3.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của công ty đƣợc lập theo quyết định của giám đốc công ty. Giám đốc công ty thiết lập sơ đồ cơ cấu tổ chức với hệ thống quản lý chất lƣợng, đảm bảo các hoạt động liên quan đến chất lƣợng đã nêu. Cấu trúc quản lý đƣợc mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, bao gồm:
Nguồn: Phòng nhân sự - hành chính
Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức nhân sự của công ty năm 2011-2013
3.1.3.2 Chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức công ty a) Giám đốc GIÁM ĐỐC P.GIÁM ĐỐC P. NHÂN SỰ - HÀNH CHÍNH PHÕNG THỐNG KÊ PHÕNG KẾ TOÁN PHÕNG CHẤT LƢỢNG BAN QUẢN ĐỐC PX PHÕNG CƠ ĐIỆN LẠNH
19
Giám đốc ngƣời đại diện cho công ty trƣớc pháp luật, có quyền hạn và nhiệm vụ nhƣ sau:
Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trƣớc tổng công ty về mọi hoạt động của công ty. Có trách nhiệm xây dựng và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch sản xuất ứng hàng xuất khẩu, kinh doanh hàng nội địa và tổ chức xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn HACCP và code EU. Tổ chức thu mua nguyên liệu thủy sản, tìm đối tác tiêu thụ sản phẩm, tổ chức xây dựng các quy chế của công ty và thực hiện chính sách đối với ngƣời lao động. Đƣợc quyền chủ động trong việc quản lý và sử dụng nguồn vốn, tài sản do công ty giao.
Nắm vững đƣờng lối, chính sách chung của Đảng, pháp luật của Nhà nƣớc.
b) Phó giám đốc
Là ngƣời phụ trách các hoạt động kinh doanh, tham mƣu cho giám đốc trong các lĩnh vực kinh doanh của công ty, giúp việc cho giám đốc trong việc tìm đối tác, tìm hiểu thị trƣờng, thay thế giám đốc giải quyết những việc chuyên môn liên quan đến công ty, ủy quyền khi giám đốc đi vắng và chịu trách nhiệm trong nhiều việc khác đƣợc giám đốc giao. Ngoài ra, phó giám đốc chịu trách nhiệm trực tiếp về những hoạt động liên quan đến sản xuất của công ty, tham mƣu cho giám đốc trong lĩnh vực sản xuất của công ty. Giúp giám đốc tìm nhà cung cấp đạt mức yêu cầu của công ty.
c) Phòng nhân sự - Hành chính
Phụ trách và chịu trách nhiệm trƣớc ban giám đốc về toàn bộ quá trình hoạt động nhân sự của công ty. Tham mƣu cho ban giám đốc trong việc xây dựng bộ máy tổ chức, các công tác tuyển dụng và đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, nhân viên, thi đua khen thƣởng, xử phạt đối với nhân viên thiếu trách nhiệm sai phạm trong quá trình làm việc. Giúp giám đốc trong việc xây dựng các nội quy, quy chế trong công ty, phụ trách hành chánh tổng hợp và quản lý sổ họp của công ty, xây dựng tổ chức lƣu trữ các hồ sơ nhân sự, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc công
d) Phòng thống kê kinh doanh
Tham mƣu cho ban giám đốc trong việc xây dựng các kế hoạch kinh doanh bao gồm: kế hoạch thu mua, chế biến, tiêu thụ các sản phẩm của công ty. Theo dõi, tôngr hợp các báo cáo tình hình thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tình hình gia công chế biến cho các đơn vị bạn của công ty.
20
Giúp việc cho ban giám đốc trong việc xây dựng các hợp đồng kinh tế để trình lên giám đốc công ty ký kết. Tham mƣu cho ban giám đốc trong việc tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế, từng giai đoạn sản xuất kinh doanh. Lập các thủ tục giao nhận hàng hóa nội địa và hàng hóa xuất khẩu, quản lý thu mua và thủ kho, thống kê tổng hợp, xem xét các chứng từ mua bán, thanh toán giá thành sản xuất, xem xét và đề xuất các giải pháp của đơn vị nhằm giải quyết các phản hồi của khách hàng, xây dựng các kế hoạch thu thập và xử lý thông tin về sự thỏa mãn khách hàng cùng với nhu cầu tiềm ẩn của khách hàng và tổ chức thực hiện.
e) Phòng kế toán
Nhận quản lý vốn bằng tiền do công ty cấp để thực hiện các kế hoạch kinh doanh về mặt hàng thủy sản đông lạnh. Cập nhật, xử lý, tổng hợp các số liệu phát sinh liên quan đến các khoản thu chi trong hoạt động kinh doanh và phản ánh tình hình tài chính của công ty, báo cáo phân tích các số liệu tổng hợp trình lên ban giám đốc công ty.
Thực hiện tốt các quy định của nhà nƣớc về quy trình quản lý liên quan đến thu, chi các báo cáo sổ sách kế toán để đối chiếu, kiểm tra việc giao nhận vốn do công ty giao. Phát hiện, báo cáo lên cấp trên để xử lý kịp thời các trƣờng hợp sai phạm các nguyên tắc tài chính xuất nhập hàng hóa tại công ty.
Tham mƣu cho ban giám đốc công ty về tình hình hoạt động kinh doanh, tình hình quản lý tài chính, hàng hóa nhằm có biện pháp quản lý và sử dụng vốn kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
f) Phòng chất lượng
Là phòng chiụ trách nhiệm chính trong việc an toàn và chất lƣợng sản phẩm của công ty.
Có chức năng tham mƣu, tƣ vấn cho giám đốc trong công tác quản lý chất lƣợng hệ thống của công ty tiêu chuẩn tiên tiến nhƣ: code EU, hệ thống HACCP, ISO và GMP…
Quản lý các công tác tiêu chuẩn hóa, tổ chức thử nghiệm, kiểm định sản phẩm hàng hóa, triển khai áp dụng các hệ thống quản lý tiên tiến theo tiêu chuẩn quốc tế vào thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đề xuất các dự án cải tiến và tổ chức nghiên cứu triển khai nhằm đảm bảo an toàn, giảm thiểu lãng phí, nâng cao năng suất, chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ. Tổ chức đào tạo, đảm bảo cho cán bộ nhân viên của công ty nhân thức tốt về môi trƣờng, có ý thức giữ gìn vệ sinh trong quá trình làm việc, đảm thực hiện
21
nghiêm túc các quy định về an toàn vệ sinh thực phẩm cũng nhƣ giữ gìn vệ sinh môi trƣờng chung…
h) Phòng cơ điện lạnh
Tổ chức quản lý, nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, vận hành và bảo trì các loại máy móc, thiết bị phục vụ cho sản xuất nhằm tạo điều kiện khai thác tối đa công suất máy móc thiết bị, luôn đảm bảo liên tục theo yêu cầu sản xuất và bảo quản của công ty.
i) ban quản đốc phân xưởng
Có nhiệm vụ điều hành hoạt động sản xuất, theo dõi, kiểm tra báo cáo đầy đủ với ban giám đốc tình hình sản xuất của công ty, kịp thời giải quyết các vấn đề trong hoạt động sản xuất. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhìn chung, công ty có cơ cấu tổ chức khá đơn giản. Giám đốc có thể trực tiếp kiểm tra trong toàn bộ công ty một cách thuận tiện, phó giám đốc cũng nhƣ các trƣởng phòng có thể báo cáo kết quả trực tiếp lên ban lãnh đạo công ty. Vì thế, việc xử lý các vấn đề nhanh chóng, hiệu quả. Tuy nhiên, công ty chƣa xây dựng đƣợc bảng mô tả công việc cho tất cả các nhân viên nên việc phân công việc cũng nhƣ quyền hạn và trách nhiệm cho mọi ngƣời cũng chƣa rõ ràng. Có một số nhân viên đảm nhiệm nhiều việc khác nhau, do đó mức độ chuyên môn hóa trong công việc chƣa cao. Một công việc mà có nhiều bộ phận trong công ty cùng thực hiện cùng một lúc dẫn đến đùn đẩy công việc cho nhau, không bên nào chịu thực hiện làm chậm tiến độ của toàn công ty.