2. Thường xuyên liên hệ và trao đổi chuyên môn với Giảng viên hướng dẫ n:
1.5.3.3 Định nghĩa giám sát theo COSO 2013
Hoạt động giám sát là một trong năm bộ phận của hệ thống KSNB và được hiều là việc thường xuyên và định kỳ kiểm tra và đánh giá hệ thống KSNB để điều chỉnh một cách thích hợp. Giám sát là một hoạt động quan trọng cung cấp cơ sở dẫn liệu hữu ích để đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB. Theo thời gian, mục tiêu hoạt động của DN thay đổi, mục tiêu của các loại báo cáo thay đổi dẫn đến các thành phần của hệ thống KSNB cũng phải thay đổi theo cho phù hợp. Bên cạnh đó, các thủ tục KS cũng trở nên kém hiệu quả hoặc không còn hoạt động đủ hiệu quảđể DN đạt mục tiêu mới. Đồng thời, hoàn cảnh của DN đã thay đổi theo thời gian, do hệ thống KSNB ban đầu không còn khả năng cảnh báo hay hạn chế rủi ro nên DN phải thực hiện việc giám sát các thành phần của KSNB xem chúng còn tồn tại và đang hoạt động để có biện pháp khắc phục kịp thời. Vì nếu một bộ phận KSNB hoặc một vài nguyên tắc của KSNB thiếu vắng hoặc không hoạt động thì hệ thống KSNB đó không thể hoạt động hữu hiệu nên mục tiêu chính của giám sát là nhằm đảm bảo hệ thống KSNB luôn hoạt động hữu hiệu. Như vậy, hoạt động giám sát thích hợp phải nhận diện được các hoạt động bất thường và tìm ra nguyên nhân của mọi vấn đề trong từng hoạt động, từng bộ phận của hệ thống KSNB.
Giám sát bao gồm hai loại là giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Giám sát thường xuyên là việc giám sát được thực hiện liên tục trong hoạt động hàng ngày nên đạt hiệu quả hơn so với giám sát định kỳ. Còn giám sát định kỳ thường được thực hiện sau khi sự việc đã xảy ra nên các vấn đềđược phát hiện nhanh hơn trong giám sát thường xuyên. Thông thường thì sự kết hợp giữa giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ sẽ phát hiện nhanh chóng sự hiện diện hoặc không hoạt động của các bộ phận KSNB. Việc lựa chọn, phát triển và thực hiện hoạt động giám sát căn cứ vào phạm vi và tính chất hoạt động, những thay đổi của các yếu tố bên trong và bên ngoài DN, và rủi ro liên quan khi phát triển các giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.
Trang 25
Một phương thức giám sát hữu hiệu đối với các hoạt động hay bộ phận trong DN là tổ chức truyền thông kết quả của các cuộc giám sát. Kết quả cuộc giám sát được báo cáo về các khiếm khuyết KSNB và các cơ hội tăng cường KSNB dựa trên các tiêu chí quản lý để xác định người gởi báo cáo và người nhận báo cáo. Những khiếm khuyết KSNB được truyền đạt một cách kịp thời để người có thẩm quyền để họ có các hành động điều chỉnh hệ thống KSNB thích hợp.
Tóm lại, giám sát là việc kiểm tra và đánh giá hệ thống KSNB để điều chỉnh một cách thích hợp nhằm đảm bảo tính hữu hiệu của hệ thống KSNB.
Trang 26
TÓM TẮT CHƯƠNG 1
Từ việc trích dẫn, liệt kê những định nghĩa, khái niệm về kiểm soát nội bộ và các nhân tố liên quan từ các nguồn khác nhau, luận văn đã giới thiệu một cách khái quát về kiểm soát nội bộ và các quy định hiện hành liên quan đến kiểm soát tại các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp niêm yết tại sàn chứng khoán TPHCM.
Tiếp theo, tác giả giới thiệu lý thuyết dự phòng. Đây là lý thuyết nền tảng quan trọng, giải thích và hướng dẫn cho việc xây dựng cơ cấu, mô hình nghiên cứu phù hợp cho bài luận văn này. Tác giảđã tổng hợp các nghiên cứu trước về lý thuyết dự phòng và đưa ra các cơ sởđể ứng dụng lý thuyết dự phòng vào thực hiện nghiên cứu trong bài luận văn này.
Sau đó, luận văn tổng hợp và đúc kết lại các nghiên cứu trước về kiểm soát nội bộ, trình bày lịch sử hình thành, định nghĩa về kiểm soát nội bộ, các thành phần trong khuôn khổ kiểm soát nội bộ của một số tổ chức uy tín trên thế giới và lý do lựa chọn khuôn khổ COSO làm cơ sở nghiên cứu cho bài luận văn này.
Trong mục cuối cùng, khóa luận đã giải thích về sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống lại hóa các nhân tốảnh hưởng đến sự hữu hiệu bao gồm chiến lược, hoạt động kiểm soát và giám sát. Đây là cơ sở khoa học quan trọng để xây dựng mô hình và giả thuyết nghiên cứu cho bài luận văn được trình bày ở chương sau.
Trang 27
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH NGHIÊN CỨU, PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU, MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU, XÂY DỰNG BẢNG KHẢO SÁT VÀ KIỂM ĐỊNH
SƠ BỘ 2.1 Quy trình nghiên cứu
Nhằm thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu đã thiết kếở Chương 1, quy trình nghiên cứu được chia làm 2 giai đoạn gồm chín bước.
Giai đoạn nghiên cứu định tính:
Bước 1: Xác định vấn đề nghiên cứu: từ kiến thức tích lũy và qua một số bài nghiên cứu, bài báo khoa học, tác giả nhận thấy giữa chiến lược và các thành phần kiểm soát nội bộ, cụ thể là nhân tố hoạt động kiểm soát và nhân tố giám sát có mối tương tác mật thiết với nhau và sự tương tác này đồng thời cũng đem lại những ảnh hưởng quan trọng tới sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên hiện ở Việt Nam vẫn chưa có nghiên cứu thực nghiệm về vấn đề này.
Bước 2: Sau khi xác định mục tiêu nghiên cứu, ở bước thứ hai trình bày khung lý thuyết nền tảng về kiểm soát nội bộ và lí thuyết dự phòng, đồng thời những khái niệm cơ bản về các nhân tố cần khảo sát cũng được nêu ra ở bước này.
Bước 3: Tiếp theo tác giả trình bày phương pháp nghiên cứu và tổng hợp các nghiên cứu trước về mối quan hệ giữa chiến lược, hoạt động kiểm soát, giám sát và sự hữu hiệu của HTKSNB nhằm mục đích thiết lập mô hình nghiên cứu và giả thuyết nghiên cứu cho bài luận văn.
Bước 4: Tiến hành xây dựng thang đo: đây là bước nghiên cứu định tính quan trọng nhất bởi vì yêu cầu khái niệm lý thuyết của các biến nghiên cứu phải chặt chẽ, đầy đủ và phản ánh chính xác mục tiêu nghiên cứu. Nhiệm vụ trong bước này sẽ tiến hành thảo luận với các chuyên gia mà thực tế đang thực hiện nhiệm vụ lãnh đạo doanh nghiệp và có nghiên cứu, hiểu biết nhiều về kiểm soát nội bộ, việc thảo luận này nhằm hiệu chỉnh để đi đến nhất quán cách hiểu các câu hỏi trong thang đo. Kết thúc giai đoạn nghiên cứu định tính, bản câu hỏi dùng cho nghiên cứu định lượng được hiệu chỉnh hoàn thành.
Giai đoạn nghiên cứu định lượng:
Trang 28 và mô hình nghiên cứu và giả thuyết nghiên cứu.
Bước 6: Thành khảo sát chính thức, cần đảm bảo rằng đối tượng tham gia khảo sát hiểu chính xác về nội dung của các câu hỏi trong bản khảo sát.
Bước 5: Sau đó tiến hành nghiên cứu định lượng sơ bộ nhằm đánh giá thang đo (với số mẫu n>30) bằng các công cụ hệ số tin cậy (Cronbach’s alpha) và phân tích nhân tố khám phá (EFA) nhằm sàng lọc các biến quan sát có nội dung trùng lắp, thừa hoặc không đạt độ tin cậy, hình thành thang đo chính thức để tiến hành kiểm định giả thuyết nghiên cứu
Bước 7: Kiểm định lại thang đo chính thức bằng công cụ hệ số tin cậy (Cronbach’s alpha) và sử dụng công cụ phân tích nhân tố khám phá (EFA) đểđánh giá mức độ phù hợp của mô hình nghiên cứu. Kiểm định giả thuyết nghiên cứu và mối tương tác giữa các biến quan sát bằng cách sử dụng công cụ mô hình cấu trúc hồi quy đa biến (Multiple regressions).
Bước 8: Trình bày phần thảo luận về các kết quả thu được từ cuộc khảo sát về sự tương tác giữa hoạt động kiểm soát và giám sát đã ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa chiến lược và sự hữu hiệu của KSNB.
Bước 9: Đưa ra kết luận về những đóng góp và hạn chế về vấn đềđã nghiên cứu và từ đó đề xuất các nhiệm vụ mà các nhà lãnh đạo, các tổ chức liên quan cần thực hiện trong tương lai nhằm cải thiện và nâng cao chất lượng trong công tác thành lập và điều hành HTKSNB ở các doanh nghiệp tại Việt Nam.
Trang 29
Sơ đồ 2.1 Quy trình nghiên cứu 2.2 Mô hình nghiên cứu
Như đã đề cập ở trên, mô hình nghiên cứu của bài luận văn được hình thành dựa trên cơ sở LTDP và mối quan hệ giữa các đặc tính dự phòng sẽđược trinh bày cụ thể dưới đây:
Mối quan hệ giữa chiến lược với hoạt động kiểm soát và giám sát
Nghiên cứu của Miles and Snow (1978) cho rằng: Các doanh nghiệp dạng phòng vệ thiết lập kế hoạch và hệ thống kiểm soát rất là chi tiết và tập trung vào việc giảm bớt các vấn đề mù mờ và giải quyết chúng . Trong khi đó các doanh nghiệp dạng triển vọng lại tập trung vào việc tìm kiếm các vấn đềđang tồn tại, tạo lập một cấu trúc và tiến trình kiểm soát linh động nhằm
BÁO CÁO NGHIÊN CỨU
Thang đo chính thức Kiểm định thang đo chính thức bằng Cronbach Alpha và EFA EFA (loại các biến có trọng số EFA nhỏ, kiểm tra
phương sai trích được) Cronbach Alpha (loại các biến số có hệ số tương quan biến tổng nhỏ) Nghiên cứu định lượng sơ bộ Kiểm định mô hình và giả thuyết nghiên cứu bằng mô hình cấu trúc
tuyến tính Tổng quan lý
thuyết
Thiết lập mô hình và giả thuyết nghiên
cứu nghiên cứu Nghiên cứu định tính Thang đo và bản câu hỏi khảo sát
Trang 30
thích ứng với việc thay đổi nhanh chóng của môi trường. Hệ thống kiểm soát của các doanh nghiệp dạng triển vọng thường không tập trung và không được định hướng cụ thể.
Các nghiên cứu sau này của Simon giải thích rõ hơn về mối quan hệ này.
Simons (1987) thấy rằng các dạng hệ thống kiểm soát khác nhau được sử dụng bởi các doanh nghiệp ảnh hưởng đến sự hữu hiệu tuỳ thuộc vào chiến lược họ sử dụng.
Những doanh nghiệp dạng triển vọng cao nhấn mạnh vào tính quan trọng của việc kiểm soát, như việc dự đoán dữ liệu, kiểm soát dự toán chặt chẽ và giám sát cẩn thận đầu ra nhưng lại ít quan tâm đến chi phí kiểm soát. Simon phát hiện rằng hầu hết các doanh nghiệp dạng triển vọng quan tâm đến các báo cáo thường kì và sử dụng chúng để làm tiêu chuẩn cho việc thiết lập một hệ thống KSNB thích ứng khi có sự thay đổi cần thiết xảy ra. Các doanh nghiệp dạng triển vọng cần những hoạt động kiểm soát chặt chẽ, hướng tới việc đảm bảo một ý thức kiểm soát mạnh mẽ. Nghiên cứu sau của Simon lý giải cho điều này rằng các doanh nghiệp dạng triển vọng tìm kiếm cơ hội từ các thị trường mới nên đòi hỏi một cơ cấu linh động và hệ thống kiểm soát để tận dụng được sự thay đổi thường xuyên, tích luỹ thông tin cho việc dự đoán thị trường và giám sát đầu ra chặt chẽ (Simons, 1990). Simon (1991) tái phân tích các tài liệu trước đó và kết luận rằng việc không thắt chặt chi tiêu bởi các doanh nghiệp dạng triển vọng đơn giản là một công cụđể họ thu thập thông tin và kích thích các cuộc thảo luận định hướng phát triển tương lai cho doanh nghiệp. Dạng triển vọng cần môt lượng thông tin đa dạng cho việc dự toán xu hướng tương lai thông qua các cuộc khảo sát ở các thị trường mới.
Các doanh nghiệp dạng phòng vệ tập trung vào việc cải thiện sự hiệu quả về giá thành, họ cần một hệ thống KSNB phức tạp cho phép họ nhận biết rõ ràng về tiến trình kế toán tiêu chuẩn, kiểm soát giá thành và giám sát xu hướng phát triển. Các doanh nghiệp này không thường xuyên sửa đổi HTKSNB hoặc chỉ thực hiện ít sự thay đổi ít khi cần thiết. Các tổ chức dạng này hướng mục tiêu sự hiệu quả của giá thành và sẽ phù hợp với việc sử dụng hệ thống kiểm soát và giám sát mục tiêu chặt chẽ hơn so với doanh nghiệp dạng triển vọng ((Govindarajan, 1988) và (Bruggeman, W. and Van der Steede, W., 1993)).
Các nghiên cứu sau này đều có cùng quan điểm với Simon và cho rằng các doanh nghiệp có xu hướng thay đổi cách tân (dạng triển vọng) luôn chủđộng luôn chọn một hệ thống kiểm soát linh động thay vì một HTKSNB bảo thủ như định hướng của doanh nghiệp dạng phòng vệ
Trang 31
và dạng phân tích ((Shortell, S. and Zajac, E., 1990), (Slater, S.F. and Narver, J.C., 1993) và (Camison, 1997)).
Mối quan hệ giữa sự hữu hiệu và chiến lược
Mối quan hệ giữa sự hữu hiệu và chiến lược không được đề cập nhiều ở các nghiên cứu trước đây. Tuy nhiên nghiên cứu của Simons (1987) thấy rằng các dạng hệ thống kiểm soát khác nhau được sử dụng bởi doanh nghiệp dạng phòng vệ và dạng triển vọng có ảnh hưởng đến sự hữu hiệu tuỳ thuộc vào chiến lược họ sử dụng. Và Venkatraman (1989) xác định rằng sự phù hợp chiến lược giữa các yếu tố kiểm soát trong nghiên cứu của Miles và Snow(1978) là dựđoán quan trọng cho sự hữu hiệu của doanh nghiệp.
Mối quan hệ giữa hoạt động kiểm soát và giám sát
Nghiên cứu của Henri (2006) chỉ ra rằng sự giám sát chặt chẽ sẽđem lại sự hiệu quả cho các hoạt động kiểm soát đơn giản diễn ra hàng ngày. Ngược lại, các doanh nghiệp có có cơ cấu năng động và hoạt động kiểm soát lỏng lẻo thì cần việc giám sát tập trung vào những sự thay đổi cốđịnh để xem có làm thay đổi mục tiêu của doanh nghiệp hay cụ thể là sự hữu hiệu của doanh nghiệp không.
Đồng thời Maijoor (2000) cho rằng hoạt động kiểm soát mạnh mẽ cũng sẽ khiến doanh nghiệp ít linh động, ít sáng tạo và ảnh hưởng đến giám sát. Fadzil và các đồng nghiệp của ông (2005) cũng phát hiện hoạt động kiểm soát cao sẽ dẫn tới giám sát lỏng lẻo khi hoạt động của HTKSNB được chỉ dẫn tốt.
Tổng kết
Dựa vào các nhận định trên, ta thấy giữa chiến lược, hoạt động kiểm soát và giám sát có mối liên hệ với nhau làm ảnh hưởng đến sự hữu hiệu. Doanh nghiệp dạng triển vọng thích cơ cấu kiểm soát linh động để có thể thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng của môi trường. Trong khi doanh nghiệp dạng phòng vệ lại thích một cơ cấu kiểm soát ít linh động hơn để kiểm soát chi phí và đạt được hiệu quả tốt nhất. Dạng triển vọng có hoạt động kiểm soát linh động hơn so với dạng phòng vệ và dạng phân tích.
Tuy có khá ít các nghiên cứu về mối tương tác giữa hoạt động kiểm soát và giám sát tác động tới sự hữu hiệu nhưng dựa vào các bài học về mối liên hệ giữa chiến lược với các nhân tố kiểm soát và chiến lược với sự hữu hiệu, kết hợp với các lý thuyết cơ sở từ các nghiên cứu trước đây, tác giảđưa ra giả thuyết nghiên cứu sau.
Trang 32
H1: Sự phù hợp giữa chiến lược và các nhân tố khác của HTKSNB là hoạt động kiểm soát và giám sát sẽđem lại sự hữu hiệu cho HTKSNB.
Sơ đồ 2.2 Mô hình nghiên cứu 2.3 Xây dựng thang đo 2.3 Xây dựng thang đo
2.3.1 Thiết kế thang đo nháp
Từ cơ sở lý thuyết ở trên, đã xác định các yếu tố cấu thành trong mô hình nghiên cứu bao gồm: chiến lược, Hoạt động kiểm soát, giám sát và sự hữu hiệu. Từ đó, tác giả thiết kế thang đo cho các thành phần trên.
Chiến lược: Như đã đề cập ở chương 1, cách phân loại chiến lược của Miles and Snow (1978) được áp dụng cho bài luận văn này. Mặc dù vẫn còn những giới hạn về cách phân loại này tuy nhiên đây vẫn được xem là nghiên cứu được chấp nhận rộng rãi nhất (Conant, 1990). Và để câu hỏi trở nên đơn giản hơn, cách tiếp cận chiến lược trong các nghiên cứu trước đây của Guilding (1999) và Shortell và Zajac (1990) được sử dụng. Các dạng chiến lược được thể hiện bằng các đặc tính của chúng qua các đoạn mô tả khác nhau.
Cơ cấu và sự hữu hiệu của HTKSNB có thể dễ dàng mô tả bằng lời nhưng lại rất khó