Bộ phận quản lý chi phí trong công ty giúp chúng ta xác định, tập hợp chi phí và gắn với một đơn vị tính phí.
Việc phân chia chi phí ra thành nhiều nhóm quản lý chi phí sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập thông tin về chi phí dễ dàng hơn, qua đó cung cấp thông tin về chi phí phát sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của công ty. Hơn nữa, người quản lý của một nhóm chi phí nào đó có thể được cấp khoản ngân sách và thông qua đó giúp họ có thể kiểm soát được chi phí.
Quan niệm các bộ phận quản lý chi phí ở đây không có nghĩa là tập hợp toàn bộ các bộ phận hoặc các phòng ban trong công ty làm bộ phận quản lý chi phí. Chỉ bộ phận nào mà nhà quản lý muốn tính và kiểm soát chi phí hoạt động của nó thì chúng ta mới nên thành lập bộ phận quản lý chi phí.
Để có thể kiểm soát chi phí thông qua các bộ phận quản lý chi phí, công ty cần xây dựng hệ thống mã số chi phí với hai loại mã chi phí sau:
+ Một mã đặc biệt cho mỗi bộ phận quản lý chi phí dùng để xác định bất kỳ khoản chi phí nào phát sinh trong công ty.
+ Một mã đặc biệt cho mỗi loại chi phí hay nhóm các chi phí dù cho chúng phát sinh bất kỳ nơi nào trong công ty.
Bằng cách kết hợp mã số của các bộ phận quản lý chi phí và mã số của từng loại chi phí sẽ giúp công ty có thể xác định đã chi hết bao nhiêu cho một khoản mục chi phí cụ thể nào đó tại một bộ phận quản lý chi phí bất kỳ và cứ như vậy có thể quản lý được chi phí trong toàn công ty.