4.2.1 Hồ sơ do KH lập và cung cấp
4.2.1.1 Cho vay đối với hộ gia đình và cá nhân
a)Hồ sơ pháp lý
-Sổ hộ khẩu và chứng minh nhân dân (KH cần xuất trình bản chính để đối chiếu, Cán bộ tín dụng lưu bản sao).
-Giấy ủy quyền (nếu có).
-Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép hành nghề (nếu có) đối với cho vay thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tài sản. Cán bộ tín dụng lưu bản sao.
b)Hồ sơ vay vốn
-Giấy đề nghị vay vốn kiêm phương án sản xuất kinh doanh.
-Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hợp pháp hoặc các loại giấy tờ đất khác theo quy định pháp luật.
-Dự án, phương án sản xuất kinh doanh, dịch vụ. Các giấy tờ liên quan đến tài sản đảm bảo tiền vay (đối với cho vay thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tài sản).
4.2.1.2 Cho vay đối với pháp nhân, doanh nghiệp tư nhân, công ty và hợp tác xã
a)Hồ sơ pháp lý
27
-Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
-Các thủ tục về kế toán theo quy định của NH: đăng ký mẫu dấu và các chữ ký của chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền.
b)Hồ sơ vay vốn: -Giấy đề nghị vay vốn.
-Dự án, phương án sản xuất kinh doanh.
-Báo cáo tài chính 2 năm gần nhất (đã được kiểm toán hoặc cơ quan thuế xác nhận) và quý gần nhất, trường hợp KH còn dư nợ tại NH thì hàng năm KH phải cung cấp báo cáo tài chính để có đủ thông tin xếp loại KH.
4.2.2 Hồ sơ do NH lập
-Sổ lưu tờ rời, theo dõi cho vay,thu nợ
-Báo cáo thẩm định, tái thẩm định.
-Phiếu xếp loại KH.
-Các loại thông báo: thông báo từ chối cho vay, thông báo gia hạn nợ, thông báo nợ đến hạn, thông báo nợ quá hạn, thông báo tạm ngừng cho vay, thông báo chấm dứt cho vay.
4.2.3 Hồ sơ do KH và NH cùng lập
-Hợp đồng tín dụng
-Biên bản kiểm tra sau khi cho vay
-Giấy nhận nợ: trường hợp giải ngân từ 2 lần trở lên hoặc cho vay theo phương thức hạn mức tín dụng.
-Sổ vay vốn thay cho hợp đồng tín dụng đối với cho vay không thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tài sản đối với KH là hộ gia đình và cá nhân.
-Hồ sơ bảo đảm tiền vay: tùy biện pháp bảo đảm tiền vay, Cán bộ tín dụng cùng KH lập các hợp đồng bảo đảm tiền vay theo quy định của NHN0
Việt Nam như sau:
o Hợp đồng thế chấp o Hợp đồng cầm cố tài sản
o Hợp đồng thến chấp, bảo lãnh của bên thứ ba o ...
28
4.3 KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ CHO VAY NGẮN HẠN
NHN0 & PTNT huyện Phụng Hiệp, Phòng giao dịch Thạnh Hòa cho vay ngắn hạn nhằm mục đích là cung cấp vốn lưu động cho bà con nông dân sản xuất, tái sản xuất, đầu tư vào các đối tượng chi phí như: cây giống, lao động, thuốc bảo vệ thực vật,...
Trên cơ sở nhu cầu sử dụng của từng khoản vốn vay của KH và khả năng kiểm tra, giám sát việc KH sử dụng vốn vay mà NH thỏa thuận với KH vay, lựa chọn phương thức vay phù hợp.
Tại Phòng giao dịch Thạnh Hòa chủ yếu thực hiện phương thức cho vay từng lần và cho vay theo hạn mức tín dụng. Trong đó, cho vay từng lần chiếm ưu thế vì KH vay vốn của NH tập trung chủ yếu là hộ gia đình, cá nhân, hộ kinh doanh cá thể có nhu cầu vay vốn không thường xuyên hoặc vay vốn theo thời vụ và đây là hình thức đơn giản đối với cả NH và KH.
4.3.1 Kế toán hình thức cho vay từng lần
Ngân hàng cho vay ngắn hạn (thời hạn tối đa 12 tháng) dưới phương thức cho vay từng lần đối với các tổ chức kinh tế, cá nhân nhằm đáp ứng nhu cầu vốn cho sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đời sống. Cho vay từng lần có các đặc điểm sau:
-Thường được áp dụng với người vay không có nhu cầu vay vốn thường xuyên hoặc vay có tính chất thời vụ. Ngân hàng xét duyệt cho vay từng lần theo từng đối tượng cho vay cụ thể, như cho vay mua nguyên vật liệu để sản xuất, cho vay dự trữ hàng hoá để bán, cho vay chi phí trong sản xuất nông nghiệp,...
-Giải ngân một lần toàn bộ số tiền vay.
-Định kỳ hạn nợ cụ thể cho khoản cho vay. Người vay trả nợ một lần khi đáo hạn.
-Ưu điểm của phương thức cho vay từng lần là NH kiểm tra chặt chẽ được từng món vay. Cụ thể, đối với mỗi món vay, NH và KH thỏa thuận được mức phát tiền vay cụ thể, hạn trả nợ cuối cùng. Bằng cách đó, NH có thể tính toán được hiệu quả kinh tế của món vay đó. Việc tính toán thu nợ, thu lãi được thực hiện đơn giản căn cứ vào số tiền cho vay, lãi suất, thời hạn trả nợ trên HĐTD.
-Tuy nhiên, phương thức này cũng có nhược điểm là mỗi lần vay, người vay phải làm đơn xin vay vốn, các thủ tục giấy tờ để NH xem xét cho vay, gây khó khăn và mất thời gian cho người vay. Mặt khác, nếu KH không trả nợ
29
đúng hạn, sẽ gây khó khăn cho NH trong kế hoạch về nguồn vốn. Do đó, NH buộc phải kiểm soát chặt chẽ KH trong suốt quá trình vay vốn.
Những đặc điểm nêu trên có liên quan trực tiếp đến quy trình kế toán cho vay từng lần.
4.3.1.1 Kế toán khi cho vay (giai đoạn giải ngân)
Sau khi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bộ hồ sơ vay vốn từ tổ tín dụng chuyển sang, kiểm tra sự đầy đủ về thông tin của KH và số tiền vay trên hồ sơ vay đã đúng quy định, tổ kế toán (Giao dịch viên) tiến hành lập chứng từ giải ngân theo quy trình giao dịch trực tiếp trên máy tính và phát tiền vay:
-Kiểm tra hồ sơ của KH, nếu là KH cũ thì nhập MAKH và làm hợp đồng mới.
Nếu là KH mới thì mở MAKH mới cho KH. MAKH là một dãy số gồm 13 chữ số. Bốn chữ số đầu (7006) là mã của chi nhánh huyện Phụng Hiệp. Các chữ số còn lại là số ngẫu nhiên và duy nhất cho từng KH, như trường hợp KH Nguyễn Thị Lan có MAKH là 7006162343769.
-Kiểm tra, đối chiếu chữ ký của KH, kiểm tra tình trạng TK của KH (nếu KH có mở TKTG), hạch toán vào chương trình giao dịch. Ở nghiệp vụ này, Giao dịch viên phải hạch toán trước khi chi tiền cho KH.
Sau khi kiểm soát đúng, nếu giao dịch chi tiền mặt theo quy định phải qua kiểm soát thì phải chuyển chứng từ chi tiền cho Kiểm soát viên ký trước khi chi tiền; Giao dịch viên lập Bảng kê các loại tiền chi (Phụ lục 1) và yêu cầu KH ký nhận.
Sau đó, in 1 liên Chứng từ giao dịch cho nghiệp vụ Giải ngân theo mẫu (Liên 2), ký, đóng dấu “Đã chi tiền” trả KH. Yêu cầu KH ký vào nơi quy định trên Liên 1 của Chứng từ giao dịch và lưu lại làm chứng từ ghi sổ.
a) Cho vay đối với KH là hộ gia đình và cá nhân không thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tài sản (KH sử dụng Sổ vay vốn)
-Các cá nhân và đại diện hộ gia đình được cấp Sổ vay vốn thay cho HĐTD để vay vốn ngắn hạn nhiều lần. KH lập Giấy đề nghị kiêm phương án vay vốn (Dùng cho hộ gia đình, cá nhân vay vốn không phải bảo đảm bằng tài sản) có chứng thực của chính quyền địa phương. Sổ vay vốn và Giấy đề nghị kiêm phương án vay vốn được lập mỗi loại 2 bản (KH giữ mỗi loại một bản, một bản kế toán lưu giữ để theo dõi thu nợ và được lưu vào trong hồ sơ vay vốn của khách hàng vay cùng với các giấy từ pháp lý xác nhận quyền sở hữu hợp pháp đối với các tài sản). Số tiền tối đa cho mỗi lần vay là 50.000.000 đồng. KH không phải thế chấp tài sản. NH chỉ giữ giấy tờ liên quan đến tài sản
30
để tránh trường hợp KH sử dụng cùng một tài sản để vay vốn ở nhiều NH khác nhau.
Giao dịch viên kiểm tra đầy đủ thông tin của KH và số tiền vay, tiến hành giải ngân: (phần hạch toán và phần theo dõi kỳ hạn nợ được thực hiện trên máy vi tính theo chương trình phần mềm kế toán cho vay) .
Nợ TK 211101: Số tiền cho vay
Có TK 101101, 421101: Số tiền cho vay
-Tại Phòng giao dịch Thạnh Hòa, đối với KH là hộ gia đình và cá nhân vay vốn không thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tài sản thường nhận tiền vay bằng tiền mặt.
Để theo dõi quá trình thu lãi, thu nợ, kế toán sử dụng Sổ lưu tờ rời – Theo dõi cho vay – Thu nợ ngắn hạn.
Xét trường hợp cụ thể: Ngày 27/7/2012 KH Nguyễn Thị Lan (là KH cũ, MAKH: 7006162343769, địa chỉ: ấp Tân Quới Rạch, xã Tân Bình, huyện Phụng Hiệp, tỉnh Hậu Giang) vay 30.000.000 đồng để sản xuất, chăn nuôi. Lãi suất 13%/năm. Lãi suất quá hạn 19,5%/năm. Thời hạn vay 12 tháng. Ba tháng đóng lãi một lần. Ngày đáo hạn: 22/7/2013. Phương thức cho vay: từng lần.
Các bước của quá trình giải ngân đối với KH Nguyễn Thị Lan như sau:
-KH lập 2 bản Giấy đề nghị kiêm phương án vay vốn (Dùng cho hộ gia đình, cá nhân vay vốn không phải bảo đảm bằng tài sản) có chứng thực của chính quyền địa phương để xin vay vốn kèm theo các giấy tờ liên quan đến tài sản dùng làm cơ sở để vay vốn. (Phụ lục 2)
-Bộ Hồ sơ vay vốn theo quy định của chế độ tín dụng do người vay nộp vào, sau khi được CBTD thẩm định và Giám đốc duyệt cho vay, được chuyển sang kế toán để kiểm soát và giải ngân toàn bộ số tiền cho vay ghi trên Sổ vay vốn.
-Nhận được bộ hồ sơ vay vốn đã được sự xét duyệt cho vay của Giám đốc với số tiền vay 30.000.000 đồng, kế toán kiểm tra thông tin KH và số tiền vay, tiến hành công việc:
+ Nhập MAKH: 7006162343769
+ Nhập Số HĐTD: 7006 – LAV – 201206357
+ Lập Chứng từ giao dịch cho nghiệp vụ Giải ngân gồm 2 liên theo quy trình giao dịch trực tiếp trên máy tính (Bảng 4.1, Bảng 4.2).
31
Bảng 4.1: Chứng từ giao dịch nghiệp vụ Giải ngân
Nguồn: Tổ kế toán, 2012
Bút toán phản ánh giai đoạn giải ngân: Nợ TK 211101: 30.000.000 đồng Có TK 101101: 30.000.000 đồng. CHỨNG TỪ GIAO DỊCH Ngày GD: 27/07/2012 Liên 1: Ngân hàng Mẫu số: 01GTGT2/7006 Ký hiệu: LN/13T Số hóa đơn: 08270035000045 Ngày giá trị: 27/07/2012 SBT: 45
Chi nhánh: 7006 – Chi nhánh H. Phụng Hiệp – Hậu Giang
Địa chỉ: Số 588 ấp Mỹ Lợi, TT Cây Dương huyện Phụng Hiệp, tỉnh Hậu Giang
Mã số thuế: 0100686174-017
Điện thoại/Fax:
Tên khách hàng: Nguyễn Thị Lan
CMT/Hộ chiếu: 353687462
Địa chỉ: Tân Bình Tân Quới Rạch- Phụng Hiệp Hậu Giang
Loại giao dịch: Giải ngân
Số HĐTD: 7006 – LAV – 201206357
Lãi suất: 13%/Năm
Nội dung: Cho vay trồng trọt, chăn nuôi hỗn hợp
Mã số khách hàng: 7006162343769
Mã số thuế:
Số giải ngân: 7006 – LDS – 201206782
Ngày đến hạn: 22/07/2013
Thông tin giao dịch Số tiền LTT Ghi chú
Giải ngân - Tiền mặt 30.000.000 30.000.000 VND VND Khách hàng (Ký và ghi rõ họ tên) Thủ quỹ Giao dịch viên (Mã GDV) Kiểm soát (Mã KS) Giám đốc
32
Bảng 4.2: Chứng từ giao dịch nghiệp vụ Giải ngân (Nhập GD Sổ Cái)
Nguồn: Tổ kế toán, 2012
+ Nhập TK ngoại bảng theo dõi hồ sơ cho vay của KH (Bảng 4.3)
CHỨNG TỪ GIAO DỊCH Ngày GD: 27/07/2012 Liên 1: Ngân hàng Mẫu số: 01GTGT2/7006 Ký hiệu: GL/13T Số hóa đơn: 08270035000046 Ngày giá trị: 27/07/2012 SBT: 46
Chi nhánh: 7006 – Chi nhánh H. Phụng Hiệp – Hậu Giang
Địa chỉ: Số 588 ấp Mỹ Lợi, TT Cây Dương huyện Phụng Hiệp, tỉnh Hậu Giang
Mã số thuế: 0100686174-017
Điện thoại/Fax:
Tên khách hàng: Nguyễn Thị Lan
CMT/Hộ chiếu: 353687462
Địa chỉ: Tân Bình Tân Quới Rạch-Phụng Hiệp Hậu Giang
Loại giao dịch: G/L Entry – Nhập GD Sổ Cái Số HĐTD: 7006 – LAV – 201206357
Lãi suất: 13%/Năm
Nội dung: Nhập 1 GCNQSDĐ số H - C0067, H- C0068
Mã số khách hàng:
7006162343769
Mã số thuế:
Số tham chiếu:7006 GEO 000007643
Thông tin giao dịch N/C Số tiền LTT Ghi chú
999009 – Các chứng từ có giá trị khác đang bảo quản
C 1 VND
999011 – Tài khoản đối ứng các chứng từ có giá trị khác đang bảo quản
N 1 VND
Khách hàng (Ký và ghi rõ họ tên)
Thủ quỹ Giao dịch viên (Mã GDV)
Kiểm soát (Mã KS)
33
Bảng 4.3: Chứng từ giao dịch nghiệp vụ Giải ngân (Nhập GD Sổ Cái – Nhập hồ sơ cho vay của KH)
Nguồn: Tổ kế toán, 2012
+ Ghi vào Sổ lưu tờ rời – Theo dõi cho vay – Thu nợ ngắn hạn.
Sổ lưu tờ rời – Theo dõi cho vay – Thu nợ ngắn hạn sau đó được lưu lại theo thứ tự MAKH, theo từng khu vực để theo dõi thu lãi, thu nợ (Bảng 4.4).
CHỨNG TỪ GIAO DỊCH Ngày GD: 27/07/2012 Liên 1: Ngân hàng Mẫu số: 01GTGT2/7006 Ký hiệu: GL/13T Số hóa đơn: 08270035000023 Ngày giá trị: 27/07/2012 SBT: 47
Chi nhánh: 7006 – Chi nhánh H. Phụng Hiệp – Hậu Giang
Địa chỉ: Số 588 ấp Mỹ Lợi, TT Cây Dương huyện Phụng Hiệp, tỉnh Hậu Giang
Mã số thuế: 0100686174-017
Điện thoại/Fax:
Tên khách hàng: Nguyễn Thị Lan
CMT/Hộ chiếu: 353687462
Địa chỉ: Tân Bình Tân Quới Rạch-Phụng Hiệp Hậu Giang
Loại giao dịch: G/L Entry – Nhập GD Sổ Cái
Nội dung: Nhập HS
Mã số khách hàng: 7006162343769
Mã số thuế:
Thông tin giao dịch N/C Số tiền LTT Ghi chú
999003 – Hồ sơ cho vay còn dư nợ
C 1 VND 7006162343769
999004 – TK đối ứng hồ sơ cho vay còn dư nợ
N 1 VND 7006162343769
Khách hàng (Ký và ghi rõ họ tên)
Thủ quỹ Giao dịch viên (Mã GDV)
Kiểm soát (Mã KS)
Giám đốc
34
Bảng 4.4: Sổ lưu tờ rời – Theo dõi cho vay – Thu nợ ngắn hạn
Nguồn: Tổ kế toán, 2012
b) Cho vay đối với KH là hộ gia đình và cá nhân thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tài sản (Giải ngân theo HĐTD)
Xét trường hợp cụ thể:
Ngày 15/6/2013, KH Lê Văn Đông xin vay vốn ngắn hạn để sản xuất nông nghiệp. Số tiền 100.000.000 đồng. Mục đích sử dụng vốn vay: Nuôi cá, trồng lúa. Phương thức vay: từng lần. Thế chấp tài sản QSDĐ số CH000213; CH000214 trị giá 300.000.000 đồng. Lãi suất 12,0%/năm. Thời hạn vay 12 tháng. Đóng lãi hàng tháng. Hạn trả nợ cuối cùng: 10/6/2014.
Bộ phận kế toán sau khi kiểm tra bộ hồ sơ của KH đã được Giám đốc phê duyệt, tiến hành phát vay:
-Do KH Lê Văn Đông là KH mới nên kế toán mở một MAKH mới: 7006324657002.
NGÂN HÀNG N0 & PTNT VIỆT NAM
Chi nhánh: Phụng Hiệp
SỔ LƯU TỜ RỜI – THEO DÕI CHO VAY – THU NỢ NGẮN HẠN
Họ tên chủ hộ vay vốn: Nguyễn Thị Lan Tờ số: 05 ĐV: đồng Ngày, tháng vay, trả nợ Số chứng từ kế toán Diễn giải Số tiền vay nợ Mục đích vay vốn Dư nợ Thu lãi Ngày trả nợ cuối cùng Lãi suất cho vay 27/7/2012 Cho vay 30.000.000 đ Sản xuất, chăn nuôi 22/7/ 2013 13%/năm
35
-Nhập số HĐTD món vay mới là 7006 – LAV – 201323909 và kiểm tra số tiền vay trên HĐTD với số tiền vay đã được Giám đốc phê duyệt. Điều này khác so với phương thức cho vay theo hạn mức tín dụng là:
Ở phương thức cho vay từng lần, mỗi lần giải ngân, KH phải làm một HĐTD mới.
Ở phương thức cho vay theo hạn mức tín dụng, KH chỉ cần ký kết một HĐTD lần đầu, còn những lần giải ngân tiếp theo, KH không phải làm HĐTD