- Với chức năng và nhiệm vụ chủ yếu nêu trên của Công ty trong việc kinh doanh không chịu chi phối áp đặt của bộ phận có liên quan khác thông qua
3.2.1Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
3.2.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH TM và XD Úy Thủy. KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN CÔNG NỢ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG THỦ QUỸ THỦ KHO
3.2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng phần hành kế toán
Kế toán trưởng:
+Là người tổ chức, chỉ đạo toàn diện công tác kế toán và toàn bộ công tác của phòng kế toán, kiểm tra tínhđúng đắn của tất cả các chứng từ kế toán trước khi được Giám đốc duyệt.
+ Kế toán trưởng có quyền dự các cuộc họp của công ty bàn và quyết định vấn đề thu,chi, kế hoạch kinh doanh, quản lý tài chính, đầu tư mở rộng kinh doanh và nâng cao đời sống vật chất của cán bộ công nhân viên.
+Chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn bộ hệ thống kế toán tại công ty.
+Kiểm tra tính đúng đắn, chính xác và hợp lệ của tất cả các chứng từ ghi chép, hoạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty do các bộ phận kế toán chi tiết đã thực hiện. Tổng hợp các loại chứng từ để tính giá thành sản phẩm;
+Lập báo cáo tài chính quý, năm;
+Kiểm tra, trình ký và lưu trữ các hợp đồng kinh tế, theo dõi việc thực hiện và thanh lý các hợp đồng kinh tế;
+Thực hiện thanh quyết toán với các cơ quan thuế, giải trình số liệu trong báo cáo tài chính cho các cơ quan chức năng khi có yêu cầu.
Kế toán tổng hợp:
+ Ghi sổ tổng hợp đối chiếu số liệu tổng hợp với chi tiết và xác định kết quả kinh doanh.
+ Theo dõi TSCĐ, hao mòn TSCĐ, theo dõi các loại thuế + Lập báo cáo tài chính.
+Thanh toán các khoản nợ nước ngoài khi được Giám đốc duyệt.
Kế toán công nợ:
+ Nhận biên bản nghiệm thu từ lắp đặt và báo cáo từ kho, sau đó so sánh đơn hàng gốc, liên hệ nhân viên kinh doanh để nắm rõ vềđơn hàng và phương thức thanh toán.
+ Liên hệ khách hàng qua điện thoại về vấn đề thanh toánđơn hàng sau khi đã bàn giao máy móc thiết bị.
+ Theo dõi hố sơ công nợ khách hàng.
+Trực tiếp thu tiền của khách hàng thanh toán bằng tiền mặt và nộp tiền thu về quỹ công ty.
+ Tổng hợp báo cáo công nợ, thu nợ trực tiếp.
Kế toán ngân hàng:
+ Kiểm tra tínhđúng đắn các nội dung ghi trên séc và viết phiếu thu séc với những séc hợp lệ.
+ Lập bảng kê nộp séc , trình ký, đóng dấu, để nộp ra ngân hàng.
+ Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ đề nghị thanh toán và lập lệnh chi tiền, ủy nhiệm chi, công văn mua ngoại tệ, và nộp ra ngân hàng
+ Kiểm tra đơn xin bảo lãnh ngân hàng của các bộ phận có nhu cầu cần phải bảo lãnh của ngân hàng.
+ Lập hồ sơ bảo lãnh tại các ngân hàng.
+ Chuyển hồ sơ cho kế toán trưởng và chủ tài khoản ký. + Nộp hồ sơ cho ngân hàng.
+ Theo dõi tình hình thực hiện các bảo lãnh tại các ngân hàng.
+ Lập hồ sơ vay vốn ngân hàng, trả nợ vay ngân hàng theo quy định của ngân hàng và mụcđích của từng lần vay.
+ Chuyển giao hồ sơ cho ngân hàng và theo dõi tình hình nhận nợ và trả nợ vay ngân hàng.
+ Chuẩn bị hồ sơ mở L/C.
+ Theo dõi tình hình mở thanh toán, ký hậu vậnđơn gốc, bảo lãnh các L/C.
+ Nhận chứng từ từ các ngân hàng, sắp xếp theo nội dung.
+ Kiểm tra chứng từ báo nợ, báo có, báo vay, báo trả vay của các ngân hàng. Định khoản, vào máy các chứng từ tiền gửi, ký cược, ký quỹ, tiền vay ngân hàng.
+ In bảng kê, ký người lập bảng kê, chuyển cho người kiểm soát. + Sau khi hồ sơ được kiểm tra, đóng file lưu trữ.
+ Kiểm tra số dư các tài khoản ngân hàng và làm bút toán chênh lệch tỷ giá các tài khoản ngân hàng.
+ In phiếu kế toán, ký người lập và chuyển cho kế toán trưởng ký và lưu trữ.
+ Kiểm tra số dư tiền gửi các ngân hàng để xem tăng giảm của tiền gửi ngân hàng, báo cáo cho trưởng phòng để kiểm soát và thực hiện kế hoạch dòng tiền.
+ Nộp tiền ra ngân hàng để phục vụ các hoạt động của công ty.
+ Theo dõi để thực hiện các công việcđã yêu cầu và giảiđáp các khúc mắc của phía ngân hàng.
Thủ quỹ:
+ Bảo quản, giữ gìn tiền mặt, thu chi tiền, kiểm tra các chứng từ hợp lệ, ghi sổ quỹ hàng ngày, đối chiếu số dư tiền mặt vào cuối tháng.
Báo cáo tình hình thu chi lên Ban Giám đốc hàng ngày, kiểm kê quỹ cuối tháng theo quy định.
Thủ kho:
+ Nhập, quản lý dữa liệu kho, xuất nhập hàng khi có yêu cầu. + Cập nhật báo cáo kho hàng ngày.
+ Lập báo cáo hàng tồn kho theo tháng, quý, năm.
Việc bố trí các kế toán và phân công lao động trong bộ máy kế toán của công ty tương đối phù hợp với khối lượng công việc vàđápứng yêu cầu quản lý đề ra. Với đội ngũ kế toán có kinh nghiệm và tinh thần làm việc trách nhiệm cao, tính hiệu quả của công việc được nâng cao hơn.
3.2.1.3 Hình thức kế toán công ty đang sử dụng
Đơn vị tiền tệ ghi số : VNĐ
Niên độ kế toán : Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 cùng năm dương lịch
Phương pháp hoạch toán hàng tồn kho bằng phương pháp kiểm kê định kỳ.
Phương pháp khấu hao TSCĐ : Phương pháp khấu hao đường thẳng. Để thích hợp với doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ xử lý bằng máy , công ty Úy Thủy chọn hình thức kế toán là nhật kí chung. Với việc áp dụng hình thức này, sổ nhật kí được mở hàng tháng cho một số tài khoản có nội dung kinh tế giống nhau và có liên quan với nhau theo yêu cầu quản lý và lập bảng cân đối phát sinh.
Nhật ký chung được mở theo số phát sinh bên Có của tài khoản đối ứng với bên Nợ của tài khoản có liên quan, kết hợp ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống, giữa hoạch toán tổng hợp và hoạch toán phân tích.
Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu trên nhật ký chung để ghi vào sổ cái và sổ chi tiết theo tài khoản kế toán phù hợp.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng các số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung.
Sau khi đã đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
3.2.1.4 Một số chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Chế độ kế toán được áp dụng tại công ty là “Chế độ kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ” được ban hành theo thông tư số200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.
Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ được xây dựng trên cơ sở áp dụng đầy đủ 7 chuẩn mực kế toán thông dụng.
- Kỳ kế toán năm: bắtđầu từ ngày 1/1 đến 31/12 hàng năm.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam được sử dụng làmđơn vị tiền tệđể ghi sổ kế toán.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho
+ Phương pháp xácđịnh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: thực tếđích danh + Phương pháp hoạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. + Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Phương pháp khấu hao TSCĐđang áp dụng: khấu hao theo phương phápđường thẳng.
- Phương pháp ghi nhận chi phí đi vay: Chi phí đi vay được ghi nhận vào chi phí tài chính trong năm phát sinh.
- Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả.
- Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải trả. - Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá.