- Chi nhánh Chơng Mỹ: Sản xuất xi măng PCB30, PCB40 theo kế hoạch sản xuất của chi nhánh công ty giao, tham mu giám đố ký hợp đồng và tổ chức tiêu
2.2.3.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu.
Tại công ty, việc nhập kho NVL chủ yếu thực hiện trực tiếp bởi phòng kế hoạch (bộ phận cung ứng vật t) thông qua việc ký kết hợp đồng kinh tế, hoặc trực tiếp đi mua. Khối lợng, chất lợng và chủng loại vật t mua về phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao vật liệu và sự biến động giá cả trên thị trờng.
Căn cứ vào hoá đơn hoặc giấy báo nhận hàng, thủ kho lập và ký thành 3 liên phiếu nhập kho vật t (1 liên do thủ kho giữ, 1 liên chuyển qua phòng kế toán và 1 liên giao cho khách hàng). Trong trờng hợp lúc kiểm nhận vật liệu phát hiện thấy thừa, thiếu hoặc vật liệu không đúng quy cách phẩm chất thì phải thông báo ngay cho phòng kế hoạch biết cùng bộ phận kế toán vật liệu lập biên bản xử lý (có xác nhận của ngời giao hàng). Thông thờng bên bán giao ngay tại kho công ty nên sau khi kiểm tra chỉ nhập kho số vật liệu đủ phẩm cấp đã ký kết lúc mua, số còn lại không đủ tiêu chuẩn thì trả lại cho ngời bán.
Sơ đồ 10: sơ đồ biểu diễn thủ tục nhập kho NVL NVL
Phòng kế hoạch vật
tư
Thủ kho
- Đối với NVL nhập lại kho từ phân xởng lò, cần đổi chủng loại vật liệu hoặc do thừa, thủ kho cũng viết phiếu nhập kho thành 3 liên nh đối với việc nhập kho NVL.
- Riêng đối với phế liệu thu hồi, công ty làm thủ tục nhập kho phế liệu, sau mỗi chu kỳ sản xuất phế liệu lấy ra từ phân xởng sản xuất nhập vào kho qua hình thức kiểm tra số lợng và phản ánh số lợng nhập kho nhng công ty không xác định đợc giá trị phế liệu nhập kho và giá trị phế liệu nhập kho cũng không đợc phản ánh trong sổ sách kế toán của công ty.
* Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT): (Xem biểu số 02)
Hoá đơn GTGT là chứng từ của đơn vị bán nhằm xác nhận số lợng chất lợng, đơn giá và số tiền bán sản phẩm, hàng hoá cho ngời mua. Hoá đơn GTGT là căn cứ để ngời bán ghi sổ doanh thu và các sổ kế toán liên quan, là chứng từ cho ngời mua vận chuyển hàng hoá trên đờng, lập phiếu nhập kho, thanh toán tiền mua hàng và ghi sổ của đơn vị mua.
Hoá đơn GTGT do ngời bán lập thành 3 liên: Liên 1: lu tại nơi nhập phiếu
Liên 2: giao cho ngời mua làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán của đơn vị mua.
Liên 3: dùng cho ngời bán làm chứng từ thu tiền và ghi sổ kế toán liên quan.
* Phiếu nhập kho (Mẫu số 01_VT): (Xem biểu số 04)
Nhằm xác nhận số lợng vật t, sản phẩm, hàng hoá nhập kho làm căn cứ ghi sổ chi tiết, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với ngời có liên quan và ghi sổ kế toán.
Phiếu nhập kho áp dụng trong các trờng hợp nhập kho vật t, sản phẩm ,hàng hoá mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp cổ phần, liên doanh hoặc vật t, thừa phát hiện trong kiểm kê .
Khi lập phiếu nhập kho phải ghi rõ số phiếu nhập và ngày, tháng, năm lập phiếu, họ tên ngời nhập vật t, sản phẩm, hàng hoá số hoá đơn hoặc lệnh nhập kho và tên nhập kho.
Phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên (đối với vật t, hàng hoá mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật t tự sản xuất ), ngời nhập mang phiếu đến kho để nhập vật t, sản phẩm ,hàng hoá .
Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng ngời nhập ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán và liên 1 lu ở nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) ngời nhập giữ.
* Biên bản kiểm nghiệm vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 05_VT): (Xem biểu số 03)
Xác định số lợng, chất lợng và giá trị vật t, sản phẩm ,hàng hoá có ở kho tại thời điểm kiểm nghiệm. Làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản. Xử lý vật t, sản phẩm ,hàng hoá thừa, thiếu và ghi sổ kế toán .
Biểu số 02:
Hoá đơn Giá trị gia tăng
Liên 2: giao cho khách hàng Ngày 15 tháng 10 năm 2008
Mã số 01GTKT-3LL BT/2008B
0045119Đơn vị bán hàng: công ty TNHH vật t Thành Bắc