Chi phí mua hàng là khoản tiền mà công ty phải chi trả cho các đơn vị nguồn hàng về số lượng hàng đã mua. Khoản chi phí này phụ thuộc vào khối lượng, cơ cấu hàng hoá đã mua và đơn giá của một đơn vị hàng hoá. Chi phí mua hàng là khoản
hàng hoá dự trữ ở công ty. Nguồntiền để trả cho chi phí mua hàng là vốn lưu động của công ty, ngoài ra công ty còn phải huy động một phần đáng kể từ vốn vay hoặc vốn ứng trước của đơn vị nguồn hàng, bạn hàng hoặc khách hàng.
Cùng một loại hàng hoá nhưng có nhiều mẫu mã, giá cả, chất lượng khác nhau, cần phải lựa chọn mặt hàng có chất lượng tốt, thương hiệu nổi tiếng, ưu thế về tính năng, công dụng hoặc tiêu hao nhiên liệu, hiện đại phù hợp với xu thế tiêu dùng của khách hàng. Việc lựa chọn nguồn hàng phải đảm bảo hàng mua bán được trên thị trường hiện tại.
Quyết định mua hàng của công ty là đơn giá hàng mua cộng với các chi phí ước tính: chi phí về lưu thông, thuế, và lãi vay ngân hàng so với giá ở thị trường bán phải có lãi. Mức lãi cao hay thấp tuỳ thuộc vào sự chênh lệch giữa giá mua và giá bán, khối lượng hàng mua, nhu cầu thị trường và nguồn cung ứng cũng như đối thủ cạnh tranh. Trong cơ chế thị trường, sự biến động giá cả hàng mua theo nhu cầu của thị trường và mức khan hiếm của nguồn hàng. Do vậy, công ty cần liên tục theo dõi động thái giá cả và xu hướng giá cả của nguồn hàng để từ đó có chiến lược nguồn hàng, đa dạng hóa nguồn hàng… để công ty luôn ổn định nguồn hàng, hạn chế đến mức tối đa sự biến động của nguồn hàng và lực lượng dự trữ mỏng ở công ty.
Việc mua hàng là khâu đầu tiên của quá trình kinh doanh. Tạo nguồn và mua hàng là để có được nguồn hàng chắc chắn, ổn định, phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Nội dung củagiảmchi phí mua hàng bao gồm những điểm chính sau đây. Chi phí nghiên cứu nhu cầu mặt hàng của khách hàng
Nhu cầu của con người vô cùng đa dạng và phong phú, công ty phải nghiên cứu phát hiện ra nhu cầu có khả năng thanh toán được và đáp ứng nhu cầu đó. Nghiên cứu nhu cầu mặt hàng của khách hàng về quy cách, cỡ loại, số lượng, trọng lượng, màu sắc, thời gian, địa điểm bán hàng, giá cả hàng hoá, dịch vụ là vấn đề đầu tiên và hết sức quan trọng. Bộ phận tạo nguồn và mua hàng ở công ty phải nắm được loại hàng hoá của mình thoả mãn nhu cầu khách hàng nào, khối lượng, chất lượng mà khách hàng cần, thời gian, địa điểm cần. Điều cũng quan trọng không
kém khi công ty nghiên cứu nhu cầu mặt hàng của khách hàng đó là tính tiên tiến của mặt hàng công ty cung cấp và xu hướng của khách hàng đối với mặt hàng mà công ty đang kinh doanh. Các mặt hàng tiên tiến hơn, hiện đại hơn vàcả hàng thay thế cũng như sự đáp ứng nhu cầu trên thị trường của các đối thủ cạnh tranh… phải nắm chắc được các thông tin trên thì việc tạo nguồn và mua hàng mới tránh được sai lầm, khắc phục được hiện tượng lạc hậu về công nghệ và kiểu dáng, hàng bị ứ đọng, chậm tiêu thụ, giá cao không bán được, không đáp ứng đúng thời gian, đúng địa điểm…
Trong giai đoạn này, việc thu thập thông tin từ khách hàng, từ thị trường là công cụ để giúp giám đốc công ty ra quyết định kinh doanh, chi phí cho việc điều tra nghiên cứu khách hàng, mặt hàng, chi phí cho việc thu thập, xử lý dữ liệu, chi phí nhân lực, quản lý là rất lớn.
Để giảm được chi phí này, công ty ngoài việc thuê các công ty chuyên nghiên cứu thị trường còn có thể dựa vào nhân viên kinh doanh khi đi chào hàng, có thể quan sát, đánh giá thu thập thông tin về xu hướng hàng hóa và khách hàng. Việc dựa vào nhân viên thu thập thông tin cũng sẽ giảm bớt phần nào chi phí nghiên cứu và tăng cường hiệu quả nghiên cứu thị trường. Thêm vào đó, công ty cũng có thể thông qua các thông tin trên internet nghiên cứu xu hướng hàng hóa và thị trường. So sánh giá cả qua các trang bán hàng qua mạng ... Từ đó sẽ giúp giám đốc công ty ra quyết định chính xác và hiệu quả.
Chi phíđểnghiên cứu thịtrường nguồn hàng
Nghiên cứu thị trường nguồn hàng mục đích nắm được khả năng của các nguồn cung ứng loại hàng về số lượng, chất lượng, địa điểm của đơn vị nguồn hàng. Công ty cần nghiên cứu xác địnhnguồn hàng là trực tiếp sản xuất kinh doanh hay là công ty trung gian, địa chỉ, nguồn hàng, khả năng sản xuất và cả chính sách tiêu thụ hàng hoá của các đơn vị nguồn hàng. Cần chú ý đến chất lượng hàng hoá, tính tiên tiến của mặt hàng, giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức giao nhận, kiểm tra chất
khẩu, cần thông qua các thương vụ, tham tán thương mại, các tổ chức hỗ trợ thương mại của Việt Nam ở trong nước cũng như nước ngoài.
Sau khi tiến hành nghiên cứu vềnhà cung cấp, công ty ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp. Quyết định chọn nhà cung cấpsẽ ảnh hưởng đến sự ổn định và chắc chắn của nguồn hàng. Công ty có những nhà cung cấp tin cậy, thiết lập được mối quan hệ truyền thống, trực tiếp và lâu dài để từ đó có một nguồn hàng chất lượng, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, tạo uy tín với khách hàng của mình. Một số cách nghiên cứu thị trường nguồn hàng đặc biệt là nguồn hàng mới, thông qua khảo sát thực tế, thông qua hội trợ, triển lãm thương mại, thông qua internet, thông qua quảng cáo,xúc tiến thương mại, thông qua các công ty giới thiệu hàng hoá…
Việc lựa chọn chính xác được nhà cung cấp có uy tín và nguồn hàng chất lượng và dồi dào sẽ tránh cho công ty phải tốn nhiều thời gian và chi phí nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp.
Chi phí cho việc thực hiện hợpđồng mua bán hàng hoá
Khi đã chọn được đối tác phù hợp với yêu cầu và điều kiện của công ty thì công ty sẽ thiết lập mối quan hệ kinh tế, thương mại với đối tác để hai bên hợp tác giúp đỡ lẫn nhau thoả mãn yêu cầu của mỗi bên. Khi mua hàng cần yêu cầumua là khối lượng, cơ cấu hàng mua, chất lượng, quy cách, cỡ loại, mẫu mã, màu sắc, bao bì,đóng gói, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán. Lúc bán hàng cần rõ ràng về phương thức thanh toán, phương thức giao nhận, kiểm tra hàng hoá. Việc thực hiệnnghiêm túc hợp đồng mua bán hàng hoá đã ký kết là điều kiện quan trọng nhất đảm bảo sự đầy đủ, kịp thời vàổn định giúp giảm những chi phí không cần thiết.
Công ty có những phương thức thanh toán hợp lý sẽ giúp giảm được chi phí vốn. Ngoài ra khi thực hiện hợp đồng có thể đưa vào những điều khoản có lợi sẽ giúp công ty có được nhiều lợi thế hơn trong kinh doanh.