5.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán có bộ phận kế toán quản trị.
Căn cứ vào quy mô và năng lực kinh tế của từng trƣờng mà lựa chọn mô hình tổ chức kế toán quản trị phù hợp. Mô hình kế toán quản trị áp dụng cho trƣờng Đại học ngoài công lập đề nghị đƣợc thể hiện tổng quát các yếu tố cấu thành nên kế toán quản trị và có ảnh hƣởng đến việc quyết định định hƣớng xây dựng, phát triển kế toán quản trị trong trƣờng ĐH NCL. Mô hình kế toán quản trị theo tác giả đề nghị là mô hình kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính.(Phạm Xuân Thành, 2000)
Hình 5.3: Mô hình tổ chức kế toán quản trị trong trƣờng ĐH NCL
Lý do tác giả chọn mô hình KTQT kết hợp giữa KTQT và KTTC là vì: Việc tổ chức hệ thống KTQT là một một phân hệ trong cùng hệ thống kế toán của trƣờng, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán đƣợc toàn diện và hiệu quả hơn. Bộ máy kế toán của nhà trƣờng đƣợc xây dựng theo mô hình kết hợp sẽ giảm bớt đƣợc chi phí do có bộ máy kế toán gọn nhẹ, tận dụng đƣợc nguồn nhân lực mà đạt đƣợc hiện quả cao trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản trị đồng thời tính chính xác trong thông tin kế toán sẽ cao hơn. Việc thực hiện mô hình KTQT kết hợp bao gồm hai bộ phận là KTQT và KTTC khi đó thông tin kế toán sẽ đƣợc xử lý nhƣ sau:
- Đối với các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền: KTTC sẽ căn cứ vào các chứng từ thu, chi để ghi nhận vào tài khoản vốn bằng tiền và các tài
BỘ PHẬN KẾ TOÁN
KẾ TOÁN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN QUẢN TRỊ
khoản có liên quan. Cuối kỳ, kết sổ các tài khoản và lập báo cáo lƣu chuyển tiền tệ. Song song với quá trình này, thì bộ phận KTQT ghi nhận nghiệp vụ thu, chi tiền vào các tài khoản tƣơng xứng của hệ thống tài khoản KTQT theo từng bộ phận, từng trung tâm trách nhiệm, để đối chiếu, kiểm soát tình hình thực hiện dự toán tiền của từng trung tâm trách nhiệm và làm cơ sở cho dự toán kỳ sau.(TS Bùi Công Khánh, 2013)
-Đối với các nghiệp vụ xác định kết quả kinh doanh: kế toán tài chính sẽ căn cứ vào các chứng từ gốc của doanh thu và phân bổ chi phí để ghi nhận vào các tài khoản tƣơng ứng. Cuối kỳ, kết chuyển các tài khoản chi phí và doanh thu sang tài khoản xác định kết quả kinh doanh để lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Song song với quá trình này, kế toán quản trị sẽ khai thác số liệu này sâu hơn bằng cách ghi chép chi tiết theo từng yếu tố chi phí ứng với trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận để phân tích tình hình thực hiện dự toán của từng trung tâm trách nhiệm, đồng thời lập các báo cáo kết quả kinh doanh theo số dƣ đảm phí cho từng bộ phận, từng trung tâm lợi nhuận để đánh giá mức độ đóng góp của từng trung tâm trong việc tạo ra lợi nhuận cho toàn trƣờng, cũng nhƣ làm cơ sở cho việc ra quyết định đào tạo trong ngắn hạn trên cơ sở phân tích mối quan hệ giữa các nhân tố chi phí – khối lƣợng – lợi nhuận (C-V-P). (Phụ lục 8)
-Xây dựng hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách kế toán và hệ thống báo cáo KTQT cho phù hợp với công tác quản lý và đặc điểm đào tạo riêng của từng trƣờng.
5.3.2 Xây dựng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán quản trị:
Là một bộ phận của kế toán trong nhà trƣờng, để thực hiện chức năng của mình, KTQT cũng phải sử dụng một hệ thống các phƣơng pháp kế toán (chứng từ, tài khoản và ghi sổ kép, tính giá và tổng hợp cân đối). Tuy nhiên các phƣơng pháp này phải đƣợc xây dựng phù hợp với các yêu cầu thực hiện nội dung KTQT.
KTQT không nằm ngoài hệ thống kế toán của nhà trƣờng, vì vậy chứng từ của KTQT cũng là hệ thống chứng từ đƣợc ban hành theo quyết định số 48/BTC. Tuy nhiên, thông tin đầu vào này đƣợc cung cấp từ thông tin của KTTC, nghĩa là KTQT sử dụng gián tiếp thông tin sau quá trình thu thập và xử lý dữ liệu của KTTC. Do đó, để phục vụ công tác KTQT kế toán sẽ bổ sung thêm một số nội dung cần thiết vào một số chứng từ kế toán đã đƣợc Bộ Tài chính quy định hay lập một số chứng từ mới theo mục đích của ngƣời sử dụng. Việc thu thập, kiểm tra, xử lý và luân chuyển chứng từ cũng đƣợc xác lập theo cách riêng, nhằm đảm bảo cung cấp các thông tin cụ thể, nhanh chóng và thích hợp cho việc ra các quyết định quản lý. Ngoài ra, các thông tin KTQT còn dựa vào các thông tin khác, không đƣợc thể hiện trong các chứng từ bắt buộc cũng nhƣ chứng từ hƣớng dẫn. Điều này đã tạo nên sự khác biệt giữa thông tin của KTQT với thông tin của KTTC nhƣ đã đề cập ở phần trên.
Xây dựng hệ thống tài khoản:
Để tổng hợp và phân tích thông tin kế toán kịp thời và chính xác thì KTTC nên sử dụng các tài khoản tổng hợp, báo cáo tài chính, còn KTQT nên sử dụng các tài khoản chi tiết báo cáo bộ phận để thu nhận và xử lý thông tin phục vụ cho việc ra quyết định trong quá trình hoạt động. Khi xây dựng hệ thống tài khoản cho KTQT kế toán sẽ tận dụng hệ thống tài khoản chi tiết dựa trên cơ sở hệ thống tài khoản kế toán đƣợc Bộ Tài Chính ban hành nhằm phục vụ công tác theo dõi tình hình hoạt động của nhà trƣờng và xây dựng cho phù hợp yêu cầu của KTQT. Hệ thống tài khoản phải phản ánh đƣợc chi phí phát sinh thuộc loại nào. biến phí hay định phí, phát sinh ở đâu và cho bộ phận nào, khoa nào, ngành nào. Để hệ thống hóa và cung cấp thông tin kế toán cho việc lập các báo cáo KTQT chi phí theo yêu cầu quản lý, các trƣờng cần lựa chọn, thiết kế hệ thống tài khoản chi tiết cấp 2.3.4... cho phù hợp. Việc xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết phục vụ yêu cầu quản trị trong đơn vị cần phải dựa vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp nhƣ quản lý theo từng khoản mục chi phí, và các khoản mục khác một cách chi tiết cụ thể theo từng loại.
Theo mô hình kế toán kết hợp giữa KTQT và KTTC do đó phải xây dựng một hệ thống tài khoản sao cho có thể khai thác đƣợc một số chỉ tiêu phục vụ cho việc lập các báo cáo từ một bộ số liệu chung của nhà trƣờng. Do vậy việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán đƣợc ban hành theo quyết định 48/BTC. Sau đó sẽ đƣợc mở thêm các tiểu khoản và các mã hóa bộ phận và mã hóa chi phí nhằm:
- Xây dựng chi tiết hơn các loại chi phí của các bộ phận.
- Giúp cho việc phân loại chi phí theo cách ứng xử của từng yếu tố chi phí với mức độ hoạt động nhằm phục vụ mục đích kiểm soát, phân tích và dự báo chi phí.
- Kết xuất số liệu để lập báo cáo theo yêu cầu. - Kiểm soát việc thực hiện các dự toán
Để đảm bảo dữ liệu đầu vào đầy đủ cho KTQT tiếp tục xử lý, cần tổ chức các nhóm ký tự và ký hiệu phản ánh những chỉ tiêu đƣợc KTQT xây dựng.
Nhóm 1: gồm 3 hoặc 4 ký số thể hiện số hiệu tài khoản cấp 1 hoặc cấp 2 thuộc hệ thống tài khoản theo quyết định 48/TBC.
Nhóm 2: có 1 ký tự phân biệt chi phí theo cách ứng xử của chi phí gồm chữ B (biến phí), chữ Đ (định phí) hoặc chữ H (chi phí hỗn hợp).
Nhóm 3: gồm 2 ký số phân biệt theo trung tâm trách nhiệm
Nhóm 4: gồm 3 ký số phân biệt chi tiết theo phòng ban, khoa hoặc trung tâm ( đối với các khoa có thể có phân ra theo nhiều chuyên ngành hẹp đào tạo. Vì vậy, ký tự sau cùng để phân biệt ngành đào tạo).
Mã tài khoản xây dựng có dạng: XXX(X) - X- XX- XXX Nhóm 1
Nhóm 2 Nhóm 3 Nhóm 4
Trên cơ sở các tài khoản theo quy định mã hóa trung tâm trách nhiệm ( xem phụ lục 9) và các quy ƣớc ký số của các chỉ tiêu có thể lập danh mục chi tiết tài khoản KTQT nhƣ sau:
HỆ THỐNG TÀI KHOẢN
Thiết kế hệ thống mã tài khoản kết hợp với mã số của bộ phận, các trung tâm trách nhiệm cho phép ghi chép và tập hợp chi phí theo ứng xử của từng bộ phận theo thực tế cũng nhƣ theo dự toán. trên cơ sở đó trích lọc các chỉ tiêu để lập báo cáo.
Hệ thống tài khoản kế toán sẽ đƣợc lập nhƣ sau: Nhóm TK kế toán
1541. Chi phí đào tạo dài hạn
1541.B.40.401 Chi lƣơng giảng viên thỉnh giảng khoa KT- NH ngành Kế toán 1541.Đ.40.401 Chi công cụ, dụng cụ, đồ dùng giảng khoa KT-NH ngành Kế toán 1541.H.40.401 Chi phí điện, nƣớctại các phòng học ngành KT-NH ngành Kế toán 1541.B.40.402 Chi lƣơng giảng viên thỉnh giảng khoa KT- NH ngành Ngân hàng 1541.Đ.40.402 Chi CCDC, đồ dùng giảng dạy khoa KT-NH ngành Ngân hàng 1541.H.40.402 Chi phí điện, nƣớc tại các phòng học ngành KT-NH ngành NH Nhìn vào hệ thống tài khoản kế toán kết hợp KTTC với KTQT thấy phức tạp, nhƣng với sự hỗ trợ của máy tính đã đƣợc tích hợp trên phần mềm các bút toán trong hệ thống thì việc tổ chức và vận hành trở nên đơn giản và có tính khả thi cao và khoa học. Vì khi kết hợp mã hóa các tài khoản KTTC với phân loại chi phí theo KTQT và các trung tâm trách nhiệm thì có thể theo dõi từng loại tài khoản chi tiết doanh thu, chi phí, tài sản theo từng đơn vị, bộ phận, từng chi tiết chuyên ngành đào tạo.
Xây dựng sổ sách, báo cáo
Sổ sách là nơi lƣu giữ thông tin phản ánh các nghiệp vụ kinh tế xẩy ra trong hoạt động đào tạo của nhà trƣờng. Việc ghi chép và lƣu giữ phải tuân theo quy định
của Bộ Tài chính. Đối với KTQT sổ sách đƣợc lập theo yêu cầu quản lý, không bắt buộc tuân theo quy định. Căn cứ vào chứng từ phục vụ công tác KTQTvà hệ thống tài khoản dùng cho KTQT để lập các sổ sách và báo cáo KTQT thích hợp với yêu cầu của nhà quản trị. Báo cáo KTQT đƣợc lập theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của nhà quản trị. Tùy theo mục đích sử dụng mà KTQT lập các báo cáo khác nhau để cung cấp thông tin cần thiết theo yêu cầu.
Hệ thống sổ sách: Hệ thống sổ sách KTQT không bắt buộc lập theo mẫu quy định. căn cứ vào mục đích quản lý của các nhà quản trị, KTQT sẽ lập ra một hệ thống sổ sách để theo dõi và cung cấp thông tin cho nhà quản trị. Hệ thống sổ sách phải đảm bảo các yêu cầu:
-Theo dõi thông tin rõ ràng và có trình tự -Dễ dàng truy xuất khi lập báo cáo
-Dễ dàng áp dụng vào máy vi tính