Ngân hàng cho vay ngắn hạn (thời hạn tối đa 12 tháng) dưới phương thức cho vay từng lần đối với các tổ chức kinh tế, cá nhân nhằm đáp ứng nhu cầu vốn cho sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đời sống. Cho vay từng lần có các đặc điểm sau:
-Thường được áp dụng với người vay không có nhu cầu vay vốn thường xuyên hoặc vay có tính chất thời vụ. Ngân hàng xét duyệt cho vay từng lần theo từng đối tượng cho vay cụ thể, như cho vay mua nguyên vật liệu để sản xuất, cho vay dự trữ hàng hoá để bán, cho vay chi phí trong sản xuất nông nghiệp,...
-Giải ngân một lần toàn bộ số tiền vay.
-Định kỳ hạn nợ cụ thể cho khoản cho vay. Người vay trả nợ một lần khi đáo hạn.
-Ưu điểm của phương thức cho vay từng lần là NH kiểm tra chặt chẽ được từng món vay. Cụ thể, đối với mỗi món vay, NH và KH thỏa thuận được mức phát tiền vay cụ thể, hạn trả nợ cuối cùng. Bằng cách đó, NH có thể tính toán được hiệu quả kinh tế của món vay đó. Việc tính toán thu nợ, thu lãi được thực hiện đơn giản căn cứ vào số tiền cho vay, lãi suất, thời hạn trả nợ trên HĐTD.
-Tuy nhiên, phương thức này cũng có nhược điểm là mỗi lần vay, người vay phải làm đơn xin vay vốn, các thủ tục giấy tờ để NH xem xét cho vay, gây khó khăn và mất thời gian cho người vay. Mặt khác, nếu KH không trả nợ
29
đúng hạn, sẽ gây khó khăn cho NH trong kế hoạch về nguồn vốn. Do đó, NH buộc phải kiểm soát chặt chẽ KH trong suốt quá trình vay vốn.
Những đặc điểm nêu trên có liên quan trực tiếp đến quy trình kế toán cho vay từng lần.
4.3.1.1 Kế toán khi cho vay (giai đoạn giải ngân)
Sau khi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của bộ hồ sơ vay vốn từ tổ tín dụng chuyển sang, kiểm tra sự đầy đủ về thông tin của KH và số tiền vay trên hồ sơ vay đã đúng quy định, tổ kế toán (Giao dịch viên) tiến hành lập chứng từ giải ngân theo quy trình giao dịch trực tiếp trên máy tính và phát tiền vay:
-Kiểm tra hồ sơ của KH, nếu là KH cũ thì nhập MAKH và làm hợp đồng mới.
Nếu là KH mới thì mở MAKH mới cho KH. MAKH là một dãy số gồm 13 chữ số. Bốn chữ số đầu (7006) là mã của chi nhánh huyện Phụng Hiệp. Các chữ số còn lại là số ngẫu nhiên và duy nhất cho từng KH, như trường hợp KH Nguyễn Thị Lan có MAKH là 7006162343769.
-Kiểm tra, đối chiếu chữ ký của KH, kiểm tra tình trạng TK của KH (nếu KH có mở TKTG), hạch toán vào chương trình giao dịch. Ở nghiệp vụ này, Giao dịch viên phải hạch toán trước khi chi tiền cho KH.
Sau khi kiểm soát đúng, nếu giao dịch chi tiền mặt theo quy định phải qua kiểm soát thì phải chuyển chứng từ chi tiền cho Kiểm soát viên ký trước khi chi tiền; Giao dịch viên lập Bảng kê các loại tiền chi (Phụ lục 1) và yêu cầu KH ký nhận.
Sau đó, in 1 liên Chứng từ giao dịch cho nghiệp vụ Giải ngân theo mẫu (Liên 2), ký, đóng dấu “Đã chi tiền” trả KH. Yêu cầu KH ký vào nơi quy định trên Liên 1 của Chứng từ giao dịch và lưu lại làm chứng từ ghi sổ.
a) Cho vay đối với KH là hộ gia đình và cá nhân không thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tài sản (KH sử dụng Sổ vay vốn)
-Các cá nhân và đại diện hộ gia đình được cấp Sổ vay vốn thay cho HĐTD để vay vốn ngắn hạn nhiều lần. KH lập Giấy đề nghị kiêm phương án vay vốn (Dùng cho hộ gia đình, cá nhân vay vốn không phải bảo đảm bằng tài sản) có chứng thực của chính quyền địa phương. Sổ vay vốn và Giấy đề nghị kiêm phương án vay vốn được lập mỗi loại 2 bản (KH giữ mỗi loại một bản, một bản kế toán lưu giữ để theo dõi thu nợ và được lưu vào trong hồ sơ vay vốn của khách hàng vay cùng với các giấy từ pháp lý xác nhận quyền sở hữu hợp pháp đối với các tài sản). Số tiền tối đa cho mỗi lần vay là 50.000.000 đồng. KH không phải thế chấp tài sản. NH chỉ giữ giấy tờ liên quan đến tài sản
30
để tránh trường hợp KH sử dụng cùng một tài sản để vay vốn ở nhiều NH khác nhau.
Giao dịch viên kiểm tra đầy đủ thông tin của KH và số tiền vay, tiến hành giải ngân: (phần hạch toán và phần theo dõi kỳ hạn nợ được thực hiện trên máy vi tính theo chương trình phần mềm kế toán cho vay) .
Nợ TK 211101: Số tiền cho vay
Có TK 101101, 421101: Số tiền cho vay
-Tại Phòng giao dịch Thạnh Hòa, đối với KH là hộ gia đình và cá nhân vay vốn không thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tài sản thường nhận tiền vay bằng tiền mặt.
Để theo dõi quá trình thu lãi, thu nợ, kế toán sử dụng Sổ lưu tờ rời – Theo dõi cho vay – Thu nợ ngắn hạn.
Xét trường hợp cụ thể: Ngày 27/7/2012 KH Nguyễn Thị Lan (là KH cũ, MAKH: 7006162343769, địa chỉ: ấp Tân Quới Rạch, xã Tân Bình, huyện Phụng Hiệp, tỉnh Hậu Giang) vay 30.000.000 đồng để sản xuất, chăn nuôi. Lãi suất 13%/năm. Lãi suất quá hạn 19,5%/năm. Thời hạn vay 12 tháng. Ba tháng đóng lãi một lần. Ngày đáo hạn: 22/7/2013. Phương thức cho vay: từng lần.
Các bước của quá trình giải ngân đối với KH Nguyễn Thị Lan như sau:
-KH lập 2 bản Giấy đề nghị kiêm phương án vay vốn (Dùng cho hộ gia đình, cá nhân vay vốn không phải bảo đảm bằng tài sản) có chứng thực của chính quyền địa phương để xin vay vốn kèm theo các giấy tờ liên quan đến tài sản dùng làm cơ sở để vay vốn. (Phụ lục 2)
-Bộ Hồ sơ vay vốn theo quy định của chế độ tín dụng do người vay nộp vào, sau khi được CBTD thẩm định và Giám đốc duyệt cho vay, được chuyển sang kế toán để kiểm soát và giải ngân toàn bộ số tiền cho vay ghi trên Sổ vay vốn.
-Nhận được bộ hồ sơ vay vốn đã được sự xét duyệt cho vay của Giám đốc với số tiền vay 30.000.000 đồng, kế toán kiểm tra thông tin KH và số tiền vay, tiến hành công việc:
+ Nhập MAKH: 7006162343769
+ Nhập Số HĐTD: 7006 – LAV – 201206357
+ Lập Chứng từ giao dịch cho nghiệp vụ Giải ngân gồm 2 liên theo quy trình giao dịch trực tiếp trên máy tính (Bảng 4.1, Bảng 4.2).
31
Bảng 4.1: Chứng từ giao dịch nghiệp vụ Giải ngân
Nguồn: Tổ kế toán, 2012
Bút toán phản ánh giai đoạn giải ngân: Nợ TK 211101: 30.000.000 đồng Có TK 101101: 30.000.000 đồng. CHỨNG TỪ GIAO DỊCH Ngày GD: 27/07/2012 Liên 1: Ngân hàng Mẫu số: 01GTGT2/7006 Ký hiệu: LN/13T Số hóa đơn: 08270035000045 Ngày giá trị: 27/07/2012 SBT: 45
Chi nhánh: 7006 – Chi nhánh H. Phụng Hiệp – Hậu Giang
Địa chỉ: Số 588 ấp Mỹ Lợi, TT Cây Dương huyện Phụng Hiệp, tỉnh Hậu Giang
Mã số thuế: 0100686174-017
Điện thoại/Fax:
Tên khách hàng: Nguyễn Thị Lan
CMT/Hộ chiếu: 353687462
Địa chỉ: Tân Bình Tân Quới Rạch- Phụng Hiệp Hậu Giang
Loại giao dịch: Giải ngân
Số HĐTD: 7006 – LAV – 201206357
Lãi suất: 13%/Năm
Nội dung: Cho vay trồng trọt, chăn nuôi hỗn hợp
Mã số khách hàng: 7006162343769
Mã số thuế:
Số giải ngân: 7006 – LDS – 201206782
Ngày đến hạn: 22/07/2013
Thông tin giao dịch Số tiền LTT Ghi chú
Giải ngân - Tiền mặt 30.000.000 30.000.000 VND VND Khách hàng (Ký và ghi rõ họ tên) Thủ quỹ Giao dịch viên (Mã GDV) Kiểm soát (Mã KS) Giám đốc
32
Bảng 4.2: Chứng từ giao dịch nghiệp vụ Giải ngân (Nhập GD Sổ Cái)
Nguồn: Tổ kế toán, 2012
+ Nhập TK ngoại bảng theo dõi hồ sơ cho vay của KH (Bảng 4.3)
CHỨNG TỪ GIAO DỊCH Ngày GD: 27/07/2012 Liên 1: Ngân hàng Mẫu số: 01GTGT2/7006 Ký hiệu: GL/13T Số hóa đơn: 08270035000046 Ngày giá trị: 27/07/2012 SBT: 46
Chi nhánh: 7006 – Chi nhánh H. Phụng Hiệp – Hậu Giang
Địa chỉ: Số 588 ấp Mỹ Lợi, TT Cây Dương huyện Phụng Hiệp, tỉnh Hậu Giang
Mã số thuế: 0100686174-017
Điện thoại/Fax:
Tên khách hàng: Nguyễn Thị Lan
CMT/Hộ chiếu: 353687462
Địa chỉ: Tân Bình Tân Quới Rạch-Phụng Hiệp Hậu Giang
Loại giao dịch: G/L Entry – Nhập GD Sổ Cái Số HĐTD: 7006 – LAV – 201206357
Lãi suất: 13%/Năm
Nội dung: Nhập 1 GCNQSDĐ số H - C0067, H- C0068
Mã số khách hàng:
7006162343769
Mã số thuế:
Số tham chiếu:7006 GEO 000007643
Thông tin giao dịch N/C Số tiền LTT Ghi chú
999009 – Các chứng từ có giá trị khác đang bảo quản
C 1 VND
999011 – Tài khoản đối ứng các chứng từ có giá trị khác đang bảo quản
N 1 VND
Khách hàng (Ký và ghi rõ họ tên)
Thủ quỹ Giao dịch viên (Mã GDV)
Kiểm soát (Mã KS)
33
Bảng 4.3: Chứng từ giao dịch nghiệp vụ Giải ngân (Nhập GD Sổ Cái – Nhập hồ sơ cho vay của KH)
Nguồn: Tổ kế toán, 2012
+ Ghi vào Sổ lưu tờ rời – Theo dõi cho vay – Thu nợ ngắn hạn.
Sổ lưu tờ rời – Theo dõi cho vay – Thu nợ ngắn hạn sau đó được lưu lại theo thứ tự MAKH, theo từng khu vực để theo dõi thu lãi, thu nợ (Bảng 4.4).
CHỨNG TỪ GIAO DỊCH Ngày GD: 27/07/2012 Liên 1: Ngân hàng Mẫu số: 01GTGT2/7006 Ký hiệu: GL/13T Số hóa đơn: 08270035000023 Ngày giá trị: 27/07/2012 SBT: 47
Chi nhánh: 7006 – Chi nhánh H. Phụng Hiệp – Hậu Giang
Địa chỉ: Số 588 ấp Mỹ Lợi, TT Cây Dương huyện Phụng Hiệp, tỉnh Hậu Giang
Mã số thuế: 0100686174-017
Điện thoại/Fax:
Tên khách hàng: Nguyễn Thị Lan
CMT/Hộ chiếu: 353687462
Địa chỉ: Tân Bình Tân Quới Rạch-Phụng Hiệp Hậu Giang
Loại giao dịch: G/L Entry – Nhập GD Sổ Cái
Nội dung: Nhập HS
Mã số khách hàng: 7006162343769
Mã số thuế:
Thông tin giao dịch N/C Số tiền LTT Ghi chú
999003 – Hồ sơ cho vay còn dư nợ
C 1 VND 7006162343769
999004 – TK đối ứng hồ sơ cho vay còn dư nợ
N 1 VND 7006162343769
Khách hàng (Ký và ghi rõ họ tên)
Thủ quỹ Giao dịch viên (Mã GDV)
Kiểm soát (Mã KS)
Giám đốc
34
Bảng 4.4: Sổ lưu tờ rời – Theo dõi cho vay – Thu nợ ngắn hạn
Nguồn: Tổ kế toán, 2012
b) Cho vay đối với KH là hộ gia đình và cá nhân thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tài sản (Giải ngân theo HĐTD)
Xét trường hợp cụ thể:
Ngày 15/6/2013, KH Lê Văn Đông xin vay vốn ngắn hạn để sản xuất nông nghiệp. Số tiền 100.000.000 đồng. Mục đích sử dụng vốn vay: Nuôi cá, trồng lúa. Phương thức vay: từng lần. Thế chấp tài sản QSDĐ số CH000213; CH000214 trị giá 300.000.000 đồng. Lãi suất 12,0%/năm. Thời hạn vay 12 tháng. Đóng lãi hàng tháng. Hạn trả nợ cuối cùng: 10/6/2014.
Bộ phận kế toán sau khi kiểm tra bộ hồ sơ của KH đã được Giám đốc phê duyệt, tiến hành phát vay:
-Do KH Lê Văn Đông là KH mới nên kế toán mở một MAKH mới: 7006324657002.
NGÂN HÀNG N0 & PTNT VIỆT NAM
Chi nhánh: Phụng Hiệp
SỔ LƯU TỜ RỜI – THEO DÕI CHO VAY – THU NỢ NGẮN HẠN
Họ tên chủ hộ vay vốn: Nguyễn Thị Lan Tờ số: 05 ĐV: đồng Ngày, tháng vay, trả nợ Số chứng từ kế toán Diễn giải Số tiền vay nợ Mục đích vay vốn Dư nợ Thu lãi Ngày trả nợ cuối cùng Lãi suất cho vay 27/7/2012 Cho vay 30.000.000 đ Sản xuất, chăn nuôi 22/7/ 2013 13%/năm
35
-Nhập số HĐTD món vay mới là 7006 – LAV – 201323909 và kiểm tra số tiền vay trên HĐTD với số tiền vay đã được Giám đốc phê duyệt. Điều này khác so với phương thức cho vay theo hạn mức tín dụng là:
Ở phương thức cho vay từng lần, mỗi lần giải ngân, KH phải làm một HĐTD mới.
Ở phương thức cho vay theo hạn mức tín dụng, KH chỉ cần ký kết một HĐTD lần đầu, còn những lần giải ngân tiếp theo, KH không phải làm HĐTD mới mà chỉ cần nộp các chứng từ xin vay phù hợp với mục đích sử dụng vốn trong HĐTD.
-Lập Chứng từ giao dịch nghiệp vụ thế chấp tài sản (Bảng 4.5), Danh mục Giao/Nhận tài sản (Bảng 4.6).
-Lập Chứng từ giao dịch – Nhập giao dịch Sổ Cái, nhập TK ngoại bảng theo dõi hồ sơ cho vay của KH (Bảng 4.7).
Bút toán phản ánh nghiệp vụ:
Nợ TK 999004 – TK đối ứng hồ sơ cho vay còn dư nợ Có TK 999003 – Hồ sơ cho vay còn dư nợ
-Lập Chứng từ giao dịch nghiệp vụ giải ngân (Bảng 4.8). Bút toán phản ánh nghiệp vụ giải ngân:
Nợ TK 211101: 100.000.000 đồng Có TK 421101: 100.000.000 đồng
-Lập Chứng từ giao dịch nhập TK ngoại bảng theo dõi tài sản thế chấp của KH (Bảng 4.9).
Bút toán phản ánh nghiệp vụ:
Nợ TK 994002 – TK đối ứng Tài sản thế chấp, cầm cố của KH Có TK 994001 – Tài sản thế chấp, cầm cố của KH
-Lập Ủy nhiệm chi (Bảng 4.12).
-Sau khi giải ngân, kế toán ghi vào bảng Phụ lục hợp đồng (Bảng 4.13).
-Chứng từ gốc của giai đoạn giải ngân sẽ được lưu vào hồ sơ vay vốn của từng KH để theo dõi thu nợ, thu lãi.
-Các thông tin về KH và khoản vay sau khi được nhập lên máy chi tiết được NH bảo quản, máy tính sẽ phân loại, hạch toán và quản lý theo mã số KH.
36
Bảng 4.5: Chứng từ giao dịch nghiệp vụ Thế chấp
Nguồn: Tổ kế toán, 2013
Mỗi chứng từ kế toán chi tiền mặt phải kèm theo một Bảng kê các loại tiền chi hoặc một Danh mục giao nhận tài sản.
Bảng kê chi tiền do Giao dịch viên lập (trường hợp giao dịch một cửa) căn cứ vào cơ cấu các loại tiền tại quỹ. Có thể dùng một Bảng kê phân loại tiền cho một hoặc nhiều chứng từ, thu, chi nếu do một khách hàng nộp hoặc lĩnh cùng một lúc. CHỨNG TỪ GIAO DỊCH Ngày GD: 15/06/2013 Liên 1: Ngân hàng Mẫu số: 01GTGT2/7006 Ký hiệu: LN/13T Số hóa đơn: 08270035000021 Ngày giá trị: 15/06/2013 SBT: 21
Chi nhánh: 7006 – Chi nhánh H. Phụng Hiệp – Hậu Giang
Địa chỉ: Số 588 ấp Mỹ Lợi, TT Cây Dương huyện Phụng Hiệp, tỉnh Hậu Giang
Mã số thuế: 0100686174-017
Điện thoại/Fax:
Tên khách hàng: Lê Văn Đông
CMT/Hộ chiếu: 353864091
Địa chỉ: Bình Thành Thạnh Mỹ C- Phụng Hiệp Hậu Giang
Loại giao dịch: Thế chấp
Loại thế chấp: Thế chấp cho tất cả các khoản vay của KH
Nội dung: [BĐS]
Mã số khách hàng: 7006162343769
Mã số thuế:
Thông tin giao dịch Số tiền LTT Ghi chú
[Quyền sử dụng đất] 300.000.000 VND Khách hàng
(Ký và ghi rõ họ tên)
Thủ quỹ Giao dịch viên (Mã GDV)
Kiểm soát (Mã KS)
37
Tổng số tiền trên bảng kê thu, chi phải khớp đúng với số tiền bằng chữ và bằng số trên chứng từ chi.
Bảng 4.6: Danh mục Giao/Nhận tài sản
Nguồn: Tổ kế toán, 2013
Khi chuyển giao chứng từ cho thủ kho lưu trữ, bộ phận kế toán phải sắp xếp các tập chứng từ theo thứ tự thời gian để đóng thành bó có niêm phong. Ngoài mỗi bó (bao) phải ghi rõ ngày, tháng, năm, số lượng tập, người đóng gói và niêm phong. Việc giao nhận chứng từ giữa bộ phận kế toán và thủ kho lưu trữ phải vào sổ theo dõi giao nhận (Bảng 4.10, Bảng 4.11).
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
DANH MỤC GIAO/NHẬN TÀI SẢN
Ngày 15 tháng 6 năm 2013
Liên 2: Bộ phận nghiệp vụ
Chi nhánh: 7006 – Chi nhánh H. Phụng Hiệp – Hậu Giang
Địa chỉ: Số 588 ấp Mỹ Lợi, TT Cây Dương huyện Phụng Hiệp, tỉnh Hậu Giang
Tên khách hàng: Lê Văn Đông
Địa chỉ: Bình Thành Thạnh Mỹ C
Người đại diện: Lê Văn Đông
Chứng minh thư: 353864091
Giao/Nhận: Nhận
Mã số khách hàng: 7006324657002
Điện thoại/Fax: Quan hệ: Chính chủ
DANH MỤC TÀI SẢN ĐẢM BẢO CHI TIẾT
Loại TS Số hiệu Mã số TS Đvt Số lượng Chủ sở hữu
[Quyền sử