NHA mới trả tiền cho khách hàng.
+ Đối với Lệnh chuyển tiền Nợ đến:
Chỉ Lệnh chuyển tiền Nợ đến có uỷ quyền hợp lệ và trên TK của khách hàng nhận lệnh có đủ tiền trả thì NHB sẽ hạch toán:
Nợ TK thích hợp của người nhận lệnh
Có TK Điều chuyển vốn trong 5191.01
Sau đó phải gửi ngay thông báo chấp nhận Lệnh chuyển Nợ cho NHA và báo Nợ
d. Đối chiếu chuyển tiền điện tử
Lập và gửi báo cáo chuyển tiền trong ngày
Các đơn vị có phát sinh chuyển tiền đi và nhận chuyển tiền đến phải hoàn thành việc lập báo cáo chuyển tiền trong ngày theo mẫu (được thiết lập dưới dạng dữ liệu điện tử) và truyền dữ liệu cho trung tâm thanh toán ngay trong ngày phát sinh, trừ trường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật truyền tin (lập và gửi ngay sau thời điểm trung tâm thanh toán ngừng chuyển Lệnh chuyển tiền đi trong ngày cho các đơn vị).
Đối chiếu chuyển tiền tại Trung tâm thanh toán
Khi nhận được Lệnh chuyển tiền do NHA chuyển đến, kiểm soát viên chuyển tiền của trung tâm thanh toán sử dụng mật mã và chương trình để kiểm so át Lệnh chuyển tiền . Lệnh chuyển tiền đ ến phả i được kiểm so át theo Quy đ ịnh chung đối với chứng từ điện tử và các yếu tố đặc thù bao gồm:
- Chữ ký điện tử và ký hiệu mật ghi trên Lệnh chuyển tiền có đúng không? - Địa chỉ gửi và nhận Lệnh chuyển tiền: Mã NHA, NHB;
- Các yếu tố khác của Lệnh chuyển tiền như: Số lệnh, ngày lập, loại lệnh chuyển tiền (Ký hiệu của lệnh)
Các lệnh chuyển tiền đến sau khi được kiểm soát mà không có sai sót, hệ thống sẽ tự động tính và ghi chữ ký điện tử để truyền đi các NHB có liên quan.
Đối với các lệnh chuyển tiền Trung tâm thanh toán không thể chuyển tiếp đi ngay trong ngày cho các NHB liên quan do sự cố kỹ thuật, truyền tin thì Trung tâm lập Bảng kê chi tiết chuyển tiền chờ xử lý và phiếu chuyển khoản để hạch toán các Lệnh chuyển tiền đến chờ xử lý S ang ngày làm việc hôm sa u, khi đ ã khắ c phục x ong sự cố kỹ thuậ t, truyền tin, Trung tâm thanh toán sẽ truyền tiếp Lệnh chuyển tiền cho
NHB liên quan và tất toán TK thanh toán chuyển tiền đến chờ xử lý năm nay hoặc TK điều chuyển vốn chờ thanh toán.
Việc đối chiếu phải được thực hiện ngay trong ngày phát sinh và được thực hiện cho từngngày riêng biệt trừ trường hợp bất khả kháng. Trong trường hợp này sẽ phải thực hiện đối chiếu ở ngày kế tiếp cho đến khi sự cố được khắc phục. Việc đối chiếu tại Trung tâm được thực hiện như sau:
- Đối chiếu Báo cáo chuyển tiền trong ngày của các đơn vị chuyển tiền điện tử với dữ liệu chuyển tiền của hệ thống. Chương trình sẽ tự động phân loại các Lệnh chuyển tiền đã đối chiếu khớp đúng và chưa đối chiếu được (do sự cố kỹ thuật, truyền tin) phản ánhtrên bảng đối chiếu các chuyển tiền theo từng đơn vị chuyển tiền điện tử.
- Truyền lại cho từng đơn vị Bảng đối chiếu các chuyển tiền để xác nhận lại khi đã đối chiếu xong và khớp đúng doanh số chuyển tiền phát sinh trong ngày của đơn vị đó.
- Những đơn vị chuyển tiền điện tử chưa đối chiếu xong trong ngày vì lý do bất khả kháng thì Trung tâm thanh toán tiếp tục theo dõi riêng (theo ngày) và tiếp tục đối chiếu trong những ngày kế tiếp cho đến khi đối chiếu xong và khớp đúng. Khi phát hiện các sai sót qua đối chiếu, Trung tâm phải phối hợp với các đơn vị chuyển tiền xử lý trong ngày phát sinh, trừ trường hợp bất khả kháng
Đối chiếu chuyển tiền cuối ngày
Khi nhận được bảng đối chiếu chuyển tiền đơn vị đã chuyển đi và đã nhận được trong ngày từ trung tâm thanh toán, các đơn vị chuyển tiền điện tử phải đối chiếu với các Lệnh chuyển tiền đã hạch toán vào tài khoản và với báo cáo chuyển tiền trong ngày của mình. Chỉ được lưu trữ dữ liệu của ngày phát sinh chuyển tiền khi số liệu khớp đúng hoàn toàn. Các sai sót và sự cố
- Chưa gửi báo cáo chuyển tiền trong ngày
- Chênh lệch doanh số chuyển tiền phát sinh (do thừa, thiếu Lệnh chuyển tiền) hoặc các yếu tố của Lệnh chuyển tiền không khớp đúng
- Sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin
Khi phát hiện sai sót đơn vị chuyển tiền điện tử phải chủ động điện tra soát ngay Trung tâm thanh toán (nếu sai sót do đơn vị phát hiện) hoặc trả lời tra soát (nếu sai sót do trung tâm thanh toán phát hiện) để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp.
2.2.5 Điều chỉnh sai sót trong chuyển tiền điện tử
a. Nguyên tắc điều chỉnh sai sót trong chuyển tiền điện tử
- Đảm bảo sự phù hợp số liệu giữa NHA, NHB và trung tâm thanh toán- Sai sót phát sinh ở đâu phải được sửa chữa, điều chỉnh ở đó. Không được tự ý sửa chữa số liệu, điều chỉnh sai sót không đúng quy định.
- Các sai sót phải được điều chỉnh ngay khi phát hiện.
- Việc điều chỉnh sai sót phải theo đúng các nguyên tắc, phương pháp điều chỉnh sai lầm của kế toán nói chung và chuyển tiền điện tử nói riêng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đơn vị, cá nhân nào gây ra sai sót hoặc vi phạm các nguyên tắc, phương pháp điều chỉnh sai sót, tuỳ theo mức độ lỗi sẽ bị xử phạt theo quy định và phải chịu trách nhiệm bồi thường vật chất về những thiệt hại do mình gây ra cho các bên liên quan.
b. Điều chỉnh sai sót tại NHA
+ Phát hiện sai sót của Lệnh chuyển tiền ngay trong quá trình lập và người kiểm soát chưa ghi chữ ký điện tử để chuyển đi thì kế toán được sửa lại cho đúng
+ Phát hiện sai sót sau khi người kiểm tra đã ghi chữ ký điện tử trên Lệnh chuyển tiền thì phải lập Biên bản huỷ bỏ Lệnh chuyển tiền sai trong đó ghi rõ ký hiệu Lệnh, giờ, ngày huỷ Lệnh chuyển tiền và phải có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan, sau đó lập Lệnh chuyển tiền đúng chuyển đi. + Trung tâm thanh toán phát hiện Lệnh chuyển tiền có sai sót (do lỗi kỹ thuật) và yêu cầu gửi lại thì NHA cũng xử lý như đối với trường hợp 2.
c. Trường hợp NHA phát hiện sai sót sau khi đã truyền lệnh chuyển tiền
Khi phát hiện các sai sót như sai số tiền (thừa hoặc thiếu), sai ngược vế, NHA phải điện tra soát (hoặc trả lời tra soát) ngay cho NHB để có biện pháp xử lý kịp thời. NHA phải lập biên bản xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân rõ ràng và xử lý như sau: