a. Cơ sở đề xuất nhóm giải pháp 1:
Trong chương 2 tác giảđã cho thấy được điểm yếu hiện tại của công ty TNHH Khánh Thành Đạt hiện nay là chất lượng sản phẩm còn thấp (Cụ thểđa phần rơi vào lỗi các mối hàn – Hình 2.3). Mà trong khi đó, chất lượng sản phẩm thuộc nhóm F4
(Chất lượng và kiểu dáng sản phẩm) là nhóm có mức độ quan trọng thứ nhì trong việc ảnh hưởng đến sự hài lòng và trung thành của khách hàng (β4 = 0.169 và β
chuẩn hóa = 0.434) và ở bàng 2.25 (Chương 2) cho thấy chất lượng cũng là nguyên nhân quan trọng thứ nhì khiến khách hàng mua sản phẩm INOX tại công ty sản xuất INOX bất kỳ, ngoài ra nâng cao chất lượng sản phẩm có nằm trong chiến lược W/O - 1 và W/T - 1 trong ma trận SWOT. Vì vậy, đề xuất nhóm giải pháp 1 là cần thiết.
b. Nội dung thực hiện nhóm giải pháp 1:
Để có thể phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm, công ty cần phải kiểm soát chặt chẽ từ khâu mua nguyên vật liệu (Biểu đồ Pareto 2.3 cho thấy lỗi B - độ
dày của sản phẩm INOX mỏng là do nguyên vật liệu không đủ tiêu chuẩn – 3 khiếu nại chiếm gần 20% tổng khiếu nại mà tác giả ghi nhận được) đến khâu sản xuất thành sản phẩm và xuất xưởng.
Đa dạng hóa và kiểm soát nguồn nguyên vật liệu: Công ty cần tạo nguồn cung ứng nguyên vật liệu ổn định kèm theo chất lượng đảm bảo, đồng thời đa dạng hóa nguồn nguyên vật liệu bằng cách:
- Ký kết với các nhà cung cấp về nguồn cung ứng lâu dài cũng nhưđòi hỏi các nhà cung cấp cam kết đảm bảo được chất lượng nguồn nguyên vật liệu[7 – Trang 88]. Đồng thời tìm hiểu các nhà cung cấp mới, các nhà cung cấp lớn có thương hiệu, uy tín trong kinh doanh và các nhà cung cấp này phải đảm bảo được rằng nguyên vật liệu họ cung cấp phải đảm bảo được cả về giá lẫn chất lượng.
- Nghiên cứu và chấm điểm các nhà cung cấp, tìm những điểm mạnh cũng như những điểm yếu của họ. Từ đó biết họ có điểm mạnh về nguồn nguyên liệu nào để qua đó công ty có thể ký kết với họ về nguồn nguyên vật liệu đó và hạn chế ký kết những nguồn nguyên vật liệu rơi vào điểm yếu của họ (Bảng 3.3).
- Liên kết kinh doanh giữa công ty và nhà cung cấp phải được ràng buộc thông qua việc ký kết các hợp đồng dài hạn, và đòi hỏi các nhà cung cấp phải có các chính sách đãi ngộ cho công ty như các chính sách về giá bán, cho “gối đầu” khi công ty chưa xoay sở tài chính kịp, bảo đảm chất lượng theo đúng trong kí kết giữa công ty và nhà cung cấp…
Bảng 3.3: Chấm điểm các nhà cung cấp theo tiêu chí chất lượng và giá bán STT Nhà Cung Cấp Nguyên Vật Liệu Chất Lượng Tổng Điểm Chất Lượng Giá Bán Tổng Điểm Giá Bán Tổng Cộng Tốt (5) Trung Bình (3) Xấu (1) R ẻ (5) Trung Bình (3) Mắc (1) 1 A X xx x 13 x xx 11 24 Y xx x 7 x xx 11 18 Z x xx 5 xx x 7 12 2 B X xx x 7 x xx 5 12 Y xx x 13 x x x 9 22 Z x x x 9 x xx 11 20 3 C X x xx 11 x xx 11 22 Y xx x 7 xx x 11 18 Z xxx 3 xx x 7 10 Quy định cho điểm chất lượng: Tốt : 5 điểm, Trung Bình : 3 điểm, Xấu: 1 điểm
Quy định cho điểm giá bán: Rẻ : 5 điểm, Trung bình : 3 điểm, Mắc : 1 điểm
Ví dụ số nhân viên đi nghiên cứu nguồn nguyên vật liệu: 3 nhân viên
Số nhà cung cấp khảo sát : 3 (A,B,C) - Số nguyên vật liệu khảo sát: 3 (X,Y,Z)
Kết quả: X mua tại A - Y mua tại B - Z mua tại B
Ghi chú: 3 nhân viên khảo sát tại 3 thời điểm khác nhau.
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
- Kiểm soát nguồn nguyên vật liệu: Tác giảđề nghị công ty nên có 1 nhân viên chuyện về nhập kho và kiểm tra nguồn nguyên vật liệu. Nhân viên này có nhiệm vụ kiểm tra và chịu trách nhiệm về nguồn nguyên vật liệu. Tác giảđề xuất mô hình chu trình kiểm soát nguồn nguyên vật liệu như sau:
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
Nâng cao chất lượng sản phẩm: Để nâng cao chất lượng sản phẩm tác giả đề xuất công ty cần tập trung vào việc nâng cao trình độ nhân viên sản xuất (Như biểu đồ Pareto hình 2.3 đã thể hiện, lỗi sản phẩm tập trung vào mối hàn – Ký hiệu A, chiếm 52.95% tổng số khiếu nại mà tác giả ghi nhận. Mà theo nghiên cứu và tham khảo của tác giả thì mối hàn không tốt nguyên nhân là do trình độ
nhân viên sản xuất còn kém chứ không phải do máy móc thiết bị) và kiểm soát
được chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng (Kiểm soát chất lượng nhằm mục đích tìm nguyên nhân do đâu mà sản phẩm có lỗi: do người, máy móc, nguyên vật liệu… để từđó có các biện pháp ngăn ngừa cũng như thay đổi…)
- Nâng cao trình độ nhân viên sản xuất (W/O – 2 và W/T – 1):
Hình thức đào tạo: Do nguồn tài chính công ty hạn chế nên việc lựa chọn hình thức đào tạo cho nhân viên là phải cân nhắc. Vì vậy, theo đề xuất của tác giả thì công ty nên lựa chọn hình thức đào tạo ngắn hạn và đào tạo tại chỗ.
Nội dung đào tạo: Công ty gửi nhân viên trưởng nhóm, nhân viên chủ chốt gắn bó lâu dài với công ty, đưa họ đến các cơ sởđào tạo có uy tín. Nhằm nâng cao tay nghề cho nhân viên chủ chốt của công ty, sau khi về thì chính họ sẽ là người truyền đạt chuyên môn cho các nhân viên còn lại (sơđồ 3.3).
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
Các nhân viên sau khi được đưa đi đào tạo dần dần sẽ trở thành những người có trình độ chuyên môn cao, những nhân viên có chuyên môn cao này sẽ “kèm cặp”, “đỡđầu”, “cố vấn” cho những nhân viên thiếu kinh nghiệm. Qua đó, người có nhiều kinh nghiệm sẽ chia sẻ những kinh nghiệm cho các nhân viên ít kinh nghiệm hơn, giúp các nhân viên trong công ty cùng phát triển và khi đó sản phẩm sản xuất sẽ có chất lượng tốt.
Tác giảđề xuất và dự kiến khóa học ngắn hạn trong 30 ngày (1 tháng), địa điểm học tại trường Cao Đẳng Nghề Số 8 – Bộ Quốc Phòng. Mức học phí mà tác giả khảo sát được khoảng 3.500.000VNĐ/Người/Khóa.
Bảng 3.4: Chi phí dự tính đưa nhân viên đi đào tạo
Nội Dung Diễn Gỉai Số NV Tổng (VNĐ)
Học Phí Khóa Học 3,500,000 VNĐ/Người 3 10,500,000 Chi Phí Đi Lại 30,000 VNĐ x 30 Ngày 3 2,700,000 Chi Phí Ăn Uống Sinh Hoạt 20,000 VNĐ x 30 Ngày 3 1,800,000 Chi Phí Phát Sinh Khác 1,000,000 VNĐ 3 3,000,000
Tổng Cộng (VNĐ) 18,000,000
(Nguồn: Đề xuất và dự tính của tác giả)
Hiệu quả đào tạo: Hiệu quả đào tạo không nên tập trung vào điểm số, chứng chỉ hay bằng cấp [15]. Mà công ty nên tập trung vào trả lời các câu hỏi sau đây để từđó đánh giá được hiện quảđào tạo một cách chính xác nhất:
• Hiệu quả cuối cùng của đào tạo là gì? [15]
• Những vấn đề tồn tại trước khi đào tạo có được giải quyết sau khi đưa họđi đào tạo về hay không? [15]
• Những kiến thức các nhân viên thu thập được có áp dụng vào công việc được hay không?
• Số sản phẩm lỗi có chuyển biến theo chiều tích cực hay không?
• Có sự thay đổi về chất lượng công việc của nhân viên sau khi đào tạo hay không?
Ngoài ra công ty nên tổ chức các cuộc thi đua nâng cao tay nghề và có phần thưởng như: tăng lương, thưởng, nâng bậc… nhằm động viên nhân viên trong công ty cùng nhau học hỏi, cùng nhau phấn đấu để nâng cao chuyên môn.
Lưu giữ nhân viên sản xuất đã qua đào tạo: Để lưu giữ nhân viên sản xuất, ngoài các chế độ chính sách tăng lương và khen thưởng ra, tác giả đề xuất công ty nên có chiến lược “tạo cơ hội thăng tiến” cho nhân viên thông qua công tác đánh giá (Tác giả đề xuất bảng đánh giá nhân viên – Phụ Lục 9). Đánh giá nhân viên sản xuất theo chu kỳ từ 6 tháng đến 1 năm/lần. Trong khoảng thời gian từ 6 tháng đến 1 năm, ban lãnh đạo công ty sẽ tổ chức đánh giá nhân viên và xem xét khả năng thăng chức cho những nhân viên thực hiện tốt công việc (Sơđồ 3.4) nhân viên sẽ tự hoàn thiện bản thân và gắn bó lâu dài với công ty hơn. Việc đánh giá nhân viên còn là cơ sởđể ban lãnh đạo công ty nâng lương – thưởng giúp nhân viên có tinh thần ham học hỏi và có động lực cố gắng tự phát triển bản thân, kỹ năng chuyên môn cho mình. Tuy nhiên, đánh giá nhân viên phải minh bạch và có bảng mô tả công việc rõ ràng.
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
Sơđồ 3.4: Mô hình lựa chọn nhân viên
Giả sử trong thời gian sắp tới, nhân viên H (quản lý sản xuất) được công ty luân chuyển sang làm quản lý bán hàng. Khi đó có 2 phương án để bổ sung vào vị trí nhân viên H sau khi được luân chuyển đó là nhân viên A (kỹ năng chuyên môn tốt và thực hiện công việc rất tốt) và nhân viên B (kỹ năng chuyên môn và thực hiện công việc tạm chấp nhận). Như vậy, nhân viên A sẽđược làm quản lý sản xuất thay nhân viên H. Các nhân viên còn lại ta cũng sẽ làm tương tự.
Ngoài ra, hàng tháng hoặc quý công ty nên có phần thưởng khuyến khích cho nhân viên, có đóng góp nhiều nhất trong việc phát triển thương hiệu công ty như: có sáng kiến đổi mới để nâng cao chất lượng sản phẩm…
Nói tóm lại, sản phẩm của công ty có thể đạt chất lượng bền và tốt trong do người người tiêu dùng bình chọn khi và chỉ khi công ty có một đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao và có kỹ năng làm việc chuyên nghiệp.
- Kiểm soát chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng: Để kiểm soát được chất lượng sản phẩm trước khi đến tay người tiêu dùng, công ty cần phải có một bộ phận chuyên trách về quản lý và kiểm định chất lượng gồm từ 1 đến 2 nhân viên (Theo đề xuất của tác giả, để tiết kiệm chi phí thì nhân viên thủ kho sẽ kiêm luôn nhiệm vụ kiểm soát chất lượng sản phẩm trước khi nhập vào kho). Quy trình kiểm soát chất lượng theo sơđồ 3.5 như sau:
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
Sơđồ 3.5: Sơđồ quy trình kiểm soát chất lượng
Mặt khác, để kiểm soát được chất lượng sản phẩm trước khi xuất xưởng thì theo đề xuất của tác giả, công ty nên ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quy trình này. Với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quy trình kiểm soát chất lượng, sẽ giúp công ty không mất nhiều thời gian, tiết kiệm nguồn nhân lực và đặc biệt mọi số liệu tính toán, báo cáo… đều được xử lý chính xác và nhanh chóng. Để
giúp công ty không phải lo lắng về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc kiểm soát chất lượng, tác giả sẽ cung cấp cho công ty phần mềm Kiểm Soát Chất Lượng do chính tác giả phân tích thiết kế và lập trình. Phần mềm được viết trên nền ngôn ngữ C# (Microsoft visual Studio 2005), với cơ sở dữ liệu SQL Server 2005.
Mô hình hóa chức năng của hệ thống:
(Nguồn: Đề xuất và được thiết kế bởi tác giả)
Sơđồ 3.6: Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống Kiểm Soát Chất Lượng tại công ty TNHH Khánh Thành Đạt
(Nguồn: Đề xuất và được thiết kế bởi tác giả)
Sơđồ 3.7: Mô hình DFD cấp 0 của hệ thống Kiểm Soát Chất Lượng
Phần mềm sử dụng ngôn ngữ tiếng việt nên dễ dàng cho mọi người sử dụng, phần mềm có một số chức năng cơ bản sau:
• Thống kê mô tả số lỗi của sản phẩm, cho biết lỗi nào thường xảy ra nhất.
• Cho biết sản phẩm lỗi nào do nhân viên nào sản xuất và thống kê số sản phẩm lỗi do nhân viên đó sản xuất theo từng tháng, quý, năm.
• Phần mềm có chức năng vẽ biểu đồ pareto và biểu đồ kiểm soát nhằm giúp bộ phận chuyên trách về chất lượng kiểm soát các dạng lỗi, qua đó để xuất với ban lãnh đạo và bộ phận sản xuất có những biện pháp phòng ngừa cũng như thay đổi cách thức sản xuất.
• Lập bảng báo cáo hàng tuần, tháng, quý, năm hoặc do người sử dụng mặc định. Bảng báo cáo sẽ có những nội dung như: thống kê số lỗi, số nhân viên sản xuất các sản phẩm có lỗi, tổng số sản phẩm có lỗi, biểu đồ Pareto về số lỗi, biểu đồ kiểm soát… tùy theo nhu cầu người sử dụng muốn xem báo cáo nội dung gì.
(Nguồn: Đề xuất và được thiết kế bởi tác giả)
Hình 3.3: Giao diện Mainform của phần mềm kiểm soát chất lượng
Dựa vào báo cáo hàng kỳ, ban lãnh đạo sẽ xem xét và đề ra các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như giảm thiểu các sản phẩm có lỗi trong quá trình sản xuất.
Phát triển và đa dạng hóa các sản phẩm: Công ty nên thường xuyên đa dạng hóa các sản phẩm để đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng, thường xuyên khảo sát và nghiên cứu các nhu cầu của khách hàng, nghiên cứu các sản phẩm mới của các đối thủ cạnh tranh, nhằm sản xuất các sản phẩm có giá trị gia tăng cao, phù
hợp với thị hiếu của người tiêu dùng. Ngoài ra, công ty nên cập nhật thường xuyên các thông tin về công nghệ để áp dụng vô sản xuất, nhằm nâng cao khả năng hoạt động sản xuất cũng như nâng cao chất lượng sản phẩm.
Tóm lại, nhóm giải pháp 1 này nhắm đến việc nâng cao chất lượng sản phẩm nhưng đồng thời theo đề xuất của tác giả công ty cũng không nên tăng giá bán, vì yếu tố giá bán đang là điểm mạnh của công ty (KD36) và có tầm quan trọng đến quyết định mua sản phẩm của công ty nữa hay không. Để minh bạch hơn, tác giả cũng đề xuất với công ty nên cung cấp đầy đủ thông tin sản phẩm, giá bán trên website (QB3) của công ty nhằm mục đích cho khách hàng có thể tham khảo cũng như chứng minh được rằng giá công ty đưa ra là tốt nhất so với các công ty khác. Hoạt động giữ nguyên giá bán và cung cấp thông tin sản phẩm, giá bán trên website thuộc nhóm F2 (“Giá bán và thông tin sản phẩm” có mức độ quan trọng thứ 3 trong việc ảnh hưởng đến sự hài lòng và trung thành của khách hàng với β3 = 0.117 và β chuẩn hóa = 0.239) công ty thực hiện đồng bộ 2 hoạt động này sẽ làm gia tăng mức độ hài lòng và trung thành của khách hàng đối với công ty.
c. Chi phí dự kiến thực hiện nhóm giải pháp 1:
Bảng 3.5: Chi phí dự kiến thực hiện nhóm giải pháp 1 (ĐVT: VNĐ)
I Đa dạng hóa và kiểm soát nguồn nguyên vật liệu 600,000
1 Chi phí nhân viên đi khảo sát (3 x 200,000VNĐ/Người) 600,000
II Nâng cao chất lượng sản phẩm 18,000,000
2 Chi phí đưa nhân viên đi đào tạo 18,000,000 3 Chi phí liên quan đến sử dụng phần mềm Kiểm Soát Chất Lượng 0
III Chi phí phát sinh khác 2,000,000
Tổng Cộng: 20,600,000
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
d. Hiệu quả dự kiến nhóm giải pháp 1:
Khi tiến hành thực hiện nhóm giải pháp 1, tức là công ty đã làm tăng mức hài lòng và trung thành của khách hàng đối với công ty, khi đó sản phẩm INOX của công ty sẽ ngày càng có thương hiệu trên thị trường. Nâng cao chất lượng sản phẩm cũng đồng nghĩa với giảm điểm yếu của công ty góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty với các đối thủ cùng ngành khác công ty sẽ có thương hiệu sản phẩm INOX vừa rẻ và bền.