Để hệ thống KTQT trong nhà trƣờng đạt đƣợc hiệu quả cao, tác giả chia nội dung cần thực hiện thành hai giai đoại. Giai đoạn một tác giả phân loại chi phí, xác định chi phí linh hoạt nhằm tính giá thành linh hoạt trong đào tạo, phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận. Giai đoại hai sẽ Lập dự toán Ngân sách, Đánh giá trách nhiệm quản lý nhằm hoàn thiện toàn bộ hệ thống kế toán quản trị trong đơn vị.
5.2.1 Phân loại chi phí.
KTQT là công cụ cung cấp thông tin cho các nhà quản trị ra quyết định trong quá trình điều hành và quản lý đơn vị. Các quyết định của nhà quản trị rất đa dạng,
tùy thuộc vào mỗi quyết định mà nhà quản trị cần những loại thông tin kinh tế khác nhau. Để cung cấp thông tin cho nhà quản trị một cách phù hợp với các loại quyết định đa dạng cần phải nhận diện và đo lƣờng đƣợc chi phí theo nhiều cách khác nhau. Ngoài cách phân loại chi phí theo nội dung kinh tế và theo chức năng giống nhƣ KTTC thì KTQT cần phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau nữa. Theo mối quan hệ với quy mô hoạt động, chi phí đƣợc phân loại thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp nhƣ sau trong bảng 5.1.
Bảng 5.1: Bảng phân loại chi phí theo mức độ hoạt động
STT Danh mục chi Phí CP biến đổi CP cố định CP hỗn hợp
1 Chi lƣơng giảng viên thỉnh giảng x
2 Chi lƣơng giảng viên cơ hữu vƣợt giờ x
3 Chi công cụ, dụng cụ, đồ dùng giảng dạy
x
4
Chi coi thi, chấm thi, hƣớng dẫn đồ án, báo cáo tốt
nghiệp x
5 Chi phí điện, nƣớc tại các phòng học
x
6
Chi nguyên vật liệu, nhiên liệu thực hành phòng
thí nghiệm x
7
Chi văn phòng phẩm, dụng cụ đồ dùng tại văn
phòng khoa x
8 Chi phí điện, nƣớc tại văn phòng khoa
x
9
Chi phí công cụ, dụng cụ trang thiết bị tại phòng
thực hành, văn phòng khoa
x 10 Chi lƣơng cán bộ, giảng viên, nhân viên x
11 Chi các khoản trích theo lƣơng x
12 Chi các khoản trợ cấp, phụ cấp x
13 Chi nghiên cứu khoa học của sinh viên x
14 Chi xây dựng chƣơng trình, báo cáo chuyên đề x
STT Danh mục chi Phí CP biến đổi CP cố định CP hỗn hợp 15
Chi tập huấn, bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ
của cán bộ, giảng viên, nhân viên trong khoa x
16 Chi học tập nâng cao trình độ của giảng viên x
17 Chi phí phục vụ tuyển sinh x
18 Chi học bổng, miễn giảm học phí x
19 Các khoản chi hoạt động đoàn hội x
20 Các khoản chi hoạt động các câu lạc bộ x
21 Chi trợ cấp khó khăn cho sinh viên x
22
Chi lƣơng cán bộ, giảng viên, nhân viên thuộc Ban
Giám hiệu, các phòng ban x
23
Chi trợ cấp khó khăn cho cán bộ, giảng viên nhân
viên các phòng, ban x
24 Chi các khoản đóng góp bảo hiểm bắt buộc x
25
Chi các khoảng tiền thƣởng lễ, tết, thăm hỏi ốm
đau, hiếu, hỷ x
26 Chi làm thêm ngoài giờ, cộng tác viên x
27 Chi khấu hao TSCĐ, hao mòn công cụ, dụng cụ x
28
Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu phục vụ bộ
phận quản lý x
29 Chi mua sắm công cụ dụng cụ, đồ dùng văn phòng
x 30 Chi nghiên cứu khoa học của giảng viên x
Do đặc thù của lĩnh vực đào tạo có những loại chi phí hỗn hợp nhƣng mang nặng đặc điểm của chi phí biến đổi (Chi phí điện thoại, chi phí điện, chi phí nƣớc...) và ngƣợc lại cũng có nhiều loại chi phí hỗn hợp mang nặng đặc điểm của chi phí cố định nhƣ (chi phí hoạt động khoa học, báo cáo khoa học, báo cáo chuyên đề...) để đơn giản thì có thể đƣa loại chi phí đó vào loại mà nó chiếm tỷ trọng lớn nhằm giảm
bớt việc tính toán phức tạp, còn những loại chi phí có tỷ trọng tƣơng đối ngang bằng nhau thì kế toán phải sử dụng công cụ để tách chi phí hỗn hợp thành chi phí cố định hay chi phí biến đổi.
5.2.2. Xây dựng hệ thống chi phí đào tạo linh hoạt + Phân tích các khoản chi phí đào tạo
Chi phí đào tạo là toàn bộ giá trị hàng hóa và dịch vụ đã tiêu phí cho đào tạo tính trên một sinh viên trong thời gian một năm. Nếu xét về tổng thể thì quy mô đào tạo tăng, giảm sẽ ảnh hƣởng đến các khoản chi phí biến đổỉ, và trong giới hạn nào đó nó sẽ không ảnh hƣởng đến chi phí cố định. Tuy nhiên, khi quy mô đào tạo tăng đến một giới hạn nhất định nó cũng sẽ ảnh hƣởng đến một số khoản chi phí cố định. Nhìn chung quy mô đào tạo tăng sẽ làm tăng chi phí đào tạo nhƣng mức tăng của hai đại lƣợng này không tƣơng đƣơng nhau. Chi phí là một trong những thông tin quan trọng trong quá trình tổ chức điều hành hoạt động đào tạo của nhà trƣờng. Chi phí phát sinh rất đa dạng và phức tạp, vì thế muốn kiểm soát tốt chi phí cần phải phân loại chi phí này phát sinh nhƣ thế nào, biết động ra sao, nguyên nhân gây ra các biến động đó.
Chất lƣợng đào tạo: Chất lƣợng đào tạo là mục tiêu các trƣờng ngoài công lập phải đạt đƣợc để thu hút ngƣời học cũng nhƣ thay đổi góc nhìn của xã hội đối với bản thân mỗi trƣờng.Chất lƣợng đào tạo có quan hệ chặt chẽ với Chi phí đào tào. Chất lƣợng đào tạo tăng lên đòi hỏi kinh phí đầu tƣ cho các điều kiện đảm bảo cho giáo dục đại học cũng tăng lên. Tuy nhiên, không phải bao giờ tăng các khoản chi cho giáo dục đại học cũng làm tăng chất lƣợng đào tạo hoặc tăng chất lƣợng đào tạo tƣơng ứng với tăng chi phí. Vì rằng chi phí chỉ là một trong những nhân tố tác động đến chất lƣợng đào tạo mà không phải là nhân tố duy nhất.
Ngành/ nhóm ngành đào tạo: Mỗi ngành và nhóm ngành đào tạo đều có những đặc điểm riêng về thời gian, nội dung, phƣơng pháp đào tạo và có những yêu cầu khác nhau về các điều kiện hỗ trợ cho đào tạo nhƣ diện tích giảng đƣờng, phòng thí nghiệm, thƣ viện, sân tập,... đây là những nhân tố tác động mạnh đến chi phí đào
tạo của các trƣờng. Thời gian đào tạo dài hay ngắn sẽ làm cho chi phí đào tạo tăng hoặc giảm.
Nội dung, phƣơng pháp đào tạo cũng là nhân tố ảnh hƣởng tới chi phí đào tạo.
Quy mô và trình độ giảng viên: Thông qua chỉ tiêu số sinh viên/ giảng viên cũng cho thấy quy mô giảng viên của một trƣờng là cao hay thấp. Để có đội ngũ giảng viên có trình độ cao, các trƣờng phải đầu tƣ nhiều kinh phí đào tạo bồi dƣỡng từ nhiều năm trƣớc, mặt khác tiền lƣơng chi trả cho các giảng viên có trình độ cao cũng cao hơn các giảng viên khác. Nhƣ vậy, trình độ của giảng viên cũng là nhân tố ảnh hƣởng đến chi phí đào tạo của các trƣờng đại học.
Cơ chế quản lý các trƣờng đại học: Các trƣờng ngoài công lập phải tự chủ về tài chính sẽ chịu sức ép cao cần phải tiết kiệm chi tiêu. Các nhân tố khác: Ngoài những nhân tố nêu trên, quy mô của lớp học, số đơn vị học trình phải tích luỹ, phƣơng pháp dạy và học,... cũng là những nhân tố tác động đến chi phí đào tạo.
+ Tính giá thành đào tạo linh hoạt
Quy trìnhtập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm đào tạo:
Đối tƣợng tập hợp chi phí là từng ngành học, từng khoá học và đối tƣợng tính giá thành là chi phí đào tạo một sinh viên trong một năm học. Cách tính này phù hợp làm căn cứ xác định học phí cho sinh viên theo năm học. Thông tin về giá thành đào tạo giúp cho nhà quản trị kiểm soát đƣợc chi phí đối với từng ngành học, từng khóa học để từ đó có hƣớng phát triển nhà trƣờng tốt hơn.
Căn cứ vào tình hình khảo sát, đa số các trƣờng hoạt động đa ngành nghề, trong mỗi khoa có ít nhất hai ngành đào tạo nên chi phí quản lý của các khoa nhƣ: Tiền lƣơng cán bộ giảng viên, nhân viên cùng các chi phí công cụ, dụng cụ học tập, chi phí khấu hao và các chi phí điện, nƣớc, điện thoại …sẽ đƣợc phân bổ nhƣ một loại chi phí sản xuất chung của một phân xƣởng sản xuất nhiều sản phẩm.
Xác định biến phí: đƣợc tập hợp theo từng ngành học căn cứ vào thực tế phát sinh:
lƣợng tiết giảng nghĩa vụ theo quy định Nhà trƣờng (tham khảo qui định nhà nƣớc là 280 tiết/ năm/ bậc đại học).
-Chi phí về việc xây dựng chƣơng trình
Tập hợp biến phí trực tiếp: đƣợc tập hợp theo từng ngành học căn cứ vào
thực tế phát sinh
Tập hợp định phí chung cho các bộ phận phát sinh: khoa, phòng ban, tổ
bộ môn, các bộ phận phục vụ.
Phân bổ định phí
- Định phí tại các khoa, tổ bộ môn (tiền lƣơng, khấu hao…) phân bổ dựa theo số lớp học của từng ngành.
- Định phí quản lý phân bổ theo số lƣợng HV-SV từng ngành.
Chi phí hỗn hợp: Trong chi phí hỗn hợp bao gồm cả biến phí và định phí, ở
mức độ hoạt động cơ bản chi phí hỗn hợp thể hiện đặc điểm của định phí. ở mức độ hoạt động vƣợt qua mức cơ bản nó thể hiện đặc điểm của biến phí ví dụ: khi tăng số lƣợng học viên - sinh viên trong phạm vi năng lực đào tạo của nhà trƣờng thì số lƣợng giảng viên, cơ sở vật chất và số lƣợng nhân viên chƣa tăng lên, nhƣng đến một mức nào đó thì số lƣợng giảng viên không những tăng lên mà số lớp học cũng tăng lên thì cơ sở vật chất phải đƣợc xây dựng thêm, ngƣợc lại, khi số lƣợng học viên - sinh viên ít thì số lƣợng giảng viên không đổi (biến phí không đổi).
Để tính giá thành đào tạo nhằm phục vụ cho công tác KTQT để phân tích các khoản mục chi phí, kiểm soát, đánh giá hiệu quả sử dụng, phải phân loại các chi phí này thành biến phí và định phí xem (phụ lục 5)
Quy trìnhtập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm đào tạo:
Tập hợp biến phí trực tiếp: đƣợc tập hợp theo từng ngành học căn cứ vào
thực tế phát sinh
Tập hợp định phí chung cho các bộ phận phát sinh: khoa, phòng ban, tổ
bộ môn, các bộ phận phục vụ.
Phân bổ định phí: Định phí tại các khoa, tổ bộ môn (tiền lƣơng, khấu hao…) phân bổ dựa theo số lớp học của từng ngành.
- Định phí quản lý phân bổ theo số lƣợng SV từng ngành.
Tính giá thành đào tạo linh hoạt:
Do đặc điểm của ngành giáo dục là kết thúc năm học SV sẽ lên lớp, nếu không đủ điều kiện lên lớp thì sẽ học lại với khóa sau nên không có chi phí dở dang, vì vậy tổng giá thành đƣợc tính cho từng ngành cũng chính là chi phí phát sinh trong kỳ. Giá thành đơn vị đƣợc tính cho từng ngành đào tạo. Giá thành đơn vị đƣợc tính bằng cách lấy tổng giá thành chia cho số lƣợng SV của từng ngành.
Do mô hình KTQT đƣợc xây dựng trên cơ sở của KTTC. do đó, theo hƣớng dẫn của quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, TK 154 những nội dung chi phí phản ánh vào TK 154 bao gồm:
+ Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp cho việc cung cấp dịch vụ (nhƣ giấy, bút, mực, phấn, sổ công tác, văn phòng phẩm, giáo cụ, đồ dùng giảng dạy, thí nghiệm, thực hành,... đối với hoạt động giáo dục đào tạo)
+ Chi phí nhân công trực tiếp tham gia vào hoạt động cung ứng dịch vụ bao gồm các khoản phải trả cho ngƣời lao động trực tiếp thực hiện dịch vụ thuộc danh sách quản lý của cơ sở ngoài công lập và cho lao động thuê ngoài theo từng loại công việc nhƣ: tiền lƣơng, tiền công, phụ cấp, các khoản trích theo lƣơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, ....
+ Chi phí sản xuất chung là các khoản chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh chung phát sinh ở các khoa, phòng, ban, bộ phận phục vụ trực tiếp cho hoạt động cung ứng dịch vụ, gồm: Tiền lƣơng, tiền công, phụ cấp và các khoản trích theo lƣơng của nhân viên quản lý các khoa, phòng, ban, bộ phận, chi phí sửa chữa và khấu hao TSCĐ, tiền điện, tiền nƣớc, tiền vệ sinh, chi phí thuê tài sản, ... chi phí dịch vụ mua ngoài khác bằng tiền phát sinh ở các khoa, phòng, ban, bộ phận trực tiếp cung cấp dịch vụ.
Sau đó tiến hành tổng hợp để tính giá thành đào tạo theo quy trình.
Qui trình tính giá thành đào tạo:(Chi tiết được trình bày trong phụ lục 5)
Nhìn chung quy trình này có thể thực hiện tƣơng tự nhƣ các doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên sẽ có sự khác biệt đó là không có chi phí dở dang cuối kỳ.
Bƣớc 1: Tập lợp chi phí phát sinh theo biến phí và định phí cho từng bậc đào tạo và từng hệ đào tao.
Bƣớc 2: Tổng hợp các chi phí đã phát sinh chung sau đó tiến hành phân bổ cho các đối tƣợng liên quan (Tiêu thức phân bổ là số lƣợng sinh viên của từng hệ, từng ngành đào tạo).
Bƣớc 3: tính giá thành sản phẩm đào tạo theo từng bậc, từng ngành, từng khóa học.
Ví dụ: Theo số liệu dự toán đƣợc tổng hợp từ một trƣờng đại học XYZ trong năm học 2013 – 2014, để xác định số lƣợng sinh viên đào tạo tối thiểu của bậc đại học trong trƣờng (ĐVT: 1.000đồng), (Số liệu trích từ phụ lục 5)
Định phí đƣợc tập hợp trong năm học:
51.594.306
Biến phí đơn vị một SV chính quy: 1.588
Biến phí đơn vị một SV liên thông: 1.450
Biến phí đơn vị một học viên trung cấp: 1.300
Tổng số sinh viên chính quy: 8.819
Trong đó:
Hệ Đại học Chính quy 7,826 SV
Hệ Cao Đẳng Liên Thông 532 SV
Hệ Trung cấp chuyên nghiệp 461 SV
Bƣớc 2: Phân bổ định phí cho bậc đại học chính quy:
Bƣớc 3: Tính tổng chi phí đào tạo và chi phí đào tạo trên một sinh viên Đại học chính quy.
Tổng chi phí đào tạo :
12.425.330 + 45.785.121 = 58.210.451 51.594.306
8.819 SV
Chi phí đào tạo một SV: 58.210.451 : 7.826 SV = 7.437,768 nghìn đồng
(Cách xác định chi phí đào tạo theo ngành học được chi tiết ở ( phụ lục 5)
Công việc tính giá thành đào tạo có ý nghĩa rất quan trọng vì thông qua việc tính giá cho từng hệ, từng ngành sẽ giúp cho nhà quản trị biết đƣợc chi phí đào tạo cho một sinh viên là bao nhiêu để từ đó đƣa ra quyết định về mức học phí cần thu. Bên cạnh đó việc tính giá thành đào tạo còn giúp cho nhà quản trị kiểm soát đƣợc các mức chi phí cụ thể ở từng khâu, từng bộ phận để có biện pháp khắc phục hay đầu tƣ kịp thời.
Với cách tính trên, chúng ta dễ dàng linh hoạt thu học phí theo từng hệ, từng ngành, từng lớp chất lƣợng cao, lớp đặc biệt, … dựa trên biến phí khác nhau.
5.2.3 Phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận.
Trƣờng học cũng nhƣ những doanh nghiệp sản xuất, nhà quản trị cần phải biết đƣợc cần đào tạo đƣợc bao nhiêu sinh viên sẽ bù đắp đƣợc chi phí đào tạo để từ đó có đƣợc các mục tiêu và nhu cầu cần đáp ứng để sẵn sàng cho việc tuyển đủ số lƣợng sinh viên trong năm học. Để thực hiện đƣợc yêu cầu đó nhà quuản trị cần sử dụng đến công cụ hữu hiệu của kế toán quản trị đó là phân tích mối quan hệ C-V-P để phân tích mối quan hệ chi phí – số lƣợng sinh viên đạo tạo – thu nhập.
Trong hoạt động, các nhà quản trị luôn phải tìm ra các phƣơng án tối ƣu nhất về lợi nhuận. Đối với trƣờng học mô hình C-V-P có thể xác định số lƣợng đào tạo