- Với chức năng và nhiệm vụ chủ yếu nêu trên của Công ty trong việc kinh doanh không chịu chi phối áp đặt của bộ phận có liên quan khác thông qua
3.5.1 Kế toán doanh thu bánhàng và cung cấp dịch vụ
3.5.1.1 Nội dung
Doanh thu bán hàng của Công ty là doanh thu bán hàng trong nước. Với các mặt hàng chủ yếu như sau: sơn nhà và cung cấp các dịch vụ thi công sơn nhà.
Giám đốc căn cứ vào hợp đồng đã ký kết với khách hàng, ra lệnh cho bộ phận kho tiến hành lập phiếu xuất kho. Kế toán công nợ tiến hành xuất hóa đơn ( GTGT), bộ phận phòng kinh doanh liên lạc với khách hàng tiến hành
giao hàng đúng như trong hợp đồng đã ký, số hàng đó coi như đã tiêu thụ. Kế toán căn cứ vào hóa đơn bán hàng ( GTGT )
Khi khách hàng đặt hàng, khách hàng sẽ liên hệ với phòng bán hàng, phòng bán hàng ghi nhận số lượng hàng mà khách hàng yêu cầu sau đó lập phiếu xuất hàng để xác nhận lại chính xác yêu cầu đặt hàng của khách hàng
Từ phiếu xuất hàng kết hợp với bảng báo giá, công ty sẽ lập hóa đơn GTGT nhằm mục đích xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá và giá bán sản phẩm cho khách hàng, thuế GTGT, tổng giá thanh toán là căn cứ để kế toán phản ánh daonh thu và ghi vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái.
Hóa đơn GTGT được lập thành 03 liên do kế toán trưởng hoặc thủ trưởng ký duyệt đóng dấu. Trường hợp thanh toán ngay thì hóa đơn được chuyển đến thủ quỹ làm thủ tục thu tiền, thu xong thủ quỹ ký tên và đóng dấu đã thanh toán, liên 1 lưu, liên 2 kế toán, liên 3 khách hàng.
Sau khi giao hàng cho người mua, nếu khách hàng trả tiền bằng tiền chuyển khoản thì ngân hàng sẽ gửi Giấy báo có cho công ty.
3.5.1.2 Chứng từ kế toán được sử dụng tại công ty
Phiếu xuất kho
Hóa đơn GTGT, có 03 liên: Liên 1: Lưu
Liên 2: Khách hàng Liên 3: Kế toán Phiếu thu, phiếu chi
Giấy Báo Nợ, Giấy báo có
Hợp đồng kinh tế giữa công ty với các bên đối tác ( Đối với những mặc hàng có gí trị cao)
Hợp đồng cung cấp hàng hóa: Công ty ký hợp đồng với từng đại lý, hợp đồng thể hiện rõ mức chiết khấu, hạn mức công nợ, phần trăm chiết khấu thanh toán,….
Đơn đặt hàng: Là cơ sở để kế toán hàng hóa xác định số lượng, mặt hàng, đơn giá của từng loại hàng mà lập hóa đơn tài chính.
Giấy báo có của ngân hàng: Là cơ sở để kế toán công nợ thu nợ khách hàng và thủ quỹ ghi sổ kiểm tra đối chiếu.
*Trình tự luân chuyển:
Phòng kinh doanh khi nhận được đơn đặt hàng củađại lý sẽ kiểm tra mức chiết khấu, đơn giábán, sau đó sẽ gửi cho phòng kế toán.
Phòng kế toán sẽ kiểm tra công nợ, nếu công nợ bị quá hạn hoặc vượt mức tín dụng (mức tín dụng được thiết lập riêng cho từng đại lý, dựa theo khối lượng tiêu thụ hàng hóa, tình hình tài chính và lịch sử tuổi nợ) theo đó phòng kinh doanh sẽ trình xin Kế toán trưởng duyệt đối với công nợ dưới 200 triệu đồng, trên 200 triệu sẽ do Tổng Giám đốc xét duyệt.
Sau khi đơn hàng đã được ký duyệt, bộ phận kho sẽ kiểm tra lượng hàng tồn trong kho và làm phiếu xuất cho giao hàng.
Kế toán dựa vào phiếu xuất kho và đơn đặt hàng sẽ xuất hóa đơn GTGT (4 liên) và gửi kèm hoá đơn liên 2 theo khi giao hàng cho khách hàng. Hóa đơn liên 1 sẽ được lưu tại phòng kế toán, liên 3 sẽ được dùng để ghi nhận doanh thu và công nợ vào phần mềm, liên 4 dùng để thu tiền khách hàng.
3.5.1.3 Tài khoản kế toán đang áp dụng tại công ty
TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Các Tài khoản liên quan như:
TK 111: Tiền mặt
TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 131: Phải Thu khách hàng TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
3.5.1.4 Trích một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh tại công ty
TK 5111 “ Doanh thu bán hàng”
Các khoản giảm trừ doanh thu
Kết chuyển DT sang TK 911 để xác định KQKD
Doanh thu thuần phát sinh trong tháng
Tổng số phát sinh nợ Tổng số phát sinh có
(01). Căn cứ vào hóa đơn số 0001220 ngày 24/10/2016. Công ty xuất 10 thùng sơn nội thất dulux với giá bán chưa thuế là 20.000.000 thuế xuất 10% cho anh Hiếu. Tiền hàng chưa thanh toán. Kế toán ghi sổ:
Nợ TK 131: 22.000.000
Có TK 511: 20.000.000 Có TK 3331: 2.000.000
(02) Căn cứ vào hóa đơn số 0001238 ngày 26/10/2016. Công ty xuất 12 thùng sơn ngoại thất dulux giá bán chưa thuế là 34.845.000 thuế xuất 10% cho công ty TNHH Hoằng Dị. Thanh toán bằng chuyển khoản. Kế toán ghi sổ:
Nợ TK 112.1: 38.329.500
Có TK 511: 34.845.000 Có TK 3331: 3.484.500
(03)Căn cứ vào hóa đơn số 0001286 ngày 31/10/2016. Cty xuất bán 25 thùng sơn lót nội thất Nippon với giá bán chưa thuế là 18.020.000 thuế xuất 10% cho công ty TNHH Tín Mỹ. Đã thu bằng tiền mặt. Kế toán ghi sổ:
Nợ TK 111.1: 19.822.000
Có TK 511: 18.020.000 Có TK 3331: 1.802.000
(4). Căn cứ vào hóa đơn số 0001220 ngày 31/10/2016. Công ty xuất bán 12 thùng sơn nội thất Nippon với giá bán chưa thuế là 25.000.000 thuế xuất 10% cho chị Linh. Tiền hàng chưa thanh toán. Kế toán ghi sổ:
Nợ TK 131: 27.500.000
Có TK 511: 25.000.000 Có TK 3331: 2.500.000
Cuối kỳ kế toán tổng hợp dựa vào sổ chi tiết tài của tài khoản doanh thu để ghi vào sổ cái TK 511 “ Doanh thu hàng hóa ” và kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Nợ TK 511: 97.865.000 Có TK 911: 97.865.000
Sơ Đồ 01: SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN DOANH THU
TK 511 20.000.000 (01) 20.000.000 (01) 34.845.000 (02) 18.020.000 (03) 25.000.000(04) 97.865.000 97.865.000 97.865.000
3.5.1.5 Sổ sách kế toán được sử dụng tại công ty
Hằng ngày căn cứ vào chứng từ, hóa đơn kế toán ghi vào sổ nhật ký chung cho từng loại doanh thu. Cuối tháng kế toán tổng hợp dựa vào sổ nhật ký của từng loại doanh thu để ghi vào sổ cái các TK 511 “Doanh thu bán hàng
và cung cấp dịch vụ”. Công ty sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và lập định khoản làm cơ sở cho việc ghi vào sổ chi tiết, sổ cái các tài khoản
Trình tự hạch toán như sau:
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng