6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.6.Cơ chế kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng trong Ngân hàng
thương mại cổ phần
Thủ tục kiểm soát là những chính sách, thủ tục cho nhà quản lý đơn vị
thiết lập và thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể. Có rất nhiều các thủ
tục kiểm soát, tuy nhiên nó thường thuộc về năm loại sau:
- Phân chia trách nhiệm thích hợp: dựa trên nguyên tắc phân công, phân nhiệm và bất kiêm nhiệm. Trong quy trình cấp tín dụng, việc phân chia trách nhiệm là cần thiết để phòng ngừa và hạn chế rủi ro, đảm bảo sự độc lập từ khâu nhận hồ sơ, thẩm định tín dụng, giải ngân, kiểm tra quá trình sử dụng vốn vay cho đến khi thu hồi được nợ. Việc phân công phải được thể hiện rõ ràng, phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong công tác tín dụng, mục đích là không để cá nhân hay một bộ phận nào đó có thể kiểm soát mọi mặt của hoạt động. Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của cán bộ này sẽ được tự động kiểm soát bởi công việc của các cán bộ
khác. Ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn.
- Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn: phê chuẩn tín dụng là biểu hiện cụ
thể của quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi quyền hạn
được giao của cấp có thẩm quyền trong Ngân hàng. Việc lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, giới hạn tín dụng, tài liệu có liên quan, tùy theo sự điều hành của các nhà quản lý, các cấp dưới được giao quyền ra các quyết
định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định. Hồ sơ của các khách hàng, sự phê chuẩn đúng đắn, hợp lý của lãnh đạo Ngân hàng và cán bộ
sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cả quy trình hoạt động hiệu quả.
- Chứng từ và sổ sách đầy đủ: Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán. Kiểm tra so sánh số liệu giữa sổ tổng hợp và các chứng từ có liên quan. Trong hồ sơ vay vốn của khách hàng có đầy đủ chứng từ pháp lý, hợp lệ.
- Bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách: những thông tin Ngân hàng theo dõi và lưu trữ khác nhau ở các lĩnh vực khác nhau. Hồ sơ phải đầy đủ, thủ tục giám định được giám sát chặt chẽ. Cần có một hệ thống tài sản vật chất tốt, hiện đại để lưu trữ và nâng cao nguồn chất lượng thông tin, tạo điều kiện cho công tác kiểm tra thuận lợi, tránh thất thoát tài sản Ngân hàng.
- Kiểm tra độc lập: trong mỗi một quy trình, mỗi giai đoạn đều có kiểm tra sự phê duyệt các tài liệu; đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài. So sánh,
đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ sách.
1.2.7. Kiểm soát nội bộđối với hoạt động tín dụng
a. Cơ cấu tổ chức bộ máy
Mỗi một ngân hàng có một tổ chức bộ máy quản lý riêng, nhưng điểm mấu chốt trong quản lý tín dụng là xây dựng được một cơ cấu tổ chức có khả
năng tuân thủ theo chính sách và quy trình tín dụng của ngân hàng, duy trì một danh mục tín dụng chất lượng giảm thiểu rủi ro, tối ưu hóa các cấp bậc cán bộ và sử dụng chi phí nhân lực một cách hiệu quả nhất.
Quá trình đánh giá cơ cấu tổ chức tín dụng phải trả lời được các câu hỏi: - Cơ cấu lãnh đạo có phù hợp với ngân hàng nhằm đảm bảo tổ chức thực hiện công việc đạt hiệu quả hay không?
- Phân cấp thẩm quyền quyết định tín dụng tại Ngân hàng có được tuân thủ và phân định rõ ràng hay không?, có sự chồng chéo trong công việc hay không?
- Việc phân chia công việc có xác định rõ trách nhiệm của các bộ phận hoặc cán bộ liên quan, đặc biệt là trách nhiệm về kết quả công việc có được quy định về mức xử lý nếu không hoàn thành hoặc vi phạm hay không?
- Tổ chức bộ máy có đảm bảo công tác tín dụng được tổ chức thực hiện thống nhất và khoa học hay không?
- Việc duy trì quy trình giám sát tín dụng có được thực hiện thường xuyên không?, công tác đo lường đánh giả rủi ro tín dụng có hợp lý và đánh giá đúng các rủi ro có thể xảy ra không?
- Khi phát hiện rủi ro, việc tổ chức chỉ đạo thực hiện phân tích rủi ro, kiểm soát rủi ro có được bảo đảm ngăn ngừa, giảm thiểu tối đa tổn thất cho ngân hàng không?
- Việc quản lý thông tin tín dụng, lưu trữ hồ sơ có được bảo mật, theo danh mục quy định của hệ thống ngân hàng hay không?
- Hoạt động tín dụng của ngân hàng có định hướng theo khách hàng, có
đảm bảo được sự phù hợp bình đẳng giữa các khách hàng hay không?
- Các quy chế, quy định tín dụng ban hành của Ngân hàng có đảm bảo phù hợp với quy đinh của Pháp luật và Nhà nước và vẫn đảm bảo thu hút
được khách hàng và dự án tín dụng tốt hay không?
b. Quy trình cấp tín dụng của NHTMCP Sơđồ 1.1: Sơđồ quy trình cấp tín dụng của NHTMCP Lập hồ sơ đề nghị cấp tín dụng Phân tích tín dụng Quyết định tín dụng Giải ngân Giám sát thu nợ thanh lí hợp đồng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quá trình cho vay được bắt đầu từ khâu nhận hồ sơ vay vốn, phân tích, quyết định tín dụng, giải ngân, kiểm tra quá trình sử dụng vốn vay đến khi thu hồi nợ. Phân tích tín dụng phân tích các khả năng tài chính, phi tài chính và thẩm định phương án SXKD, đây là khâu quan trọng quyết định đến việc tăng hay giảm rủi ro đối với mỗi khoản vay, CBTD làm tốt khâu này sẽ tạo tiền đề
quan trọng cho công tác thu hồi cả vốn và lãi khi đến hạn thanh toán, tạo điều kiện cho vốn tín dụng hoạt động có hiệu quả.
c. Nội dung kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng trong NHTMCP
v Kiểm soát quá trình xét duyệt cho vay:
Kiểm tra hợp đồng tín dụng phải có những nội dung cơ bản về điều kiện vay vốn, mục đích sử dụng tiền vay, cách thức phát tiền vay, sử dụng tiền vay,số tiền vay, lãi xuất cho vay, thời hạn cho vay, kì hạn trả nợ, hình thức đảm bảo tiền vay, giá trị tài sản đảm bảo tiền vay, biện pháp sử lí tài sản là đảm bảo và những cam kết khác.
- Hợp đồng vay vốn có khả năng bảo vệ Ngân hàng khi có tranh chấp xảy ra? Những điều khoản trong hợp đồng có đảm bảo rằng các lợi ích của Ngân hàng? Hợp đồng vay vốn dựa trên những cơ sở pháp lí hiện hành và chắc chắn?
- Hợp đồng vay vốn có được làm, ký và đóng dấu bởi những người
được ủy quyền và theo đúng nguyên tắc?
- Kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ vay vốn. Quá trình kiểm tra và xác minh những thông tin về khách hàng được thực hiện qua các nguồn sau:
+ Hồ sơ vay vốn trước đây của khách hàng. + Thông qua trung tâm Thông tin Tín dụng.
+ Các bạn hàng/ đối tác làm ăn, bao gồm các nhà cung cấp nguyên vật liệu, thiết bị và những khách hàng tiêu thụ sản phẩm.
+ Các cơ quan quản lý trực tiếp khách hàng xin vay (các cơ quan quản lý Nhà nước tại địa phương như UBND phường, cơ quan thuế,v.v...)
Đây là bước quan trọng trong quá trình kiểm soát hoạt động tín dụng, phân tích và đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp. Kiểm tra tính chính xác của thông tin trên bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, phân tích, đánh giá tình hình hoạt động và khả năng tài chính. Phân tích tài chính là việc xác định những điểm mạnh và điểm yếu hiện tại của một Công ty qua việc tính toán và phân tích những tỷ số khác nhau sử dụng những số liệu từ các Báo cáo tài chính. CBTD cần phải tìm ra các mối liên hệ giữa tỉ
số tính toán được để có thể đưa ra những kết luận chính xác về công ty. Hoàn toàn không có một chuẩn mực cho phần phân tích theo từng tỉ số. Một hoặc một số chỉ số là tốt cũng chư thể kết luận là công ty đang trong tình trạng tốt.
Tính toán hiệu quả tài chính, khả năng tài trợ của khách hàng. Trên cơ
sở các Báo cáo tài chính dự tính cho ba năm sắp tới và cơ sở tính toán; kế
hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tài chính trong năm; bảng kê các loại công nợ tại Ngân hàng, tổ chức tín dụng trong và ngoài nước; bảng kê các khoản phải thu, phải trả lớn; các hợp đồng kinh tế (về hàng hóa, xuất nhập khẩu, cung ứng dịch vụ, v.v....); phương án sản xuất kinh doanh, khả năng vay trả, nguồn trả (đối với khoản vay ngắn hạn); hồ sơ khác có liên quan đến khoản vay (Hợp đồng bảo hiểm hàng hóa, dự toán chi phí hoạt động được duyệt...). CBTD tiến hành: Ước tính các chỉ tiêu quan trọng nhất của phương án SXKD: Sản lượng tiêu thụ, giá bán, doanh thu, nhu cầu vốn lưu động, chi phí bán hàng, các chi phí nguyên vật liệu đầu vào, chi phí phân công, quản lý....khấu hao, chi phí tài chính,..Xem xét các BCTC dự tính cho năm sắp tới và cơ sở tính toán của chúng và so sánh các kết quả tính được để ước lượng tính khả thi của các BCTC dự tính cung cấp bởi khách hàng.
v Kiểm soát quá trình giải ngân:
Dựa theo quy trình giải ngân mà việc kiểm tra kiểm soát cần chặt chẽ. CBTD phải thực hiện rõ ràng từng bước của quy trình giải ngân.
+ Bước 1: Chứng từ giải ngân, bao gồm các chứng từ của Ngân hàng và của khách hàng. CBTD yêu cầu khách hàng cung cấp các hồ sơ, chứng từ
về mục đích sử dụng tiền vay để giải ngân đồng thời CBTD phải hướng dẫn khách hàng hoàn chỉnh nội dung các chứng từ theo mẫu của Ngân hàng để
tránh tình trạng xảy ra sai sót không đáng có. Gây cản trở về thời gian cũng như lịch trình làm việc, thực hiện các công việc.
+ Bước 2: Trình duyệt giải ngân: Giám sát quá trình CBTD xem xét chứng từ và trình duyệt lên lãnh đạo phòng, và sự phê duyệt của trưởng phòng. Trưởng phòng tín dụng có kiểm tra lại điều kiện giải ngân và nội dung trình của CBTD hay không?
+ Bước 3: Nạp thông tin vào chương trình điện toán và luân chuyển chứng từ
Trong bước này, kiểm tra giám sát xem khi CBTD nhận lại chứng từđã
được phê duyệt và thực hiện các công việc như: nạp thông tin dữ liệu qua mạng máy tính của Ngân hàng. Chuyển qua những chứng từ đã được phê duyệt cho các phòng ban có liên quan: phòng kế toán, phòng ngân quỹ..
v Kiểm tra và giám sát vốn vay sau khi giải ngân:
Đây là việc kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay. Xem xét xem CBTD có mở sổ theo dõi thông tin của khoản vay theo hợp đồng tín dụng, đồng thời sử
dụng vốn vay, vật tư đảm bảo nợ vay bằng cách kiểm tra hồ sơ, chứng từ khi CBTD thực hiện công việc định kì hàng tháng, quý hoặc trường hợp đột xuất thông qua sổ sách hạch toán theo dõi của khách hàng; chứng từ, hóa đơn hạch toán (chi tiền mặt, chuyển khoản...), chứng từ quyết toán thanh lý hợp đồng. Kiểm tra tiến độ thực hiện, thực tế hoạt động của khách hàng. Giám sát quá
trình, CBTD lập biên bản về mục đích sử dụng vốn và vật tư đảm bảo nợ vay Ngân hàng, đồng thời xem xét đánh giá hiệu quả của dự án vay vốn và khả (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
năng trả nợ của khách hàng. Nếu khách hàng sử dụng sai mục đích hoặc phát sinh những vấn đề có nguy cơ ảnh hưởng lớn đến khả năng trả nợ của khách hàng CBTD có báo cáo lãnh đạo để trình lãnh đạo xem xét quyết định ngừng cho vay hoặc có biện pháp thu hồi trước hạn...
v Kiểm soát rủi ro tín dụng:
Rủi ro là vấn đề không thể tránh khỏi trong lĩnh vực kinh doanh tiền tệ
với những thông tin bất cân xứng trong nền kinh tế thị trường. Ngân hàng phải có biện pháp khắc phục để hoạt động kinh doanh của mình được tiếp diễn có hiệu quả. Để nâng cao chất lượng công tác và hạn chế rủi ro tín dụng phải coi trọng và thực hiện nghiêm túc công tác kiểm tra, kiểm soát với phương châm thực hiện quy chế dân chủ. Ngân hàng luôn tăng cường kiểm tra rà soát hồ sơ cho vay, đảm bảo tính pháp lý và an toàn tín dụng. CBTD phải trực tiếp kiểm tra hoạt động sử dụng tiền vay của khách hàng; kịp thời phát hiện và chấn chỉnh vì rủi ro có thể xảy ra đối với bất kì giai đoạn nào của tất cả các quy trình. Dựa trên các nguyên tắc đề ra của Ngân hàng:
+ Hồ sơ đề nghị cấp tín dụng có hợp lí, hợp lệ không? CBTD có làm việc nghiêm túc và phân minh không?
+ CBTD có giám sát, kiểm tra quá trình vốn vay có sử dụng đúng mục
đích và có hiệu quả không? Những tài sản đảm bảo hợp pháp và được xác minh đúng không?
+ Tiền vay được hoàn trả cả gốc lẫn lãi không?
Kiểm soát được mức độ rủi ro cho vay phát sinh trong quá trình sử
dụng vốn của khách hàng theo dõi thực hiện các điều khoản cụ thể đã thỏa thuận trong hợp đồng cho vay, kịp thời phát hiện những vi phạm mà có biện pháp xử lý thích hợp.
v Kiểm soát việc chấp hành các nguyên tắc trong thực hiện nghiệp vụ Để kiểm tra giám sát việc tuân thủ nghiêm túc các nguyên tắc trong quy trình quản lý tín dụng. Cụ thể sử dụng một số câu hỏi sau trong quá trình kiểm tra:
+ Mọi hoạt động trong nghiệp vụ tín dụng có tuân thủ theo quy định pháp luật đề ra không?
+ Kiểm tra xem các bản gốc của hồ sơ vay vốn có được lưu giữ đúng quy định không?
+ Các văn bản mang tính pháp lí có được lưu giữ trong file riêng không? + Mỗi khoản vay có được lưu vào danh mục các văn bản mang tính pháp lí không?
+ Các hợp đồng vay vốn cũng như các loại giấy tờ xác nhận việc vay vốn của khách hàng có được lưu trữ đầy đủ hay không?
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 của luận văn đã nêu ra được những lý luận cơ bản nhất về
hệ thống cũng như công tác kiểm soát nội bộ, đặc biệt là kiểm soát hoạt
động tín dụng tại các ngân hàng thương mại. Đây là những lý luận quan trọng để tác giả thực hiện các phân tích đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Công thương Việt Nam - Chi nhánh Bình Định. Bên cạnh đó, chương 1 cũng đề cập được phần nào về các hoạt động kinh doanh của các ngân hàng thương mại. Dựa trên những lý luận chung như
vậy, vận dụng vào điều kiện thực tế của Ngân hàng Công thương Việt Nam - Chi nhánh Bình Định, tác giả sẽ tiếp tục đi sâu vào phân tích thực trạng công tác kiểm soát nội bộ hoạt động, chú trọng về hoạt động tín dụng tại Ngân hàng Công thương Việt Nam - Chi nhánh Bình Định. Nắm vững được những lý luận cơ bản ở chương 1 sẽ là tiền đề cho việc nghiên cứu đầy đủ, chi tiết Chương 2 của luận văn.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM – CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH 2.1. GIỚI THIỆU VỀ NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM – CHI NHÁNH BÌNH ĐỊNH
2.1.1. Giới thiệu chung
a. Lịch sử hình thành Ngân hàng Công thương – Chi nhánh Bình Định
Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – CN Bình Định được thành lập vào tháng 07/1988, Hội sở chính đặt tại 257 Lê Hồng Phong, thành phố
Quy Nhơn, Bình Định. Đến tháng 04/2008 theo quyết định của NHTMCP Công thương Việt Nam, Chi nhánh đã chính thức đổi tên thương hiệu thành