Định kỳ (theo thoả thuận ghi trên HĐTD) KH vay làm thủ tục trả nợ NH. Nếu KH không chủ động trả nợ thì kế toán lập phiếu chuyển khoản trích TKTG của KH vay để thu nợ (nếu TKTG đủ số dư).
Bút toán phản ánh nghiệp vụ: Nợ TK 101101 - Số tiền trả Nợ TK 421101 - Số tiền trả Có TK 212101 - Số tiền trả
4.5 KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ PHÂN LOẠI NỢ, CHUYỂN NỢ QUÁ HẠN 4.5.1 Kế toán nghiệp vụ phân loại nợ
Tại Phòng giao dịch Thạnh Hòa, việc phân loại nợ được áp dụng theo Quyết định số 493/2005/QĐ-NHNN ngày 22/4/2005 và Thông tư 18/2007/QĐTT–NHNN ngày 25/4/2007 của NHNN.
Căn cứ vào kết quả phân loại nợ, hệ thống phản ánh vào các tài khoản thích hợp.
66
+ Nhóm 2: Phản ánh vào tài khoản “Nợ cần chú ý” + Nhóm 3: Phản ánh vào tài khoản “Nợ dưới tiêu chuẩn” + Nhóm 4: Phản ánh vào tài khoản “Nợ nghi ngờ”
+ Nhóm 5: Phản ánh vào tài khoản “Nợ có khả năng mất vốn”.
4.5.2 Kế toán nghiệp vụ chuyển nợ quá hạn
Theo quy chế cho vay của NHNN, khi đến kỳ hạn trả nợ gốc và lãi, nếu KH vay không trả đúng hạn và không được điều chỉnh kỳ hạn nợ vay hoặc không được gia hạn nợ thì TCTD chuyển toàn bộ số nợ còn lại sang nợ quá hạn.
Trường hợp KH vay chậm thanh toán một kỳ, NH chuyển toàn bộ sang nợ quá hạn nhưng chỉ tính lãi quá hạn trên khoản nợ mà KH đã không trả đúng hạn, còn phần nợ gốc chưa đến kỳ trả thì NH vẫn tính theo lãi suất cho vay trong hạn theo hợp đồng tín dụng.
Trường hợp đến thời điểm cuối cùng của thời hạn cho vay mà KH vay vẫn không trả hết số nợ gốc và nợ lãi, không được NH gia hạn thì sẽ tính lãi suất quá hạn trên toàn bộ dư nợ gốc đã chuyển nợ quá hạn. Hệ thống tự động chuyển nhóm nợ:
Nợ TK Nhóm nợ muốn chuyển đến – Số nợ gốc chuyển nhóm Có TK Nhóm nợ muốn chuyển đi – Số nợ gốc chuyển nhóm Xét trường hợp cụ thể:
KH Nguyễn Hồng Phúc vay ngắn hạn số tiền 20.000.000 đồng. Ngày giải ngân 20/11/2012. Phương thức cho vay từng lần. Trả lãi theo gốc. Đóng lãi theo quý. Đến hạn đóng lãi lần 2 vào ngày 20/5/2013. Nhưng đến ngày 30/5/2013 KH Nguyễn Hồng Phúc vẫn chưa đến NH đóng lãi. Kế toán kiểm tra trong TK KH không còn số dư do đó không thể trích TKTG để thu lãi.
Khoản nợ này đang hạch toán theo dõi ở nhóm 1 “Nợ đủ tiêu chuẩn”, nay được đánh giá lại là thuộc nhóm 2 “Nợ cần chú ý”, hệ thống IPCAS II sẽ tự động chuyển nhóm nợ:
Nợ TK 211201: 20.000.000 đồng
Có TK 211101: 20.000.000 đồng
Đến ngày 03/6/2013 KH Nguyễn Hồng Phúc đến đóng lãi. Kế toán tính và thu lãi từ ngày 21/2/2013 đến ngày 20/5/2013. Đồng thời, khoản nợ này được hệ thống chuyển từ nhóm 2 “Nợ cần chú ý” sang nhóm 1 “Nợ đủ tiêu chuẩn”:
67 Nợ TK 211101: 20.000.000 đồng
Có TK 211201: 20.000.000 đồng
Đối với những khoản nợ quá hạn, kế toán lập thông báo chuyển nợ quá hạn (Bảng 4.29) chuyển gởi tổ tín dụng để thông báo cho KH.
Bảng 4.29: Thông báo chuyển nợ quá hạn
Nguồn: Tổ kế toán, 2013
4.6 LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN HỒ SƠ 4.6.1 Đối chiếu dữ liệu cuối ngày 4.6.1 Đối chiếu dữ liệu cuối ngày
Giao dịch viên đối chiếu khớp đúng chứng từ thu, chi tiền mặt trong ngày giao dịch, đảm bảo khớp đúng giữa số dư trên tài khoản tiền mặt của Giao dịch viên với tiền mặt tồn quỹ thực tế và nộp toàn bộ tiền mặt tồn quỹ về quỹ chính theo quy định.
Giao dịch viên chịu trách nhiệm đối chiếu giữa bảng liệt kê giao dịch và các chứng từ giao dịch trong ngày, đảm bảo khớp đúng, chuyển cho Kiểm soát viên kiểm tra (kiểm soát cuối ngày), ký xác nhận trên bảng liệt kê các giao
NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM
CHI NHÁNH: PHỤNG HIỆP
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---♦♦♦---
Mẫu số: 08/CV (Do ngân hàng lập) Thạnh Hòa, ngày ..tháng .. năm 2013
THÔNG BÁO CHUYỂN NỢ QUÁ HẠN
Kính gởi:... Căn cứ Hợp đồng tín dụng số... ngày... tháng... năm...
Chi nhánh NHN0 & PTNT Phụng Hiệp, Phòng giao dịch Thạnh Hòa thông báo số tiền vay của... tại Hợp đồng tín dụng trên đã quá hạn từ ngày ... tháng ... năm...
Số tiền quá hạn...
(Bằng chữ:...)
Kể từ ngày quá hạn, số nợ trên phải chịu lãi suất phạt là...%/năm Yêu cầu...tìm mọi biện pháp để trả nợ số tiền trên.
Nơi nhận: Giám đốc
- Như trên (ký tên, đóng dấu)
68
dịch phát sinh trong ngày, chuyển cho Người phê duyệt ký trên bảng liệt kê các giao dịch phát sinh trong ngày đối với các giao dịch chi tiền mặt.
Sau đó toàn bộ Bảng liệt kê các giao dịch phát sinh trong ngày kèm chứng từ của Giao dịch viên được thực hiện lưu trữ theo đúng chế độ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định.
4.6.2 Sắp xếp và bảo quản chứng từ
Các chứng từ giao dịch trong ngày được sắp xếp thành tập theo từng Giao dịch viên, theo thứ tự từ trên xuống, bao gồm: Bảng liệt kê các giao dịch phát sinh trong ngày, thứ tự các giao dịch phát sinh theo bảng liệt kê chứng từ.
Các hồ sơ vay vốn đã thu hết nợ (gốc và lãi) được xếp trên cùng trong tập chứng từ của từng Giao dịch viên.
Chứng từ sau khi sắp xếp thành từng tập được đánh số thứ tự ở góc trên bên phải từng tờ chứng từ bằng bút mực từ trang số 1 đến trang cuối cùng.
Đối với hồ sơ cho vay: hồ sơ cho vay, sổ lưu tờ rời được sắp xếp theo từng xã, theo thứ tự MAKH để tiện cho việc theo dõi và dễ tìm thấy.
Đối với tài sản thế chấp, cầm cố của KH, được cất giữ cẩn thận và sắp xếp theo từng loại, từng khu vực.
69
CHƯƠNG 5
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ TÍN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN HUYỆN PHỤNG HIỆP PHÒNG GIAO DỊCH THẠNH HÒA
5.1 CƠ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
Là một NHTM với mục tiêu hàng đầu là kinh doanh có hiệu quả, bên cạnh đó, Phòng giao dịch Thạnh Hòa còn thực hiện nhiệm vụ vủa một NH chủ lực là cung cấp vốn cho sản xuất nông nghiệp và phát triển nông thôn trên địa bàn 4 xã của huyện Phụng Hiệp. Qua 3 tháng thực tập tại Phòng giao dịch, được tiếp cận thực tế với hoạt động kế toán cho vay, các giải pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tín dụng tại Phòng giao dịch Thạnh Hòa được đề ra dựa trên các cơ sở sau:
5.1.1 Cơ sở pháp lý
Luật số 03/2003/QH11- Luật Kế toán quy định về nội dung công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán và hoạt động nghề nghiệp kế toán.
Quyết định số 29/2006/QĐ-NHNN ngày 10/7/2006 về việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ một số tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán các tổ chức tín dụng ban hành theo quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/4/2004 và Quyết định số 807/2005/QĐ-NHNN ngày 01/6/2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước
Quyết định số 1000/QĐ-HĐQT-TCKT ngày 05/7/2011 của Hội đồng Quản trị NHN0 & PTNT Việt Nam về chế độ chứng từ kế toán áp dụng trong hệ thống NHN0 & PTNT Việt Nam.
Quyết định số 1627/2001/QĐ-NHNN ngày 31/12/2001 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về Quy chế cho vay của tổ chức tín dụng đối với khách hàng.
5.1.2 Cơ sở thực tế
Cơ sở thực tế được dựa trên những kết quả đã được phân tích, đánh giá sau:
+ Nguyễn Thị Ngọc Diễm (năm 2012) “Phân tích hoạt động tín dụng tại NHN0 & PTNT Phụng Hiệp, Phòng giao dịch Thạnh Hòa” cho thấy trong những năm qua, NH đã thực hiện nhiều biện pháp thu nợ có hiệu quả tương
70
đối tốt. Hệ số thu hồi nợ tương đối cao, cho thấy tập thể cán bộ nhân viên NH có ý thức cao trong việc thu hồi nợ. Ngân hàng có những chính sách thích hợp để thu hồi nợ vay. Theo dõi nợ chặt chẽ, thông báo nợ kịp thời cho khách hàng. Khách hàng đa số sử dụng vốn đúng mục đích, điều kiện tự nhiên thuận lợi nên có điều kiện trả nợ đúng hạn.
-Bên cạnh đó còn nhiều hạn chế trong công tác kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng vốn vay của khách hàng nên hiệu quả của việc sử dụng vốn vay chưa cao dẫn đến khả năng việc thu hồi vốn và lãi vay có thể không đạt được hiệu quả đề ra. Tình trạng nợ xấu vẫn còn tương đối cao.
-Cán bộ tín dụng, Cán bộ kế toán thường xuyên quá tải trong công tác do lượng khách hàng quá nhiều, làm mất nhiều thời gian của khách hàng khi đi vay vốn tại Phòng giao dịch.
-Về cơ sở vật chất của Phòng giao dịch cũng còn nhiều hạn chế, trụ sở hoạt động tương đối hẹp về không gian làm việc và nơi giao dịch của khách hàng.
+ Theo Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh năm 2012 của Phòng giao dịch cho thấy trình độ Cán bộ còn hạn chế và không đồng đều.
-Trong khâu đầu tư tín dụng vẫn chủ yếu cho vay KH cũ, việc mở rộng thị phần, tìm kiếm KH mới còn rất hạn chế.
-Công tác triển khai cho vay theo Quyết định 63 của Thủ tướng Chính phủ còn chậm, tỉ lệ hộ vay đạt thấp dẫn tới tỉ lệ cho vay trung hạn không đạt kế hoạch.
5.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP
5.2.1 Đối với công tác tổ chức chứng từ kế toán
Tất cả các chứng từ kế toán đều phải lập đúng mẫu quy định và ghi (hoặc nhập) đầy đủ các yếu tố trên chứng từ. Chứng từ chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
Chứng từ kế toán phải được quản lý, bảo quản đầy đủ, an toàn. Cán bộ NH, các cán bộ nghiệp vụ của Chi nhánh có liên quan đến chứng từ kế toán phải có trách nhiệm quản lý, bảo quản chứng từ kế toán của mình trong quá trình sử dụng, lưu trữ. Việc lưu trữ chứng từ kế toán phải đảm bảo thuận tiện cho việc tra cứu, phục vụ tốt cho công tác kiểm tra, kiểm toán nội bộ cũng như công tác thanh tra, kiểm toán.
Đối với hồ sơ, chứng từ kế toán cho vay vẫn còn rườm rà, gây khó khăn cho KH trong việc lập hồ sơ vay vốn. Ở phương thức vay từng lần, mỗi lần
71
vay, KH lại phải làm lại bộ hồ sơ vay vốn và do không thành thạo trong việc ghi hồ sơ nên hay bị sai và phải làm lại do trình độ KH không đồng đều, gây tốn thời gian và chi phí của KH cũng như của NH. Do đó, bộ phận kế toán và bộ phận tín dụng phối hợp với Ban lãnh đạo nên soạn thảo quy trình hướng dẫn cụ thể đối với KH làm hồ sơ vay để KH được hướng dẫn từng bước, tránh được những sai sót trong khi thực hiện thủ tục vay vốn.
5.2.2 Đối với công tác tổ chức bộ máy kế toán
Công tác tổ chức bộ máy kế toán tại Phòng giao dịch Thạnh Hòa nhìn chung phù hợp với quy mô, đặc điểm của NH. Tuy nhiên, để tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, hợp lý hơn cần:
Tổ chức đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, nhân viên. Trình độ sau đại hoc, trên đại học là một yêu cầu cấp thiết trong xu hướng hội nhập hiện nay.
Đồng thời, nâng cao trình độ tin học cho nhân viên tổ kế toán để nếu có lỗi cơ bản về phần mềm xảy ra thì kịp thời giải quyết, không phải mất thời gian chờ Trung tâm xuống sữa chữa và có thể sử dụng phần mềm hiệu quả hơn.
Đối với cán bộ kế toán cho vay, không ngừng trao dồi về kỹ năng kiến thức nghiệp vụ, sử dụng thành thạo máy tính, nắm bắt tình hình thực tế và quan sát, theo dõi để chủ động xử lý các nghiệp vụ nhanh chóng, kịp thời, chính xác.
Tuyển thêm nhân viên kế toán để giảm bớt khối lượng công việc, đảm bảo cho việc thu lãi thu nợ tiến hành đúng tiến độ, không làm mất nhiều thời gian của KH khi đến giao dịch.
5.2.3 Đối với công tác kiểm tra, kiểm soát
Nhìn chung, hệ thống đã tạo được nhiều thủ tục kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn các rủi ro có thể xảy ra. Tuy nhiên, cần tiếp tục tăng cường kiểm tra, kiểm soát hơn nữa đối với công việc hạch toán để hoàn thiện hơn nữa nghiệp vụ kế toán cho vay của Phòng.
5.2.4 Đối với việc ứng dụng tin học trong kế toán cho vay
Việc áp dụng hệ thống thanh toán nội bộ và kế toán khách hàng của NHN0 & PTNT Việt Nam hiện nay tại Ngân hàng đang ở giai đoạn 2 (giai đoạn chưa hoàn thiện) nên việc nhập dữ liệu của Giao dịch viên vẫn chưa hoàn chỉnh từ khâu nhập dữ liệu đăng ký thông tin của KH đến khâu thu nợ thu lãi. Bước dầu, CBTD đăng ký thông tin KH, phê duyệt đơn xin vay vốn của KH
72
sau đó chuyển đến Giám đốc phê duyệt rồi chuyển sang kế toán giải ngân. Như vậy, công việc của Giao dịch viên vẫn chưa khép kín mà đang có sự tách rời giữa việc nhập dữ liệu và thực hiện các phần hành, nhiều lúc gây khó khăn trong kế toán. Do đó, bộ phận kế toán cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận tín dụng trong suốt quá trình cho vay để công việc kế toán được thực hiện trôi chảy.
Bên cạnh đó, mặc dù đã được trang bị đầy đủ hệ thống máy vi tính nhưng do số lượng giao dịch nhiều nên hay xảy ra hiện tượng treo máy, gây gián đoạn trong công việc, mất nhiều thời gian. Mặt khác, do hầu hết các giao dịch đều thực hiện trên máy nên với số lượng lớn chứng từ in ra nên máy in cũng hay gặp vấn đề như mực bị mờ hay chứng từ bị hỏng, mất nhiều thời gian và chi phí. Do đó, NH nên đầu tư hơn nữa vào cơ sở, máy móc như thường xuyên bảo trì, nâng cấp hệ thống máy vi tính hay mua mới một số máy để giúp cho NH hoạt động tốt hơn.
5.2.5 Về giao dịch với khách hàng
Do KH của Phòng giao dịch chủ yếu là cá nhân, hộ nông dân nên giao dịch giữa NH với KH chủ yếu bằng tiền mặt. Bên cạnh đó, đa số KH sống ở nông thôn nên việc đi lại nhiều lần cũng gặp không ít khó khăn, gây chậm trễ trong việc thu lãi và thu hồi nợ. Do đó, NH nên mở rộng việc thanh toán qua tài khoản cá nhân. Khi KH đến vay mà chưa có tài khoản, NH có thể ưu đãi đặc biệt với KH về phí và thực hiện các thủ tục, giấy tờ cần thiết để mở tài khoản. Thông qua tài khoản của KH, NH có thể trích tài khoản đó để thu lãi, thu nợ mà không cấn phải giao dịch nhiều lần, giảm bớt khối lượng công việc của nhân viên kế toán. Bên cạnh đó, NH cũng có thể kiểm soát được KH thông qua tài khoản cá nhân và giúp KH làm quen với các dịch vụ tài chính hiện đại.
73
CHƯƠNG 6
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1 KẾT LUẬN
Tại Phòng giao dịch Thạnh Hòa, kế toán nghiệp vụ tín dụng ngắn hạn và trung hạn qua 3 năm (2010 - 2012) và 6 tháng đầu năm 2013 đã phát huy được vai trò tham mưu của kế toán trong quản lý nghiệp vụ tín dụng. Kế toán chấp hành đúng quy trình cho vay, thu nợ, thu lãi và quản lý vốn vay giúp cho việc thu lãi, thu nợ được kiểm soát chặt chẽ theo đúng quy định.
Kế toán phân loại nợ, chuyển nợ quá hạn quản lý hồ sơ cho vay chặt chẽ,