cơng thức mảng:
= S U M ( I F ( S e c o n d N a t ỉ o n a l ! B 5 : B 1 9 = " C a s h Receipts",SecondNational!C5:C19, 0)) +
S U M (I F (A c c t s R e c e i v a b l e !B3:B2 3="Credit Sales", AcctsReceỉvable!C3:C23,0))
Cơng thức m ảng này nhìn vào worksheet cĩ tên là SecondNational (lể tìm bất kỳ giá trị trong các ơ B5:B19 tương hợp với giá trị Cash Receipts. Đối với bất kỳ giá trị tương hợp, cơng thức tính tổng các lượng đơ la tương ứng trong các ơ C5:C19 (xem hình 2.4).
Tiến trìn h tương tự được sử dụng với các lần bán chịu được ghi lại trong worksheet Accounts Receivable, và kết quả của hai hàm SUM được tính tổng đế cho ra tồn bộ lượng doanh số trong tháng. Thực tế, bạn giữ riêng b iệt hai tài khoản này và cộng các số dư cuối kỳ của chúng lại vởi nhau cho mục đích của tài khoản tĩm tắ t thu nhập.
Ba phần trong hình 2.6 được ghi nhãn là Advertising, Communica tions, và Salaries, mỗi lần phần đại diện cho các chi phí phải chịu trong kỳ hạn hiện hành. Các chi tiế t về hoạt động trong mỗi tài khoản trong kỳ hạn đã được bỏ qua; chỉ số dư cuối kỳ và bút tốn kết số’ được trình bàỵ
Các bút tốn kết sổ trong các tài khoản số cái cũng xuất hiện trong tài khoản tĩm tắ t thu nhập tạm thời của số n h ật ký chung. Chú ý ràng các giá trị trong các ơ D14, D17, và D20 giống hệt như các giá trị trong các ơ H12:H14 trong hình.
Cũng chú ý giá trị $34,226 trong ơ H15 của hình 2.6. Nĩ là kết quả của việc lấy thu nhập bán hàng ($70,202) của kỳ hạn trừ cho các chi phí của kỳ hạn (mua, quảng cáo, truyền thơng và lương bổng).
Phán tích dữ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010
|{=SUM(lf(Se<x>fidNatỉon8llll5:Rl»=''CKh Reoeỉpts”;ỉeoofMỈNatti>nal(OK:i9.0))4 SUM(IF(Acrt5WgcgtV5rt>lelB3ĩB23=*Credtt Satcs*, Aodsltecetv»btela:czạ,0))}
' lỉiLXầỡá/
LeđữerAccotaĩ^ Debits C recits GenefaiJỏtmìal
ềW'im m n w' hF'’""pi
Ịnymntotỵ....
S ta r ^ Inyertory (12^1/201 Ị ) ; I 21.820...
To ctose sUĨỊịi^ IÍ.
SalM Ẹ fỊ#«baỉam e (12/31) l f 70202 Todose $ 70.202 PurchasM ... ... Deccmber purchases Toclttse 9 : $ 20.Ơ37 Advvittainẹ Ẹji(fií« (Ì2 ữ f) T o c ả ^ f 3.116 r ; $ 3.116 Cocnmmicitfỉon» M ị g h a ^ ẹ (la ặ l) t o d i ^ $ 1,835' % itĩ s SalariM Ẽndngbalance (12/31) $ 1 0 ^ 1 ... T o d o s e $ ÌQSm P e b ts O e d its Ịhcom e sum rnary
^rìing t p c l o ^ S ts ìr ì^ inm itoiy lnvertofy(12Ợ1/2011) Ìnc«inesunĩ»TỊaiy ' '' enđlng invenlory .Sạles^^^ . P urciiases Adyâsãnỉi Comnnurac^^ SfỂanes_ incon^ surnrn^
to c l ^ nm«nuẽạnd eqỉenạẹ accoụnte
$ 21,820ị 25.760 ị 25.760 s 70;ỉQ2 t 21,820 s 26,760 $ 20,937 $ 3.116 $ 1,835 $ ío|đ68 $ 34,226 Ịncorm Surm^ €>íWief*s Equiy $ 38,106 t 38.166
Hình 2.6: Việc kết sõ các tài khoản cuối một kỳ hạn sẽ đưa tài khoản thu nhập \/à tài khoản chi phí trở về một giá trị khơng ịzero) nhưng thường để lại một giá trị trong tài khoản tài sản và tài khoản nỢ.
Ơ G18 chứa cơng thức sau đầy:
= H 1 5 + ( H 7 - G 2 )
Cơng thức này cộng hiệu giữa hàng tồn kho cuối kỳ và hàng tồn kho đầu kỳ với bản tĩm tắ t thu nhập. Tổng lượng này $38,166 đại diện cho sự thay đổi trong vốn gĩp trong kỳ hạn: doanh số trừ cho chi phí kinh doanh cộng với sự thay đổi trong việc đánh giá hàng tồn khọ Bởi vì giá trị của hàng tồn kho đã tăng lên trong suốt kỳ hạn, nĩ tăng lượng được
cộng với vốn chủ sở hữụ Nếu giá trị tồn kho giảm đi, ảnh hưởng của nĩ sẽ giảm lượng được cộng vào vốn chủ sở hữụ
Chương 3. Định giá trị các hàng tổn kho cho bản cân đối