6. Tổng quan tài liệu nghiêncứu
1.2.3. Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần
mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo,
tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ
các mục tiêu của tổ chức.
Hệ thống thông tin: Là một hệ thống sử dụng công nghệ thông tin để
thu thập, truyền, lưu trữ, xử lý và biểu diễn thông tin trong một hay nhiều quá
trình kinh doanh.
Các tổ chức có thể sử dụng các hệ thống thông tin với nhiều mục đích
khác nhau. Trong việc quản trị nội bộ, hệ thống thông tin sẽ giúp đạt được sự
thông hiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh.
Với bên ngoài, hệ thống thông tin giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng hơn hoặc cải tiến dịch vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho phát triển.
Hoạt động của hệ thống thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua
chất lượng thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn của chất lượng thông tin như sau:
- Độ tin cậy
Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít
độ tin cậy dĩ nhiên là gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. Chẳng hạn như hệ
thống lập hóa đơn bán hàng có nhiều sai sót, nhiều khác hàng phản ánh về
việc tiền phải trả ghi cao hơn giá trị hàng hóa đã thực mua dẫn tới ảnh hưởng
xấu đến uy tín của cửa hàng, lượng khách hàng giảm xuống và doanh số bán
sẽ sụt xuống.
17
Tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý hệ thống, người sử dụng hệ thống. Việc sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn tới quyết định và hành động không đáp ứng
với đòi hỏi của tình hình thực tế.
- Tính thích hợp và dễ hiểu
Khi có nhiều thông tin không thích ứng với người nhận, thiếu sự sáng
sủa, sử dụng quá nhiều từ viết tắt, đa nghĩa hoặc bố trí chưa hợp lý của các
phần tử thông tin sẽ dẫn tới thông tin đó mặc dù có liên quan nhưng vẫn không được sử dụng để phục vụ cho nhu cầu của người sử dụng. Điều đó dẫn
tới tốn phí cho việc tạo ra những thông tin không dùng hoặc là các quyết định
sai khi thiếu thông tin cần thiết.
- Tính được bảo vệ
Thông tin đối với cá nhân và tổ chức sử dụng nó là một nguồn lực quan
trọng, nó cũng được bảo vệ và chỉ có những người có quyền và ảnh hưởng
trực tiếp đến nguồn thông tin đó mới được tiếp cận. Sự thiếu an toàn thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho cá nhân, tổ chức.
- Tính kịp thời
Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn
nhưng vẫn không có ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần
thiết.