a) Chứng từ và sổ sách
- Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho (PXK), phiếu nhập kho (PNK), thẻ kho, biên bản sản xuất.
- Sổ sách sử dụng: Sổ cái TK 1541, Sổ chi tiết TK 1541. b) Luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào yêu cầu sản xuất, phân xƣởng xác định đƣợc lƣợng nguyên liệu cần dùng và lập phiếu đề nghị xuất kho (3 liên) để sản xuất và chuyển sang bộ phận quản lý phân xƣởng để phê duyệt. Dựa vào phiếu đề nghị đã duyệt, bộ phận kho ký và lập phiếu xuất kho. Sau đó bộ phận kho gửi phiếu đề nghị xuất kho liên 1 cho phân xƣởng, liên thứ 2 chuyển đến bộ phận quản lý phân xƣởng, liên 3 lƣu tại bộ phận kho. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán kho sẽ lập biên bản sản xuất, sau đó chuyển đến thủ kho. Thủ kho ghi vào thẻ kho. Đồng thời, chuyển toàn bộ chứng từ cho bộ phận kế toán để đối chiếu ghi sổ. Kế toán nhận chứng từ phân loại chứng từ để làm căn cứ ghi sổ, mở sổ chi tiết để hạch toán số lƣợng, giá trị từng loại nguyên liệu và theo dõi trên bảng xuất, nhập, tồn nguyên liệu hàng tháng. Cuối tháng sau khi tập hợp đƣợc số lƣợng từng loại nguyên vật liệu xuất dùng, kế toán tổng hợp tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ với thẻ kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để hạch toán và kiểm tra chính xác việc xuất, nhập, tồn nguyên liệu.
34 Hình 4.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ của CPNVLTT
PXK
Bộ phận kho Bộ phận kế toán
Ghi vào thẻ kho Phân xƣởng Bộ phận quản lý phân
xƣởng Phiếu yêu cầu sản xuất Lập phiếu đề nghị xuất kho Phiếu đề nghị xuất kho Phiếu yêu cầu sản xuất Phiếu đề nghị xuất kho đã duyệt Phiếu đề nghị xuất kho A Phê duyệt Phiếu đề nghị xuất kho đã duyệt Phiếu đề nghị xuất kho đã duyệt Ký và lập phiếu xuất kho
Phiếu đề nghị xuất kho đã duyệt
Phiếu đề nghị xuất kho đã duyệt PXK Lập biên bản SX Thẻ kho A Ghi sổ Sổ Biên bản SX Biên bản SX PXK PXK Biên bản SX PXK Biên bản SX PXK PXK Biên bản SX
35 c) Các nghiệp vụ phát sinh
1. Căn cứ PXK số 91/X, ngày 2/6/2014 xuất kho 1.011 kg lục bình trị giá 15.165.000 đồng, xuất 1.685 khung gỗ trị giá 8.425.000 đồng, xuất 337 tủ gỗ trị giá 107.840.000 đồng và xuất 1.685 quai sắt trị giá 1.795.500 đồng để sản xuất sản phẩm của đơn hàng số 3.
Nợ TK 1541 133.225.500 Có TK 1521 (lục bình) 15.165.000 Có TK 1521 (khung gỗ) 8.425.000 Có TK 1521 (tủ gỗ) 107.840.000 Có TK 1521 (quai sắt) 1.795.500
2. Ngày 20/6/2014 căn cứ PXK số 103/X, xuất kho 210 lít keo trị giá 9.975.000 đồng, 45 cuộn băng keo trị giá 337.500 đồng để gia công 1.685 sản phẩm thô.
Nợ TK 1541 10.312.500 Có TK 1522 (keo) 9.975.000
Có TK 1522 (băng keo) 337.500 d) Thực hiện kế toán chi tiết
Sổ chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (phụ lục 6) e) Thực hiện kế toán tổng hợp
Sổ nhật ký chung (phụ lục 11), sổ cái TK 1541 (phụ lục 12) Nhận xét:
- Về chế độ kế toán: việc luân chuyển chứng từ đƣợc thực hiện theo một quy trình nhất định do kế toán trƣởng trực tiếp quản lý và đƣợc thực hiện đúng quy định của bộ tài chính.
Đơn vị thực hiện đúng chế độ sổ sách kế toán do nhà nƣớc quy định. Phƣơng pháp ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung phù hợp với quy mô cũng nhƣ sản xuất kinh doanh của đơn vị. Sử dụng hình thức nhật ký chung giúp cho việc phát hiện và kiểm tra các sai sót dễ dàng, việc đối chiếu sổ sách chứng từ chặt chẽ hơn. Phƣơng pháp này đơn giản và không gây khó khăn cho việc hạch toán.
36
Sổ chi tiết CPNVLTT và sổ cái TK 1541 đƣợc ghi đầy đủ thông tin và có đủ chữ ký. Tuy nhiên có một số chứng từ nhƣ PNK, PXK chƣa đƣợc ghi chép đầy đủ, kịp thời và đủ chữ ký.
- Về thực hiện công tác kế toán: đơn vị chấp hành tốt công tác kế toán, thực hiện đúng chế độ, quy định nhà nƣớc, các chứng từ, sổ sách khá đầy đủ và rõ ràng.
Hạch toán hàng tồn kho theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên là phƣơng pháp phù hợp và đúng đắn vì việc gia công phải trải qua nhiều giai đoạn, nên hàng ngày nhập xuất thƣờng xuyên và liên tục theo những đơn hàng, nếu hạch toán theo kiểm kê định kỳ sẽ không phù hợp.
Khoản mục CPNVL đƣợc theo dõi và hạch toán chi tiết cho từng đơn hàng. Cách hạch toán này phù hợp với khả năng và trình độ của kế toán.
HTX vẫn sử dụng các phần mềm nhƣ Microsoft Word, Microsoft Excel và chƣa có đƣợc phần mềm hiện đại hơn để nhập liệu các chứng từ nhƣ: PNK, PXK, thẻ kho và các sổ nhƣ: sổ chi tiết 1541, sổ cái 1541.