Giảm chi phí kinh doanh tạo điều kiện hạ giá thành sản phẩm hàng hoá, từ đó sẽ tiêu thụ được nhiều hàng hoá giúp cho công ty có thể cạnh tranh trên thị trường nâng cao lợi nhuận cho công ty từ đó nâng cao tích luỹ của công ty để tái sản xuất mở rộng. Đồng thời nâng cao thu nhập cho CBCNV trong công ty. Ngoài ra nó còn có ý nghĩa củng cố hoạch toán kinh tế, cân đối thu chi tài chính cho công ty, tạo điều kiện cho công ty tăng trưởng và phát triển góp phần làm tăng trưởng nền kinh tế đất nước.
Hạ thấp chi phí kinh doanh là một việc hết sức khoa học và quan trọng, nhưng hạ thấp chi phí kinh doanh không có nghĩa là cắt xén các khoản chi phí cần thiết phục phụ cho quá trình sản xuất kinh doanh mà phải triệt để tiết kiệm trong mọi khoản chi tiêu, cắt bỏ các khoản chi tiêu không cần thiết, bất hợp lý, đồng thời phải mạnh dạn sử dụng chi phí kinh doanh để tăng thêm nguồn hàng, nâng cao chất lượng phục vụ.
Muốn giảm bớt được chi phí kinh doanh tối thiểu cho phép mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty đòi hỏi các nhà quản lý công ty phải hiểu đâu là chi phí cần thiết và đâu là chi phí không cần thiết, cần có khả năng lãnh đạo, phân tích kỹ tình hình chi phí kinh doanh của công ty để giúp hạ thấp chi phí kinh doanh. Đòi hỏi cần có nghệ thuật trong lãnh đạo tài tình và hiểu biết chuyên sâu về chuyên ngành đó. Có như vậy mới giúp cho việc hạch toán, chi phí kinh doanh hợp lý tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Chỉ tiêu đặt ra là chi phí thấp nhất mà lợi nhuận lại cao nhất, đây là cả vấn đề khoa học và nghệ thuật, nhà công ty nào đạt được điều đó sẽ giúp cho công ty phát triển tốt và ngày một tốt hơn.
Từ sự cần thiết của việc giảm chi phí kinh doanh thì ý nghĩa của giảm chi phí kinh doanh là gì? Như ta đã biết một công thức chung làm kim chỉ nam dẫn đường cho mọi công ty là:
Lợi nhuận = Doanh thu –Chi phí
Khi doanh thu không đổi, chi phí kinh doanh giảm sẽ làm cho lợi nhuận tăng lên. Lợi nhuận vốn là vấn đề sống còn của mỗi công ty. Đó là bề mặt nổi mà ta có thể nhìn thấy trực tiếp được. Còn ẩn sau việc giảm chi phí kinh doanh là gì? Đó là một phương pháp quản trị chi phí kinh doanh sángtạo và có khoa học.
Giảm chi phí kinh doanh tức là đã nghiên cứu thị trường, khách hàng, đối tác một cách chính xác để có một khối lượng hàng hoá mua vào đúng, đủ, phù hợp với nhu cầu, giảm tối đa hàng hoá tồn kho.
Giảm chi phí kinh doanh tức là đã tổ chức vận tải, bốc dỡ, bảo quản thu mua, tiêu thụ, chi phí hao hụt, chi phí quản lý hành chính một cách có khoa học, tránh lãng phí không cần thiết.
Giảm chi phí kinh doanh tức là đã sử dụng nguồn nhân lực một cách có hiệu quả, đúng người đúng việc, phát huy được sở trường của mỗi cá nhân từ đó góp phần nâng cao năng suất lao động, cải thiện đời sống người lao động.
Xét trên tầm vĩ mô: Giảm chi phí kinh doanh sẽ tránh được sự lãng phí nguồn lực cho xã hội, cho đất nước. Bởi nguồn lực về vốn, con người và công nghệ không phải là vô hạn mà có giới hạn.
Giảm chi phí kinh doanh còn thể hiện trình độ phát triển của mỗi quốc gia trong việc sử dụng và quản lý nguồn lực để tạo ra của cải vật chất cho quốc gia đó. Muốn làm được điều này thì bộ máy quản trị công ty cần có các thông tin kinh tế bên trong và bên ngoài công ty. Chất lượng của các quyết định quản trị công ty phụ thuộc rất lớn vào số lượng và chất lượng của các thông tin kinh tế mà bộ máy quản trị có trong tay.
Thông tin kinh tế bao gồm thông tin bên ngoài công ty và thông tin bên trong công ty. Thông tin bên ngoài hay còn gọi là thông tin về môi trường kinh doanh như môi trường chính trị, pháp luật, môi trường kỹ thuật công nghệ, điều kiện tự nhiên, cơ sở hạ tầng… Các thông tin này có được từ việc thu thập các thông tin công bố và thông qua công tác nghiên cứu thị trường. Thông tin bên trong là các thông tin nội bộ công ty như mặt hàng kinh doanh, hoạt động Marketing, yếu tố về tài chính, thương hiệu …Đây là những yếu tố công ty có thể kiểm soát được. Các thông tin bên trong hoàn toàn do công ty tự tổ chức thu thập, xử lý, lưu trữ cũng như đưa vào sử dụng. Quản trị chi phí kinh doanh là công cụ chủ yếu cung cấp các thông tin kinh tế bên trong cho bộ máy quản trị công ty, làm cơ sở cho việc ra các quyết định và là một công cụ không thể thiếu được của quản trị kinh doanh. Do vậy quản trị chi phí kinh doanh được tổ chức nhằm thoả mãn các nhu cầu thông tin bên trong công ty nên nó không mang tính bắt buộc. Nhờ có quản trị chi phí kinh doanh mà toàn bộ các giá trị hao phí được tập hợp và hạch toán không phụ thuộc vào việc chúng có gắn liền với các dòng vận động tiền tệ hay không và cũng không phụ thuộc vào việc liệu có dẫn đến giá trị chi phí tài chính tương đương hay không? Nhờ đó các thông tin chi phí kinh doanh khác nhau được tập hợp, xử lý, lưu trữ và tiếp tục đưa vào sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau.
Quản trị chi phí kinh doanh để kế hoạch hoá, điều khiển có kết quả và hiệu quả các quá trình kinh tế diễn ra, người quản trị công ty phải luôn tìm cách để xác định được quá trình kinh doanh của công ty có thể và cần phải diễn ra trong tương lai.
Vai trò của quản lý chi phí
Về mặt lý thuyết, chi phí kinh doanh là tổng số tiền tương đương với toàn bộ hao phí về các nguồn lực mà công ty đã bỏ ra trong một giai đoạn kinh doanh nhất định. Việc quản lý chi phí kinh doanh không chỉ đơn thuần là quản lý số liệu phản ánh tổng hợp chi phí mà phải dựa trên cả các yếu tố chi phí riêng biệt để phân tích
sinh chi phí. Dưới các góc độ xem xét khác nhau, theo những tiêu chí khác nhau thì chi phí kinh doanh cũng được phân loại theo các cách khác nhau để đáp ứng yêu cầu thực tế của quản lý và hạch toán.
Trên thực tế, hoạt động quản lý chi phí được tách rời đối với công tác kế toán thống kê. Quản lý chi phí là tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sử dụng các nguồn vốn và chi phí, từ đó đưa ra những quyết định về các chi phí ngắn hạn cũng như dài hạn của công ty.
Nhu cầu vốn và chi phí cho sản xuất kinh doanh của công ty luôn có những biến động nhất định trong từng thời kỳ. Vì vậy, một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản lý chi phí là xem xét, lựa chọn cơ cấu vốn và chi phí sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất. Quản lý chi phí bao gồm:
- Tiến hành phân tích và đưa ra một cơ cấu chi phí và nguồn vốn huy động tối ưu cho công ty trong từng thời kỳ.
- Thiết lập một chính sách phân chia chi phí cùng các mức lợi nhuận một cách hợp lý đối với công ty, vừa bảo vệ được quyền lợi của chủ công ty và các cổ đông, vừa đảm bảo được lợi ích hợp pháp, hợp lý cho người lao động; xác định phần lợi nhuận còn lại từ sự phân phối này để đưa ra các quyết định về mở rộng sản xuất hoặc đầu tư vào những lĩnh vực kinh doanh mới, tạo điều kiện cho công ty có mức độ tăng trưởng cao và bền vững.
- Kiểm soát việc sử dụng cả các tài sản trong công ty, tránh tình trạng sử dụng lãng phí, sai mục đích.
Bộ phận quản lý chi phí trong các công ty sẽ dựa vào các thống kê kế toán, báo cáo doanh thu, báo cáo nhân sự và tiền lương,... do các bộ phận kế toán, quản trị và thống kê cung cấp, đồng thời kết hợp với những yếu tố khách quan để tiến hành phân loại, tổng, hợp, phân tích và đánh giá các khoản chi phí của công ty, so sánh kết quả phân loại của kỳ này với kỳ trước của công ty mình với các công ty cùng ngành, lĩnh vực sản xuất, so sánh với các chuẩn mực của ngành. Bằng các chỉ
tiêu và sự nhạy bén mà bộ phận quản lý chi phí có thể chỉ ra những mặt mạnh cũng như những thiếu sót của công ty trong kỳ.
Ngoài ra, bộ phận quản lý chi phí còn giúp giám đốc hoạch định chiến lược chi tiêu ngắn và dài hạn của công ty dựa trên sự đánh giá tổng quát cũng như từng khía cạnh cụ thể các yếu tố chi phí có ảnh hưởng quan trọng tới sự tồn tại của công ty, bao gồm: tham gia vào thị trường tiền tệ, thị trường vốn, thị trường chứng khoán; xác định chiến lược tài chính cho các chương trình, các dự án của công ty là mở rộng hay thu hẹp sản xuất...
Có thể nói, nhiệm vụ của bộ phận quản lý chi phí, bộ não của công ty, rộng hơn và phức tạp hơn rất nhiều so với bộ phận kế toán- thống kê.