1.5.1. Khái niệm giảm chi phí kinh doanh
Dù cung cấp những sản phẩm hay dịch vụ khác nhau, song hoạt động chủ yếu của cáccông ty là chuyển hoá các dạng khác nhau của nguồn lực kinh tế thành các dạng khác có giá trị hơn để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng. Vấn đề tiêu hao các nguồn lực kinh tế ban đầu của các công ty trong kế toán đó được xem là chi phí.
Như vậy,chi phí là khoản tiêu hao của các nguồn lực đã sử dụng cho một mục đích, biểu hiện bằng tiền.
Đối với nhà quản lý thì các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra. Dođó, kiểm soát chi phí là vấn đề quan trọng và mang tính sống cònđối vớicông ty.
Công ty cần phải gắn kết các chương trình cắt giảm chi phí với hoạt động quản lý chi phí. Những lợi thế có được từ hoạt động cắt giảm chi phí chỉ bền vững, nếu sau đócông ty thực hiện một kế hoạch quản lý chi phí hiệu quả. Nếu quản lý chi phí hiệu quả, thì công ty sẽ tối thiểu hoá việc đưa ra các kế hoạch cải thiện hoạt động kinh doanh trên quy mô lớn. Hoạt động quản lý chi phí trở thành một bộ phận không tách rời với chiến lược tăng trưởng kinh doanh then chốt.
Công ty nên kết hợp đồng thời 2 cách quản lý chi phí: một là, cắt giảm mọi chi phí vừa không cần thiết vừa không tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm dịch vụ ở mỗi công đoạn; hai là tăng khối lượng sản phẩm, dịch vụ làm ra để giảm giá thành trên từng đơn vị sản phẩm dịch vụ.
Hiệu quả kinh doanh không phải là dựa vào giá trị gia tăng tạo ra từ hoạt động bên trong của công ty mà chủ yếu nhờ vào giá trị gia tăng mang đến và được chấp nhận bởi thị trường và khách hàng.
Công ty không phải chỉ là tính toán chi li chi phí đầu vào của từng công đoạn trong “chuỗi giá trị” mà chính là tính toán hiệu quả giá trị gia tăng mang đến đầu ra. Khi mặt hàng củacông ty mang lại giá trị gia tăng và được thị trường đón nhận, thì chi phí của công ty không những sẽ biến thành chi phí của khách hàng mà còn là phí mà khách hàng phải trả để được phục vụ, nghĩa là mang đến lợi nhuận chocông ty.
Để quản lý chi phí đạt hiệu quả nếu các chi phí được cắt giảm bao gồm tất cả chi phí không những không cần thiết mà lại không tạo ra một giá trị gia tăng nào cả cho cả mặt hàng và khách hàng, công ty cầntập trung vào các việc sau:
Thứ nhất, công ty phải xác định rõ ràng và nhất quán đâu là chi phí không cần
thiết và không tạora giá trị gia tăng. Có một chi phí nào đó trước mắt đúng là không cần thiết vì không tạo ra tức thời một giá trị gia tăng nào cả nhưng chi phí ấy lại là một đầu tư để tạo ra những giá trị gia tăng không thể không có cho quá trình cạnh tranh trong tương lai; hoặc một loại chi phí nào đó, nhìn thấy ngay là rất tốn kém nhưng nếu cắt giảm thì sẽ gây hậu quả không hay cho việc tăng năng suất lao động, tác động đến kết quả của giá trị gia tăng mà công ty muốn có. Ví dụ chi phí đào tạo hay lương thưởng cho nhân viên có năng lực và làm việc hiệuquả.
Cắt giảm chi phí theo những phương thức hợp lý nhất mà không làm mất đi các năng lực thiết yếu hay giảm thiểu tính cạnh tranh củacông ty. Mấu chốt của vấn đề là phân biệt các loại chi phí đóng góp vào sự tăng trưởng lợi nhuận, và những chi phí có thể cắt giảm để chuyển phần tiết kiệm được sang những khu vực tăng trưởng, sinh lời của hoạt động kinh doanh. Các nhà quản lý sẽ tự trả lời các câu hỏi: yếu tố nào trong các chi phí (bán hàng, tổng hợp, hành chính...) là cần thiết để giữ vị thế cạnh tranh hiện tại, yếu tố nào không là cần thiết, liệu những chi phí nhằm trợ giúp đội ngũ nhân viên bán hàng có thể cắt giảm, còn các chi phí quản lý nhân sự, chi phí tài chính kế toán, những yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận hiện tại.
Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ đảm bảo để công ty có thể đưa ra một chiến lược cắt giảm chi phí hiệu quả, vì nó sẽ là một bộ các giải pháp cắt giảm chi phí tương thích trong một kế hoạch kinh doanh lâu dài.
Thứ hai, sử dụng các mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận và doanh số bán hàng để
khích lệ sự cần thiết và gắn kết với hoạt động quản lý chi phí theo định hướng tăng trưởng bền vững. Để làm được điều này, Ban quản trị cấp cao cần công bố những mục tiêu cơ bản và mang tính thách thức cao nhất để toàn thể công ty hiểu rõ nhu cầu cần áp dụng một phương thức cắt giảm chi phí mới. Công ty chỉ có thể đạt được mức tăng trưởng lợi nhuận như mong muốn bằng việc cắt giảm chi phí nhưng đồng thời vẫn gia tăng doanh số bán hàng, qua đó tạo ra một mối liên kết giữa hai nhiệm vụ quan trọng này. Sự gắnkết này là bắt buộc.
Thứ ba, công ty chỉnh sửa các mục tiêu cắt giảm chi phí cho phù hợp với thực
tế chi phí hiện tại và các chiến lược kinh doanh cụ thể. Một mặt,công ty cần đặt ra những mục tiêu tăng trưởng lợi nhuận hấp dẫn để động viên các nhà quản lý cắt giảm những chi phí khác nhau nhằm phục vụ tăng trưởng, nhưng mặt khác cũng cần xác định rõ bao nhiêu phần trăm trong số lợi nhuận thu được từ việc cắt giảm chi phí và bao nhiêu phần trăm có được từ những nỗ lực cải thiện, phát triển kinh doanh khác. Khi đặt ra các mục tiêu cắt giảm chi phí,công ty cần cân nhắc các yếu tố sau:
Các mức chi phí cắt giảm được so sánh như thế nào với các mức chi phí cho các hoạt động kinh doanh khác trongcông ty?
Các mức chi phí cắt giảm được so sánh như thế nào với các mức chi phí tương tự của các đối thủ cạnh tranh?
Mức chi phí nào là cần thiết để trợ giúp các mục tiêu tăng trưởng dự định và đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh không bị ảnh hưởng?
Thứ tư, xây dựng những điều kiện thích hợp cho việc cắt giảm chi phí hiện tại. Việc thay đổi các quy trình quản lý, tổ chức hiệu quả luôn là những điều kiện tiên quyết cho hoạt động cắt giảm chi phí hiệu quả nhất. Công ty nên xây dựng hệ thống báo cáo tài chính có trọng điểm, qua đó cung cấp các chi tiết về những khu vực chi phí cụ thể trong từng bộ phận công ty, và có giải pháp ngăn ngừa việc chi tiêu khôngđúng chỗ. Các chi phí được chia thành từng nhóm dưới sự quản lý trực tiếp của ban giám đốc. Nhóm các chi phí này bao gồm cả các chi phí cho hoạt động chức năng chủ chốt lẫn các hoạt động kinh doanh quan trọng. Mục đích của việc này nhằm quản lý tốt hơn các chi phí quan trọng và để nhận ra những khoản ngân sách có thể tiết kiệm được hiệu quả hơn nữa nhưng vẫn đảm bảo được những mục tiêu cơ bản và qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho mọi hoạt động kinh doanh trong công ty.
Thứ năm, việc cắt giảm các chi phí nhưng vẫn đảm bảo được sự tăng trưởng
chi phí, còn các nhà quản lý cấp dưới là người thực thi những nhiệm vụ được đặt ra, trực tiếp xử lý các chi tiết kinh doanh, tìm ra những chi phí tốt và chi phí xấu, đồng thời đánh giá các mặt lợi hại của việc cắt giảm các chi phí do các nhà quản lý cấp cao đề ra.
Những năm gần đây, các chương trình cắt giảm chi phí đã trở thành một bộ phận không thể thiếu trong kinh doanh nhằm gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho các công ty. Tuy nhiên, việc cắt giảm chi phí đơn thuần chỉ dẫn tới những kết quả tạm thời, có thể giúp các công ty đạt được mục tiêu lợi nhuận, song đôi khi không đem lại kết quả cải thiện bền vững về vị thế cạnh tranh. Vì vậy, việc gắn kết các chương trình cắt giảm chi phí với hoạt động quản lý chi phí là rất quan trọng. Những lợi thế có được từ hoạt động cắt giảm chi phí chỉ bền vững nếu sau đó công ty thực hiện một kế hoạch quản lý chi phí hiệu quả. Và cuối cùng, nếu quản lý chi phí hiệu quả, thì công ty sẽ giảm thiểu được sự cần thiết phải liên tục đưa ra các kế hoạch cải thiện hoạt động kinh doanh trên quy mô lớn.
Cắt giảm chi phí là cách thức mà một công ty tiến hành nhằm giảm thiểu những giá trị đầu vào trong quá trình kinh doanh của công ty giúp hạ giá thành sản phẩm, tăng hiệu quả kinh doanh, từ đó tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Việc cắt giảm chi phí là một quá trình diễn ra lâu dài và rất phức tạp. Chi phí phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó có những yếu tố chủ quan và những yếu tố khách quan mà bản thân mỗi công ty không thể khống chế được bởi tính biến động không ngừng của nó. Chi phí luôn ở trạng thái “động”. Do đó, công ty muốn thành công trong hoạt động này cần phải có tiềm lực mạnh với quyết tâm cao, đồng thời phải không ngừng nắm bắt kịp thời các thông tin mới nhất trên thị trường để có những quyết sách phù hợp với điều kiện thực tiễn.
Giảm chi phí là một hoạt động vô cùng cần thiết và hữu ích cho mỗi công ty nếu muốn tồn tại trên thị trường và tiến tới nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm. Công ty có sức cạnh tranh sản phẩm cao sẽ hứa hẹn đem lại khoản doanh thu và lợi nhuận lớn thông qua cạnh tranh về giá bán. Việc cắt giảm chi phí là luôn phải gắn
liền với hiệu quả kinh tế tài chính của công ty và phải nằm trong khuôn khổ luật pháp.
1.5.2. Mục tiêu và ý nghĩa của việc giảm chi phí
Giảm chi phí kinh doanh tạo điều kiện hạ giá thành sản phẩm hàng hoá, từ đó sẽ tiêu thụ được nhiều hàng hoá giúp cho công ty có thể cạnh tranh trên thị trường nâng cao lợi nhuận cho công ty từ đó nâng cao tích luỹ của công ty để tái sản xuất mở rộng. Đồng thời nâng cao thu nhập cho CBCNV trong công ty. Ngoài ra nó còn có ý nghĩa củng cố hoạch toán kinh tế, cân đối thu chi tài chính cho công ty, tạo điều kiện cho công ty tăng trưởng và phát triển góp phần làm tăng trưởng nền kinh tế đất nước.
Hạ thấp chi phí kinh doanh là một việc hết sức khoa học và quan trọng, nhưng hạ thấp chi phí kinh doanh không có nghĩa là cắt xén các khoản chi phí cần thiết phục phụ cho quá trình sản xuất kinh doanh mà phải triệt để tiết kiệm trong mọi khoản chi tiêu, cắt bỏ các khoản chi tiêu không cần thiết, bất hợp lý, đồng thời phải mạnh dạn sử dụng chi phí kinh doanh để tăng thêm nguồn hàng, nâng cao chất lượng phục vụ.
Muốn giảm bớt được chi phí kinh doanh tối thiểu cho phép mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty đòi hỏi các nhà quản lý công ty phải hiểu đâu là chi phí cần thiết và đâu là chi phí không cần thiết, cần có khả năng lãnh đạo, phân tích kỹ tình hình chi phí kinh doanh của công ty để giúp hạ thấp chi phí kinh doanh. Đòi hỏi cần có nghệ thuật trong lãnh đạo tài tình và hiểu biết chuyên sâu về chuyên ngành đó. Có như vậy mới giúp cho việc hạch toán, chi phí kinh doanh hợp lý tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Chỉ tiêu đặt ra là chi phí thấp nhất mà lợi nhuận lại cao nhất, đây là cả vấn đề khoa học và nghệ thuật, nhà công ty nào đạt được điều đó sẽ giúp cho công ty phát triển tốt và ngày một tốt hơn.
Từ sự cần thiết của việc giảm chi phí kinh doanh thì ý nghĩa của giảm chi phí kinh doanh là gì? Như ta đã biết một công thức chung làm kim chỉ nam dẫn đường cho mọi công ty là:
Lợi nhuận = Doanh thu –Chi phí
Khi doanh thu không đổi, chi phí kinh doanh giảm sẽ làm cho lợi nhuận tăng lên. Lợi nhuận vốn là vấn đề sống còn của mỗi công ty. Đó là bề mặt nổi mà ta có thể nhìn thấy trực tiếp được. Còn ẩn sau việc giảm chi phí kinh doanh là gì? Đó là một phương pháp quản trị chi phí kinh doanh sángtạo và có khoa học.
Giảm chi phí kinh doanh tức là đã nghiên cứu thị trường, khách hàng, đối tác một cách chính xác để có một khối lượng hàng hoá mua vào đúng, đủ, phù hợp với nhu cầu, giảm tối đa hàng hoá tồn kho.
Giảm chi phí kinh doanh tức là đã tổ chức vận tải, bốc dỡ, bảo quản thu mua, tiêu thụ, chi phí hao hụt, chi phí quản lý hành chính một cách có khoa học, tránh lãng phí không cần thiết.
Giảm chi phí kinh doanh tức là đã sử dụng nguồn nhân lực một cách có hiệu quả, đúng người đúng việc, phát huy được sở trường của mỗi cá nhân từ đó góp phần nâng cao năng suất lao động, cải thiện đời sống người lao động.
Xét trên tầm vĩ mô: Giảm chi phí kinh doanh sẽ tránh được sự lãng phí nguồn lực cho xã hội, cho đất nước. Bởi nguồn lực về vốn, con người và công nghệ không phải là vô hạn mà có giới hạn.
Giảm chi phí kinh doanh còn thể hiện trình độ phát triển của mỗi quốc gia trong việc sử dụng và quản lý nguồn lực để tạo ra của cải vật chất cho quốc gia đó. Muốn làm được điều này thì bộ máy quản trị công ty cần có các thông tin kinh tế bên trong và bên ngoài công ty. Chất lượng của các quyết định quản trị công ty phụ thuộc rất lớn vào số lượng và chất lượng của các thông tin kinh tế mà bộ máy quản trị có trong tay.
Thông tin kinh tế bao gồm thông tin bên ngoài công ty và thông tin bên trong công ty. Thông tin bên ngoài hay còn gọi là thông tin về môi trường kinh doanh như môi trường chính trị, pháp luật, môi trường kỹ thuật công nghệ, điều kiện tự nhiên, cơ sở hạ tầng… Các thông tin này có được từ việc thu thập các thông tin công bố và thông qua công tác nghiên cứu thị trường. Thông tin bên trong là các thông tin nội bộ công ty như mặt hàng kinh doanh, hoạt động Marketing, yếu tố về tài chính, thương hiệu …Đây là những yếu tố công ty có thể kiểm soát được. Các thông tin bên trong hoàn toàn do công ty tự tổ chức thu thập, xử lý, lưu trữ cũng như đưa vào sử dụng. Quản trị chi phí kinh doanh là công cụ chủ yếu cung cấp các thông tin kinh tế bên trong cho bộ máy quản trị công ty, làm cơ sở cho việc ra các quyết định và là một công cụ không thể thiếu được của quản trị kinh doanh. Do vậy quản trị chi phí kinh doanh được tổ chức nhằm thoả mãn các nhu cầu thông tin bên trong công ty nên nó không mang tính bắt buộc. Nhờ có quản trị chi phí kinh doanh mà toàn bộ các giá trị hao phí được tập hợp và hạch toán không phụ thuộc vào việc chúng có gắn liền với các dòng vận động tiền tệ hay không và cũng không phụ thuộc vào việc liệu có dẫn đến giá trị chi phí tài chính tương đương hay không? Nhờ đó các thông